Guide. de la Commande Publique

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1 Le 19 avril 2004 Guide de la Commande Publique Hôtel de Ville de Lyon 1 place de la Comédie BP Lyon Cedex 01 1

2 Première partie : règles de procédure Deuxième partie : Cahier des procédures annexées 2

3 Première partie : règles de procédure 3

4 SOMMAIRE I PINCIPES ET OBJECTIFS I-1 Une plus grande efficacité économique 5 I-2 Une garantie de transparence et d égal accès à la commande publique 5 II LES ELEMENTS CLEFS DU CMP 2004 II-1 Les principales innovations 5 II-2 Les différentes procédures 6 II-2-1 L appel d offres 6 II-2-2 Les MAPA 6 II-2-3 Les marchés de travaux entre HT et HT 6 II-2-4 Les autres procédures 6 III LES REGLES DE PROCEDURE INTERNE III-1 La définition des besoins 7 III-1-1 Les marchés de fournitures et services 7 III-1-2 Les marchés de travaux 7 III-2 Les Procédures de MAPA 8 III-2-1 Les MAPA de 0 à HT 8 III-2-2 Les MAPA de à HT 8 III-2-3 Les MAPA de à HT 10 III-2-4 Les marchés de travaux entre HT et HT 11 IV LA NEGOCIATION IV-1 Dans quelles hypothèses peut-on négocier? 12 IV-2 Sur quoi négocier? Le cadre de la négociation 13 IV-2-1 Comment négocier? le déroulement de la négociation 13 V ROLE DE LA PERSONNE RESPONSABLE DU MARCHE (PRM) V-1 Les principes généraux 14 V-2 L application à la Ville de Lyon 15 V-2-1 La procédure de passation des marchés 15 V-2-2 La procédure de négociation 15 VI LES CONTROLES VI-1 Contrôle de la détermination des besoins 16 VI-2 Contrôle des modalités de publicité, de mise en concurrence et du choix de la procédure 16 VI-3 Contrôle des rapports d analyse et de présentation des offres 16 VI-4 Contrôle de l exécution du marché 16 VI-5 Les dispositions de l article

5 I PRINCIPES ET OBJECTIFS L application du code des marchés publics issu du décret (CMP 2004) et les règles de procédures qui sont présentées dans ce guide doivent permettre à la Ville de Lyon d atteindre deux objectifs simultanément : I 1 Une plus grande efficacité économique En élargissant les possibilités données aux acheteurs publics de négocier avec leurs fournisseurs et prestataires, le NCMP donne aux services municipaux un cadre qui leur permettront d amplifier les effets de la politique d achat que la Ville a commencé à mettre en œuvre et de l élargir au domaine des travaux notamment. I 2 Une garantie de transparence et d égal accès à la commande publique Cette plus grande liberté laissée aux acheteurs publics dans la relation avec leurs fournisseurs et prestataires, doit s accompagner de la mise en place de règles précises destinées à garantir l égal accès de tous aux marchés de la Ville. Le Code des Marchés Publics laisse aux collectivités dans la passation des marchés jusqu à beaucoup de latitude pour fixer elles-mêmes les règles qui permettront d atteindre cet objectif. Aux collectivités donc «d adapter» leurs procédures pour respecter les grands principes de la commande publique rappelés par le code en matière de publicité, de mise en concurrence et de conduite des négociations. Ce document servira de guide aux services municipaux et constituera un document de référence à la disposition des fournisseurs de la ville. II - LES ELEMENTS CLEFS DU CMP 2004 Le CMP 2004 est novateur sur plusieurs aspects. Il vise à responsabiliser l acheteur public. II-1 Les principales innovations Le relèvement du seuil de l appel d offres Le CMP 2004 relève le seuil de l appel d offres à HT (au lieu de HT auparavant) ; L obligation de publicité En dessous de HT, les modalités de publicité et de mise en concurrence sont déterminées par la collectivité («procédure de publicité adaptée»). A partir de HT, une publication dans un journal d annonces légales ou au Bulletin d Annonces des Marchés Publics (BOAMP) est obligatoire. La priorité donnée au dialogue et à la négociation : En dessous des seuils européens ( HT pour les fournitures et services et HT pour les travaux), le recours à des procédures incluant la négociation est toujours possible. Au dessus des seuils européens, en fonction de leur nature, des marchés peuvent être passés selon la procédure négociée ou dans la forme du «dialogue compétitif». 5

6 La recherche de l offre économiquement la plus avantageuse : La «Personne Responsable du Marché» (PRM) choisit les critères de sélection des candidatures et des offres correspondant le mieux aux besoins. Les critères de choix des offres sont pondérés ou, «à défaut» hiérarchisés. Dans certains cas, le prix peut être l unique critère de sélection des offres. L incitation à la centralisation des achats : Le CMP 2004 facilite le fonctionnement des groupements de commandes passés entre différents acheteurs, impose la coordination des commandes de la collectivité et permet de recourir à des centrales d achats. II-2 Les différentes procédures II-2-1 l appel d offres L article 26 du CMP rappelle que «les marchés sont passés par appel d offres». Cette procédure décrite à l article 33 du CMP 2004 peut être utilisée dès le premier euro d achat. L appel d offres peut être ouvert ou restreint. Il est obligatoire pour les marchés de fournitures et de services d un montant supérieur à HT et pour les marchés de travaux d un montant supérieur à HT. Par dérogation, d autres procédures de mise en concurrence sont possibles soit en fonction de règles de seuils soit en fonction de la nature de l achat. Il s agit des procédures suivantes : II-2-2 Les MAPA «Marchés A Procédure Adaptée» définis à l article 28 du code comme «des marchés passés selon des modalités de publicité et de mise en concurrence déterminées par la personne responsable du marché en fonction de leur objet et de leurs caractéristiques». Pour les marchés de travaux de fournitures et de services, le recours à cette procédure est possible en dessous d un seuil de HT. II-2-3 Les marchés de travaux entre HT et HT Ces marchés sont passés au choix de la personne responsable du marché selon la procédure de l appel d offres, du marché négocié avec publicité et mise en concurrence ou du dialogue compétitif. II-2-4 Les autres procédures Les marchés de services relevant de l articles 30 ; Les marchés négociés de l article 35 ; Le marchés passés selon la procédure du dialogue compétitif (art 36) ; Les marchés de conception réalisation ; Les concours. III LES REGLES DE PROCEDURE INTERNE Le CMP 2004 laissant aux collectivités la responsabilité de déterminer les modalités de publicité et de mise en concurrence pour la passation des MAPA. Il appartient à la Ville de Lyon de préciser les règles de procédure interne applicables pour ces marchés. Les modalités de mise en œuvre des autres procédures citées plus haut sont précisément décrites dans le CMP Elle ne seront donc pas reprises ici. Néanmoins certaines d entre elles sont détaillées en annexe. 6

