Plan de management DG services généraux Comité consultatif du 24 octobre 2012

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1 Plan de management DG services généraux Comité consultatif du 24 octobre 2012 Véronique Berthot - DG Services Généraux

2 OS 1: Une chaîne alimentaire plus sûre

3 OO 1.1 : L'expression péjorative de «malus» sera abandonnée et le malus sera incorporé dans la contribution annuelle de base des opérateurs sans système d autocontrôle certifié (S.A.C.) La répartition du montant par secteur sera également revue Un AR modifiant l AR contributions actuel sera publié au plus tard le 31/12/2012 et sera confirmé par une loi avant le 31/12/2013

4 OS 2: Une agence acceptée par les opérateurs et reconnue par la société et les consommateurs en particulier

5 OO 2.1: Par des contrôles ciblés, améliorer l exactitude des déclarations des opérateurs KPI annuel à partir de 2012 : contrôle de 10% des opérateurs silencieux KPI annuel à partir de 2012: contrôle de 100% des opérateurs qui déclarent ne pas avoir d activités AFSCA mais disposent d un SAC validé KPI annuel à partir de 2012: contrôle de 100% des opérateurs qui bénéficient d un bonus mais n ont pas reçu de formulaire de déclaration l année précédente.

6 OO 2.2: Foodweb devient le point d entrée unique pour les opérateurs. Pour la campagne 2012, les opérateurs utilisent foodweb pour accéder à l application de déclaration AFSCAFIN Réalisé

7 OO 2.3 Développement d un nouveau design unique pour l application foodweb Actuellement 2 design différents pour foodweb et AFSCAFIN Pour fin 2012 : réalisation d une étude ergo-design pour améliorer le «look and feel» de FOODWEB Pour la campagne de contribution 2014, le web design est adapté

8 OO 2.4: Réalisation d une étude en vue de faciliter l accès à FOODWEB via e-id, en collaboration avec FEDICT Pour la campagne de contributions 2015, utilisation exclusive de e-id pour l accès à FOODWEB

9 OO 2.5: Raccourcir les délais de paiement des factures des fournisseurs Monitoring mensuel, rappels avant fin du délai de 30 jours KPI 85% des factures sont payées endéans les 30 jours de leur réception KPI 99% des factures sont payées endéans les 50 jours de leur réception.

10 OO 2.6 Raccourcir les délais de paiement des vacations vétérinaires par une automatisation du processus de paiement KPI à partir du 30/04/2013, min 90% des vacations sont introduites et traitées de manière automatique KPI à partir du 30/04/2013, 100% des vacations conformes sont payées dans les 10 jours suivant la réception des fichiers de ARSIA et DGZ

11 OO 2.7: Améliorer la qualité des données pour les factures FONDS et ainsi réduire le pourcentage de plaintes KPI 2013 (campagne 2012) et 2014 (campagne 2013): en moyenne, max 3% de plaintes sur les factures envoyées. KPI 2012(campagne 2011):10% réalisé: 4,63%

12 OO2.8 : Adaptation des tarifs «expertises» suite à une utilisation plus efficace des CDM dans les abattoirs. - Déterminer la méthodologie définitive pour fin décembre 2012 (DGC) - Proposition d adaptation des rétributions pour le 31 mars Adaptation de l AR rétributions pour le 31 mars 2014.

13 OO2.9: Développement d une nouvelle application pour la gestion des amendes administratives Pour fin 2012, mise en production de la nouvelle application Pour fin 2014, mise en production des interfaces avec les autres applications Pour fin 2014, automatisation de certaines procédures

14 OO2.10: Fournir aux clients internes un service ou un produit répondant aux attentes et respectant le délai convenu Elaborer des SLA pour toute commande nécessitant la rédaction d un cahier des charges KPI : pour 100% des commandes nécessitant la rédaction d un cahier des charges, un SLA est élaboré KPI : en 2012 : dans min 60% des cas, les délais fixés dans les SLA sont respectés KPI : en 2013 et 2014 : dans 70% des cas ; les délais fixés sont respectés

15 OO2.11: Parvenir à une gestion intégrée des déchets dans les UPC Pour début avril 2013, publication d un cahier des charges pour un appel d offre général Pour début octobre 2013, attribution du marché Pour fin 2013, implémentation de la nouvelle gestion dans les différentes UPC

