GESTION DES INSTITUTS DE CATÉGORIE 1 RELATIFS À L ÉDUCATION. Résumé

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1 Conseil exécutif Cent quatre-vingt-dix-septième session 197 EX/15 PARIS, le 10 août 2015 Original anglais Point 15 de l'ordre du jour provisoire GESTION DES INSTITUTS DE CATÉGORIE 1 RELATIFS À L ÉDUCATION Résumé Conformément à la résolution 37 C/14 et à la décision 196 EX/7, la Directrice générale présente au Conseil exécutif des informations actualisées sur la gestion des instituts de catégorie 1 relatifs à l éducation, en application des recommandations formulées à l issue de l examen complet des instituts de catégorie 1 relatifs à l éducation effectué par le Service d évaluation et d audit (IOS). Les incidences financières ou administratives découlant du présent document sont couvertes dans le document 37 C/5. Action attendue du Conseil exécutif : décision proposée au paragraphe 29.

2 197 EX/15 I. CONTEXTE 1. En 2012, un examen complet du réseau des six instituts de catégorie 1 relatifs à l éducation 1 a été mené conjointement par le Secteur de l éducation et le Service d évaluation et d audit (IOS) de l UNESCO afin que l Organisation trouve des moyens d en améliorer la gestion (191 EX/22.INF). En outre, dans son rapport sur la gouvernance et le reporting financier des instituts de catégorie 1 de l UNESCO (195 EX/23 Partie I), le Commissaire aux comptes a mis en évidence plusieurs difficultés relatives aux mécanismes de gouvernance des instituts, aux problèmes opérationnels et budgétaires, et au concept d autonomie. 2. En prenant en compte les recommandations d IOS et du Commissaire aux comptes 2, le Secteur de l éducation a réalisé des progrès constants dans l amélioration de la gestion des instituts de catégorie 1 relatifs à l éducation, progrès dont le Conseil exécutif et la Conférence générale sont tenus informés par la Directrice générale depuis 2013 (191 EX/17, 37 C/52 et 196 EX/5 (IV) (A)). Dans le présent rapport, la Directrice générale rend compte des nouveaux progrès accomplis en donnant suite aux recommandations d IOS concernant les instituts de catégorie 1 relatifs à l éducation. Le présent rapport et les observations formulées par le Conseil exécutif à ce sujet seront présentés à la Conférence générale à sa 38 e session 3. II. AUTONOMIE FONCTIONNELLE DES INSTITUTS DE CATÉGORIE 1 3. Le Secteur de l éducation souscrit pleinement au point de vue exprimé par le Commissaire aux comptes selon lequel «l autonomie n est pas l indépendance et la supervision n est pas la mise sous tutelle», qui a guidé le processus actuel d amélioration de la gestion des instituts de catégorie 1 relatifs à l éducation. 4. Le Secteur de l éducation a continué de mettre en pratique le concept d autonomie fonctionnelle dans les trois domaines suivants : (i) gestion et coordination du programme ; (ii) administration et gestion financière et budgétaire ; (iii) gestion des ressources humaines. Cette démarche a été menée en coopération étroite avec les instituts et les services internes et de soutien du programme, à savoir le Bureau de la planification stratégique (BSP), le Bureau de la gestion financière (BFM), le Bureau de la gestion des ressources humaines (HRM) et la Division de la gestion des connaissances et des systèmes d information (KMI). Gestion et coordination du programme 5. En réponse à l examen conjoint mené par le secteur et IOS en 2012 ainsi qu aux recommandations du Commissaire aux comptes, des efforts considérables ont été accomplis depuis 2013 pour harmoniser les orientations programmatiques des instituts conformément au C/5, en vue de rendre plus transparente la répartition des tâches entre les instituts et le Siège et entre les instituts, tout en développant des synergies entre les différentes entités chargées de l exécution. En parallèle, la situation financière difficile de l Organisation, et en particulier des instituts, a entraîné une rationalisation des rôles visant à utiliser les ressources de façon plus efficace. 6. Cette démarche a été clairement mise en œuvre pendant la préparation des plans de travail pour le 37 C/5, au moment où les activités du Siège et des instituts ont été planifiées, en coordination étroite, lors de réunions de planification stratégique spécifiques, organisées par domaine thématique et présidées par l ADG/ED. Elle a ensuite été perfectionnée en mettant en L Institut Mahatma Gandhi d éducation pour la paix et le développement durable (MGIEP) n était pas opérationnel au moment de l examen et n a donc pas été inclus dans l évaluation. Les mesures prises par l Organisation pour donner suite aux recommandations du Commissaire aux comptes relatives aux instituts de catégorie 1 sont présentées au Conseil exécutif dans le document 197 EX/27. Le document soumis à la Conférence générale inclura également les amendements aux Statuts du Bureau international d éducation de l UNESCO (décision 196 EX/5 (IV) (A)).