7 III-1 La définition des besoins L article 1 du CMP 2004 rappelle que la passation des marchés exige «une définition préalable des besoins de l acheteur public ( )». L article 5 I précise que «la nature et l étendue des besoins à satisfaire sont déterminés avec précision par la personne publique avant tout appel à la concurrence ou toute négociation non précédée d un appel à la concurrence. Le marché conclu par la personne publique a pour objet exclusif de répondre à ces besoins». III-1-1 Les marchés de fournitures et services Le CMP 2004 laisse à la collectivité l initiative de la méthode d évaluation de ses besoins à comparer aux seuils de déclenchement des procédures prévus par le code Un travail de recensement de différentes catégories d achats, qui ont été classées en 371 familles de fournitures ou services homogènes en raison de leurs caractéristiques propres, a été réalisé par la ville de Lyon. Ce référentiel, annexé au présent guide constitue la «nomenclature de la Ville de Lyon» qui se substitue à celle imposée par le code précédent, permet d estimer la valeur totale annuelle des fournitures ou des services par familles homogènes. C est le cadre général qui guide les acheteurs en terme de procédures à mettre en œuvre, sous le contrôle de la Direction des Achats investie d une mission de coordination de la commande publique pour les fournitures et services non liés aux travaux, pour l ensemble des services municipaux. Ainsi, pour déterminer la procédure applicable à l achat d un bien, il convient de se référer à la famille d appartenance de ce bien pour situer entre quels seuils l achat sera réalisé et vérifier dans le système comptable le montant cumulé des achats déjà effectués dans la famille d appartenance. Pour les fournitures et services, il est habituel de distinguer les besoins courants, «réguliers», des besoins spécifiques. Si l achat satisfait un besoin courant et régulier, il viendra se comptabiliser dans le montant des achats courants et réguliers de la famille considérée, tous services municipaux confondus. Si l achat vise la satisfaction d un besoin spécifique, un examen du rattachement de cet achat à une unité fonctionnelle sera effectué par la Direction des achats - cellule POP, saisie par le service acheteur sur la base d une fiche de création d une Unité Fonctionnelle. La cellule POP orientera ainsi vers la procédure à mettre en œuvre. La procédure applicable à l unité fonctionnelle sera déterminée par référence aux différents seuils prévus par le présent guide. La notion d unité fonctionnelle se définit comme un ensemble d achats qui, bien que relevant de plusieurs familles d achats, tend à la réalisation d une action identifiée et spécifique. Chaque fois que l intérêt économique le justifie, une procédure centralisée est engagée pour une même famille de prestations qui conduit à la désignation d un titulaire de marché. III-1-2 Les marchés de travaux En ce qui concerne les travaux, est prise en compte la valeur globale des travaux se rapportant à une opération portant sur un ou plusieurs ouvrages. «Il y a opération de travaux lorsque le maître d ouvrage prend la décision de mettre en œuvre, dans une période de temps et un périmètre limités, un ensemble de travaux caractérisé par son unité fonctionnelle, technique ou économique» ( art. 27-I-2 alinéa CMP 2004). 7

8 Pour la réalisation d un projet complexe nécessitant la mise en œuvre de prestations de nature différente, seront considérées comme opérations ou unités fonctionnelles distinctes pouvant faire l objet de procédures séparées : - la préparation du projet comprenant par exemple le choix d un programmiste, d un bureau d étude technique, d un bureau de contrôle, d un coordonnateur SPS ; - la conception et l exécution du projet, comprenant le choix du maître d œuvre, du coordonnateur chargé de l ordonnancement et du pilotage chantier (OPC) ; - la réalisation des travaux, objets du projet ; - la fourniture du premier équipement en mobiliers divers. III-2 Les procédures de MAPA III-2-1 Les MAPA de 0 à HT. Choix de la procédure Pour les achats de fournitures ou services et de travaux dont le montant cumulé pour l ensemble des services de la Ville est inférieur à HT, ou pour les besoins spécifiques identifiés par une unité fonctionnelle, inférieurs à (quelle que soit leur nature, fourniture, services ou travaux), les services utilisateurs passent commande librement après mise en concurrence de 3 fournisseurs au moins, conformément au cahier des procédures annexé. Le service acheteur Pilotage de la procédure Publicité Toujours possible. A minima, une mise en concurrence de 3 fournisseurs doit être effectuée. Négociation En permanence recherchée Attribution de la commande/signature De la responsabilité du Directeur de service Contrôle Les services conservent les demandes de devis et les devis eux-mêmes comme éléments de traçabilité de la procédure. Le service acheteur devra être en mesure de justifier de la mise en concurrence effectuée. III-2-2 Les MAPA à HT. Choix de la procédure En matière de fournitures et prestations de services Les services vérifient dans le système d information achat si leur projet d achat est couvert par un marché. - les commandes effectuées SUR MARCHE existant sont libres ; - les commandes directes des services lorsqu il n existe pas de marchés sont soumises à l accord préalable de la direction des achats qui est saisie sur la base d une fiche d initialisation indiquant l objet du marché et la procédure proposée pour faire jouer la concurrence (voir modèle en annexe). 8

