Manuel Inventaire automatique du magasin avec le lecteur de code à barres

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1 Manuel Inventaire automatique du magasin avec le lecteur de code à barres CARYA GROUP HQ Fountain Business Center / Building 5 C. Van Kerckhovenstraat Bornem T F contact@caryagroup.eu CARYA GROUP SAS 120 Chaussée Jules César BP Osny Cergy Pontoise Cedex T F contact@caryagroup.eu

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3 Table des matières 1 Inventaire automatique du magasin avec le lecteur de code à barres Etape 1: Création des livres d'inventaire dans Navision Etape 2: Inventaire des pièces de rechange à l'aide du lecteur de code à barres Etape 3: Transfert des données du code à barres dans le journal d'inventaire Etape 4: Impression des listes d'écarts Etape 5: Validation du journal 7 Index 8

4 1 Inventaire automatique du magasin avec le lecteur de code à barres 1.1 Etape 1: Création des livres d'inventaire dans Navision Avant de dresser l inventaire des emplacements à l aide du lecteur de code à barres, il convient d abord de créer le journal d'inventaire dans Navision. Remarques importantes: L inventaire peut être dressé à n importe quel moment. Il est conseillé de compter le stock après avoir lancé Navision Incadea. Il est important d'effectuer les différentes étapes de l inventaire dans l ordre. La quantité correspond toujours à la réserve disponible (stock physique pièces réservées). Il est possible de créer plus d un journal d inventaire pour pouvoir, par ex., compter simultanément à plusieurs et encoder des listes de comptage (voir plus loin). Avant de compter le stock dans le journal d inventaire, vous devez avoir traité TOUTES les lignes de remplacement de pièces de rechange. Le calcul du stock s arrête aux articles bloqués encore disponibles. Il est possible d effacer un journal d inventaire et de recommencer. L étape 5 finalise l inventaire. Attention: Utilisez le champ Item location Inventory pour filtrer par numéro d emplacement. Sélectionnez Gestion stock - Pièces de rechange - Feuilles de saisie inventaire. Le journal standard INIT apparaît. Vous pouvez créer un ou plusieurs journaux selon la façon dont vous souhaitez dresser l inventaire de votre stock. Si vous souhaitez compter à trois, par exemple, vous pouvez créer trois journaux et utiliser la fonction de filtre lors du comptage du stock (ex. en utilisant le filtre Item location Inventory). 1

5 Pour créer un ou plusieurs nouveaux journaux, sélectionnez [F6] dans le champ Nom de la feuille. Indiquez le Nom et la Désignation des journaux que vous souhaitez utiliser (voir exemple ci-dessous). Noms feuilles pièces Pour que Navision puisse introduire les quantités comptées dans le journal, vous devez d abord ouvrir le journal. Sélectionnez Fonctions - Calculer quantité en stock... La fenêtre suivante apparaît. Calculer stock Utilisez l onglet Pièce de rechange pour configurer un ou plusieurs filtres. 2

6 Utilisez le champ Item location Inventory pour filtrer par numéro d emplacement. L'onglet Option comporte les champs suivants: Data Entry: Introduisez ici la date de comptabilisation. No. document.: A compléter obligatoirement, par ex. Couloir1. Par magasin: Est coché par défaut. Avec qté calculée = 0: Cochez cette case si les articles qui ne sont pas en stock doivent également être consignés dans le livre (à savoir les articles dont la valeur dans le champ Quantité calculée équivaut à 0). Calculer stock Cliquez sur OK pour lancer le calcul. Le système parcourt le stock et le journal contiendra en définitive les lignes de pièces demandées. La colonne Qté (calculée) contient les quantités que Navision a comptées. Vous appellerez ce journal ultérieurement au cours de la procédure d'inventaire pour reprendre dans la colonne Qté (constatée) les quantités comptées par le lecteur de code à barres. Si vous utilisez plusieurs journaux, sélectionnez le journal suivant et activez une nouvelle fois la fonction Calculer stock. Vous modifiez alors le filtre et le numéro de document de façon à ce que le journal soit complété des lignes de pièces demandées. 3