3 197 EX/15 page 2 place une coordination au sein de l Équipe dirigeante du Secteur de l éducation, composée des directeurs des divisions au Siège, des bureaux régionaux pour l éducation et des instituts. Plus récemment, en juin 2015, une réunion de l Équipe dirigeante s est tenue en vue de définir le rôle que jouera le Secteur de l éducation, y compris les instituts, pour atteindre les futurs objectifs de développement durable (ODD), notamment l ODD 4 proposé relatif à l éducation, et donner suite à la Déclaration d Incheon issue du Forum mondial sur l éducation Par ailleurs, les instituts ont été étroitement associés à l élaboration de la Stratégie du Secteur de l éducation ( ), à la définition de la position de l UNESCO à l égard de l agenda pour l éducation post-2015, et à la préparation du Forum mondial sur l éducation 2015 (Incheon, mai 2015). La communication et la réflexion sur les rôles et responsabilités possibles des instituts ont ainsi été intensifiées, permettant au Secteur de l éducation d apporter une réponse plus cohérente au nom de l UNESCO au nouvel agenda pour l éducation. 8. La clarification de la répartition des tâches dans le domaine des politiques et de la planification sectorielles a par exemple conduit au transfert, en octobre 2013, de la gestion du Pôle de Dakar 4 du Bureau de l Organisation à Dakar vers l Institut international de l UNESCO pour la planification de l éducation (IIPE) 5. Ainsi, les ressources régionales du Secteur de l éducation consacrées au renforcement des capacités en matière de gestion et d analyse sectorielle en Afrique ont été ajoutées aux ressources correspondantes de l IIPE afin de créer des synergies entre les activités menées dans ce domaine. En outre, le Siège a alloué des fonds du Programme ordinaire à l IIPE pour qu il fournisse un appui technique à l échelon national en la matière. 9. Dans le domaine de l alphabétisation, l Institut de l UNESCO pour l apprentissage tout au long de la vie (UIL) fournit un appui technique à l échelon national, tandis que l action du Siège porte sur la mobilisation mondiale. Plus précisément, l UIL apporte une aide technique à 12 pays bénéficiaires du Programme de renforcement des capacités en faveur de l EPT (CapEPT). Le Siège a en outre alloué des fonds du Programme ordinaire à l UIL afin de renforcer la fonction d appui technique au niveau national de ce dernier. 10. De nouvelles synergies ont été créées avec cinq autres instituts de catégorie 1. Concernant les enseignants, l Institut international de l UNESCO pour le renforcement des capacités en Afrique (IIRCA) joue un rôle important dans la mise en œuvre d activités extrabudgétaires liées aux enseignants, comme CapEPT et les projets du Fonds-en-dépôt chinois. Par ailleurs, des fonds du Siège ont été affectés à l IIRCA pour la formation des enseignants, afin de renforcer le rôle de point focal de l Institut pour les enseignants en Afrique. 11. Concernant les technologies de l information et de la communication (TIC) dans l éducation, l Institut de l UNESCO pour l application des technologies de l information à l éducation (ITIE) collabore avec diverses entités et réseaux, notamment le Siège, le Bureau de l UNESCO à Bangkok, des établissements du Réseau du système des écoles associées de l UNESCO (réseau), et des chaires UNESCO relatives à des domaines essentiels, comme le Cadre de compétences des enseignants en matière de TIC et les ressources éducatives libres. 12. L Institut Mahatma Gandhi d éducation pour la paix et le développement durable (MGIEP), récemment créé, contribue au programme de l UNESCO sur l éducation à la citoyenneté mondiale, par le biais du forum sur les politiques qu il organise lors d événements internationaux tels que la Conférence mondiale de l UNESCO sur l éducation pour le développement durable. 13. L Institut international de l UNESCO pour l enseignement supérieur en Amérique latine et dans les Caraïbes (IESALC) travaille avec le Siège, en particulier sur les instruments normatifs liés à l enseignement supérieur, afin notamment de redynamiser la Convention régionale de 1974 sur 4 5 Programme extrabudgétaire visant à fournir aux pays subsahariens un appui technique dans le domaine de l analyse et des stratégies sectorielles. Le Pôle de Dakar reste physiquement situé à Dakar.