9 En fonction de l objet, la Direction des Achats peut : - décider de passer un marché cadre pour l ensemble des services municipaux si des besoins identiques existent ailleurs et désigner un service pilote pour conduire la procédure ; - autoriser le service à passer un marché. Pilotage de la procédure Le service acheteur désigné par la Direction des Achats conduit la procédure conformément au cahier des procédures annexé. Publicité Une publicité est faite par le service acheteur au moins sur le site internet de la ville et dans le bulletin municipal officiel. Le service peut opter pour des modalités de publicité additionnelles ( publication dans une revue spécialisée par exemple ) si cela permet d élargir la concurrence. Cette publicité précise les caractéristiques principales de la commande, les critères hiérarchisés de choix des candidats et des offres et les délais de remise des offres, conformément au cahier des procédures annexé. La Direction des Achats valide l avis de mise en concurrence dans les hypothèses prévues dans le cahier des procédures annexé. Négociation En relation avec la Direction des Achats, le service acheteur procède à l analyse des offres et le cas échéant, prépare le plan de négociation, le fait valider par la PRM et conduit la négociation dans les conditions définies au chapitre IV. Attribution du marché/signature La Direction des Achats transmet le rapport de présentation visé et les pièces du marché à la PRM pour attribution et signature. Contrôle Un contrôle du respect de la procédure, aléatoire et a posteriori, opéré par la Direction des Achats, sera effectué régulièrement. En matière de travaux et prestations associées Choix de la procédure De la responsabilité du service acheteur. Pilotage de la procédure Le service acheteur conduit la procédure conformément au cahier des procédures annexé. Publicité Une publicité est faite par le service acheteur au moins sur le site internet de la ville et dans le bulletin municipal officiel. Le service peut opter pour des modalités de publicité additionnelles (publication dans une revue spécialisée par exemple) si cela permet d élargir la concurrence. Cette publicité précise les caractéristiques principales de la commande, les critères hiérarchisés ou pondérés de choix des candidats et des offres et les délais de remise des offres conformément au cahier des procédures annexé. La PRM valide l avis de mise en concurrence dans les hypothèses prévues dans le cahier des procédures annexé. 9

10 Négociation Le service acheteur procède à l analyse des offres et le cas échéant, prépare le plan de négociation, le fait valider par la PRM et conduit la négociation dans les conditions définies au chapitre IV. Attribution du marché/signature Le service acheteur transmet le rapport de présentation et les pièces du marché à la PRM pour attribution et signature. Contrôle Un contrôle du respect de la procédure, aléatoire et a posteriori, opéré par la Direction des Marchés Publics, sera effectué régulièrement. III-2-3 Les MAPA de à HT A partir de HT les marchés de fourniture et services et de travaux SONT OBLIGATOIREMENT FORMALISES et donnent lieu à l établissement d un règlement de consultation. Les pièces du marché sont constituées d un acte d engagement, d un CCAP faisant notamment référence au CCAG correspondant, d un cahier des charges techniques (CCTP) et d une annexe financière (bordereau de prix, décomposition de prix forfaitaire). En matière de fourniture et services Choix de la procédure Le choix de la procédure est soumis à l accord préalable de la personne responsable du marché sur proposition conjointe de la Direction des marchés (DMP) et de la Direction des Achats. La DMP et la Direction des Achats sont saisies sur la base d une fiche d initialisation indiquant l objet du marché, les modalités de publicité proposées, les délais de remise des offres conformément au cahier des procédures annexé, et justifiant le recours à la procédure envisagée. (voir modèle de fiche en annexe). Pilotage de la procédure La DMP conduit la procédure avec le service acheteur ou avec le service pilote désigné par la Direction des Achats conformément au cahier des procédures annexé. Publicité Une publicité est faite par la DMP au BOAMP ou dans un journal d annonces légales en application du nouveau code des marchés publics. Le service peut opter pour des modalités de publicité additionnelles (publication dans une revue spécialisée par exemple) si cela permet d élargir la concurrence. Négociation En relation avec la Direction des Achats, le service acheteur procède à l analyse des offres et le cas échéant, prépare le plan de négociation, le fait valider par la PRM et conduit la négociation dans les conditions définies au chapitre IV. Attribution du marché/signature La Direction des Achats et la DMP valident le rapport de présentation et de classement des offres. La DMP le transmet ainsi que les pièces du marché à la PRM pour attribution et signature. 10

11 En matière de travaux La procédure à suivre est identique, à ceci prés que la Direction des Achats n intervient pas. III-2-4 Les marchés de travaux entre HT et HT Choix de la procédure «Les marchés de travaux dont le montant est compris entre HT et HT sont passés au choix de la personne responsable du marché selon la procédure de l appel d offres, du marché négocié avec publicité préalable et mise en concurrence ou du dialogue compétitif» (art. 28 CMP 2004). La personne responsable du marché choisit le mode de passation du marché sur proposition de la DMP saisie par le service concerné par le biais d une fiche d initialisation indiquant l objet du marché, les modalités de publicité envisagées, les délais de remise des offres, et justifiant le recours à la procédure proposée, conformément au cahier des procédures annexé. Pilotage de la procédure - En procédure d appel d offres, La DMP conduit la procédure et prépare la CAO. - En procédure négociée : La DMP et la PRM conduisent la procédure avec le service acheteur conformément au cahier des procédures annexé. Publicité Une publicité est faite par la DMP au BOAMP ou dans un journal d annonces légales en application du nouveau code des marchés publics. Le service peut opter pour des modalités de publicité additionnelles (publication dans une revue spécialisée par exemple) si cela permet d élargir la concurrence. Négociation (pour la mise en œuvre de la procédure négociée) Le service acheteur procède à l analyse des offres, prépare le plan de négociation, le fait valider par la PRM qui engage la négociation dans les conditions définies au chapitre IV. Attribution du marché/signature Le service acheteur transmet le rapport d analyse des offres à la DMP pour inscription à l ordre du jour de la CAO. La CAO attribue le marché sur proposition de la PRM. La PRM signe le marché après autorisation du Conseil Municipal. III-3 La procédure de l article 30 pour les marchés de services Choix de la procédure Le choix de la procédure est soumis à l accord préalable de la personne responsable du marché sur proposition conjointe de la DMP et de la Direction des Achats. La DMP et la Direction des Achats sont saisies par le service acheteur sur la base d une fiche d initialisation justifiant le recours à la procédure envisagée. (voir modèle de fiche en annexe). Le service acheteur Pilotage de la procédure 11

