Domaine n 5 : Gestion de l'information

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1 MINISTÈRE DE L'ALIMENTATION, DE L AGRICULTURE ET DE LA PÊCHE EXAMEN PROFESSIONNEL D ACCÈS AU CORPS DES INGENIEURS DE L AGRICULTURE ET DE L ENVIRONNEMENT SESSION Épreuve écrite d admissibilité n 2 Domaine n 5 : Gestion de l'information Sujet n 2 : Systèmes d'information Durée : 3 heures Coefficient 3 Le sujet contient 24 pages (libellé du sujet inclus). Liste des documents joints : Document 1 : Document 2 : Analyse préalable et mise en œuvre d'une gestion électronique des documents dans les services de la DDAFxx Présentation de la DRAAFyy et de son système d'information pages 3 à 8 pages 9 à 11 Document 3 : La gestion électronique des documents pages 12 à 14 Document 4 : Les solutions logicielles de GED pages 15 à 22 Document 5 : Lexique pages 23 à 24 Vous devez vérifier que le document global contient bien 24 pages Si ce n est pas le cas, signalez-le immédiatement. 1/24

2 S U J E T Vous êtes responsable du système d'informations d'une Direction Régionale de l'alimentation, de l'agriculture et de la Forêt (DRAAFyy). Votre Directeur, nouvellement nommé, souhaite organiser une gestion documentaire au sein de la DRAAFyy (documents bureautiques et courriers). Dans son précédent poste de Directeur de la DDAFxx, il utilisait une gestion documentaire basée sur un serveur de fichiers. Une arborescence et des règles de nommage des fichiers avaient été définies. Il avait particulièrement apprécié la facilité de classement et de recherche des documents, ainsi que la facilité de diffusion des informations intra et inter service. Il souhaite savoir si une telle solution peut être adaptée au contexte de la DRAAFyy en prenant en compte les contraintes suivantes : la solution devra être opérationnelle dans les 6 prochains mois aucun budget n'est alloué à l'opération toute la DRAAFyy devra utiliser cette gestion documentaire Pour vous aider dans votre analyse, votre Directeur vous fournit le document présentant la réflexion de l'organisation de la documentation de la DDAFxx. Vous rédigerez une note pour votre Directeur, où vous jugerez de la faisabilité de sa demande. Vous indiquerez en particulier : votre proposition d'organisation de la documentation : solution technique retenue, organisation de l'arborescence, règles de nommage l'organisation à mettre en place pour mener à bien ce projet les conditions de réussite du projet : méthode d'évaluation et d'améliorations une analyse des risques majeurs un macro-planning de déploiement 2/24

3 DOCUMENT 1 Analyse préalable et mise en œuvre d'une gestion électronique des documents dans les services de la DDAFxx** 1) Problématique et besoins en matière de partage de l'information et d'archivage La DDAF** compte 80 agents environ, et plusieurs centaines de milliers de fichiers y sont utilisées. Le responsable des systèmes d'information a relevé les besoins de sa structure quant au bon usage de l'information : 1. Travailler en équipe et avec diverses procédures 2. Assurer un minimum d'autonomie des agents avec une information facilement localisable et mobilisable 3. Assurer la portabilité de l'information 2) Situation initiale de la DDAFxx en matière de partage de l'information et d'archivage 2.1) Une gestion conjointe de documentation sur papier et de documentation électronique Une documentation sur papier classée dans des supports physiques non mutualisés (localisations et appellations différentes, accessibilité non gérée), Une documentation dématérialisée dispersée (sur les serveurs, les postes de travail, sur messagerie ou en sauvegarde externe), sans plans de classification et de nommage unifiés, Une sécurisation insuffisante et mal maîtrisée (sauvegarde des serveurs seulement). 2.2) Une gestion parcellisée de la documentation Une gestion documentaire par service, par métier, par application, par poste de travail ou par messagerie individuelle Des échanges entre groupes d'utilisateurs difficiles (multiplication des exemplaires) Une organisation des supports de stockage et d'archivage laissée au libre-arbitre des utilisateurs 3/24

