FAMILLE PROFESSIONNELLE INTITULÉ FINALITÉ ET MISSIONS SITUATION FONCTIONNELLE

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1 1 métier Famille - formation Domaine d activités - Pilotage, management et gestion des ressources * En toute rigueur il s agit d emploi-type, particulier au CNFPT alors qu un référentiel métier dépasse la structure, le secteur et même la branche professionnelle. En ce sens l approche métier est un outil précieux pour accompagner la mobilité. Le COPIL a choisi d utiliser ici le mot métier à la place d emploi-type, décision fréquente dans les organisations, car le mot métier porte une identité professionnelle. Il est donc proposé d accepter cette liberté de vocabulaire, au vu des avantages qu elle présente au sein de l établissement en matière de gestion des ressources humaines. ** Dans l attente de décisions sur l appellation de ce métier, le terme actuel de secrétaire formation est conservé dans ce document. Métier FAMILLE PROFESSIONNELLE INTITULÉ FINALITÉ ET MISSIONS SITUATION FONCTIONNELLE NIVEAU DE RECRUTEMENT EMPLOIS CONCERNÉS FACTEURS DE DIVERSITÉ D EXERCICE DU MÉTIER DE secrétaire FORMATION Formation. Secrétaire formation Au sein des équipes formation du CNFPT, dans le respect des orientations et des valeurs de l établissement, le secrétaire formation assure la mise en œuvre opérationnelle et le suivi administratif, financier, logistique des actions de formation, ainsi que des activités du service, en interface avec les collectivités, les agents, et les services ressources. Les secrétaires formation au CNFPT exercent leurs missions dans toutes les structures de l établissement. Ils sont en rattachement hiérarchique aux responsables de services ou de pôles. Catégorie C, toutes filières Il n est pas distingué d emplois au sein de ce métier Tout en restant dans les activités décrites pour chacun des métiers, la réalité de l occupation de chaque emploi peut varier selon l environnement professionnel ou les titulaires des emplois eux-mêmes : pour l environnement, on parlera de variabilité d un milieu à l autre (voir méthode ETED), pour les différences entre individus, on parlera d élasticité (idem) : Sources de variabilité en lien avec l environnement professionnel pour le secrétaire formation : Réseau de relations de la structure et du CF : intégration ou non dans les réseaux professionnels, d experts, de formateurs La structure au sein de laquelle le titulaire exerce l emploi de SF Organisation et compétences collectives dans la structure Stratégie du CNFPT dans la structure : équilibre entre offre et demande, entre les dispositifs, stratégie de travail auprès des territoires Outils mis à disposition par l établissement et la structure Champs d intervention et fonctions des conseillers formation Modification des activités et services offerts, et modifications de l organisation de la structure Mise en place du SDSI : importance capitale de cette source de variabilité. Ainsi ce métier devrait il comporter prochainement de nouvelles activités, renvoyant à de nouvelles compétences. Évolution des techniques pédagogiques et multi-media (pour assistant notamment) Évolution des outils numériques et bureautiques Évolution de la dématérialisation des relations aux collectivités et aux agents : enjeu fort sur ce métier qui va avoir à consacrer un temps important au contrôle en temps réel des «entrants» et des «sortants» et à l accompagnement opérationnel des collectivités et des agents Éléments d élasticité spécifiques au titulaire de l emploi Formation initiale (dominante pédagogique ou gestionnaire) Expérience professionnelle (auparavant secrétaire ou pas) Aptitudes relationnelles inter-individuelles ou en groupe Centres d intérêt personnel