12 Publicité Limitée à une mise en concurrence Négociation Le service acheteur et la Direction des Achats quand cela s avère nécessaire. Attribution du marché/signature La PRM attribue et signe le marché après autorisation du Conseil Municipal. IV - LA NEGOCIATION Chaque fois qu elle est autorisée par le code, la négociation, après publicité et mise en concurrence, doit être envisagée. Elle permet en effet dans bien des cas d obtenir une meilleure adéquation entre l offre du vendeur et les besoins de l acheteur. Au terme de la négociation, l acheteur public aura à distinguer l offre présentant le meilleur rapport qualité prix, c est à dire la meilleure offre susceptible d être faite à ce moment là en fonction des capacités économiques et techniques des entreprises. Toutefois il est nécessaire d encadrer cette liberté de négociation laissée à l acheteur public de manière à garantir aux candidats une parfaite égalité de traitement tout au long de la procédure IV-1 Dans quelles hypothèses peut-on négocier? En dessous de HT, la négociation est toujours possible Le recours à la négociation avec plusieurs fournisseurs potentiels est possible pour tous les marchés ( de fournitures, de services, de travaux ) passés selon la procédure adaptée, c est à dire les marchés inférieurs à HT définis à l article 28 du CMP 2004, y compris les marchés de maîtrise d œuvre dont le montant est inférieur à ce seuil. Au-dessus de HT, la négociation n est possible que dans un nombre limité de cas - les marchés négociés passés après publicité préalable et mise en concurrence (art CMP 2004) qui comprennent les marchés de travaux entre HT et ; - Article 30 ; - Les marchés négociés passés sans publicité préalable mais avec mise en concurrence (article 35, 2 CMP 2004) ; - Les marchés négociés passés sans publicité préalable et sans mise en concurrence (article 35, 3 CMP 2004) ; - Pour les marchés de maîtrise d œuvre d un montant supérieurs à dans des cas limitativement énumérés à l article 74 du CMP 2004 ; - Dans le cadre de la procédure dite de «dialogue compétitif» (articles 36 et 68 du CMP 2004) qui offre la possibilité à l acheteur public, lorsqu il n est pas en mesure de définir les moyens techniques pouvant répondre à ses besoins ou lorsqu il n est pas en mesure d établir le montage juridique ou financier d un projet, d engager un dialogue avec les différents prestataires afin de l aider à définir ses besoins, avant de désigner celui dont l offre affinée au fil du dialogue apparaîtra comme la plus adaptée. Dans tous les autres cas c est la procédure de l appel d offres qui s applique. 12

13 IV-2 Sur quoi négocier? Le cadre de la négociation La négociation ne doit pas aboutir à modifier les caractéristiques principales du marché : - l objet du marché, - les critères de sélection des candidatures et des offres, leur ordre ou règles de pondération, - la durée du marché quand il s agit d un marché à bons de commande, - les normes techniques minimales fixées par le maître d ouvrage (à défaut de respect de ces normes l offre doit être considérée comme non conforme) sont des éléments intangibles. Il est en revanche possible de négocier notamment sur : - Le prix : comment payer moins cher une prestation en agissant par exemple sur le coût d acquisition mais aussi sur le coût de stockage ou de transformation, comment agir sur le prix des accessoires, des options, des pièces de rechange, des garanties, de l entretien, de l assurance, du transport.. - La quantité : vérification de la quantité nécessaire, fréquence des commandes, structure des remises accordées - La qualité : vérification de la bonne estimation de la qualité, suffisante ou au contraire surestimée, au regard des besoins, incidence sur le prix si le niveau de qualité demandé est modifié en plus ou en moins, - Le délai : incidence sur le prix des exigences en terme de délai, part du transport et des formalités diverses - Les conditions d exécution des travaux ou prestations. IV-2-1 Comment négocier? Le déroulement de la négociation Le choix des candidats invités à négocier Ce choix est effectué par la PRM sur la base d un rapport de préparation de la négociation élaboré par le service acheteur. - La PRM ou son représentant - le service acheteur concerné, - un ou plusieurs prescripteurs, La constitution d un groupe de négociation comprenant - la Direction des Achats, pour les marchés de fournitures et services. La préparation de la négociation : Le plan de négociation - choix des entreprises admises à négocier - formalisation des objectifs recherchés à travers la négociation ; - rédaction des questions à poser aux entreprises ; - le groupe de négociation s assure que le respect du secret industriel et commercial entourant le savoir-faire des candidats sera bien respecté. 13

14 La négociation - individuelle ou collective - orale ou écrite, - lorsqu elle est orale, donne lieu à l établissement d un compte rendu signé en fin de réunion par les parties, La clôture de la négociation : - le groupe de négociation s assure que toutes les entreprises disposent par écrit, à l issue des divers entretiens, du même niveau d information sur les modifications apportées au cahier des charges ; - le groupe de négociation fixe une date limite de remises des offres complémentaires, identique pour tous les candidats ; - le groupe de négociation analyse les offres complémentaires ; - le service acheteur rédige un rapport de présentation des offres (voir modèle en annexe) rappelant la procédure suivie et justifiant le choix du candidat proposé. Il le transmet pour visa à la Direction des Achats (pour les marchés de fournitures et services seulement) et à la DMP accompagné des compte rendus d entretien ; - La PRM attribue le marché sur proposition de la DMP ou de la Direction des Achats selon les cas (La CAO dans le cas des marchés de travaux entre HT et HT) ; - Tout au long de cette procédure, l acheteur devra particulièrement s assurer de la traçabilité des échanges intervenus avec les différents candidats. V ROLE DE LA PERSONNE RESPONSABLE DU MARCHE ( PRM ) V-1 Les principes généraux La PRM «est chargée de mettre en œuvre les procédures de passation et d exécution des marchés publics. Elle signe les marchés. «( ART 20 CMP 2004 ). C est ainsi qu elle intervient dans : - La définition des besoins ; - Le choix des procédures de passation des marchés ; - La définition des critères d attribution en les pondérant ou en les hiérarchisant ; - La publication des avis de publicité ; - la négociation ; - la signature et la notification des marchés. Pour les communes, la PRM est le Maire. Celui-ci conserve la possibilité de déléguer cette fonction à une ou plusieurs autres PRM dans les conditions fixées par le code général des collectivités Territoriales pour toute délégation. Le code des marchés publics donne ainsi la possibilité de différencier le niveau d intervention de chaque PRM. 14

