Je suis chef d équipe, quel est mon rôle?

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1 Nous savons qu avoir la responsabilité d une équipe de personnes qu on ne connaît pas forcément peut paraître un peu impressionnant. Et même qu on ne sait pas forcément très bien par où commencer C est justement la raison pour laquelle nous avons conçu ce guide: pour vous aider à créer votre équipe, recruter des participantes et animer tout ce petit monde sans y passer des heures (et en y prenant même du plaisir!). Pour que cela soit le plus pratique pour vous, nous avons choisi de fonctionner sous forme de questions/réponses, en listant toutes les questions que vous pouvez vous poser au fur et à mesure. Conservez ce guide à proximité : il pourra vous servir à chaque étape. Si certaines de vos questions restent en suspend, n hésitez pas à nous écrire à l adresse suivante : contact@seintinelles.com Cela enrichira le guide pour les prochaines chefs d équipe! Parce que c est aussi ça l esprit d équipe ;)

2 Je suis chef d équipe, quel est mon rôle? Une chef d équipe est un peu la chef d orchestre de l équipe : elle coordonne, elle anime, elle motive et elle donne le ton. Concrètement, cela veut dire que vous serez le pilier de votre équipe. 1ère étape : Inscrire votre équipe sur le site Internet de la course/ marche à laquelle vous participerez Dans la plupart des cas, vous avez la possibilité de créer une équipe sur le site Internet de la course à laquelle vous participerez. Lisez bien les conditions : quelquefois, il faut inscrire un minimum de 10 personnes, alors que dans d autres cas, chaque personne pourra s inscrire individuellement en indiquant seulement le nom de l équipe qu elle souhaite rejoindre. Notre conseil : Créez une équipe au nom de «Seintinelles» sur le site Internet de votre course. Précisez bien aux membres de votre équipe qu il faut respecter scrupuleusement l orthographe (et les majuscules) si elles doivent s inscrire elles-mêmes individuellement. Une seule équipe Seintinelles par course sera créée. Attention : certaines courses affichent complet plusieurs semaines à l avance, voire plusieurs mois. Vérifiez qu il reste des places disponibles au moment de la création de votre équipe. Et incitez les membres de votre équipe à s inscrire relativement tôt, pour éviter toute déception. Pièces et justificatifs à fournir au moment de l inscription : Si les membres de votre équipe participent à la course, il leur sera demandé de fournir, le plus souvent au moment de l inscription, un certificat médical ou une licence de course FFA. Les marcheurs, quant à eux, n ont pas à fournir de justificatif. Pensez à prévenir les membres de votre équipe.