2 2 2 Activités I. GESTION ADMINISTRATIVE DES ACTIONS DE FORMATION 1. gestion administrative des candidatures 1.1 Vérification des bulletins d inscription : renseignements administratifs, validité des signatures et cachets, montants pour les BI valant bon de commande 1.2 Contrôle de la recevabilité des candidatures sur les formations réglementées 1.3 Préparation administrative des dossiers de dispense 1.4 Saisie des bulletins d inscription et préparation pour la sélection des acceptés : aide à la sélection pour le CF, constitution de groupes (ex : intégration, prépas, ) 1.5 Veille sur l état des inscriptions et relance des collectivités et des agents si besoin 1.6 Edition ou contrôle de l édition des accusés de réception, des lettres de convocation des stagiaires, de refus, de report 1.7 Renseignement des bases de gestion des actions : acceptés, refusés, présents 1.8 Edition ou contrôle de l édition et de l envoi de toute attestation 2. gestion administrative et financière des actions 2.1 Préparation et suivi des envois du dossier intervenant et du dossier stagiaires 2.2 Etablissement de tous les documents comptables et administratifs nécessaires à l action (LDI, bons de commande, ordres de missions ) 2.3 Gestion des plannings des groupes en formation longue, en préparations concours et EP, Récupération des pièces administratives (intervenants, feuilles d émargement, factures, ) 3. Alimentation et contrôle qualité des bases de gestion 3.1 Saisie des sessions et des séances dans les applicatifs de l établissement 3.2 Saisie des données et contrôle permanent de la qualité des bases : fiabilité, régularité, actualité 3.3 Clôture administrative et préparation pour la clôture comptable de l action dans les bases II. ORGANISATION LOGISTIQUE DES ACTIONS 1. Recherche de salles et lieux d accueil de la formation, de lieux d hébergement et de restauration, des matériels nécessaires : 1.1 Consultation des listes et tableaux qui répertorient les moyens mobilisables : moyens propres à la structure, moyens faisant l objet de conventions ou de marchés, et vérification des conditions d accessibilité 1.2 Recherche de moyens spécifiques nécessaires et gestion de l inventaire des moyens détenus par la structure (en fonction du thème de l action, par ex : mannequins, tapis de sols, matériels de voirie, matériaux et consommables divers ) 1.3 Sélection des moyens adaptés à l action à mettre en œuvre 1.4 Vérification de la disponibilité des moyens 1.5 Réservation des moyens 2. Préparation de la salle 3. Ajustement en temps réel des réservations de moyens en fonction des événements : report, annulation, changements ou remplacement de participants, 4. Reprographie et mise à disposition de la documentation pédagogique 4.1 Reprographie papier des documents 4.2 Mise à disposition des documents en format numérique sur une plate-forme ou sur clef 4.3 Contrôle des tirages et mise à disposition des documents pédagogiques auprès du groupe 5. gestion de fonds documentaires et de prêts documentaires sur la formation III. RELATIONS AVEC LES AGENTS, LES COLLECTIVITéS, LES FORMATEURS 1. Information sur les dispositifs et les actions programmés et sur les conditions logistiques, et / ou orientation vers le bon interlocuteur 2. Participation à l accueil des stagiaires et des formateurs : accueil du groupe et des formateurs pour renseignements logistiques

3 3. Contribution aux opérations de communication et de promotion de la structure par la préparation des fonds documentaires nécessaires (forums, salons, préparation de stands, ) 3 4. Accompagnement et aide opérationnelle aux collectivités et aux agents pour prise en mains et utilisation des plates-formes de dématérialisation 5. Aide et guidage des collectivités et des agents dans l utilisation de l offre dématérialisée 6. Restitution non formalisée aux conseillers formation d éléments de satisfaction ou de dysfonctionnement des actions 7. Saisie des données contenues dans les fiches de bilan de session IV. PARTICIPATION ACTIVE AU FONCTIONNEMENT DE LA STRUCTURE AINSI QU à LA CAPITALISATION ET LA MUTUALISATION INTERNES AU CNFPT 1. Participation aux réunions de service 2. Contribution à des groupes de travail collaboratifs entre pairs 3. Contribution à des groupes projets au sein de la structure 4. Appropriation et utilisation des ressources capitalisées 5. Formalisation et mise en commun d expériences, de pratiques, d outils 5.1 Actualisation et enrichissement des outils et des pratiques 5.2 Partage de données 5.3 Conception d outils partagés V- SECRéTARIAT DE SERVICE 1. Accueil téléphonique et physique 2. gestion des agendas et des déplacements des conseillers formation et/ou du service 3. Alerte sur les délais, les manques, les étapes urgentes 4. Réalisation de lettres et documents dans le respect de la charte graphique, adaptation de lettre types 5. Classement et archivage 6. Mise à jour des listes de diffusion des réseaux internes et externes pour le service 7. Travaux bureautiques 8. Contribution à la résolution de problèmes en cas d indisponibilité des cadres du service VI. gestion DES MOYENS ET INTERFACE AVEC LES SERVICES DE GESTION 1. Interface avec les services ressources en interne pour la mise à disposition de matériels ou la réalisation d un service, en fonction de l organisation de la structure : transmission des documents au service reprographie, des demandes logistiques aux services concernés (matériel informatique, navettes ou autocars, réservations hôtelières, ) 2. Déclenchement de la mise en paiement des paies et transmission des documents nécessaires au paiement des frais de déplacement (intervenants, stagiaires) et des bons de commande 3. Renseignement des outils de suivi partagés dédiés à la gestion des moyens 4. Alimentation et mise à jour des fiches «intervenants» dans les bases