15 V-2 L application à la Ville de Lyon Pour le bon fonctionnement de la commande publique, il a été décidé d instituer deux PRM : - une pour les marchés de fournitures et services d un montant inférieur à H.T ; - une pour les marchés de fournitures et services d un montant égal ou supérieur à , pour les marchés de travaux ou de maîtrise d œuvre et prestations associées quel qu en soit le montant. Chacune interviendra, dans son domaine, dans les conditions fixées ci-dessous. V 2 1 La procédure de passation des marchés Pour la conduite de la procédure de passation des marchés conformément aux dispositions du III-2 ci-dessus, les PRM pourront se faire représenter par les Directeurs de services en application des règles de délégations définies par le code général des collectivités territoriales,. Toutefois les PRM demeureront seules compétentes pour le choix de l attributaire et la signature des marchés (art. 20, alinéa 2 CMP 2004). - Pour les MAPA inférieurs à H.T. La PRM peut être amenée à valider l avis de publicité dans les cas prévus dans le cahier des procédures annexé. Elle valide le Plan de négociation, attribue et signe le marché. - Pour les MAPA de à HT La PRM choisit le mode de passation des marchés sur proposition conjointe de la DMP et de la Direction des Achats pour les fournitures et services et sur proposition de la DMP pour les travaux. Elle valide le Plan de négociation. Elle attribue ensuite le marché sur proposition de la DMP et signe tous les documents au nom de la Ville. La PRM attribue ensuite le Marché au vu du rapport de présentation des offres, rédigé par le service acheteur et visé par la Direction des Achats et/ou la DMP. A noter que pour les marchés de travaux, la Direction des Achats n intervient pas. - Pour les marchés de travaux entre et HT La PRM choisit le mode de passation des marchés sur proposition de la DMP. Elle valide l avis de publicité dans les cas prévus dans le cahier des procédures annexé. Elle valide le Plan de négociation si la procédure négociée est choisie. Elle propose l attribution du marché à la CAO. V 2 2 La procédure de négociation : Lorsque le service acheteur ou la PRM (en fonction des seuils définis ci-dessus) a décidé de recourir à une procédure négociée conformément aux dispositions du CMP 2004, le choix des candidats invités à négocier, proposé par le Plan de négociation, relève exclusivement de la PRM. La PRM, ou la personne désignée par elle pour la représenter, participe au groupe de négociation. La PRM ou son représentant signe les comptes rendus de fin de réunion en cours de négociation et les décisions fixant la date limite de remise des offres complémentaires en fin de négociation. 15

16 VI LES CONTROLES Les contrôles portent sur les différentes étapes de la procédure. VI-1 Contrôle de la détermination des besoins Sur la base des fiches d initialisation, la Direction des Achats vérifie que les besoins ont bien été définis dans le respect de la nomenclature de la ville de Lyon. En ce qui concerne les marchés de travaux et prestations associées la DMP vérifie que la notion d opération a bien été respectée. VI-2 Contrôle des modalités de publicité, de mise en concurrence et du choix de la procédure Pour les MAPA de fournitures et services inférieurs à HT : contrôle a posteriori et effectué de manière aléatoire par la Direction des Achats. Pour les MAPA entre HT et HT : contrôle a priori, effectué par la Direction des Achats pour les marchés de fournitures et services sur la base des fiches d initialisation. Contrôle a posteriori et de manière aléatoire de la publication de la publicité sur le site internet et dans le bulletin municipal officiel. Pour les MAPA de plus de HT et pour toutes les autres procédures, quels que soient l objet ou le montant du marché : contrôle a priori, effectué par la DMP. VI-3 Contrôle des rapports d analyse et de présentation des offres Contrôle a priori par la Direction des Achats (pour les marchés de fournitures et services) et la DMP (pour tout marché d un montant supérieur à HT). VI-4 Contrôle de l exécution du marché Par le service acheteur. VI-5 Les dispositions de l article 138 Le CMP 2004 fait obligation à la personne publique de publier «au cours du premier trimestre de chaque année une liste des marchés conclus l année précédente ainsi que le nom des attributaires». Cette liste sera établie par la DMP sur la base des informations conservées dans les services. 16

17 Deuxième partie : cahiers des procédures annexées 17

18 SOMMAIRE - Tableau récapitulatif des procédures - Fiche d initialisation 15 K à 90 K pour fournitures et services - Fiche d initialisation 90 K à 230 K pour fournitures, services et travaux - Fiche d initialisation 90 K à K pour opération de travaux - Fiche d initialisation services relevant de l article 30 - Demande de création d une Unité Fonctionnelle en vue du lancement d une procédure adaptée - Procédure de passation des MAPA entre 15 K et 90 K pour fournitures et Services - Procédure de passation des MAPA entre 90 K et 230 K pour fournitures et services - Procédure de passation des MAPA entre 15 K et 90 K pour marchés de travaux, maîtrise d œuvre et prestations associées - Procédure de passation des MAPA entre 90 K et 230 K pour marchés de travaux, maîtrise d œuvre et prestations associées - Procédure de passation des marchés négociés entre 230 K et K pour les marchés de travaux - Procédure de passation appels d offres ouvert - Procédure de dialogue compétitif - Modèle de rapport de présentation de la procédure de mise en concurrence «procédure adaptée» - Modèle d avis de mise en concurrence - Modèle de Plan de négociation - Publication des avis d appel d offres au BMO (mode d emploi) - Structure de la nouvelle nomenclature (référentiel achat) 18

