TELECON, TELECON Design et Agir Consultants

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1 TELECON, TELECON Design et Agir Consultants GUIDE D ADHÉSION EMPLOYÉS ACCUEIL Bienvenue dans le programme d assurance collective de TELECON. Vous trouverez dans ce guide tout ce dont vous avez besoin pour comprendre les protections offertes, les règles qui s y rattachent et effectuer les choix nécessaires. Ce nouveau programme a été conçu expressément pour vous donner plus de flexibilité et refléter les différents besoins de chacun, et évoluer en même temps que vous. ADMISSIBILITÉ Tous les employés de TELECON deviennent admissibles au programme d assurance après 3 mois de service continu, et ce pour tous les régimes. DESCRIPTION GLOBALE DU PROGRAMME Protections obligatoires : assurance vie de base de l employé et des personnes à charge, assurance décès et mutilation accidentels (DMA), assurance maladies graves, assurance invalidité de longue durée, soins de santé et soins dentaires (3 choix possibles). Protections facultatives : assurance vie supplémentaire pour l employé, soins dentaires pour les personnes à charge. FONCTIONNEMENT GÉNÉRAL L employeur vous alloue des crédits, qui varient selon votre salaire et votre statut en soins de santé et dentaires. Ces crédits sont en fait des dollars donnés par TELECON pour vous aider à payer le coût de vos protections d assurance. Vous aurez assez de crédits pour payer 50 % du coût de vos protections d assurance vie (employé et personnes à charge), de DMA, de maladies graves, d assurance invalidité de longue durée ainsi que celui des options Argent en soins de santé et dentaire (selon le statut que vous aurez choisi). En soins de santé et soins dentaires, trois choix de protection vous sont offerts : bronze, argent ou or. Une fois vos choix effectués, deux situations peuvent se produire : 1. Vos crédits sont supérieurs au coût total de vos protections. Les crédits excédentaires seront déposés dans un compte santé, dont vous pourrez vous servir pour payer les frais de soins de santé ou dentaires non couverts par l option que vous avez choisie. 2. Vos crédits sont insuffisants pour payer le coût total de vos protections. Le coût excédentaire vous sera chargé par déductions salariales. 1

2 RÈGLES Il y a trois statuts possibles : individuel, monoparental ou couple/familial. Le statut monoparental est disponible aux employés ayant des enfants mais pas de conjoint. Le statut peut être différent en santé et dentaire. L option peut être différente en santé et dentaire. Vous pouvez vous exempter si vous désirez plutôt être couvert par la protection de soins de santé et de soins dentaires de votre conjoint. L exemption s applique toutefois globalement aux soins de santé et aux soins dentaires. Vous ne pouvez être exempté en santé ou dentaire seulement. Les changements d options et de statut ne sont permis qu aux adhésions annuelles, et la «règle de l escalier» s applique : vous ne pouvez monter ou descendre 2 marches à la fois. o Exemple : Si vous avez l option or, vous ne pouvez passer qu à l option argent. Si vous êtes exemptés, vous ne pouvez passer qu à l option bronze. Les adhésions auront lieu à toutes les années, à l automne. Changement d option et/ou statut en tout temps (sans règle de l escalier) lors d un évènement de vie : o Mariage, union civile ou conjoint de fait o Séparation ou divorce o Décès d une personne à charge o Naissance ou adoption d un premier enfant o Terminaison de l admissibilité du dernier enfant à charge o Perte involontaire de la protection du conjoint Dans tous les événements de vie, vous avez 31 jours après la date de l événement pour refaire vos choix, qui seront rétroactifs à la date de l événement. A tout moment durant l année, vous pourrez effectuer les modifications suivantes. (veuillez noter que ces modifications ne vous permettent pas de changer de statut ou d option) : o Changer de bénéficiaire o Ajouter ou enlever un enfant à charge (en excluant le premier et le dernier) o Inscrire ou terminer le statut d étudiant de vos enfants o Modifier votre adresse o Vous inscrire au dépôt direct COMPTE SANTÉ Vos crédits excédentaires seront déposés le 1 er janvier de chaque année dans votre compte santé. Vous pourrez utiliser l argent de votre compte santé pour payer ce qui n est pas couvert par l option que vous avez choisie en soins de santé ou en soins dentaires. Voici quelques règles qui s'appliquent au compte santé : Il n est pas permis de déposer des montants supplémentaires en provenance de votre paye. Seuls les montants fournis par l employeur (crédits excédentaires) peuvent y être déposés. Vous devez utiliser le compte santé dans les 2 années suivant le dépôt. Les sommes non utilisées après 2 ans seront perdues. Au Québec seulement, les montants utilisés seront ajoutés à votre revenu imposable. 2

3 Le compte santé peut être utilisé pour rembourser vos frais et ceux de vos personnes à charge, et ce, même si vous avez une protection individuelle ou si vous êtes couverts par le régime de soins de santé et de soins dentaires de votre conjoint. La définition de personnes à charge est également élargie aux fins du compte santé : toute personne que vous pouvez déclarer comme étant à votre charge sur votre rapport d impôt peut faire l objet d un remboursement de frais sur votre compte santé. Vous aurez une période maximum de 60 jours après la fin de l année civile pour réclamer des frais engagés durant l année précédente dans votre compte santé. Le compte santé est calculé selon votre situation au 1 er janvier de chaque année et ce montant demeure au même niveau pour les 12 prochains mois. Si votre situation change en cours d année (événement de vie, changement de salaire, etc ) et affecte le montant de votre compte santé à la hausse ou à la baisse, le nouveau montant prendra effet seulement le 1 er janvier suivant. Exemple d utilisation Un montant de 400 $ est déposé dans votre compte santé le 1 er janvier En 2015, vous demandez un remboursement en provenance de votre compte santé de 300 $ pour des lunettes. Le solde de 100 $ sera reporté en 2016, en plus de votre nouveau montant de 400 $. Si vous ne faites aucune demande en 2016, le 100 $ reporté de 2015 sera automatiquement effacé au 1 er janvier DESCRIPTION DES PROTECTIONS OFFERTES Assurance vie, DMA et maladies graves *Avec preuves d assurabilité 3