4 2.3) Conséquences Conséquences budgétaires Dépenses excessives (consommables, supports et lieux de stockage, maintenance) Conséquences organisationnelles Accès et partage difficiles (classement et nommage des fichiers non unifiés) Mauvaise maîtrise du versionning** Mauvaise gestion des postes de travail Difficulté d usage en cas de nomadisme Continuité de service non assurée Sous-emploi des données Suivi archaïque du courrier Perte de place (redondance de fichiers) Classement peu adapté à la transversalité de certaines missions Conséquences en terme de sécurité Accès aux documents non totalement sécurisés Pertes possibles de documents Pas de politique d'archivage périodique systématique Conséquences humaines Mauvaise responsabilisation des agents Mutualisation insuffisante de la documentation 3) Solutions envisageables L'objectif est de mettre en place un procédé informatisé visant à organiser et gérer des informations et des documents électroniques mettant principalement en œuvre des systèmes d'acquisition, de classement, de stockage, d'archivage des documents. C'est donc une gestion électronique des documents ou GED*. 3.1) Principes de base Trouver une solution globale et non par service Partager toute l'information, sauf les dossiers réservés Dématérialiser la documentation Finalités : Gagner de la place Améliorer la productivité Besoins : Numériser les documents sur papier par scanner Généraliser les formats Pdf**, XML**, HTML** Organiser la classification de la documentation Finalités : Gagner de la place Améliorer la productivité Améliorer le fonctionnement du service (continuité, mutualisation, réponses aux usagers, etc...) Besoins : Gérer les documents en mode bureautique Élaborer un plan de classification des dossiers Créer un plan de nommage et d'indexation des documents 4/24

5 Définir la politique de stockage et d'accès Finalités : Gagner de la place Améliorer la productivité Améliorer le fonctionnement du service (continuité, mutualisation, réponses aux usagers, etc...) Besoins : Ranger obligatoirement les documents (Workflow**) Gérer les droits d'accès à la documentation Mettre donc en place une politique de la documentation avec obligation de suivi par tous les agents du service déconcentré. Définir une gestion des documents Finalités : Gagner de la place Améliorer la productivité Améliorer le fonctionnement du service (continuité, mutualisation, réponses aux usagers, etc...) Optimiser l'archivage Faciliter la mise à jour et la consultation Respecter les normes de qualité Besoins : Contrôler la création des documents Élaborer des modalités de classement des documents Gérer les règles et les durées de conservation des documents Assurer une diffusion contrôlée des documents Assurer un accès sécurisé à la documentation 3.4) Les étapes Réaliser un plan de nommage des fichiers Avec date, rédacteur, destinataire, objet, version, type Réaliser un plan de classement Cinq approches parallèles: géographique, thématique, transversale, documentaire, et pour le système d'informations géographiques (SIG). Le niveau géographique regroupe les dossiers techniques, classés par niveau géographique, puis par thèmes, dont le niveau de gestion est indissociable et confondu avec un échelon territorial (chasse, pêche, assainissement, aménagement foncier, etc...): syndicat de l'eau potable, communes, communautés de communes, etc... Tout ce qui n'est pas géographique est thématique (avec les mêmes thèmes que sous la géographie): infrastructures, forêt, environnement, agriculture, etc... Le niveau transversal regroupe le fonctionnement horizontal de la structure (pour l'ensemble de la DDAF et par service), le fonctionnement des groupes de travail, un répertoire par service, un niveau individuel. Le niveau DDAF réunit tout ce qui concerne le fonctionnement interne de la structure comme le budget, la logistique, le personnel, etc... Un niveau externe est prévu pour les groupes, les entités et les missions auxquelles la DDAF participent: préfecture, autres ministères, etc... Le niveau documentaire regroupe toute la documentation nécessaire au fonctionnement de la structure. Elle aurait pu être classée dans l'arborescence thématique mais cela demanderait de créer des thèmes intermédiaires, ce qui n'est pas lisible Le système d'informations géographiques regroupe les couches Pas de niveau organisationnel dans le classement (service, cellule, groupe de travail, personne), car il est géré par l'attribution des droits d'accès 5/24

