Guide Expert Pour la saisie des demandes d équipements des Centres de Formation d Apprentis

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1 Guide Expert Pour la saisie des demandes d équipements des Centres de Formation d Apprentis Instructions générales La mise en œuvre de cette application comporte 3 étapes principales : 1- Se connecter 2- Saisir un avis dans la ligne de demande via la demande de biens 3- Accès simplifié aux lignes de demandes de biens et aux devis ATTENTION! les requêtes sont configurées pour afficher les demandes que vous n avez pas encore visées. Au fur et à mesure de vos avis, la liste se réduira aux seules demandes qu il vous reste à viser. Il est interdit de modifier les requêtes car elles sont communes à tous les experts ayant le même profil. Si vous souhaitez modifier une requête ou en créer une nouvelle, vous voudrez bien vous adresser à vos correspondants habituels à : 4- Se déconnecter Il n est pas nécessaire de saisir en une seule fois la totalité des avis La sortie de l application est possible à tout moment Ce document a été mis à jour le 25/06/2015 Malgré tout le soin que nous y avons apporté, quelques imperfections peuvent subsister et nous nous en excusons auprès des utilisateurs. Afin de l améliorer, nous vous invitons à faire vos suggestions à l adresse suivante : Par avance, nous vous en remercions. 1

2 SOMMAIRE DES ÉCRANS 1. SE CONNECTER A L APPLICATION IWS Configuration du navigateur Lancement de l application IWS à partir du site Connexion au logiciel IWS des demandes d investissement SAISIR UN AVIS DANS UNE LIGNE DE DEMANDE VIA LA DEMANDE DE BIENS Lancement de la commande Demande de Biens Sélection des Demande de biens de l année Liste des demandes de biens Sélection des lignes de la demande Affichage de la ligne de demande et saisie de l avis Accès aux devis Consultation des pièces jointes Validation de l avis ACCES SIMPLIFIE AUX LIGNES DE DEMANDES DE BIENS Lancement de la commande Vues Lignes de demande de biens La requête La requête expert «Rectorat» Tri sur le «Métier / Formation»... Erreur! Signet non défini. 3.5 Liste des lignes de demandes à viser Affichage de la première Ligne de demande de biens SE DECONNECTER

3 1. SE CONNECTER A L APPLICATION IWS 1.1 Configuration du navigateur a) Pour les ordinateurs utilisant Microsoft Windows XP Dans le menu Outils, sélectionner «Bloqueur de fenêtre publicitaire intempestive», S il est activé, Désactiver le bloqueur de fenêtre publicitaire intempestive b) Pour tous les ordinateurs se connectant à l application IWS Dans le menu Outils, sélectionner «Options Internet» Dans l onglet Sécurité, sélectionner «Sites de confiance» et cliquer sur le bouton Sites 3

4 Dans la fenêtre Ajouter ce site Web à la zone : Cliquer sur le bouton Ajouter puis Fermer 1.2 Lancement de l application IWS à partir du site Cliquer sur le Domaine d intervention «MA REGION ET MOI» puis Cliquer sur le Domaine d intervention «Education, formation et jeunesse» puis Cliquer sur le Domaine d intervention «Nous sommes un CFA» 4

5 Utiliser l ascenseur pour accéder à «Investissements dans les CFA» puis cliquer sur «Faire sa demande d investissements en ligne» 5

6 Au bas de cette page, se trouvent les documents à télécharger : - Plan prévisionnel d investissements à 5 ans - Etat détaillé des factures réglées pour paiement du solde de subvention - Guide de saisie pour les Experts - Guide de saisie pour les CFA - et l adresse où nous contacter : 1.3 Connexion au logiciel IWS des demandes d investissement Saisir le Matricule de l expert et le Mot de passe Cliquer sur Se connecter ou Entrer sur le clavier. Attention! L affichage de l écran suivant peut prendre 20 à 30 secondes. Lors de la première connexion, rien n est listé en dessous de Mes favoris. Au fur et à mesure de l utilisation des différents menus et sous-menus, ils figureront dans la liste. 6

7 2. SAISIR UN AVIS DANS UNE LIGNE DE DEMANDE VIA LA DEMANDE DE BIENS 2.1 Lancement de la commande Demande de Biens Aller dans le menu Gestion puis Demande de biens A la prochaine connexion la fonction Demande de biens sera dans la liste mes favoris, il sera donc possible de cliquer sur l icône. 2.2 Sélection des Demande de biens de l année Saisir l année du plan d équipement des CFA AAAA* (2015* pour exemple) puis cliquer sur Lancer la recherche. 7