19 Tableau récapitulatif des procédures Seuils Définition des besoins modalités de publicité Famille homogène, Fournitures et Mise en unité fonctionnelle services : concurrence de ou opération de Consultation par le trois travaux service acheteur du prestataires. < HT fichier nomenclature / besoins Famille homogène, unité fonctionnelle ou opération de travaux > à HT < HT Familles homogènes, unité fonctionnelle ou opération de travaux > à HT < HT Opération de travaux >à HT < HT ( choix de la procédure par la PRM ) Appel d offres (par défaut fournitures, services et travaux > HT) Fournitures et services : Famille homogène. Validation par Direction des Achats Unité fonctionnelle, validation par Direction des Achats Travaux : opération Validation par sce Fournitures et services : Famille homogène. Validation par Direction des Achats Unité fonctionnelle, validation par Direction des Achats & Direction des Marchés Publics Travaux : opération Validation par sce & DMP Direction acheteuse avec validation de la Direction Marchés Publics Fournitures et services : Famille homogène. Validation par Direction des Achats Unité fonctionnelle, validation par Direction des Achats & Direction des Marchés Publics Travaux : opération Validation par sce & DMP BMO + internet + publication spécialisée si besoin BOAMP ou BMO + internet + publication spécialisée si besoin BOAMP + BMO + internet + publication spécialisée si besoin BOAMP + BMO + internet + publication spécialisée si besoin formalisme contractuel Bon de commande ou marché : Acte d engagement, CCAP, CCTP, annexes financières ( attestations fiscales et sociales pour marchés > ) Bon de commande ou marché : Acte d engagement, CCAP, CCTP, annexes financières ( attestations fiscales et sociales pour marchés > 3000 ) Marché : Acte d engagement, CCAP, CCTP, annexes financières ( attestations fiscales et sociales pour marchés > 3000 ) Marché : Acte d engagement, CCAP, CCTP, annexes financières. ( attestations fiscales et sociales pour marchés > 3000 ) Marché : Acte d engagement, CCAP, CCTP, annexes financières ( attestations fiscales et sociales pour marchés > 3000 ) négociation Direction acheteuse Direction acheteuse + direction des Achats ( fournitures et services) Direction acheteuse ( travaux) Validation du plan de négociations par la PRM Direction acheteuse + Direction des Achats ( fournitures et services). Direction acheteuse ( travaux) Validation du plan de négociations par la PRM Direction acheteuse Validation du plan de négociations par la PRM Interdite attribution et signature Personne détentrice d une délégation de signature PRM PRM CAO + PRM ( signature) CAO + PRM ( signature) contrôle Traçabilité des opérations de mise en concurrence A priori par la Direction des Achats (fournitures et services) grâce à la fiche d initialisation A priori par la Direction des Marchés Publics grâce à la fiche d initialisation A priori par la Direction des Marchés Publics et la PRM grâce à la fiche d initialisation A priori par la Direction des Marchés Publics et la PRM

20 Fiche d initialisation (15 K <Fournitures et Services < 90 K HT) A transmettre à la Direction des Achats Direction acheteuse Objet du besoin d'achat Quantité ou mini maxi Qté : Mini : Maxi : Durée globale d exécution : Nature du besoin: Régulier Unité fonctionnelle: mois Montant estimé du marché HT: Code nomenclature VdeL Procédure proposée: Appel d'offres: Procédure adaptée ( MAPA): Avis de publicité Cahier des charges Acte d'engagement Dialogue compétitif marché négocié: Avec AAPC et mise en concurrence Sans AAPC et mise en concurrence Sans AAPC et sans mise en concurrence Critère de sélection des offres: (Par ordre hiérarchique) Visa du Directeur Publicité: internet Date: Publicité: BMO Nom signataire: Publicité: autre Visa Dir. ACHATS Visa PRM Date : Date: Nom signataire Nom signataire: H. JACOT Retour au service acheteur via la direction des Achats

21 Fiche d initialisation (90 K <fournitures et services < 230 K HT) A transmettre à la Direction des Achats Direction acheteuse Objet du besoin d'achat Quantité ou mini maxi Qté : Mini : Maxi : Durée globale d exécution : Nature du besoin: Régulier Unité fonctionnelle: mois Montant estimé du marché HT: Code nomenclature VdeL Procédure proposée: Appel d'offres: Procédure adaptée ( MAPA) : Avis de publicité Cahier des charges Acte d'engagement Dialogue compétitif marché négocié: Avec AAPC et mise en concurrence Sans AAPC et mise en concurrence Sans AAPC et sans mise en concurrence Critère de sélection des offres: ( par ordre hiérarchique) Visa du Directeur Publicité: internet Date: Publicité: BMO Nom signataire: Visa Direction des Achats Date: Nom signataire: Publicité: BOAMP Publicité : autres Visa DMP Visa PRM H. JACOT Date: Date: Nom signataire: Nom signataire: Retour au service acheteur via la direction Marchés Publics

22 Fiche d initialisation (90 K >opération de Travaux < K ) A transmettre à la Direction des Marchés Publics Direction acheteuse Objet du besoin d'achat N d opération Nature du besoin: Montant travaux HT Montant services HT Montant fournitures HT Code nomenclature Code nomenclature Code nomenclature Code nomenclature Code nomenclature Procédure proposée: Travaux services Fournitures Etu pré AM O M Oeu CT Appel d'offres: Procédure adaptée ( MAPA): Avis de publicité Cahier des charges Acte d'engagement Dialogue compétitif marché négocié: Avec AAPC et mise en concurrence Sans AAPC et mise en concurrence Sans AAPC et sans mise en concurrence Concours : Critère de sélection des offres: ordre hiérarchique Travaux Etudes préal. AMO MOeuvre Contr. Tech fournitures Publicité: Visa du Directeur internet Date: Publicité: BMO Publicité : Nom signataire: BOAMP Publicité: autre Visa DMP Visa PRM Date : Date : Nom signataire : Nom signataire: E. TETE Retour au service acheteur via la direction Marchés Publics