4 197 EX/15 page 3 la reconnaissance des études et des diplômes de l enseignement supérieur en Amérique latine et dans la région des Caraïbes. 14. Par ailleurs, grâce aux fonds reçus du Partenariat mondial pour l éducation, le Bureau international d éducation de l UNESCO (BIE) collabore avec des bureaux de l Organisation pour mettre en œuvre des activités liées à la révision des programmes d enseignement, en vue d améliorer les résultats en matière d apprentissage précoce de la lecture au Burkina Faso, au Niger et au Sénégal. 15. Les instituts ont en outre contribué, de façon collective, au résultat escompté 11 du grand programme I relatif à la recherche et à la prospective. Ce sont eux qui participent le plus au travail effectué par le secteur en la matière, le Siège maintenant quant à lui une activité réduite mais importante dans ce domaine. 16. Le Siège s assure que les instituts de catégorie 1 ont accès à des possibilités de financements et à des partenariats, et que des fonds sont décentralisés vers les instituts lorsque ceux-ci mettent directement en œuvre les projets. 17. Pour continuer d améliorer la coordination entre les entités chargées de l exécution, toutes doivent avoir facilement accès aux informations sur les programmes des instituts. Le Secteur de l éducation a donc travaillé en étroite collaboration avec BSP et KMI afin de perfectionner le Système d information sur les stratégies, les tâches et l évaluation des résultats (SISTER), de façon à mieux intégrer les programmes des instituts et leur budget. Ce projet est encore en cours, et des efforts sont consentis pour mettre en place un système qui assurerait un juste équilibre entre autonomie fonctionnelle des instituts et partage des informations et reporting. Administration et gestion financière et budgétaire 18. L UNESCO assume en dernier ressort la responsabilité financière des instituts de catégorie 1. Afin de préserver l intégrité institutionnelle, le Directeur général est responsable en dernier ressort de la conception de systèmes de contrôle internes et de l élaboration de politiques et principes communs relatifs à la gestion financière, qui se retrouvent dans les processus et outils de l Organisation. Bien que les instituts de catégorie 1 jouissent d une autonomie fonctionnelle, le principe sous-jacent est qu ils doivent s aligner sur les processus, systèmes et outils utilisés au sein de l UNESCO pour la gestion et le reporting. À cet égard, des initiatives ont été prises pour harmoniser les processus, systèmes et outils de gestion et de reporting des instituts. Les instituts de catégorie 1 relatifs à l éducation utilisent désormais le Système financier et budgétaire (FABS) et le Portail d applications Daily UNESCO Operations (DUO). 19. Pour donner suite aux recommandations du Commissaire aux comptes sur la gouvernance et le reporting financier des instituts de catégorie 1 de l UNESCO, l Organisation a pris des mesures afin de proposer des amendements aux règlements financiers des instituts de catégorie 1 (voir le document 197 EX/27). 20. «Par principe, les directeurs des instituts et centres de l UNESCO, à l exception de l ISU, doivent être placés sous l autorité directe de l ADG du secteur concerné par l intermédiaire duquel ils rendent compte au Directeur général» (principe I/8 des instituts de catégorie 1 figurant dans le document 171 EX/18) 6. Selon ce principe, il importe que l ADG/ED ait connaissance à tout moment de la situation financière des instituts. Dorénavant, il peut donc consulter le budget des instituts de catégorie 1 relatifs à l éducation dans FABS, et avoir ainsi à portée de main des informations sur la situation budgétaire générale des différents instituts, tout en respectant leur autonomie fonctionnelle EX/18 : version révisée et finalisée des principes et directives pour l établissement et le fonctionnement des instituts et centres de l UNESCO (catégorie 1) et des instituts et centres placés sous l égide de l UNESCO (catégorie 2).