6 Organiser les droits d'accès aux fichiers Les premiers niveaux de l'arborescence sont figés. Les droits à l'écriture sont gérés par l'appartenance à des groupes. La gestion des droits est fixée par les services. Choisir sa solution technique On peut envisager : Une gestion électronique des documents sans progiciel particulier. Une gestion électronique des documents avec un progiciel (libre ou propriétaire) 4) Mise en place de la solution choisie en DDAFxx Chronologie de mise en place du classement des données: Classement en interne dans le service de l'aménagement rural dans un premier temps, en 2004 Élaboration d'une logique de classement pour la DDAF appliquée dans le service de l'aménagement rural et du secrétariat général en Un état des lieux de la donnée et des pratiques locales a préalablement été réalisé. Généralisation du classement à la DDAF en 2006 La documentation juridique a été classée en premier. 4.1) Principe du classement des données Le disque du serveur de fichiers est découpé en 5 volumes, et aucun fichier n'est sauvegardé sur les postes de travail, sauf la messagerie. Les messages en interne ne comportent pas de pièces jointes. On retrouve les cinq niveaux de l'arborescence du disque notés plus haut: volume transversal, volume géographie, volume thématique, volume SIG, volume documentation. Il faut noter que toute la documentation juridique est classée au même endroit. L'organisation des différents volumes est la suivante (toute l'arborescence n'a pas été développée ici) : Géographie Communes CommunautesCommunes SyndicatHydraulique SyndicatAssainissement SyndicatEauPotable Commune1 Commune2 Commune3 Agriculture Amenagement Eau Environnement Foret Infrastructure 6/24

7 7/24 Thématique Agriculture AidesDeveloppementRural AidesExceptionnelles AidesPac ControlesSur Place OrganismesAgriculture VieExploitationsAgricoles Amenagement Eau Generalites ConnaissanceSuivi Financements GestionPlanification Organismes PoliceEau PolitiquesEau Environnement Chasse Nature Peche Nuisances Foret Infrastructures Transversal Ddaf ArretesPrefectoraux BudgetInterne BudgetMap BudgetMedd Logistique Modeles Personnel ProjetStrategique Externe Groupes Services Directeur EquipeDirection AmenagementRural EconomieAgricole Environnement EquipementRural LoisSociales SecretariatGeneral SystemeInformation Documentation Agriculture Amenagement Eau Assainissement Commercial Réglementation Technique EauEnvironnement EauPotable RessourceEnEau Environnement Foret Infrastructures PublicationPeriodique Transversal

8 L'agent chargé d'une affaire crée un dossier Pdf (avec page de garde et signets), si possible avec un modèle. Il y intègre quotidiennement les pièces dématérialisées. Les documents papier sont détruits (sauf ceux sujets à contentieux). A ce niveau l'agent crée l'arborescence du dossier qui lui convient. Une affaire est organisée en deux sous-dossiers: un sous-dossier «en cours» pour des fichiers à mettre à jour périodiquement, ou des fichiers modèles un sous-dossier «définitif» pour des fichiers non modifiables (courrier signé, documents reçus, carte à une date donnée, etc...) 4.2) Gestion des droits d'accès aux données Lecture des fichiers pour tous les agents, sauf exceptions (personnel, contentieux) Écriture autorisée en fonction de la compétence de l'agent Les droits sont gérés par la mission des systèmes d'information Pas de répertoire commun à plusieurs services 4.3) Sauvegarde Sur bandes automatiquement tous les mois Tous les jours pour les fichiers de format Pdf sur le serveur dédié. Exportation et synchronisation quotidiennes sur les ordinateurs portables * voir DOCUMENTS 3-4(GED) ** voir DOCUEMENT 5 (lexique) 8/24

