Procès-verbal de la séance régulière du 11 septembre 2014 CONSEIL INTERMUNICIPAL DE TRANSPORT DE LA PRESQU ÎLE

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1 Procès-verbal de la séance régulière du 11 septembre 2014 CONSEIL INTERMUNICIPAL DE TRANSPORT DE LA PRESQU ÎLE Procès-verbal de la séance publique tenue par le Conseil intermunicipal de transport de la Presqu Île le 11 septembre 2014 à 19 h 00 dans la salle du conseil de l'hôtel de Ville de Vaudreuil-Dorion, au 2555, rue Dutrisac, conformément à la Loi sur les Conseils intermunicipaux de transport dans la Région de Montréal. Présences : Monsieur Guy Pilon, président, maire et délégué de la Ville de Vaudreuil-Dorion; Monsieur Yvan Cardinal, maire et délégué de la Ville de Pincourt; Monsieur Marcel Rainville, conseiller et délégué de la Ville de l Île-Perrot; Monsieur Bernard Groulx, conseiller et délégué de la Ville de Notre-Dame-de-L Île- Perrot Absence : Monsieur Ed Prévost, maire et délégué de la Ville de Hudson. Est aussi présente : la directrice générale et secrétaire-trésorière Madame Manon Charest qui agit à titre de secrétaire de séance. 1. PRÉSENCES ET RECONNAISSANCE DU QUORUM Après avoir constaté le quorum le président Monsieur Guy Pilon ouvre la séance à 19h ADOPTION DE L ORDRE DU JOUR PROPOSÉ PAR Monsieur Marcel Rainville APPUYÉ PAR Monsieur Bernard Groulx QUE l'ordre du jour de la séance publique du Conseil intermunicipal de transport de la Presqu Île du 11 septembre 2014 soit et il est, par les présentes, adopté. Procès -verbal de la séance régulière du 11 septembre 2014 CIT La Presqu Île Page 1

2 1. Présences et reconnaissance du quorum; 2. Adoption de l ordre du jour; 3. Approbation du procès-verbal de la séance ordinaire du 12 juin 2014; 4. AFFAIRES DU CONSEIL 4.1 Bordereaux de correspondance, statistiques d exploitation début 2014 et comptes-rendus; Statistiques d exploitation, registre d appels et d achalandage, Coupures de journaux et lettres reçues; 4.2 Adoption du règlement CIT-0004A pour modifier les règlements aux usagers CIT-0004; 4.3 Résolution pour autoriser les changements de minutage de plusieurs circuits; 4.4 Désignation des signataires pour la convention avec Chase Payment dans le projet de recharge à distance; 4.5 Approbation du formulaire du sondage à bord et ajout du questionnaire d ACCORD VS ; désignation de signataire à l entente entre le CIT La Presqu Île et ACCORD VS. 5. FINANCES 5.1 Approbation des comptes payés et à payer; 5.2 Approbation de l offre de service de Roche et des honoraires pour la réalisation d un plan stratégique SAEIV ; 5.3 Entérinement des dépenses reliées au déménagement du bureau de la coordonatrice au service à la clientèle et au système de vente et perception et de la salle de conférence ainsi que toutes les dépenses afférentes; 5.4 Approbation de la dépense pour couvrir les honoraires d une photographe professionnelle pour la prise de photos à inclure dans le dépliant unique. Approbation de la dépense pour offrir sept carnets de 10 billets aux figurants bénévoles lors de cette journée. 5.5 Approbation d une dépense pour l achat d un nouveau coffre-fort; 6. RESSOURCES HUMAINES 6.1 Permanence à octroyer à une employée à compter du 6 septembre 2014 et affectation à un nouveau poste soit celui de Coordonnateur au service à la clientèle et au système de vente et perception; 6.2 Approbation d un mandat octroyé à la firme Majola en ressources humaines. 7. VARIA 8. PÉRIODE DE QUESTIONS 9. LEVÉE DE LA SÉANCE ET DATE POUR LA PROCHAINE SÉANCE Procès -verbal de la séance régulière du 11 septembre 2014 CIT La Presqu Île Page 2