3 2e étape : Répondre aux femmes qui souhaitent rejoindre votre équipe et leur expliquer la marche à suivre Vous connaîtrez personnellement une partie des membres de votre équipe (car elles feront partie de votre entourage). Mais une autre partie des participantes ne vous connaîtront pas : elles se seront inscrites pour rejoindre votre équipe sur notre site Internet. Seul impératif : leur demander de vous donner les adresses mails des personnes qui souhaitent rejoindre votre équipe, pour que vous puissiez les contacter facilement. A noter : pas besoin d être inscrite sur le site de Seintinelles pour rejoindre une équipe. Les hommes peuvent également participer à la plupart des courses/marches. N hésitez pas à leur en parler! Dans ce cas là, comment ça se passe? Vous allez recevoir un automatique, à chaque demande. Dans cet , vous trouverez les coordonnées de la personne qui souhaite rejoindre votre équipe. La première chose à faire est de créer un dossier dans votre boîte mail ou un fichier vous permettant d enregistrer toutes les demandes. L idée n est pas forcément de leur répondre dans la journée. Mais vous pouvez vous fixer un jour dans la semaine, où vous répondrez à toutes les demandes en même temps. Cela vous fera gagner du temps. Dans la mesure du possible, il est préférable de prendre contact avec elles dans un délai maximum d une semaine (sinon elles risquent de s inquiéter et croire que vous n avez pas reçu leur demande). Vous trouverez à la fin de ce guide le mail type à leur envoyer (à compléter évidemment en fonction des spécificités de votre course/marche) 4e étape : animez votre équipe Vous êtes un peu la GO (Gentille Organisatrice) de votre équipe. C est vous qui allez donner le ton et faire le lien entre toutes les participantes. N hésitez pas à créer un événement sur Facebook, et inviter les participantes de votre course à le rejoindre. Vous pourrez donner des conseils à l équipe, leur envoyer des informations pratiques concernant la course, et pourquoi par proposer des séances d entraînement ensemble. Vous pouvez également organiser des moments de rencontre en amont de la course (pour réfléchir au jour J, créer des bannières Seintinelles, etc). Pour que cet événement devienne un vrai moment de rencontre et d échanges avec des personnes qui ont certainement beaucoup de choses et de valeurs en commun avec vous. 3e étape : Recrutez vous-mêmes de nouvelles participantes Nul doute : vous serez la mieux placée pour recruter des participantes dans votre entourage. N hésitez pas à leur en parler : vous serez surprise du nombre de personnes qui auront envie de participer à vos côtés. Pour vous faciliter la tâche, nous avons créé un module d invitations sur notre site Internet. Il vous suffit d entrer votre prénom, votre mail et la ville de votre course, ainsi que le mail de votre ami(e) pour qu il/elle reçoive un mail d invitation. Incitez les membres de votre équipe à faire la même chose. Créer votre événement sur Facebook pourra faciliter l échange avec les membres inscrits sur Facebook. Pour cela, rendezvous sur votre page d accueil Facebook, cliquer sur l onglet événement puis créer un événement. Vous n aurez plus qu à rentrer les informations de la course et ajouter un message pour proposer à tous vos amis de vous rejoindre. Pensez à rendre l événement public.

4 Quels s dois-je envoyer, à quel moment? En tant que chef d équipe, puis-je courir moimême? Voici un récapitulatif des s que vous pouvez envoyer aux membres de votre équipe. En fonction du moment auquel vous créez votre équipe par rapport à la date de la course, les dates d envoi peuvent être ajustées. Quand vous recevez une demande pour intégrer votre équipe: de remerciement, qui explique à la personne qui souhaite rejoindre votre équipe quelle est la marche à suivre pour rejoindre votre équipe, 1eres infos pratiques, vos coordonnées pour que vos coéquipier(e)s puissent vous joindre J 1 mois : rappel des modalités de la course (lieu pour récupérer son dossard, rappel pour penser à fournir son certificat médical, parcours de la course ) J 1 semaine : il contient les infos pratiques pour vous retrouver, les choses à ne pas oublier J 1 : la veille de l événement : rappelez le point et l heure du RDV à tous-tes les membres de votre équipe. N hésitez pas à préciser le signe distinctif qui leur permettra de vous reconnaître. Et pensez à communiquer (à nouveau) votre numéro de portable, en cas de problème de dernière minute le jour J Après la course : c est le moment de remercier les membres de votre équipe et de partager vos photos. Techniquement, rien ne vous empêche de courir. Mais d expérience, nous vous recommandons plutôt de participer à la marche : cela vous permettra d accueillir toutes les membres de votre équipe, sans être tenue par un horaire de départ de course, et cela vous permettra de défiler plus facilement avec la banderoles. Et bien sûr, vous aurez plus de temps à consacrer aux membres de votre équipe si vous faites la marche à leur côté. Que faire si certaines souhaitent courir et d autres marcher? Vous aurez forcément les deux cas de figure. Certaines personnes participent pour le défi sportif que cela représente, d autres juste pour partager un moment convivial autour d une cause qui leur tient à cœur. Dans les 2 cas, cela n est pas contradictoire avec la notion d équipe. Que chacun(e) participe au format qui l intéresse, l important est avant tout que vous vous retrouviez avant et après la course/marche, pour partager de bons moments ensemble et faire des photos sympas. Lors d un envoi d , n oubliez pas de mettre les adresses en copie cachée, cela permet de respecter la confidentialité des membres.