9 DOCUMENT 2 Présentation de la DRAAFyy et de son système d'information 1) Organigramme général Direction Régionale de l'alimentation, de l'agriculture et de la Forêt de la région YY Directeur et Adjoint du Directeur S e r v i c e s Secrétariat Général SG Service Régional de l'economie Forestière, Agricole et des Territoires SREFAT Service Régional de la formation et du développement SRFD Service Régional de l'alimentation SRAL Service information et statistique économique SRISE FranceAgriMer FAM RH Agiculture Environnement Agro- Alimentaire Gestion des établissements Programmation coordination des actions sanitaires Analyse Diffusion Accompagnement des filières P ô l e s Inspection de Qualité de l'offre Finances Performances Forêt Bois l'apprentissage alimentaire Enquêtes Logistique FEADER Développement rural Examens concours Contrôles et inspections sanitaires Valorisation de la donnée SIG Contrôles Interventions Système d'information Prospective emploi Synthèses Conjonture 2) Ressources humaines 2.1) Les agents de la DRAAF** 180 agents (y compris ceux du SRAL et de FAM) Sur 4 sites, dont 3 dans d'autres départements (antennes du SRAL et Informations sur le Marché) Chaque pôle est sous la responsabilité d'un responsable de pôle, placé sous l'autorité du chef de service concerné 2.2) Les agents du pôle des systèmes d'information 3 agents à temps plein : le responsable de pôle, et deux assistants Un assistant s'occupe de l'assistance et de la maintenance, et l'autre de l'administration de la donnée Le responsable de pôle anime et gère le pôle, assure la gestion du SI et la coordination avec les autres services. Il peut participer au Comité de Direction au côté du Secrétaire Général 9/24

10 3) Le système d'information 3.1) Parc Avant la mise en place du projet Milux (voir plus bas): 12 serveurs sous Windows NT4 (serveurs d'authentification), 2000 et postes de travail et 20 portables, sous Windows XP 3.2) Réseau Réseau du Ministère de l'alimentation, de l'agriculture et de la Pêche: Morea Liaisons entre sites distants par site FTP 3.3) Organisation de la donnée Chaque utilisateur peut sauvegarder ses fichiers sur son poste de travail Un répertoire est prévu sur le serveur de fichiers pour chaque service Classement libre par chaque service dans son répertoire Pas de plan de nommage des fichiers Droits d'accès gérés par groupes sur le serveur de fichiers Administration de la donnée par le pôle SI Valorisation de la donnée par le SRISE Sauvegarde: voir organisation de l'opération Milux Environ 25 Go de données 3.4) Le projet national Milux Objectifs du projet Homogénéiser les architectures en SD Améliorer le niveau de qualité des services bureautiques Optimiser la gestion et la sécurité des services bureautiques Garantir l'optimisation économique du dispositif Proposer aux structures une offre de service renforcée en matière d'assistance Accompagner les réformes des DRAAF Périmètre Concerne les serveurs bureautiques (authentification, sauvegarde, serveurs de fichiers et serveurs d'impression) Sous Linux RedHat Les serveurs sont fournis par le Ministère aux structures avec un accompagnement technique. Les serveurs et les licences serveurs sont fournis et financés. Un serveur Linda V3 pour les SIG sera fourni. La sauvegarde des statistiques est réalisée au niveau national (StatLinux) Déploiement à la DRAAFyy Le serveur d'authentification est installé et la migration de domaine est réalisée Les serveurs de sauvegarde viennent d'être installés : 3 disques internes 500 Go en RAID5 5 disques externes 500 Go USB2 avec sauvegarde: 1 semaine sur disques internes 1 sauvegarde complète et 4 incrémentales par semaine 5 semaines sur disques externes 5 sauvegardes complètes hebdomadaires pour externalisation avec logiciel de sauvegarde: ARKEIA v8.0 10/24