23 Fiche d initialisation - services relevant de l article 30 A transmettre à la Direction des Achats Direction acheteuse Objet du besoin d'achat Nature du besoin: Régulier Unité fonctionnelle: Durée globale d exécution : mois Montant estimé total des prestations, HT : Montant estimé HT des prestations art. 29 Montant estimé HT des prestations ( art 30) : Nature prestations art 29 Nature prestations art 30 Code nomenclature Code nomenclature VdeL VdeL ( art. 29) ( art 30) Procédure proposée: Consultation de prestataires Avis de publicité Cahier des charges Acte d'engagement Critère de sélection des offres: (Par ordre hiérarchique) Visa du Directeur Publicité: internet Date: Publicité: BMO Nom signataire: Publicité: autre Visa Dir. ACHATS Visa PRM Date : Date: Nom signataire Nom signataire: Retour au service acheteur via la direction Marchés Publics

24 Demande de création d une unité fonctionnelle en vue du lancement d une procédure adaptée Date de la demande : Service gestionnaire demandeur et interlocuteur : Intitulé de l unité fonctionnelle : Objectifs visés : Justification de la demande : Description de l unité fonctionnelle : Besoin Code nomencl Nature comptable Montants prévisionnels HT Recours à un marché existant 1 Prestation article Indiquer OUI ou NON 2 Indiquer OUI ou NON. Si OUI, indiquer la date de délibération du Conseil Municipal.

25 Budget global HT affecté à l unité fonctionnelle : Analyse POP et recommandations : N de l U.F. Signature : le.. /.. / 2004 Avis transmis à la PRM, le.. /.. / 2004 Décision de la PRM : Signature : le.. /.. / 2004 Retour de signature : le.. /.. / 2004 Retour au service demandeur : le.. /.. / 2004

26 Procédure de passation des MAPA fournitures et services pour des prestations homogènes comprises entre 15 K et 90 K Sce Acheteur D. Achats PRM Délai Proposition procédure Validation de la procédure Préparation avis de publicité Validation avis de publicité Edition avis de publicité Transmission avis de publicité Mandatement avis de publicité Prépar. doc de mise en concurrence Vérif. doc mise en concurrence Réception des plis 15 j ( 1 ) Registre de dépôt Enregistrement candidatures Analyse conformité des candidatures Analyse capacités techniques, professionnelles et financières Validation du choix des candidats Transmission des courriers aux candidats hors délais, non conformes et non retenus Enregistrement des offres Validation plan de négociation Négociation Rapport de présentation de la procédure Analyses des offres Choix du titulaire Transmission des courriers pour les offres non conformes et non retenues Transmission du marché pour signature Signature du marché Notification Saisie sur logiciel compta Réponse aux demandes de justification des décisions ( 1) : 15 jours au moins à partir de la date de publication sur internet ou transmission aux publications

27 Procédure de passation des MAPA fournitures et services pour des prestations homogènes comprises entre 90 K et 230 K e Sce Acheteur DMP D. Achats PRM Délai Proposition procédure Validation de la procédure Préparation avis de publicité Validation avis de publicité Edition avis de publicité Transmission avis de publicité Mandatement avis de publicité Prépar. doc de mise en concurrence Vérif. doc mise en concurrence Réception des plis 22 j ( 1) Registre de dépôt Enregistrement candidatures Analyse conformité des candidatures Analyse capacités techniques, professionnelles et financières Choix des candidats Transmission des courriers aux candidats hors délais, non conformes et non retenus Enregistrement des offres Validation plan de négociation Négociation Analyses des offres Choix du titulaire Rapport de présentation de la procédure Transmission des courriers pour les offres non conformes et non retenues Transmission du marché pour signature Signature du marché Notification Saisie sur logiciel compta Réponse aux demandes de justification des décisions ( 1) : délai 22 jours mini à partir de la date de publication sur internet ou transmission aux publications

28 Procédure de passation des MAPA Travaux, maîtrise d œuvre et prestations associées pour des opérations comprises entre 15 K et 90 K Sce Acheteur PRM délai Proposition procédure Validation de la procédure Rapport CM ( délib."de programme") (1) Préparation avis de publicité Validation avis de publicité (2) Edition avis de publicité Transmission avis de publicité Mandatement avis de publicité Prépar. doc de mise en concurrence Validation des doc mise en concurrence Réception des plis 15 j (3) Registre de dépôt Enregistrement candidature Analyse conformité des candidatures Analyse capacités techniques, professionnelles et financières Choix des candidats Transmission des courriers aux candidats hors délais, non conformes et non retenus Enregistrement des offres Validation plan de négociation Négociation Analyses des offres Choix du titulaire Rapport de présentation de la procédure Transmission des courriers pour les offres non conformes et non retenues Transmission du marché pour signature Signature du marché Notification Saisie sur logiciel compta Réponse aux demandes de justification des décisions ( 1) : si nécessité de faire approuver un financement, un permis de démolir ou de construire ( ) ( 2) : si les critères sont différents de «montant de l offre» et «valeur technique» (3 ) : 15 jours au moins à partir de la date de publication sur internet ou transmission aux publications

29 Procédure de passation des MAPA Travaux, maîtrise d œuvre et prestations associées pour des opérations comprises entre 90 K et 230 K Sce Acheteur DMP PRM Délai Proposition procédure Validation de la procédure (1) Rapport CM ( délib."de programme") (2) Préparation avis de publicité Validation avis de publicité ( 3) Edition avis de publicité Transmission avis de publicité Mandatement avis de publicité Prépar. doc de mise en concurrence Validation des. doc mise en concurrence (3) Réception des plis 22 j ( 4) Registre de dépôt Enregistrement candidature Analyse conformité des candidatures Analyse capacités techniques, professionnelles et financières Choix des candidats Transmission des courriers aux candidats hors délais, non conformes et non retenus Enregistrement des offres ( perforation) Validation plan de négociation Négociation Analyses des offres Choix du titulaire Rapport de présentation de la procédure Transmission des courriers pour les offres non conformes et non retenues Transmission du marché pour signature Signature du marché Notification Saisi sur logiciel compta Réponse aux demandes de justification des décisions ( 1) : si la procédure ne fait pas l objet d une délibération de «programme» ( 2) : si nécessité de faire approuver un financement, un permis de démolir ou de construire ( ) ( 3) : si les critères sont différents de «montant de l offre» et «valeur technique» ( 4) : 22 jours au moins à partir de la date de publication sur internet ou transmission aux publications

