PING TOUR Communication et Promotion. Document de travail à destination des organisateurs

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1 PING TOUR 2014 Communication et Promotion Document de travail à destination des organisateurs

2 Les Objectifs Faire venir : entre 1000 et 2000 participants, en priorité des non-pongistes ou des pratiquants occasionnels. Faire Savoir : Communiquer sur le Ping Tour et le tennis de table AVANT-PENDANT-APRES l événement. Saisir l opportunité pour faire parler de notre sport. Ping Tour

3 Fonctionnement Le Pôle Communication de la FFTT vous soutient et vous accompagne dans vos démarches, dans le but d instaurer une vraie cohérence de communication sur les différentes étapes de la tournée du Ping Tour. Marie-Paule, Jérémy, Emmanuel et moi-même sommes à votre disposition via l adresse Martin Soulard sera notre point de contact. N hésitez pas à nous faire part de vos initiatives, nous pourrons les valoriser sur les différents supports de communication de la fédération. J attire, également, dès maintenant votre attention sur un point important : Le visuel du PING TOUR 2014 est commun à toutes les étapes. Par respect des droits de propriété littéraire et artistique des auteurs, ces visuels ne peuvent être dénaturés. Seuls les informations pratiques (Ville, lieu, date...) et l ajout de 4 logos partenaires sont autorisés. Afin de respecter cet engagement, nous vous demandons de faire VALIDER TOUS LES VISUELS par les services de la FFTT avant impression ou utilisation. Cette procédure via l envoi par mail ) d un PDF basse définition est extrêmement rapide. Merci pour votre compréhension. Ping Tour

4 Les outils La fédération met à disposition plusieurs outils et supports de communication. La répartition des rôles sur chacun de ces outils est détaillée dans le rétro-planning COMMUNICATION PING TOUR. Les outils ci-dessous, s ils sont bien exploités, se suffisent à eux-mêmes. Il n est pas nécessaire d en créer d autres (sauf opportunités locales) au risque de se disperser et de ne plus pouvoir tout alimenter. Affiches & Flyers informations sur les sites locaux Réseaux sociaux Flyers Bannières WEB Communiqués de presse Accès aux supports de communication et informations : GOOGLE DRIVE : Ping Tour

5 Les outils dans GOOGLE DRIVE Google drive est un espace de stockage de documents sur internet. Cet espace vous permettra de récupérer des documents, mais également d en déposer (logos ) Logos (FFTT, Ping Tour, partenaires ) Affiches personnalisables (fichiers sources) Outils Web (bannières ) Archives Mondial Ping Tour 2013 (photos, vidéos..) Documents utiles Accès GOOGLE DRIVE : Ping Tour

6 1 outil de suivi : le rétro planning 5 périodes de travail : Planification 2. Réalisation 3. Relances 4. Jour J 5. Remerciements, bilan Pour chacune de ces périodes, une liste d actions (non exhaustive) est listée dans le rétro planning. Pour chaque action, les obligations sont rappelées, des conseils, des idées et des bonnes pratiques sont listées (n hésitez pas à nous faire part de vos bonne idées). Sur la page suivante, vous trouverez un exemple de suivi. Ping Tour

7 Exemple de suivi des tâches Planification : Supports de com Répartition des rôles FFTT/OL (Organisateur local) Réservation d'espaces publicitaires auprès des villes, CG, Régions (journaux locaux, panneaux d'affichages, sites internet ) par OL. Proposer par exemple le LOGO du Ping Tour + PHOTOS d ARCHIVES + 1 texte de présentation (cf. outils à disposition). Personnalisation des affiches et flyers, bannières WEB par OL. 1 affiche uniforme pour toutes les étapes. FFTT envoie fichier source pour personnalisation par OL du FORMAT, LIEU, DATE + 4 LOGOS PARTENAIRES. Impression des supports PRINT. FFTT fournit les flyers. OL se charge de l'impression des affiches aux différents formats en fonction des opportunités. Devis : environ 250 pour 200 affiches 40x60 (ou 400 euros pour 1000 exemplaires) Promotion sur les réseaux sociaux (facebook ) FFTT crée 1 page officielle «PING TOUR» + 1 événement par étape. OL anime événement et interagit avec la page Ping Tour

8 Contacts Morgane LE GALL : Responsable Communication FFTT Jérémy VALLEE : Rédacteur Emmanuel SIMON : Graphiste Marie Paule MONTAGUT : Ping Pong Mag GOOGLE DRIVE : Ping Tour

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