3 3. ADOPTION DU PROCÈS-VERBAL DE LA SÉANCE ORDINAIRE DU 12 JUIN 2014 PROPOSÉ PAR Monsieur Marcel Rainville APPUYÉ PAR Monsiuer Guy Pilon QUE le procès-verbal de la séance ordinaire du 12 juin 2014 soit, et il est par la présente adopté. Voir le procès-verbal joint en annexe de la présente résolution. «ADOPTÉ» 4.1 BORDEREAUX DE CORRESPONDANCE, STATISTIQUES, COMPTES RENDUS, COUPURES DE JOURNAUX Le Conseil prend acte du dépôt à la Table du Conseil, de différents documents de correspondance par la directrice générale, Madame Manon Charest. 4.2 ADOPTION DU RÈGLEMENT CIT-004A AYANT POUR OBJET DE MODIFIER LES RÈGLEMENTS AUX USAGERS CONSIDÉRANT que les exigences de l'article 356 de la Loi sur les cités et villes ont été remplies et que les membres du conseil déclarent avoir lu le projet de règlement numéro CIT-004A et renoncent à sa lecture; PROPOSÉ PAR Monsieur Marcel Rainville APPUYÉ PAR Monsieur Bernard Groulx QUE le règlement numéro CIT-0004A intitulé: «Règlement ayant pour objet de reviser le règlement concernant la définition et l application des titres de transport, des normes de sécurité, du comportement des personnes à l intérieur des bureaux et des véhicules exploités par ou pour le Conseil Intermunicipal de Transport de la Presqu Île» soit adopté. Le règlement entrera en vigueur conformément à la Loi et suite à l approbation de l Agence Métropolitaine de Transport; Le règlement ainsi que son annexe sont joints à la présente résolution. Procès -verbal de la séance régulière du 11 septembre 2014 CIT La Presqu Île Page 3

4 4.3 RÉSOLUTION POUR AUTORISER LES CHANGEMENTS DE MINUTAGE SUR PLUSIEURS CIRCUITS EN VIGUEUR LE 1 ER OCTOBRE 2014 CONSIDÉRANT la nécessité d ajuster les minutages afin de bonifier le service; CONSIDÉRANT que ces changements s n impliquent aucune modification quant à la localisation des arrêts ni aucun ajout de service; PROPOSÉ PAR Monsieur Guy Pilon APPUYÉ PAR Monsieur Marcel Rainville D APPROUVER les changements de minutages suivants ; ces changements entreront en vigueur le 1 er octobre 2014 : CIRCUIT 2 Les départs de 5h36 et 5h59 sont devancés d une minute à 5h35 et 5h58, respectivement afin de faciliter la correspondance avec le Circuit 7 à la Gare Vaudreuil. CIRCUIT 3 Les départs de 5h58, 6h17 et 6h36 sont devancés d une minute à 5h57, 6h16 et 6h35, respectivement, afin de faciliter la correspondance avec le train, et certains circuits à la Gare Dorion. CIRCUIT 4 modification d au moins 1 minute à certains arrêts sur le circuit suite à l installation de feux de circulation à l intersection Cité-des-Jeunes / Ouimet. CIRCUIT 5 - Le départ de 6h38 à la Gare Dorion est retardé de 3 minutes pour être reporté à 6h41. L arrivée à la Gare Vaudreuil sera à 7h01 au lieu de 6h58. Ceci afin de créer une correspondance avec le circuit 35 à 6h41 à la Gare Dorion. Modification d au moins 1 minute à certains arrêts sur le circuit 5 en direction de la Gare Vaudreuil pour mieux refléter le moment de passage réel de l autobus. CIRCUIT 15 (SOIRÉE) Les départs de la Gare Dorion de 19h02, 20h20, 21h40 et 22h57 seront reportés à 19h03, 20h21, 21h43 et 23h00, respectivement. À partir de la Gare Vaudreuil, les départs de 20h57, 22h19 et 23h32 seront reportés à 21h00, 22h20 et 23h35, respectivement. Le service se terminera à 00h08, soit 3 minutes plus tard. Procès -verbal de la séance régulière du 11 septembre 2014 CIT La Presqu Île Page 4