16 OO2.12: Outsourcing progressif des tâches de nettoyage au sein du FSC Remplacement des technicien( ne)s de surface qui quittent l AFSCA ou changent de fonction par une firme externe. Pour fin septembre 2012 publication du cahier des charges Pour mi février 2013 attribution du marché Pour début avril 2013 démarrage de la mission

17 OS 2.13: Extension de la méthode LEAN à l ensemble des services généraux : Financement Juridique P&O 2013: ICT Logistique 2014: Budget et contrôle de gestion KPI FIN: Actuellement > 80% demandes ou plaintes des opérateurs sont traitées dans les 15jours

18 OS 3: La simplification administrative

19 OO 3.1: L avant-projet de loi alimentaire menant à la fusion de 8 lois et un arrêté loi entamera le parcours parlementaire en Pour fin septembre 2013, la loi devrait être publiée au Moniteur

20 OO3.2: Développement dans FOODWEB d une interface de déclaration contribution en interaction avec les données de BOOD Pour la campagne de déclaration 2015, les opérateurs ne remplissent plus de formulaire de déclaration mais valident leurs données présentes dans BOOD qui seront utilisées pour la facturation de la contribution annuelle.

21 OS 5: Un plan informatique ambitieux

22 Le département informatique de l agence doit délivrer rapidement de nouvelles solutions ou des adaptations de l existant, tout en fournissant des services de qualité, le tout à un coût raisonnable et conforme aux bonnes pratiques en matière de sécurité. Pour ce faire, il met en place une organisation, des méthodologies et des processus de gestion uniformes et intégrés avec ceux de ses clients.

23 La structure informatique actuelle de l AFSCA est la suivante : BCE FIN FOOD SANITEL (animaux) BELTRACE (abattoirs) BOOD Operateurs FOODWEB Public : agr-autor.enreg. Privé : résultats Financement FOOD LIMS Analyses FOODNET Inspections

24 Outre l énergie consacrée à la maintenance normale, des efforts spécifiques seront consacrés aux applications ou projets suivants : Datawarehouse, Dynamo ( checklistes dynamiques), ABAA (amendes administratives), FOODWEB, NARVAL ( gestion normes et limites d actions), RAB ( arbres des activités), FINFOOD ( nouvelle application facturation), BECERT (délivrance des certificats digitaux),larex ( échanges électroniques des résultats de labo entre AFSCA et labos externes+ base de données centrale avec tous les résultats),

25 OO5.1: Mise à disposition d un DMS répondant au mieux aux besoins actuels et futurs de l AFSCA Pour fin mai 2013, la solution DMS est installée et intégrée dans l infrastructure existante. OO5.2: Définir et implémenter une nouvelle architecture informatique de référence. Pour fin 2013 migration de l architecture existante vers l architecture de référence.

26 OO5.3: Définir une nouvelle méthodologie pour le fonctionnement du PMO Pour fin 2012, une nouvelle méthodologie est validée et implémentée OO5.4: Optimaliser la gestion de projets et le portefeuille de projets Pour octobre 2013, une nouvelle méthodologie est validée et implémentée KPI : lors de 85% des réunions ICT programma directie ( avec le comité de direction restreint) le planning stratégique est mis à jour et présenté. KPI : pour 100% des projets qui démarrent un business case existe.

27 OO5.5 et O O5.6 : Mise à jour des systèmes informatiques 5.5 Pour fin juin 2013, migration des PC et portables des utilisateurs vers Windows Pour fin septembre 2013, migration d exchange 2003 vers une nouvelle solution

28 OO5.7: Amélioration de la gestion de l externalisation Pour fin octobre 2012, développer des outils d aide à la décision : outsourcer ou pas Pour fin octobre 2012, créer une check-liste pour la rédaction des cahiers des charges d outsourcing Pour fin 2013, développer une méthodologie de gestion des missions outsourcées

29 OO5.8: Mise en place de services de ( télé-) communication modernes Pour fin 2012, couverture WI-FI au FSC dans les bureaux des DG et des salles de réunion puis à déployer dans les labos et les UPC Pour fin juillet 2013, intégration des tablettes et smartphones dans le Group ware Pour fin août 2013, installation de la vidéo conférence dans les différents sites de l AFSCA

30 OS 8: L extension de l autocontrôle dans la chaîne alimentaire

31 OO 8.1 : Pour début mars 2012, élaboration de propositions concrètes soumises au cabinet Réalisé le 27 février 2012 OO8.2 : Passer à un tarif unique pour les audits de validation des SAC réalisés par nos agents Un AR modifiant l AR rétributions actuel sera publié au plus tard le 31/12/2012

