Syllabus BOB 50 «Pas à pas» Missions fiduciaires : Mode Expert

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1 Syllabus BOB 50 «Pas à pas» Missions fiduciaires : Mode Expert

2 Table des matières Le mode "Expert" Audit Comptable Notes d audit Effacement des écritures Décentralisation des écritures Les droits d accès au mode "Expert" Sage - BOB 50 - Juin 2009 p. 2 / 19

3 Le mode "Expert" En tant que professionnel de la comptabilité, vous connaissez mieux que quiconque les prescrits et obligations de votre profession. Vous gérez la comptabilité et corrigez les comptes, vous informez la société de la situation financière, économique et fiscale et accomplissez bien d autres tâches. Votre rôle se centre peut-être sur le contrôle des comptes ou au contraire vous demande d administrer complètement les comptes des entreprises clientes sur votre propre site. Homme de l art, vous disposez de compétences spécifiques. Sage a donc décidé de vous offrir des possibilités particulières, qui vous sont réservées et qui vous permettront d intervenir sur des documents comptabilisés pour que vous puissiez corriger d éventuelles erreurs d encodage telles que des problèmes liés à des imputations comptables ou des ventilations TVA erronées. En activant le mode "Expert", inclus dans la version BOB 50, vous disposerez de nouvelles possibilités dans un menu réservé aux experts : 1. Audit comptable 2. Notes d audit 3. Effacement des écritures 4. Décentralisation des écritures Ces 4 fonctions du mode "Expert" sont commentées dans les pages suivantes. Sage - BOB 50 - Juin 2009 p. 3 / 19

4 1. Audit Comptable En tant que comptable ou Expert-comptable, une de vos tâches principales consiste à vérifier l exactitude des comptes et le bon respect des procédures. Grâce à la fonction «Audit Comptable», vous pouvez réaliser ces contrôles ainsi qu un rapport clair et détaillé en un seul clic. Vous pouvez atteindre cette fonction via le mode "Expert" dans l'onglet «Comptabilité & Finances». Sur cet écran, vous pouvez sélectionner les contrôles que vous souhaitez effectuer. Pour certains contrôles, il est possible d'adapter les paramètres. Vous vous déplacez facilement à travers les différents contrôles. Pour les contrôles qui sont paramétrables, vous visualisez en bas de l écran les adaptations possibles. Par exemple, le nombre de jours pour le contrôle des comptes clients ouverts. Sage - BOB 50 - Juin 2009 p. 4 / 19

5 À côté d'une série de contrôles standards, vous pouvez aussi effectuer des contrôles personnalisés. Sage - BOB 50 - Juin 2009 p. 5 / 19

6 Vous pouvez personnaliser vos contrôles en fonction: - Du solde des comptes - Des postes ouverts des comptes - De l historique des comptes - Du sens des comptes Pour les contrôles personnalisés, vous pouvez définir les comptes que vous souhaitez contrôler. Sage - BOB 50 - Juin 2009 p. 6 / 19

7 Pour ajouter le compte que vous souhaitez contrôler, cliquez sur. Sage - BOB 50 - Juin 2009 p. 7 / 19

8 Dans la partie gauche, sélectionnez le compte souhaité. Grâce aux flèches, vous envoyez la sélection dans la partie droite de l écran. Après avoir encodé les informations, vous pouvez générer et imprimer le rapport d audit comptable en un clic via Vous pouvez imprimer ce rapport ou l exporter dans un fichier Pdf ou Excel via les boutons situés à droite de l'écran de sélection. Sage - BOB 50 - Juin 2009 p. 8 / 19

9 2. Notes d audit Pendant le contrôle des comptes de vos clients, il vous est parfois nécessaire d ajouter une note spécifique dans un dossier. Ces notes doivent pouvoir être consultables à tout moment. Grâce au mode "Expert", vous pouvez enregistrer pour une période déterminée, une note sur un document, un journal, un compte général ou un tiers. Vous pouvez ajouter une note d'audit au niveau de la consultation des historiques des clients, des fournisseurs et des comptes généraux ainsi qu'au niveau des données signalétiques. Comment puis-je ajouter une note d Audit dans un dossier? Au niveau de l'information, utilisez le clic droit de votre souris pour consulter le menu contextuel et choisissez l option «Notes d'audit». Sage - BOB 50 - Juin 2009 p. 9 / 19

10 Pour l ajout d une note, vous avez 3 possibilités : 1. Vous ajoutez vous-même une note Cliquez sur l icône pour ajouter une note d audit et les commentaires. 2. Vous ajoutez un nouveau document de type Word, Excel ou TXT en pièce jointe. Cliquez sur l icône et choisissez le menu suivant. Sage - BOB 50 - Juin 2009 p. 10 / 19

11 3. Vous liez un document existant à une note d audit. Vous devez cliquer sur l icône et choisir le menu suivant. Sélectionnez le document que vous souhaitez directement lier. Vous pouvez consulter à tout moment, toutes les notes d audit pour une période ou un exercice fiscal déterminé. Vous pouvez les imprimer et constituer facilement un dossier fiscal. La consultation des notes d audit Vous pouvez consulter les notes d audit via le menu Expert / Notes d'audit / Consultation. Vous pouvez sélectionner la période pour laquelle vous souhaitez consulter la note d audit. Sage - BOB 50 - Juin 2009 p. 11 / 19