5 CIRCUIT 35 (MATIN) En direction de Dorion, le départ de 6h13 à Sainte- Anne-de-Bellevue sera devancé de 3 minutes, pour partir à 6h10. Son arrivée à la Gare Dorion s effectuera à 6h41 au lieu de 6h38. Ceci afin de créer une correspondance avec le circuit 5 à 6h41 à la Gare Dorion. CIRCUIT 35 (SOIRÉE) - En direction de Sainte-Anne-de-Bellevue, le départ de 20h19 à la Gare Dorion est repoussé de 1 minute à 20h20; celui de 22h57 est repoussé de 1 minute à 22h58, et le service se termine à 23h28 au lieu de 23h27. En direction de Dorion, le départ de Sainte-Anne-de-Bellevue à 20h56 s effectuera 2 minutes plus tard, à 20h58; celui de 22h19 s effectuera 1 minute plus tard, à 22h DÉSIGNATION DES SIGNATAIRES POUR LA CONVENTION AVEC CHASE PAYMENT DANS LE PROJET DE RECHARGE À DISTANCE CONSIDÉRANT que le CIT La Presqu Île a mandaté la Société de transport de Montréal a procédé à l'acquisition et à l opération d'un système de vente et recharge à distance (VRAD) des titres de transport sur carte OPUS; CONSIDÉRANT QUE la Société de transport de Montréal agit comme maitre d'œuvre du projet vente et recharge à distance; CONSIDÉRANT les avantages de permettre à la clientèle la recharge de leur carte OPUS à distance, sur internet, en effectuant Ie paiement par carte de crédit; CONSIDÉRANT QUE Ie fonctionnement du système de vente et recharge à distance exige qu'une seule et même institution financière traite les paiements par carte de crédit pour l ensemble des organismes de transport collectif partenaire d'opus, CONSIDÉRANT QUE la STM a arrêté son choix sur l entreprise CHASE Paymentech pour Ie traitement des paiements par carte de crédit effectué avec le système VRAD, CONSIDÉRANT QUE Ie CIT La Presqu Île doit procéder à la signature de toutes ententes nécessaires entre CHASE Paymentech pour la partie «Service d'acquéreur - paiement par carte de crédit» pour les transactions effectuées dans Ie cadre du projet VRAD. EN CONSÉQUENCE, il est PROPOSÉ PAR Monsieur Yvan Cardinal APPUYÉ PAR Monsieur Bernard Groulx : D AUTORISER Ie président, Monsieur Guy Pilon, et la directrice générale, Madame Manon Charest, à signer toutes ententes nécessaires entre CHASE Paymentech et le CIT La Procès -verbal de la séance régulière du 11 septembre 2014 CIT La Presqu Île Page 5

6 Presqu Île pour la partie «Service d'acquéreur paiement par carte de crédit» pour les transactions effectuées dans Ie cadre du projet VRAD 4.5 APPROBATION DU FORMULAIRE DU SONDAGE À BORD ET AJOUT DU QUESTIONNAIRE D ACCORD VS AINSI QUE LA DESIGNATION D UN SIGNATAIRE À L ENTENTE À INTERVENIR ENTRE LE CIT LA PRESQU ÎLE ET ACCORD V.S. CONSIDÉRANT la tenue prochaine d un nouveau sondage à bord des autobus du CIT La Presqu Île : CONSIDÉRANT la demande faite par ACCORD VS pour l ajout d un mini-questionnaire sur le formulaire officiel du sondage du CIT La Presqu Île; CONSIDÉRANT la nécessité de désigner un signataire à l entente à intervenir entre ACCORD VS et le CIT La Presqu Île; CONSIDÉRANT l avis juridique émis spécifiant qu il n y avait aucune objection à procéder mais en suggérant quelques légers changements. PROPOSÉ PAR Monsieur Marcel Rainville APPUYÉ PAR Monsieur Yvan Cardinal D APPROUVER le formulaire qui sera utilisé pour le sondage à bord des autobus qui sera tenu en septembre 2014 tel que présenté par la directrice générale. Ce formulaire inclus les légers changements recommandés dans l avis juridique émis; D APPROUVER la demande faite par ACCORD VS d inclure un mini-sondage; DE DÉSIGNER la directrice générale comme signataire à l entente à intervenir entre ACCORD VS et le CIT La Presqu Île. 5.1 APPROBATION DES COMPTES PAYÉS ET À PAYER PROPOSÉ PAR Monsieur Guy Pilon ET APPUYÉ PAR Monsieur Bernard Groulx Que la liste des comptes soit approuvée telle que présentée par la directrice générale et secrétaire-trésorière, Madame Manon Charest; Procès -verbal de la séance régulière du 11 septembre 2014 CIT La Presqu Île Page 6