4 Assurance invalidité longue durée Assurance soins de santé 4

5 Assurance soins de santé Assurance soins de santé *Détails dans la brochure 5

6 Assurance soins dentaires COÛTS Un fichier Excel est disponible pour vous aider à calculer votre coût selon les choix effectués. Il est disponible sur le site AIDE RÉFLEXION Examinez la couverture et le coût de la protection offerte par l employeur de votre conjoint. Faites la somme des montants réclamés en soins de santé et dentaires des 12 derniers mois pour l ensemble de la famille. Considérez la possibilité de prendre une protection moindre en utilisant le compte santé pour couvrir certaines dépenses (lunettes, visites chez le dentiste, etc.) Comment adhérer? Aller sur le site Télécharger le formulaire d adhésion et le remplir. Envoyer le formulaire original rempli à l équipe Capital Humain : o Annie Bourassa - bureau de Montréal pour TELECON Inc. o Lia Motevali - bureau de Markham pour TELECON Design o Marisol Gagné bureau de Laval pour AGIR Consultants Si vous demandez un montant d assurance vie facultative, vous devez également remplir le formulaire de preuves d assurabilité de l assureur. Ce formulaire est également sur le site et doit être envoyé chez AGA assurances collectives (voir adresse dans la section Contacts). 6

7 Si vous ne nous faites pas parvenir vos choix, vous serez automatiquement placés dans les options argent (santé et dentaire), selon votre statut actuel (adhésion initiale du 1 er janvier 2016) ou selon le statut individuel (futurs employés) et ne pourrez changer d option qu à la prochaine adhésion annuelle. Que se passe-t-il si? 1. J ai un événement de vie me permettant de refaire mes choix : Aller sur le site et télécharger et remplir le formulaire de changement de statut et d option. 2. Je suis en congé de maternité, paternité ou parental : Si un événement de vie ou une période d adhésion annuelle survient durant un congé de maternité, de paternité ou un congé parental, vous pourrez procéder de la même manière que si vous étiez au travail, en remplissant le formulaire de changement de statut/option ou le formulaire de réadhésion que vous trouverez sur le site 3. Je suis en invalidité : Pendant les périodes d invalidité de courte ou de longue durée, seules les modifications de statut causées par un événement de vie seront permises. Vous aurez 31 jours lors de votre retour au travail pour refaire vos choix. 4. Je suis en congé sans solde : Pendant les périodes de congés sans solde, seules les modifications de statut causées par un événement de vie seront permises. Vous pourrez refaire vos choix à la prochaine réadhésion. 5. Je suis en mise à pied temporaire : Pendant les périodes de mises à pied temporaires, seules les modifications de statut causées par un événement de vie seront permises. Vous pourrez refaire vos choix à la prochaine réadhésion. 6. Mes choix ou statuts sont modifiés en cours d année à cause d un événement de vie et j ai plus (ou moins) de crédits : Tous les coûts seront recalculés selon votre nouvelle situation. Si vous avez de nouvelles déductions salariales, celles-ci s appliqueront à partir de la date de l événement modifiant votre situation. Si votre nouvelle situation crée une variation de votre compte santé, à la hausse ou à la baisse, le nouveau montant prendra effet le 1 er janvier suivant. 7

8 7. Je veux ajouter ou enlever une personne à charge, ou modifier son statut d étudiant : Remplissez les sections appropriées du formulaire de changement de statut/option. IMPORTANT : i. aucune réclamation pour les personnes à charge ne sera acceptée tant que l information les concernant n aura pas été transmise. ii. vous devez aussi renvoyer une preuve de statut étudiant temps plein pour vos enfants de plus de 21 ans à chaque année. Les réclamations seront refusées tant que la preuve de statut étudiant n aura pas été transmise. 8. J ai un changement d adresse, j aimerais demander le dépôt direct de mes remboursements, j aimerais consulter le solde de mon compte santé ou soumettre électroniquement mes demandes de remboursement : Allez sur le site et inscrivez-vous au portail adhérents, où vous pourrez effectuer toutes ces transactions. Les formulaires doivent être envoyés aux endroits suivants. Dans tous les cas, seuls les formulaires originaux doivent être envoyés. Formulaires d adhésion (adhésion initiale, nouvel employé, réadhésion) : o Capital Humain de TELECON Inc., de TELECON Design ou d AGIR Consultants Formulaires de changement de statut/option : o Capital Humain de TELECON Inc., de TELECON Design ou d AGIR Consultants Formulaires de changement de bénéficiaires : o Capital Humain de TELECON Inc., de TELECON Design ou d AGIR Consultants Formulaires de preuves d assurabilité : o AGA assurances collectives CONTACTS Votre nouvel assureur est la Financière Manuvie. Cependant, AGA assurances collectives est l administrateur qui gère le contrat et paie toutes les réclamations de soins de santé et de soins dentaires. Toutes vos demandes d information doivent donc être adressées à AGA assurances collectives, aux numéros suivants : Les heures d ouverture sont de 8 h 30 à 20 h 00, heure de l est. Le service est offert en français et en anglais. Vous pouvez aussi communiquer avec AGA assurances collectives par courriel : ou par la poste à l adresse suivante : AGA assurances collectives 3500 boulevard Maisonneuve Ouest Bureau 2200 Westmount (Québec) H3Z 3C1 8

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