7 1.2 Etape 2: Inventaire des pièces de rechange à l'aide du lecteur de code à barres Dressez l inventaire des pièces de rechange selon le schéma ci-dessous. Appuyez directement sur les touches numériques pour aller à un menu Recueil 3. Inventaire Scannez le numéro d emplacement en appuyant sur le bouton jaune. Confirmez ensuite à l aide du bouton bleu de gauche. Il est important que les numéros d'emplacement dans le magasin soient pourvus d'un code à barres. Dans Navision, le champ Numéro d'emplacement ne peut comporter AUCUN espace sur la fiche de pièce de rechange. C'est essentiel pour la création du code à barres de l'emplacement. 4. Scannez une des pièces de rechange du numéro d emplacement respectif en appuyant sur le bouton jaune. Confirmez ensuite à l aide du bouton bleu de gauche. 4

8 Introduisez au pavé numérique la quantité de la pièce respective et confirmez ensuite à l aide du bouton bleu. Répétez les étapes 4 et 5 jusqu à ce que toutes les pièces de rechange de la zone respective soient répertoriées dans l inventaire. Appuyez ensuite deux fois sur ESC et ensuite sur la touche 2. Placez le lecteur de code à barres dans le chargeur. Inventaire Scannez le numéro d emplacement en appuyant sur le bouton jaune. Confirmez ensuite à l aide du bouton bleu de gauche. 1.3 Etape 3: Transfert des données du code à barres dans le journal d'inventaire Sélectionnez Gestion stock - Pièces de rechange -. Pour ouvrir le journal souhaité, sélectionnez [F6] dans le champ Nom de la feuille, sélectionnez le journal dans la liste et cliquez sur OK pour l ouvrir. 5

9 Prenez le lecteur de code à barres et appuyez sur 2. Upload. Confirmez à l aide du bouton bleu de gauche et replacez le lecteur sur son socle. Lorsque le lecteur est encastré sur son socle, utilisez les touches de fonction [Ctrl]+[B] ou allez à Fonction - Import fichier(s) code bar. Les fichiers de codes à barres sont à présent transférés vers Navision. Vous constaterez que plusieurs couleurs apparaissent à l écran après chargement des données de codes à barres. Les quantités sont automatiquement complétées dans le champ Qté (constatée). Dans le champ Quantité, notez la différence entre Qté (calculée) et Qté (constatée). Vous remarquerez que les lignes apparaissent en différentes couleurs: Les lignes en rose indiquent une mutation négative. Les lignes en bleu indiquent une mutation positive. Les lignes rouges se réfèrent aux pièces de rechange pas comptées ou des pièces de rechange qui ne sont pas connues dans le stock. Les lignes en noir indiquent que les quantités comptées correspondent aux quantités dans le système. Si une pièce est comptée à un autre emplacement que celui encodé dans le système, le champ Numéro d emplacement sera reproduit en rouge dans la liste d'inventaire. 6

10 1.4 Etape 4: Impression des listes d'écarts Après avoir consigné le stock calculé dans le journal d inventaire, vous pouvez imprimer une Liste de contrôle. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Validation et sélectionnez Impression test. Cette liste comporte la valeur totale des écarts figurant dans le journal, la mutation positive, la mutation négative et le total. Cette liste de contrôle est souvent demandé par le département comptabilité. Vous pouvez imprimer une liste d écarts en configurant un filtre sur la colonne du journal d inventaire Quantité. Introduisez le critère >0 dans le filtre de champ ([F7]). Après configuration du filtre, seules les lignes où un écart est enregistré apparaissent. Cliquez alors sur le bouton Validation et sélectionnez Impression test. 1.5 Etape 5: Validation du journal Après avoir contrôlé cette liste, appuyez sur la touche fonction [Shift]+[F11] (Ou sélectionnez Validation - Valider et imprimer) pour tout reporter. Des postes d article ET des postes d'inventaire sont créés, et les mutations positives et négatives seront imprimés. 7

11 Index -DData-Cleansing introductie doel 1 w at? 1