11 Le serveur de fichier sera installé au cours du deuxième semestre 2010 Il sera alors proposé une arborescence type du disque de ce serveur et un plan de nommage (non obligatoires) Qui fait quoi : Le CISI** assure le pilotage du projet. Le CERI/RMAP** assure le déploiement technique : l'administration technique (installation, mise à jour) des machines (système d exploitation et des modules logiciels) la surveillance des serveurs Milux, gestion sauvegarde LINDA3 le marché de maintenance(système exploitation et serveurs) L'équipe locale des informaticiens assure : la migration vers le nouveau domaine : intégration des serveurs locaux et des postes de travail dans le nouveau domaine la gestion quotidienne des services : création des comptes, des groupes et des habilitations, gestion des sauvegardes bureautiques, restaurations des fichiers, l'hébergement de ces serveurs dans des locaux appropriés tels que définis dans la PSSI** ** Voir DOCUMENT 5 (lexique) 11/24

12 DOCUMENT 3 La gestion électronique des documents 1) Définition de la gestion électronique des documents Un article de Wikipédia, l'encyclopédie libre. (http://fr.wikipedia.org/wiki/gestion_électronique_des_documents) La Gestion Électronique des Documents ou GED désigne un procédé informatisé visant à organiser et gérer des informations et des documents électroniques au sein d'une organisation. Il met principalement en œuvre des systèmes d'acquisition, de classement, de stockage, d'archivage des documents (exemple d utilisation : la numérisation de masse de documents papiers). La GED participe aux processus de travail collaboratif, de capitalisation et d'échanges d'informations. C'est un processus de finalité qui découle du cycle de vie du document. La GED peut permettre un gain de temps et d'argent énorme pour les organisations. En effet, elle permet l'indexation des documents et surtout la numérisation qui comprime le «volume papier». La GED fait appel à des algorithmes statistiques afin de classer et retrouver les documents par pertinence. Selon une étude de serdalab, le laboratoire d'études du groupe Serda, le marché de la GED et de la gestion de contenu atteint 1,1 milliard d'euros en 2008, en progression de 8%. Il existe 4 étapes majeures dans la GED : L'acquisition des document Le classement des documents Le stockage des documents La diffusion des documents 1.1) Acquisition des documents L'acquisition peut s'effectuer par : L'intégration de documents papiers existants : c'est, pour les documents papiers, la numérisation grâce à des scanners. Lorsque c'est possible et utile, les documents numérisés peuvent alors être triés via une technologie de RAD**. Il est possible d'extraire des informations des images numérisées en mettant en œuvre une technologie de LAD**. Cette technologie peut utiliser des techniques d' OCR**, de reconnaissance de codes à barres et d' ICR** comportant par exemple des règles de vérifications linguistiques sur les mots reconnus. Les documents papiers peuvent ensuite être détruits (soit parce qu'ils n'ont pas d'intérêt, soit parce que la valeur probatoire (ou probante) des copies électroniques est certaine) ou archivés. 12/24