5 197 EX/15 page Le directeur de l institut est responsable au premier chef d en assurer la viabilité financière à long terme, le conseil d administration étant quant à lui chargé de veiller à la solidité financière de l institut par le biais de ses décisions exécutives. Conformément à leurs statuts, les instituts présentent un rapport annuel à leur conseil d administration sur leur situation financière, y compris les résultats d audits externes ou internes et la mise en œuvre des recommandations d IOS. 22. Pour faire en sorte qu ils puissent recouvrer leurs coûts, notamment le temps de travail du personnel, les instituts appliqueront désormais la politique de recouvrement des coûts de l UNESCO. En outre, ils conserveront l intégralité des fonds alloués au titre des dépenses d appui au programme pour les projets négociés et signés avec les donateurs. Les directeurs d institut pourront accorder des dérogations concernant le taux de dépenses d appui au programme applicable aux projets, lequel doit être négocié directement avec les donateurs. Gestion des ressources humaines 23. Le Secteur de l éducation a examiné, en collaboration étroite avec HRM et les instituts, les règles et procédures actuelles relatives aux ressources humaines pour les instituts de catégorie 1. L objectif de cet examen est de préciser les responsabilités respectives de chaque entité concernant la création et la suppression de postes, le recrutement, l évaluation et la cessation de service des membres du personnel. Le principe fondamental est de maintenir l autonomie au niveau des instituts tout en assurant les contrôles internes nécessaires au niveau du secteur. Le Secteur de l éducation collabore étroitement avec HRM en vue de déterminer les modifications à apporter au Statut et règlement des ressources humaines à cet égard. 24. Le Secteur de l éducation recrute actuellement pour pourvoir les postes de directeur de l IESALC et de l ITIE. Il faut préciser qu en raison des contraintes budgétaires, une réduction des postes est en cours dans ces deux instituts pour s adapter à la situation budgétaire actuelle. IV. VIABILITÉ FINANCIÈRE DES INSTITUTS DE CATÉGORIE 1 RELATIFS À L ÉDUCATION 25. Les sept instituts de catégorie 1 relatifs à l éducation constituent un élément essentiel du Secteur de l éducation, représentant quelque 46 % du budget consacré aux activités du plan d exécution du 37 C/5. Par conséquent, assurer la viabilité financière des instituts est l une des préoccupations essentielles de l Organisation. Le Secteur de l éducation y accorde une grande attention, et surveille la gestion de plusieurs instituts dont la viabilité financière est incertaine, notamment l IESALC et l ITIE. 26. Dans son examen des instituts de catégorie 1 relatifs à l éducation (191 EX/22.INF), IOS indique que «le soutien des pays hôtes en faveur des instituts est un facteur essentiel pour assurer la viabilité financière des activités de ces derniers». Il est vivement recommandé aux États membres, en particulier les pays hôtes et les groupes régionaux de l UNESCO, de fournir un soutien supplémentaire aux instituts pour leur assurer un financement de base suffisant et garantir ainsi leur viabilité financière. L aide que reçoit le MGIEP de la part de son pays hôte pour son financement de base est un modèle d arrangement qu il convient d étudier. 27. La question de la viabilité financière de deux instituts, à savoir l IESALC et l ITIE, a été soumise au Conseil exécutif dans le document 196 EX/5 Partie IV. Le Conseil d administration de l IESALC a décidé, au cours d une réunion tenue début 2015, de définir un plan stratégique quinquennal en vue de réformer l Institut et de lui assurer un financement de base durable. Cette proposition sera communiquée sous peu à tous les États membres du Groupe de l Amérique latine et des Caraïbes (GRULAC). Il est à espérer que cette initiative permettra de trouver les ressources supplémentaires indispensables à l Institut avant la fin de l année. D autre part, le pays hôte de l ITIE a indiqué qu il souhaitait vivement fournir un financement de base supplémentaire à l Institut. Il est en effet essentiel pour la viabilité de ces deux instituts d augmenter le financement de base provenant du groupe régional d États membres ou du pays hôte.

6 197 EX/15 page L une des recommandations d IOS était que l UNESCO relie les ressources financières allouées aux instituts aux résultats obtenus par ceux-ci. Dans la situation actuelle de contrainte financière, l Organisation aura beaucoup de mal à récompenser les instituts obtenant de bons résultats en augmentant les ressources qui leur sont allouées sans compromettre l existence des autres instituts et créer des déficits que l UNESCO devra absorber dans son ensemble. Cependant, l Organisation est résolue à faire des efforts pour mobiliser des ressources financières auprès des pays hôtes et trouver d autres moyens de récompenser les instituts qui obtiennent de bons résultats, par exemple en orientant davantage les ressources extrabudgétaires ou les fonds du Programme ordinaire vers des activités conjointes menées avec le Siège. Action attendue du Conseil exécutif 29. À la lumière de ce qui précède, le Conseil exécutif souhaitera peut-être adopter une décision libellée comme suit : Le Conseil exécutif, 1. Rappelant la résolution 37 C/14 ainsi que ses décisions 194 EX/7 et 196 EX/5 (IV) (A), 2. Ayant examiné le document 197 EX/15, 3. Prend note avec satisfaction des progrès accomplis en matière d alignement programmatique ainsi que des synergies créées au sein du Secteur de l éducation et des instituts de catégorie 1 et entre eux, et prend note également des modifications apportées aux règlements financiers en vue d améliorer la gestion des instituts de catégorie 1 7 ; 4. Exprime ses remerciements à la Directrice générale pour les efforts qu elle déploie afin d améliorer la gestion des instituts de catégorie 1 relatifs à l éducation, conformément aux recommandations du Service d évaluation et d audit (IOS) et du Commissaire aux comptes ; 5. Lance un appel pressant aux États membres, notamment aux groupes régionaux et aux pays hôtes, afin qu ils mettent tout en œuvre pour accroître le financement de base des instituts de catégorie 1 relatifs à l éducation et assurer ainsi leur viabilité financière ; 6. Prie la Directrice générale de transmettre à la Conférence générale, à sa 38 e session, le présent rapport accompagné des observations du Conseil exécutif. 7 À adopter après examen du document 197 EX/27. Ce document est imprimé sur du papier recyclé.

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