5 Comment connaître les modalités pratiques de la course/marche? Chaque événement a ses spécificités. C est pourquoi nous ne pouvons pas vous donner de conseils précis à ce sujet. Renseignez-vous sur le site Internet de la course en question. Et si besoin, envoyez un petit mail au contact de la course : les organisateurs sont encore les mieux placés pour vous aider et répondre à vos questions. Renseignez-vous également sur les horaires de départ de course et de marche : souvent, ils sont légèrement décalés. Prévoyez donc d arriver au moins 1h avant le 1er départ prévu, afin d accueillir tout le monde. Je dois fixer le point de RDV. Comment faire? Ces événements sont souvent bondés. Il ne sera pas facile de vous retrouver, d autant plus que les points de RDV donnés par les différents groupes sont souvent les mêmes. Posez la question aux organisateurs de la course. Ils auront peutêtre des conseils à vous donner. Essayez de trouver un point de RDV facilement identifiable (devant une enseigne par exemple). S il n y en a pas, retrouvez-vous un peu plus loin (à une sortie de métro par exemple, un arrêt de bus ou à un endroit donné d un parking) Prévoyez un repère facilement identifiable : certaines participantes vous connaissent, mais pas toutes! Pour les équipes de plus de 40 personnes, nous pouvons vous envoyer une grande banderole Seintinelles. Pour les plus petites équipes, rien ne vous empêche de la faire vous-même, à l ancienne : en sacrifiant un drap blanc et en vous munissant de votre meilleur pinceau! N oubliez pas de donner votre numéro de portable à toutes les membres de votre équipe, pour qu elles puissent vous appeler si elles ont du mal à vous trouver. Dans tous les cas, ne vous donnez JAMAIS RDV sur la ligne de départ: il y a bien trop de monde, vous ne retrouveriez personne. Comment promouvoir les Seintinelles pendant l événement? Bonne question! Nous avons conçu un petit kit pour cela. Vous pouvez nous demander des stickers, à coller sur vos T-shirt en guise de brassards. Vous pouvez également commander une banderole (pour les équipes de plus de 40 personnes uniquement, par souci de coûts). Mais vous pouvez également confectionner vous-même une banderole! Si vous souhaitez distribuer des dépliants Seintinelles, vous pouvez nous en demander. Mais n oubliez pas qu on n a pas de sac dans lequel ranger un dépliant lorsqu on court ou qu on marche Ils risquent donc d être perdus. Cela serait dommage. Nous n avons pas prévu de T-shirt Seintinelles pour une simple et bonne raison : la plupart des courses imposent un T-shirt identique pour courir. Il n est donc pas possible de porter son propre T-shirt. A quoi penser le jour J? Il y a des petites choses toutes simples, auxquelles on ne pense pas forcément, mais qui peuvent grandement vous simplifier la vie Prendre des épingles à nourrice pour accrocher vos dossards Ne pas oublier les stickers Seintinelles, votre banderole et tout autre élément qui permettra aux membres de votre équipe de vous repérer Apportez avec vous une bouteille d eau ; vous aurez un ravitaillement après la course mais il est important de s hydrater avant La thermos de café sera toujours bienvenue, notamment avant le départ. N hésitez pas à demander aux membres de votre équipe d en faire de même et pourquoi pas de prévoir quelques biscuits et gâteaux à partager. Pourquoi ne pas proposer un picnic avec votre équipe après la course? Cela vous permettra de finir la journée en beauté.