13 L'intégration de documents électroniques existants : une autre famille de documents est constituée des documents électroniques comme les fichiers bureautiques, les fichiers Pdf, Enfin, la dernière famille de documents intégrable est constituée des documents COLD** qui proviennent de systèmes d'éditique**. La production de documents électroniques : elle peut être le résultat d'une ou de plusieurs procédures managées par différents agents de l'entreprise grâce à un logiciel d'informatique de groupe (groupware ou collecticiel). Le document peut aussi être obtenu par un logiciel d'informatique décisionnelle à partir d'un modèle disponible via l'outil. L'échange de documents électroniques : il s'effectue lorsque deux organismes partenaires souhaitent partager des documents électroniques. Ils peuvent alors procéder à une interconnexion de leurs systèmes d'information par un dispositif d'edi (Échange de Données Informatisé) moyennant le respect d'un même format de données normalisé. Quel que soit le moyen par lequel le document intègre le système de gestion, il peut souvent passer par une chaîne de validation ou workflow afin d'aboutir à une version finale approuvée par les utilisateurs concernés. Le workflow lié à la validation d'un document est paramétrable et prend en compte les droits d'accès et les profils des utilisateurs du système ; il agit le plus souvent sur le statut, la version et la visibilité du document. 1.2) Classement des documents L'indexation constitue la description du document et de son contenu en vue de faciliter son exploitation. On distingue à ce titre : L'indexation par type : elle offre une description formelle du document en utilisant ses métadonnées (type, auteur, titre, source, date, etc.) dont le vocabulaire est standardisé afin de permettre l'utilisation de ces métadonnées par le plus grand nombre d'outils de recherche. L'indexation par concepts ou mots-clés : elle vise plutôt le contenu du document pour faciliter les opérations de recherche. Il peut s'agir ici, pour le concepteur du système ou le créateur du document, de recenser les termes qui apparaissent le plus souvent ; on parle alors d'indexation statistique. Il peut aussi s'agir d'un système plus évolué où le concepteur sélectionne les termes dans un thésaurus (liste de mots liés par des relations de hiérarchie ou d'équivalence) en rapport avec le document. 1.3) Stockage des documents La problématique du stockage est incontournable. La non prise en compte de cet aspect peut entraîner des situations critiques. Les problématiques sont les suivantes : Le support de stockage doit être adapté le mieux possible avec le volume des documents. Il doit aussi, en fonction de la fréquence de consultation et de l'importance des données, offrir un faible temps d'accès. L'organisation du stockage peut être hiérarchisée en fonction du contenu des documents (texte, vidéo, image,etc.) de leurs provenances, états, types, etc. La durée de conservation doit aussi être considérée afin de permettre une épuration périodique du système, en vue de faciliter le stockage et d'alimenter les archives. À cet effet, le système doit prendre en compte une sortie vers un archivage définitif dans une plateforme d'archivage électronique dédiée à cet usage. Le lieu de stockage doit être différent pour plus de sécurité de données en cas d'incendie. Les sauvegardes doivent être mise en œuvre avec une périodicité en adéquation avec les impératifs de l'entreprise. 13/24

14 1.4) Diffusion des documents La diffusion des documents peut se faire via l'internet ou l'intranet. Certains éditeurs de logiciels GED proposent une consultation client léger qui fournit toute ou partie des fonctionnalités de consultation et d'indexation des documents dans un navigateur web. Selon une étude serdalab, l'amélioration de l'accès à l'information et le partage des informations sont les principales motivations dans les projets de gestion électronique de documents. 2) Pourquoi une solution de gestion documentaire? Extrait du Livre Blanc Smile GED Open Source Thomas CHOPPY et Nicolas RICHETON La décision de mettre en œuvre une solution de gestion documentaire résulte encore souvent d une crise, d une tension dans la gestion des documents. Une situation qui nécessite la mise en place d une organisation plus structurée du travail et d une traçabilité autour des documents que seule l informatique est à même de fournir. Les crises peuvent se manifester de bien des façons, par exemple par l impossibilité de retrouver un document important en version électronique, lorsque sa version papier n est plus disponible. Il y a donc des pertes de mémoire au niveau de l organisation. Alors que les tensions peuvent résulter de difficultés chroniques de réutiliser la version électronique d un document papier ou de temps perdu à des tâches de recherche (mémoire), de réutilisation de documents (modèle) Il s agit ici de perte de productivité. La gestion documentaire fait partie des processus qualité (ISO 9001, 14001) et si l utilisation d un logiciel de gestion documentaire n est pas requise pour s y conformer, elle permet d appliquer les normes en matière de gestion documentaire au-delà de la stricte application des critères qualité. Le retour sur investissement est difficile à calculer pour ce type d application de gestion car, d une part il repose sur l évaluation de nombreux critères immatériels et d autre part l outil vient presque toujours en remplacement d un mode de fonctionnement existant, et seule une évaluation avant/après, sur des critères difficiles à quantifier, permettrait une évaluation du différentiel. ** Voir DOCUMENT 5 (lexique) 14/24