8 2.3 Liste des demandes de biens Cocher la case Demandes de biens pour sélectionner l ensemble des demandes ou cocher les demandes souhaitées puis cliquer sur Sélectionner. Attention! La page ne peut afficher qu un maximum de 50 demandes de biens. S il y a plus de 50 demandes, (exemple : 97 demandes), il faut se déplacer dans les pages au moyen des flèches bleues en haut de l écran. 8

9 2.4 Sélection des lignes de la demande Cocher la case Lignes de demande pour sélectionner l ensemble des demandes puis cliquer sur Propriété. Dans l exemple il y a deux demandes de sélectionnées. 2.5 Affichage de la ligne de demande et saisie de l avis Cliquer sur la flèche pour afficher les 3 propositions et saisir un avis circonstancié. 9

10 2.6 Accès aux devis Préalablement à votre avis, vous devez consulter les devis. Cliquer sur Pièces jointes. 2.7 Consultation des pièces jointes Sélectionner les Pièces jointes indiquées dans la ligne de demande et cliquer sur Propriété. S il y a plus de 50 pièces jointes on se déplace avec les flèches bleues. Il est possible d ouvrir une pièce jointe en cliquant dessus. 10

11 2.8 Validation de l avis Cliquer sur Enregistrer pour valider l avis. Faire de même sur les autres lignes de demande en utilisant les ascenseurs. 11

12 La commande OUTILS vous ouvre les fonctions suivantes : La commande Valider et retour valide les modifications en cours et revient au niveau supérieur, soit à la demande de biens (ensemble des lignes d une campagne) soit à la liste des lignes de demande de biens en fonction du chemin utilisé. La commande Annuler et retour efface les modifications en cours et revient au niveau supérieur. 3. ACCES SIMPLIFIE AUX LIGNES DE DEMANDES DE BIENS 3.1 Lancement de la commande Vues Lignes de demande de biens Aller dans le menu Vues puis Vue Lignes de demande de biens A la prochaine connexion la fonction Vue Lignes de demande de biens sera dans la liste mes favoris, il sera donc possible de cliquer sur l icône. 12

13 3.2 La requête Nous sommes ici sous une connexion avec un profil ANFA, il existe une requête différente par type de profil. La requête «Rectorat» est détaillée dans les pages qui suivent car elle permet le tri sur le «Métier / Formation». Les requêtes des autres experts n ont pas l utilité de ce tri, mais fonctionnent de manière identique. 3.3 La requête expert «Rectorat» Campagne : permet de sélectionner les campagnes d une année voulue. Visa Rectorat : La Région souhaite un avis du Rectorat. Avis Rectorat : Vide car nous souhaitons avoir la liste des lignes non encore renseignées. Métier / Formation : Choisir le Métier / Formation en fonction du type d expertise à apporter. 13

14 3.4 Tri sur le «Métier / Formation» Cliquer sur la Loupe pour rechercher la liste des «Métier / Formation». Sélectionner le Métier / Formation en double cliquant dessus et se servir de l ascenseur pour avoir accès à l ensemble des «Métier / Formation». 14

15 Vous pouvez aussi vous positionner sur le Métier / Formation choisi et cliquer sur la touche Sélectionner Puis cliquer sur la touche Exécuter 15

16 3.5 Liste des lignes de demandes à viser Sélectionner l ensemble des lignes de demande et cliquer sur Propriétés. ATTENTION! Certaines listes de lignes de demandes comportent plus de 50 lignes et figurent sur plusieurs pages. Il faut utiliser les flèches bleues pour changer de page et sélectionner les lignes suivantes. 16

17 3.6 Affichage de la première Ligne de demande de biens Préalablement à votre avis, vous pouvez consulter les devis selon la référence indiquée dans les pièces jointes. Voir la consultation des pièces jointes au paragraphe 2.7. Le passage à la ligne suivante se fait au moyen des flèches bleues, et ce, jusqu à la dernière. Au fur et à mesure des avis saisis, les lignes disparaissent de la liste de la requête. Ne restent que les lignes n ayant pas encore reçu d avis. 4 SE DECONNECTER Pour quitter l application, il faut cliquer sur le chevron noir puis Quitter 17

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