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5 compétences Connaissances permettant l action Ingénierie et droit de la formation : Savoir-faire permettant l action Ingénierie et droit de la formation 5 Connaître - les bases de la loi de 2007, relative à la formation professionnelle - les démarches, dispositifs et offres de services proposés par la structure - les principaux niveaux de qualification en France Comprendre - le vocabulaire et les notions de base de l ingénierie de formation - le processus d élaboration d une offre de services, de sa conception à sa clôture - les spécifications pédagogiques portant des exigences particulières quant aux lieux et matériels nécessaires Organisation et fonctionnement de la FPT Connaître les principes de base : - de l organisation des filières en catégories, cadres d emplois et positions statutaires - de l achat, en convention et en régie - du développement durable Connaître les règles générales de la comptabilité publique, notamment les exigences liées aux pièces justificatives, délais et signatures CNFPT Contrôler la cohérence des inscriptions entre le statut de l agent et les dispositifs prévus par la loi Fonctionnement du CNFPT et procédures internes Maîtriser : - les bases de saisie et les fonctionnalités bureautiques du système d information de l établissement Garantir la qualité des données saisies dans les bases Outils numériques Maîtriser : - Traitement de texte : fonctions de base et avancées - Tableur : fonctions de base et avancées - Outil de messagerie et toutes ses fonctionnalités (agenda partagé, planification de l activité, ) - Techniques de recherche sur internet - Mise en ligne de documents sur extranet Organisation du travail Connaître : - le CNFPT, ses missions, son organisation, son offre de services et le cadre financier et juridique de ses interventions - le projet de l établissement, celui de la structure - les démarches, dispositifs et offres de services proposés par la structure - la programmation des activités de la structure - les dispositifs modulaires ou itinéraires, proposés par la structure, relatifs au métier/thème/filière concernés - le calendrier budgétaire de la structure Fonctionnement et procédures internes : Connaître : - de façon détaillée les acteurs et l organigramme de la structure - les modalités de recrutement et d accompagnement des formateurs propres au CNFPT et à la structure - les modalités propres à la structure pour le traitement des inscriptions en formation Maîtriser les procédures, règles et documents internes Connaître - de manière détaillée les documents administratifs et comptables nécessaires - les barèmes et tarifications en vigueur au sein de l établissement - les dispositifs de paiement des actions - les enjeux généraux du système d information pour l établissement - les règles déontologiques et chartes d usage des outils - les processus et outils liés à la dématérialisation Se constituer ses propres outils de référence, d organisation et de planification du travail, dans une logique de travail d équipe Respecter des délais Adapter le contenu d un dossier à la situation et aux utilisateurs Mener de front plusieurs dossiers : assurer la poly-activité : - Trier des documents - Structurer un dossier en fonction des procédures internes et de l organisation - Gérer les agendas - Gérer les courriers - Assurer l accueil Chercher et traiter l information Consigner l état d avancement des dossiers pour une information partagée et à jour entre collègues Mettre en œuvre des méthodes de prospection pour enrichir les fichiers de ressources logistiques

6 6 Relations et communication orale et écrite : Connaître le formalisme propre à chaque document, et la charte graphique Maîtriser : - les règles de syntaxe et d orthographe - les règles du classement et de l archivage Maîtriser des techniques de gestion de l alea et de l urgence Comprendre les principes et modalités de fonctionnement des plates-formes collaboratives et des outils dématérialisés partagés avec les collectivités Connaître les bases de la communication écrite et orale et de l accueil Relations et communication orale et écrite : Travailler en équipe Entretenir des relations collaboratives avec les autres services Décrire et transmettre une pratique professionnelle Maîtriser les techniques d accueil et de prise de messages Négocier les conditions matérielles nécessaires à l action auprès des fournisseurs, dans le respect des principes du développement durable Communication, information : Concevoir des courriers et courriels simples dans le respect des règles de la rédaction administrative Conduire : - un entretien téléphonique ou formuler une demande / une réponse par courriel - un entretien d aide technique relatif à l usage des interfaces et outils dématérialisés Prendre la parole : - devant un groupe pour communiquer des informations - dans un groupe et argumenter un point de vue Discerner et transmettre les informations pertinentes au regard de la qualité du service rendu

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