32 OS 9 : Une gestion moderne des ressources humaines

33 OO9.1: Redynamiser les cercles de développement Avant fin décembre 2012, organisation d une formation «refresh» pour les chefs fonctionnels Avant fin 2012 puis annuellement, organisation d une formation pour les nouveaux chefs fonctionnels Pour fin septembre 2012, mise à disposition de rapports intéressants pour les chefs fonctionnels ( formations, absences )

34 Pour fin 2013, implémentation d une méthodologie pour faire remonter les besoins en formation qui découlent des entretiens vers le plan global de formation Fixation de KPI : pour le 31/12/2012 :100% des agents ont eu un entretien en 2011 ou 2012 ; pour le 31/12/2013 :100% ont eu un entretien d évaluation en 2012 ou 2013 puis à partir de 2014 : la fréquence des entretiens est respectée pour 100% des agents. Pour ce faire : suivi mensuel du % et rappels à partir d octobre.

35 OO9.2: Attirer de nouveaux talents par des procédures de sélections plus rapides et plus efficaces Mise à disposition du management d un nouveau tableau de bord avec un délai fixé pour chaque étape et à partir de 2013 on pourra définir un KPI : % d étapes réalisées dans les délais Pour fin 2012, identification des fonctions critiques

36 OO9.3: Attirer de nouveaux talents en communiquant activement participation à différentes bourses à l emploi, foires et expositions afin de renforcer notre image d employeur attractif et d inspirer les jeunes talents à venir nous rejoindre : KPI min 2 activités par an création d un partenariat avec les universités et hautes écoles notamment pour l accueil de stagiaires candidats potentiels : KPI min 2 stagiaires par an sur des vacances de postes difficiles à pourvoir réalisation de supports de recrutement ( affiches ) à placer dans le stand de l AFSCA lors de foires ou expositions pour le 31/12/2012

37 OO9.4: Développement des compétences Poursuite d une politique de formation ambitieuse traduite dans un plan global de formation annuel ( GOP). Le GOP doit être validé avant le 31 décembre 2012 de l année qui précède. Pour fin 2014, réalisation d un trajet de formation pour les futurs middle managers Pour fin 2013, réalisation d'un trajet de "high potentials"

38 OO9.5: Réduire les délais de traitement des dossiers du personnel : KPI : pour 90% des demandes introduites dans les délais légaux, le projet de réponse est finalisé au plus tard 12 jours ouvrables avant la prise d effet KPI : pour 90% des demandes introduites hors délai ou sans délais légaux précisés, le projet de réponse est finalisé au plus tard 12 jours ouvrables avant la prise d effet ou dans les 10 jours ouvrables suivant la demande

39 OO9.6: Introduction des données historiques de carrière des agents dans Capelo ( pensions) KPI : fin 2012 : les données sont introduites pour 100% des agents qui ont déjà demandé leur pension pour 2013 ou qui ont atteint l âge de 60 ans au 31/12/2012 KPI : fin 2015 : les donnés sont introduites pour 100% des agents

40 OO9.7: Passage progressif du fix au flex Pour fin 2012, publication d une note de service précisant les conditions indispensables à une bonne organisation du télétravail.

41 OO9.8: Veiller à maintenir le réseau des directeurs P&O des OIP créé en KPI Organiser au minimum 4 réunions par an.

42 OO9.9: Achat et implémentation d une application FMIS en vue de gérer les process de facility management d une manière efficiente et professionnelle Pour fin 2012 achat de l application Pour fin 2013 l application est implémentée

43 OO9.10: Re-engineering FINFOOD ( application pour la facturation) Pour fin 2014, mise en production d une nouvelle application FINFOOD

44 OO9.11: Fournir un service unique pour la location et l entretien des vêtements de travail pour les contrôleurs, laborantins, collaborateurs techniques Pour fin janvier 2014, élaboration du cahier des charges Pour mi-septembre 2014, attribution du marché Pour fin octobre 2014, démarrage du nouveau système

45 O O9.12: Renforcer la mobilité interne et les échanges entre collègues. Principalement pour les niveaux A entre les services centraux et les services extérieurs afin de conforter l expérience de chacun. Soumettre un projet de note au comité de direction de décembre 2012

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