SECRETAIRE DE SITE. Disposer d une compétence pour assurer le fonctionnement et animer l organisation administrative du site

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1 FICHE METIER : SECRETAIRE DE SITE version 09/2011 Disposer d une compétence pour assurer le fonctionnement et animer l organisation administrative du site 1. PROFIL RECHERCHE Titulaire d une formation IV dans le secrétariat Capacité d analyse de rédaction d organisation d écoute au travail collaboratif d accueil 2. CONDITIONS D EMPLOI Si titulaire statut d Adjoint Administratif Si contractuel, application du protocole de gestion des personnels de CFA et CFPPA Prise en compte de l expérience professionnelle Statut en référence à celui des Adjoints Administratifs Rémunération calculée en référence à la grille des Adjoints Administratifs Indemnité Administrative de Technicité 3. RESPONSABLE HIERARCHIQUE DIRECT Responsable de site (organigramme CDFAA 47 en annexe) 4. RELATIONS FONCTIONNELLES Avec le Secrétariat Départemental/Service Interface Avec le Service comptabilité du C.D.F.A.A. 47

2 Avec l Agence comptable de l EPL Avec les formateurs Avec les parents d apprentis, les apprentis et les Maîtres d apprentissage Avec le Conseiller socio-éducatif Avec le Responsable entretien Avec les fournisseurs et entreprises de maintenance (Pour le site de Villeréal essentiellement) 5. LIEU D EXERCICE Site de Villeréal Site de Ste Livrade sur Lot Site de Nérac 6. FONCTIONS 6.1. ACCUEIL Accueillir renseigner Orienter 6.2. ACCUEIL TELEPHONIQUE Filtrer Rechercher le destinataire Renseigner Renvoyer sur une autre personne Prendre un rendez vous 6.3. ORGANISATION Participer et préparer avec l équipe la journée portes ouvertes 6.4. GESTION ADMINISTRATIVE Courrier et documents Saisir Présenter et mettre en forme CDFAA 47/ Fiche de poste / secrétaire SITE page 2/6

3 Relire Noter courrier arrivé/courrier départ Affranchir Apporter le courrier à la Poste Dossiers administratifs des apprentis Saisir et dupliquer documents Adresser aux apprentis Vérifier les documents en retour Réclamer les pièces manquantes Effectuer un dossier Inscription des données dans le logiciel de Gestion des apprentis Renseigner les fiches apprentis dans le logiciel Vérifier les inscriptions figurant dans le logiciel Mise à jour : Toutes les rubriques doivent être complétées Mouvements des apprentis, Rupture de contrat, Régime des apprentis, Domicile Résultats aux examens Données du contrat Saisir et mettre à jour calendriers, emplois du temps, apprentis/maîtres Vérifier et certifier les effectifs inscrits dans le logiciel Recrutement apprentis Envoyer plaquettes sur les formations Envoyer (annuel) infos formation, date Journée Portes Ouvertes aux CIO, Missions locales, Collège,etc Enregistrer les pré-inscriptions et faire suivre l information aux responsables pédagogiques concernés et suivi Etablir liste candidats suivant formation, transmettre aux formateurs concernés CDFAA 47/ Fiche de poste / secrétaire SITE page 3/6

4 Classement Organiser Faire évoluer suivre Notes de services Copies Télécopies Mèl 6.5. CFA INTERFACE Adresser les contrats (dossier complet) aux Maîtres d apprentissage Vérifier le contrat en retour Compléter le contrat Réunir et contrôler les pièces nécessaires à l enregistrement Réclamer les pièces manquantes aux employeurs ou aux apprentis Adresser le contrat au Service Interface Effectuer les avenants au contrat d apprentissage Adresser les formulaires des ruptures/avis de dénonciation de la convention de stage Adresser une copie de la ruptures/dénonciation au CDFAA 6.6. RESTAURATION Transmission des effectifs journaliers Préparation de l état mensuel nécessaire à la facturation 6.7. GESTION DE LA REGIE DE RECETTES HEBERGEMENT RESTAURATION Vente des carnets restauration et forfaits hébergement Tenue des carnets de reçus Rédiger les états mensuels de restauration et d hébergement Transmettre la Régie à l Agence comptable de l EPL Réclamer paiement de la restauration et hébergement impayés 6.8. GESTION DU PERSONNEL Constitution des dossiers des nouveaux personnels (pour le site de Villeréal essentiellement) Transmission du dossier au secrétariat départemental 6.9. ADMINISTRATION PEDAGOGIQUE Réclamer pièces examen aux apprentis Transmission des pièces aux Responsables pédagogiques Transmettre dossiers examens, demande habilitation, dossier examinateurs, etc.. ; aux services concernés. Effectuer et transmettre en collaboration avec les Responsables pédagogiques les demandes de dérogation à la formation. Saisir les calendriers de formation. Préparer et adresser courrier réunion Maître d apprentissage CDFAA 47/ Fiche de poste / secrétaire SITE page 4/6

5 BREVET PROFESSIONNEL JEPS Suivre les inscriptions Adresser inscriptions aux tests Adresser convocations aux tests Effectuer tableaux résultats tests et adresser les résultats aux tests Adresser les différentes évaluations ou épreuves aux Maîtres d apprentissage SECURITE DU MATERIEL ET DES BATIMENTS Villeréal essentiellement Relations avec fournisseurs Relations avec société sécurité, entretien, réparation, etc Relations avec le Responsable d entretien LOCATIONS SAISONNIERES Effectuer état des lieux arrivée et départ du bâtiment principal avec l aide des agents d entretien Déménagement de mobiliers et documents avec l aide des agents d entretien Relations avec Directrice de colonie 7. MOYENS MIS A DISPOSITION Un bureau équipé en matériel de bureautique La documentation nécessaire Accès aux stages de formation ou de mise à niveau dans le cadre du programme inscrit au Plan Local de Formation Véhicule de service 8. EVALUATION Afin de faire évoluer son activité, un entretien annuel sera organisé avec le Directeur Départemental en présence du Responsable de site. A cette occasion la secrétaire rendra compte de l exécution de sa mission (points forts : points faibles). Les accompagnements ou les besoins en formation seront abordés et évalués. L agent fera des préconisations en terme d amélioration du fonctionnement de son activité. Les objectifs pour l année suivante seront co-élaborés. Ils feront ensuite l objet d une évaluation des difficultés rencontrées et proposera des axes d améliorations. CDFAA 47/ Fiche de poste / secrétaire SITE page 5/6

6 Directeur Départemental Responsable d Antenne Secrétaire d Antenne CDFAA 47/ Fiche de poste / secrétaire SITE page 6/6

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