15 DOCUMENT 4 Les solutions logicielles de GED 1) Les solutions libres 1.1) Alfresco Extrait du Livre Blanc Smile GED Open Source Thomas CHOPPY et Nicolas RICHETON Alfresco est un éditeur anglais fondé en 2005 par d'anciens dirigeants de Documentum et Business Object. C est une solution complète qui propose l ensemble des fonctionnalités attendues : métadonnées, types de documents, workflow,** collaboration, gestion des versions, recherche, intégration bureautique A noter que Alfresco propose également un composant puissant de gestion de contenu web. Cette partie est cependant un peu moins mature que le reste de l application et ne permet pas d interaction poussée entre les documents et les contenus web. Le comportement d Alfresco est entièrement paramétrable et l ajout de nouvelles fonctionnalités est possible au moyen d APIs de différents niveaux : du simple script au composant Java, en passant par des web services. Alfresco est distribué en deux versions : Une version «Community», gratuite sous licence GPL, et une version «Entreprise», qui nécessite une souscription annuelle et donne accès à la garantie de l éditeur ainsi qu aux mises à jour intermédiaires. Cette solution dispose d une forte dynamique de développement et de communication ainsi que d une communauté d utilisateurs et de développeurs importante. On notera l existence du site Alfresco Forge2, qui héberge de nombreux plug-ins. De nombreuses améliorations sont prévues à court terme dans la feuille de route, parmi lesquelles : La notion de réseaux pour les groupes de travail et la collaboration Des espaces projets : avec tableaux de bord et calendriers par projet Un mécanisme de discussion par mail Des indicateurs de présence des acteurs du projet Un suivi de l'activité (qui fait quoi dans mes groupes d'intérêt) Le support de OpenSocial Des blogs par espace Une nouvelle interface en technologie Flex, accompagnée d'un SDK Domaines : GED, WCM** Résumé Source : Abonnement obligatoire à partir de euros par CPU **(environ 50 utilisateurs) Points forts : 15/24

16 Rapidité, robustesse Étendue fonctionnelle Points faibles : Complexe à configurer (fichiers XML) Fonctionnalités : Business Process/Workflow Gestion des s Recherches fulltext Sauvegarde de recherches Gestion des droits Authentification LDAP/SSO Records management Archivage légal Web Content Management Serveurs : Windows Server 2003, 2000 Red Hat Enterprise Linux 5 Sun Solaris 10 Clients : Windows 2000, XP,Vista Mac OS X 1.2) Nuxeo EP Extrait du Livre Blanc Smile GED Open Source Thomas CHOPPY et Nicolas RICHETON Nuxeo est une société française qui produit une solution de GED open source depuis Autrefois éditeur de la solution Nuxeo CPS en Zope/Python, Nuxeo a migré sa solution de GED en Java début Il s'agit d'une solution complète, en environnement J2EE : métadonnées, types de documents, workflow, collaboration, gestion des versions, recherche, avec cependant une intégration bureautique assez légère pour le moment. L outil se distingue par son éditeur de thèmes, entièrement graphique qui permet de personnaliser son interface, et par son architecture totalement modulaire qui facilite le développement, la maintenance et la réutilisation de fonctionnalités additionnelles. Cette solution est relativement jeune, mais bénéficie des années d expérience du produit Nuxeo CPS. La première version de Nuxeo EP (5.0), à laquelle il manquait certaines fonctions importantes, est sortie début La version 5.1 bien plus complète est sortie fin août /24