12 L impression des notes d audit Vous pouvez imprimer les notes d audit via le menu Expert / Notes d audit / Impression. Sage - BOB 50 - Juin 2009 p. 12 / 19

13 3. Effacement des écritures Sans doute, vous est-il déjà arrivé qu un client ait comptabilisé un extrait de compte dans la mauvaise période ou qu il ait passé deux fois une même opération et que vous constatiez le problème après que les écritures aient été validées. La fonction "Effacement des écritures" va vous permettre de remédier à cette désagréable situation. Le mode "Expert" vous permet d'effacer ces écritures et, si nécessaires, de les réencoder. Vous aurez naturellement bien soin de mesurer les conséquences de cette opération sur le dépôt des documents officiels tels que la déclaration TVA,... et de prendre toutes les dispositions nécessaires vis-à-vis de l administration. Nous vous rappelons que BOB 50 vous offre des facilités très importantes pour contrôler la concordance entre les déclarations TVA et le chiffre d affaires. Une option intitulée "Concordance TVA - Chiffre d affaires" est accessible via le menu "Déclarations". Après la suppression d un ou plusieurs documents, vérifiez la cohérence des numéros des documents et vérifiez dans le point "Liste des journaux" du menu configuration de la comptabilité, la numérotation qui sera proposée lors du prochain encodage. Comment puis-je supprimer une écriture avec le mode "Expert"? 1. Sélection en mode consultation Choisissez le menu "Expert" / Effacement des écritures / Sélection en mode consultation Vous sélectionnez le document à effacer et le supprimez via le menu contextuel (clic droit de la souris), le raccourci ALT+G ou les engrenages. Attention : Il se peut qu'après avoir effacé un document, la numérotation ne soit plus successive. Sage - BOB 50 - Juin 2009 p. 13 / 19

14 2. Sélection multiple Choisissez le menu "Expert" / Effacement des écritures / Sélection multiple Vous arrivez sur un assistant dans lequel vous pouvez sélectionner le journal et la période pour lesquels vous souhaitez effacer les imputations. Sage - BOB 50 - Juin 2009 p. 14 / 19

15 4. Décentralisation des écritures Si vous constatez des erreurs d encodage sur des écritures qui ont déjà été validées et qui ont donc mouvementé les comptes généraux, vous pouvez en tant qu expert décentraliser ces écritures et les modifier directement. Choisissez dans le mode "Expert" l option "Décentralisation des écritures". Les deux possibilités de sélection, par le mode consultation ou par l assistant, sont disponibles. Après cette manipulation, vous retrouverez l écriture dans le journal temporaire d encodage et pourrez librement rectifier les erreurs commises. De la même façon que pour les effacements d écritures, vous aurez naturellement bien soin de mesurer les conséquences de cette opération sur le dépôt des documents officiels tels que la déclaration TVA,... et de prendre toutes les dispositions nécessaires vis-à-vis de l administration. Comment décentraliser des écritures avec le mode "Expert"? 1. Sélection du mode consultation Choisissez le menu "Expert" / Décentralisation des écritures / Sélection en mode consultation Vous obtenez le sommaire des journaux en mode consultation et via le menu contextuel (clic droit de la souris), vous «décentralisez le document» ou utilisez le raccourci ALT+G. Vous pouvez également choisir directement la deuxième option «décentraliser le document et ouverture de l encodage». De cette façon, vous arrivez directement dans le document et pouvez effectuer les adaptations nécessaires. Attention : Il se peut qu'après avoir effacé un document, la numérotation ne soit plus successive. Sage - BOB 50 - Juin 2009 p. 15 / 19

16 2. Sélection multiple Choisissez le menu "Expert" / Décentralisation des écritures / Sélection multiple. Vous arrivez sur un assistant dans lequel vous pouvez sélectionner le journal et la période pour lesquels vous souhaitez effacer les imputations. Toutes modifications au niveau des bilans sont automatiquement actualisées. Sage - BOB 50 - Juin 2009 p. 16 / 19

17 Les droits d accès au mode "Expert" Pour obtenir l'accès au mode "Expert", l'utilisateur doit avoir les droits d'accès nécessaires. Au niveau du dossier Vous pouvez activer le mode "Expert" via le menu Configuration Générale / Paramétrage / Options. Vous trouverez l'option dans Généralités / Dossier. Sage - BOB 50 - Juin 2009 p. 17 / 19

18 Au niveau de l utilisateur Vous pouvez accorder l'accès au mode "Expert" pour l'utilisateur système via le profil SUPERUSER dans le BOBSystem.exe. Pour les autres utilisateurs, vous pouvez créer un profil spécifique p.ex. «MODEEXPERT» pour accorder un accès au mode "Expert". Vous pouvez créer un nouveau profil via le menu Fichier / Profils d'utilisateur : Sage - BOB 50 - Juin 2009 p. 18 / 19

19 Si le profil est «MODEEXPERT», les utilisateurs peuvent avoir accès au mode "Expert" via le menu Fichier / Droits d'accès. Si les droits nécessaires ont été accordés, vous devez à nouveau vous connecter avec l'utilisateur dans le BOB 50 (Expert). Vous pouvez activer le mode "Expert" via un clic droit et sélectionner l'option Avancé / Mode expert. Après avoir activé le mode "Expert", l onglet «Expert» apparaît dans la barre de menu et vous pouvez ainsi accéder à toutes les options de ce mode. Sage - BOB 50 - Juin 2009 p. 19 / 19

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