6 Quels seront mes liens avec l association tout au long des courses? Nous ne pourrons malheureusement pas être présents lors de ces événements. Il y en a bien trop pour que cela soit humainement possible! Cette journée est avant tout la vôtre et celle de votre équipe. C est pourquoi nous vous laissons la main pour la gérer comme bon vous semble. Nous restons néanmoins à votre disposition si vous avez des questions, ou besoin de conseils. Nous prendrons contact avec vous pour réaliser votre portrait, si vous êtes d accord : cela nous aidera pour communiquer sur les réseaux sociaux et auprès de la presse de votre région. Nos conseils Arrivez une heure avant les premiers départs, prenez votre portable au cas où des personnes auraient du mal à vous trouver Donnez rendez-vous à un endroit stratégique (podium, statue, élément urbain marquant ) Rappelez à votre équipe avant le départ le point de rendez-vous pour l après-course (généralement sur le village) Etirez-vous avant et après la course. Certaines courses proposent des séances d entraînement avant le départ et d étirement après. Nous vous demandons une seule chose : après la course, nous aimerions un petit retour de votre part : cela nous permettra de savoir ce qui s est bien passé, ce qui s est moins bien passé, quelles sont les pistes d amélioration pour les prochaines éditions, savoir si vous souhaitez renouveler l expérience l année suivante, nous envoyer vos photos Bref, cela nous aidera à améliorer le concept, car c est aussi un test pour nous! Pour communiquer facilement avec les autres chefs d équipes et participantes aux courses, nous avons créé un groupe Facebook. Vous pouvez le rejoindre dès maintenant, pour poser vos questions, donner vos conseils, etc. Dois-je faire des photos le jour J? Plutôt deux fois qu une! Ces photos seront un excellent souvenir pour toutes les participantes de votre équipe. Vous pourrez également nous en faire parvenir, afin que nous puissions les publier sur notre site Internet et sur Facebook. D ailleurs, n hésitez pas à laisser libre cours à votre imagination pour faire des photos originales (pourquoi pas avec un signe de ralliement, ou un déguisement spécifique? Si c est le cas, n hésitez pas à prévenir les membres de votre équipe en amont).

7 s types à envoyer Pour inviter vos proches à rejoindre votre équipe Seintinelles.com est un site Internet qui met en relation des chercheurs qui travaillent sur tous les cancers et des femmes qui se portent volontaires pour participer à leurs études. J y suis inscrite. MERCI! Nous tenions à vous remercier pour votre aide et votre investissement. Nous voyons ces équipes Seintinelles comme une belle expérience et nous espérons que vous ressentirez la même chose. En attendant, vous trouverez dans la partie qui suit les s pour créer et animer votre équipe à toutes les étapes du parcours. Vous êtes libre de les utiliser ou de vous en inspirer pour créer votre propre animation. Seintinelles propose de créer des équipes pour participer aux courses contre le cancer, qui ont lieu partout en France. Je me suis portée volontaire pour être la chef de l équipe Seintinelles au sein de la course [Nom de la course]. Je vous propose de rejoindre mon équipe Seintinelles, nous partagerons un super moment dans une belle ambiance. L idée étant courir ou marcher tous-tes ensembles au profit d une cause qui me tient à cœur. Si cela vous tente, vous pouvez vous inscrire pour courir ou marcher avec moi, mes amies et d autres femmes, elles aussi engagées contre le cancer. [Compléter avec votre mode d inscription]. Il ne vous reste plus qu à chausser vos baskets et nous retrouver pour une belle journée! Un grand merci, [Votre nom] (N hésitez pas à donner ce modèle aux membres de votre équipe pour les aider à recruter de nouvelles personnes).