30 Procédure de passation des marchés négociés de travaux pour des opérations comprises entre 230 K et K Sce Acheteur DMP PRM CAO Délai Proposition procédure Validation de la procédure Rapport CM ( délib."de programme") (1) Préparation avis de publicité Prépar. doc de mise en concurrence Validation avis de publicité et doc de mise en concurrence Edition avis de publicité Transmission avis de publicité Mandatement avis de publicité Réception des candidatures 22 j Registre de dépôt Enregistrement des candidatures Analyse conformité des candidatures Analyse capacités techniques, professionnelles et financières Choix des candidats Transmission des courriers aux candidats hors délais, non conformes et non retenus Transmission de la lettre de candidature et DCE aux candidats retenus Réception des offres Enregistrement des offres ( perforation) Validation plan de négociation Négociation Analyses des offres Convocation CAO PV CAO Choix du titulaire Transmission des courriers pour les offres non conformes et non retenues Visa du rapport CM ( délib. autorisation de signature) Transmission du marché pour signature Signature du marché Rapport de présentation au contrôle de légalité Notification Saisi sur logiciel compta Avis d'attribution Réponse aux demandes de justification des décisions Raisonnable ( 1) : si nécessité de faire approuver un financement, un permis de démolir ou de construire ( )

31 Procédure de passation Appel d offres ouvert Sce Acheteur DMP PRM CAO Délai Proposition procédure Validation de la procédure Rapport CM ( délib."de programme") (1) Préparation avis de publicité Prépar. doc de mise en concurrence Validation avis de publicité et doc de mise en concurrence Edition avis de publicité Transmission avis de publicité Mandatement avis de publicité Réception des plis 52 j ( 2) Registre de dépôt Enregistrement candidature Convocation CAO PV CAO Analyse conformité des candidatures Analyse capacités techniques, professionnelles et financières Choix des candidats Transmission des courriers aux candidats hors délais, non conformes et non retenus Enregistrement des offres ( perforation) Analyses des offres Choix du titulaire Transmission des courriers pour les offres non conformes et non retenues Visa du rapport CM (délibération d autorisation de signature ) Transmission du marché pour signature Signature du marché Notification + info sce acheteur Saisi sur logiciel compta Avis d'attribution Réponse aux demandes de justification des décisions ( 1) : si nécessité de faire approuver un financement, un permis de démolir ou de construire ( ) ou affichage politique ( 2) : Possibilité de réduire le délai à 22 jours pour les travaux < à HT ou si un avis de préinformation a été publié et est valide.

32 Procédure de dialogue compétitif Sce CAO Délai Acheteur PRM DMP Proposition procédure Validation de la procédure Rapport CM ( délib."de programme") (1) Préparation avis de publicité Validation avis de publicité Edition avis de publicité Transmission avis de publicité Mandatement avis de publicité Prépar. du programme fonctionnel et des documents de mise en concurrence Vérif. doc mise en concurrence Réception des candidatures 37 j Registre de dépôt Enregistrement des candidatures Analyse conformité des candidatures Analyse capacités techniques, professionnelles et financières Choix des candidats Transmission des courriers aux candidats hors délais, non conformes et non retenus Validation plan de négociation Dialogue Rédaction du cahier des charges Information des candidats qu il est mis fin au dialogue et transmission du cahier des charges Réception des offres Enregistrement des offres ( perforation) Analyses des offres Demandes de précisions sur l offre Convocation CAO élargie PV CAO Choix du titulaire Transmission des courriers pour l offre retenue et les non retenues Visa du rapport CM ( délib. autorisation de signature) Transmission du marché pour signature Signature du marché Rapport de présentation au contrôle de légalité Notification Saisi sur logiciel compta Avis d'attribution Réponse aux demandes de justification des décisions 15 J ( 1) : si nécessité de faire approuver un financement, un permis de démolir ou de construire ( ) ou affichage politique.

33 Le dialogue compétitif La procédure de dialogue compétitif peut porter à la fois sur la définition d un projet et son exécution sauf pour les ouvrages qui relèvent des dispositions de la loi MOP Procédure soumise à des conditions o Soit la personne publique n est pas capable de définir les moyens techniques pouvant répondre à ses besoins o Soit elle n est pas en mesure d établir le montage juridique et financier o Exception : marchés de travaux compris entre e et e HT. Déroulement de la procédure : o Définition par la personne publique d un programme fonctionnel qui comporte des résultats vérifiables à atteindre o Transmission d un avis d appel public à la concurrence ; délai de réception des candidatures, 37 jours o Choix des candidats retenus par la Personne Responsable du marché ( PRM) o Engagement du dialogue, par la personne publique, en vue d identifier et de définir les moyens propres à satisfaire les besoins o Poursuite du dialogue jusqu à ce que la personne publique soit en mesure d identifier la ou les solutions susceptibles de répondre aux besoins. o Possibilités de phases successives où seules les propositions répondant le mieux aux critères de sélection sont retenues o Quand la PRM veut mettre un terme à la discussion elle avise tous les candidats qui ont participé à toutes les phases de la discussion. o Au terme de la discussion la PRM arrête le cahier des charges o La PRM invite tous les candidats à remettre une offre qui inclut tous les éléments nécessaires à la réalisation du marché. Le délai de remise des offres ne peut pas être inférieur à 15 jours. o La PRM peut demander des clarifications ou précisions concernant les offres déposées par les candidats. o Sur présentation détaillée et précise, par la PRM, du déroulement et du contenu des discussions, le marché est attribué par la commission d appel d offres à laquelle sont adjointes, à proportion de un tiers, des personnalités désignées en raison de leur compétence dans le domaine qui fait l objet du dialogue compétitif. Ces personnalités ont voix consultative.