7 Que ce conseil entérine les comptes déjà payés pour un montant de $ incluant les dépôts directs effectués pour le paiement des salaires des employés du CIT La Presqu Île; Qu elle soit également autorisée à procéder au paiement des comptes à payer au 11 septembre 2014 au montant de $ Certificat de crédits suffisants émis. «ADOPTÉ» 5.2 APPROBATION DE L OFFRE DE SERVICE DE ROCHE ET AUTORISATION DES HONORAIRES À VERSER RELATIVEMENT À UN MANDAT D ACCOMPAGNEMENT POUR LA RÉALISATION D UN PLAN STRATÉGIQUE ET DÉSIGNATION DE SIGNATAIRES À L ENTENTE CONSIDÉRANT l avis juridique favorable reçu de Me Michel Cantin le 27 août dernier; CONSIDÉRANT les références favorables reçues de la Société de Transport de Laval (STL) ainsi que la Société de Transport de Sherbrooke (STS); CONSIDÉRANT la volonté du CIT La Presqu Île d aller de l avant dans l analyse d opportunité et de faisabilité quant à l implantation d un Service d Aide à l Exploitation et Informations aux Voyageurs; CONSIDÉRANT la nécessité du CIT La Presqu île d être guidé dans sa démarche et le choix adéquat d un système SAEIV à l aide d un plan stratégique répondant adéquatement aux besoins identifiés; PROPOSÉ PAR Monsieur Marcel Rainville APPUYÉ PAR Monsieur Yvan Cardinal D APPROUVER l offre de service professionnel de la Firme Roche, soit un mandat d accompagnement pour la réalisation d un plan stratégique, ainsi que les honoraires à verser pour un montant maximal de vingt mille dollars (20 000$) taxes en sus; DE DÉSIGNER les signataires à l entente, soit le président, Monsieur Guy Pilon et la directrice générale, Madame Manon Charest. «ADOPTÉ» Procès -verbal de la séance régulière du 11 septembre 2014 CIT La Presqu Île Page 7

8 5.3 ENTÉRINEMENT DES DÉPENSES RELIÉES AU DÉMÉNAGEMENT DU BUREAU DE LA COORDONNATRICE AU SERVICE À LA CLIENTÈLE ET AU SYSTÈME DE VENTE ET PERCEPTION ET DE LA SALLE DE CONFÉRENCE AINSI QUE DES DÉPENSES AFFÉRENTES. CONSIDÉRANT la nécessité de procéder à un réaménagement mobilier afin d installer un bureau pour la coordonnatrice au service à la clientèle et au système de vente et perception; CONSIDÉRANT que la salle de conférence installée au premier étage sera utilisée à son maximum en assurant son accessibilité; PROPOSÉ PAR Monsieur Guy Pilon APPUYÉ PAR Monsieur Marcel Rainville D ENTÉRINER le déboursé de toutes les dépenses afférentes au dénénagement, tel que les frais de déménagement immobilier, l achat et l installation d un nouveau téléphone ainsi que le branchement au réseau informatique interne. 5.4 APPROBATION DE LA DÉPENSE POUR MANDATER UN PHOTOGRAPHE DANS LE CADRE DU DÉPLIANT UNIQUE ET AUTORISATION DE REMISE DE CARNETS DE BILLETS AUX FIGURANTS CONSIDÉRANT le besoin d inclure dans le dépliant unique des photographies qui permettent de le personnaliser par l ajout d usagers et d arrière-plans démontrant certains circuits dans différents lieux du territoire desservi; CONSIDÉRANT la volonté du CIT La Presqu Île de se doter d une image plus professionnelle; CONSIDÉRANT l implication bénévole de sept personnes lors de la prise de photos le 18 août dernier; APPUYÉ PAR Monsieur Marcel Rainville ET PROPOSÉ PAR Monsieur Bernard Groulx D'AUTORISER les dépenses nécessaires pour couvrir les honoraires d un photographe professionnel pour un montant maximal de deux mille dollars (2 000$); Procès -verbal de la séance régulière du 11 septembre 2014 CIT La Presqu Île Page 8