8 Après l inscription d un nouveau membre dans votre équipe Rappel 1 mois avant la course Vous souhaitez rejoindre l équipe Seintinelles de la course [Nom de la course]. Un grand merci! Je suis [Votre Nom], la chef d équipe. Vous trouverez dans ce mail toutes les informations sur les démarches d inscription pour rejoindre notre équipe. Ensuite, vous expliquez les démarches que doit faire la personne qui souhaite rejoindre votre équipe pour son inscription auprès de l organisme (inscription individuelle/inscription sous le nom d une équipe/inscription réalisée par vous). N oubliez pas de lui demander si elle souhaite participer au format course ou marche. Pensez à leur mettre un rappel sur les éléments nécessaires à l inscription (Certificat médical ou licence de course par exemple). Notre participation à [nom de la course] aura lieu dans 1 mois (à modifier en fonction de la date de votre course). Ça arrive vite! Voici d ores et déjà les premières informations concernant la course : Dates de retrait des dossards Heure de départ Parcours Rappelez les bons conseils : avoir une bonne paire de basket déjà faites (à 1 mois de la course, c est l idéal pour commencer à les faire). Pour les coureurs, pensez à s entrainer dès maintenant. Pensez à rappeler votre contact (n hésitez pas à le faire dans la signature d ). Animation Si vous avez créé un événement sur Facebook ou une rencontre avec votre équipe avant la course, n hésitez pas à en parler dès ce premier mail. Pour inciter les personnes à recruter de nouveaux membres, voici le message à insérer: Vous souhaitez recruter des membres dans votre entourage? C est avec grand plaisir. Pour rejoindre l équipe, je vous invite à leur expliquer la marche à suivre concernant l inscription. Je vous demanderai seulement de me fournir leur adresse afin de pouvoir les informer des actualités et connaitre le nombre exacte de personnes dans l équipe.

9 Rappel 1 semaine avant la course La veille de la course La course approche à grands pas, dans 1 semaine nous nous retrouverons à [Nom de l endroit]. Ce mail à 1 semaine de la course doit récapituler toutes les informations pratiques (point de rdv, l heure à laquelle vous arriverez pour les accueillir, votre astuce pour être repérable ). Vous pouvez demander aux membres de votre équipe de ramener quelques petits gâteaux et du café. Joignez-y une petite liste des choses auxquelles penser pour le jour J (épingles à nourrice, astuces pour ranger ses clefs, sa carte bleue ) Rappelez votre contact (n hésitez pas à le faire dans la signature d ). Le jour J, c est demain! Retrouvez ici toutes les informations pratiques pour nous retrouver demain matin. Infos pratiques : Point de rdv avant le départ : Heure de rdv : Point de rdv après la course (généralement sur le village course) : Si vous avez des difficultés à nous trouver, appelez-moi à ce numéro : 06.XX.XX.XX.XX N oubliez pas : Votre dossard Vos épingles à nourrice Un haut chaud pour l après-course (Suivant la saison) A demain, Votre prénom

10 A imprimer 2 ou 3 jours après la course Merci à tous pour cette belle expérience, j ai été ravie de faire votre connaissance et j espère que cette journée vous a plu. Suivant la taille de votre équipe, n hésitez pas à faire un petit récapitulatif du nombre de participants et de la somme récoltée pour aider à la lutte contre le cancer. Remerciez votre équipe pour vous avoir aidé à mobiliser autant de personnes. (Si vous souhaitez recommencer l an prochain) Rendez-vous l année prochaine pour une nouvelle course sous les couleurs de l équipe Seintinelles. En attendant voici quelques photos de ce superbe moment. (mettre quelques photos en pj) N hésitez pas à demander si votre équipe a également des photos et publiez les sur le groupe Facebook. Equipement personnel Checklist jour J - Chaussures (attention aux ampoules avec des chaussures neuves) - T-shirt (pensez aux températures, adoptez la technique de l oignon, avec un haut chaud pour après la course) - Dossard - Epingles à nourrice - Lunettes de soleil Kit Seintinelles Nous avons conçu un kit de course aux couleurs Seintinelles. En fonction du nombre de membres au sein de votre équipe, vous pouvez faire la demande des éléments en nous envoyant un (contact@seintinelles.com) Des stickers avec le logo de Seintinelles (à coller sur le bras, le maillot ) Une banderole aux couleurs de Seintinelles pour les équipes de plus de 40 personnes En plus - Eau - Café - Gobelets - Gâteaux - Crème solaire

11 Merci pour votre mobilisation et pour votre engagement à nos côtés! Pour toute question, écrivez-nous à