9 D AUTORISER la dépense pour sept carnets de 10 billets de titres express à remettre à chacun des sept figurants ayant participé bénévolement à la prise de photos dans le cadre du projet «dépliant unique» pour les remercier de leur participation. Procès -verbal de la séance régulière du 11 septembre 2014 CIT La Presqu Île Page 9 «ADOPTÉ» 5.5 APPROBATION DE LA DÉPENSE POUR L ACHAT D UN NOUVEAU COFFRE- FORT. CONSIDÉRANT le besoin d assurer la sécurité de l argent comptant en circulation; CONSIDÉRANT que l équipement de sécurité n offre plus les espaces suffisants; CONSIDÉRANT que des crédits sont disponibles au budget; PROPOSÉ PAR Monsieur Yvan Cardinal APPUYÉ PAR Monsieur Guy Pilon D APPROUVER l achat d un nouveau coffre-fort pour un montant maximal de deux mille cinq cents (2 500$) (taxes en sus). Cette dépense sera assumée à quarante pourcent (40%) par Transport Soleil. 6.1 PERMANENCE À OCTROYER À UN EMPLOYÉ ET NOUVELLE AFFECTATION AU POSTE DE COORDONNATRICE AU SERVICE À LA CLIENTÈLE ET AU SYSTÈME DE VENTE ET PERCEPTION. Après la période de probation d un an, la directrice générale fait les recommandations afin d accorder la permanence à une employée et ce, en date du 6 septembre Depuis le retour de la contrôleure de son congé de maternité, cette employée a été affectée à un nouveau poste, soit celui de coordonnatrice au service à la clientèle et au système de vente et perception. La répartition de la dépense pour ce nouveau poste sera de 50% CIT et 50% Transport Soleil PROPOSÉ PAR Monsieur Guy Pilon APPUYÉ PAR Monsieur Marcel Rainville D OCTROYER la permanence à Madame Marie-Ève Brisson et ce, à compter du 6 septembre 2014.

10 D APPROUVER sa nomination au poste de «Coordonnatrice au service à la clientèle et au système de vente et perception» et de lui octroyer le salaire correspondant au maximum à l échelon 1 dans la classe de 601 points et plus ainsi que les avantages sociaux s appliquant. 6.2 APPROBATION D UN MANDAT À OCTROYER À LA FIRME MAJOLA POUR CONSULTATION DANS UN DOSSIER EN RESSOURCES HUMAINES. CONSIDÉRANT un dossier nécessitant les ressources d une firme extérieure spécialisée en gestion de ressources humaines pour assurer un traitement adéquat, qui par définition est équitable, tout en s assurant le respect des normes du travail ainsi que tout l aspect légal lié au traitement d un dossier demployé; PROPOSÉ PAR Monsieur Bernard Groulx APPUYÉ PAR Monsieur Yvan Cardinal D AUTORISER la dépense afin de bénéficier des services de la Firme Majola à titre de consultant dans un dossier relatif aux ressources humaines, à un taux horaire de 90$ plus 10% pour couvrir les frais alloués aux déplacements, aux impressions de documents et autres frais à être encourus par la firme Majola, taxes en sus. 7. VARIA 8. PÉRIODE DE QUESTIONS 9. LEVÉE DE LA SÉANCE ET DATE POUR LA PROCHAINE SÉANCE PROPOSÉ PAR Monsieur Bernard Groulx APPUYÉ PAR Monsieur Marcel Rainville QUE la séance soit levée à 19h05 et que la prochaine séance publique aura lieu le 30 octobre 2014 précédée d une séance préparatoire le 23 octobre CONSEIL INTERMUNICIPAL DE TRANSPORT DE LA PRESQU ÎLE Guy Pilon, président Manon Charest, CPA CGA Directrice générale et secrétaire-trésorière/ Procès -verbal de la séance régulière du 11 septembre 2014 CIT La Presqu Île Page 10