17 De nombreuses évolutions sont prévues à court terme dans la feuille de route, telles que : Domaine : GED un mécanisme de discussion par mail la mise à disposition d'une technologie de widgets (gadgets Web) des outils de gestion des formats vidéo l'introduction d'outils collaboratifs tels que les blogs et wiki qui permettront donc de gérer des contenus Web et d'outil de communication instantanée la détection de doublons la nouvelle version de LiveEdit qui améliorera l'intégration à MS Office et OpenOffice Résumé Source : Gratuit (licence LGPL) Points forts : Windows Server 2003, 2008 Un mécanisme de discussion par mail Gratuité des licences, pas d'abonnement obligatoire Étendue fonctionnelle Flexibilité Capacités d'extension et d'intégration aux systèmes d'informations existants Points faibles : Complexe à configurer Business Process/Workflow Fonctionnalités : Gestion des s Recherches fulltext Sauvegarde de recherches Gestion des droits Authentification LDAP/SSO Records management Archivage légal Web Content Management Serveurs : Windows Server 2000, 2003,2008 RedHat Linux 3.x, 4.x, 5.x Sun Solaris 9.x, 10.x 17/24

18 Clients : Windows XP,Vista, Mac OS X 1.3) KnowledgeTree Extrait du Livre Blanc Smile GED Open Source Thomas CHOPPY et Nicolas RICHETON* Knowledge Tree3 est une solution de GED développée par la société Sud Africaine JamWarehouse. Elle dispose d un ensemble complet de fonctionnalités : métadonnées, workflows, gestion des versions, recherche ainsi que de plusieurs applications qui permettent une bonne intégration dans l environnement bureautique : explorateur de référentiel, intégration à Microsoft Office, gestion des mails depuis Outlook, et application de gestion de scanners. Cette solution est disponible sous plusieurs licences, selon les fonctionnalités souhaitées et le nombre d utilisateurs. Une première édition, open source et gratuite, est proposée sans support, sans l intégration aux outils bureautiques et sans la gestion des scanners. Les deux autres éditions disposent de la totalité des fonctionnalités, de support de la part de l éditeur, et se différencient uniquement par le nombre d utilisateurs et de processeurs autorisés. Résumé Source : Abonnement annuel obligatoire à partir de 1675 pour 20 licences (licences GPL gratuites) Points forts: Installation très rapide: 10 minutes Simplicité d'utilisation Rapidité de la prise en main Points faibles: 20 utilisateurs minimum Fonctionnalités Business Process/Workflow Gestion des s Recherche fulltext Sauvegarde de recherche Gestion des droits Records management Authentification LDAP Serveurs: Red Hat Enterprise Linux 4 and 5 (32-bit x86) SUSE Linux Enterprise Server 9 and 10 (32-bit x86) Ubuntu 6.06 LTS, LTS (32-bit x86) Microsoft Windows 2003 Server SP1 (32-bit, 64-bit) 18/24

19 Clients: Windows XP Professional SP2 (32-bit), Vista (32-bit) 1.4) Synthèse Extrait du Livre Blanc Smile GED Open Source Thomas CHOPPY et Nicolas RICHETON* Remarquons que dans le domaine de la gestion documentaire, les solutions réellement matures sont portées par des éditeurs qui s appuient sur un modèle open source qui implique le plus souvent une contractualisation avec l éditeur. L étendue des attentes fonctionnelles pour ce type d application et leur caractère stratégique expliquent largement cette caractéristique. En effet, il s agit de traiter l information à la fois opérationnelle et vitale des organisations, le support d'un éditeur est donc largement justifié dans ce contexte. Trois produits sortent du lot : Alfresco, Nuxeo EP et Knowledge Tree. S ils ne disposent pas tous des mêmes fonctionnalités, ils rivalisent pour répondre à la majorité des problématiques d entreprise et disposent d un très bon niveau de support, à la fois de leur éditeur, des intégrateurs et de leur communauté. Le choix s effectuera en fonction du contexte, sur les fonctionnalités nécessaires, les possibilités d intégration et le coût du support. 2) Les solutions propriétaires 2.1) EMC Documentum Infrastructure client Source : La plate-forme EMC Documentum fournit une infrastructure client dotée d un framework et d outils permettant aux utilisateurs de traiter et d exploiter les fonctions de gestion de contenu sur diverses applications résidant sur leur poste de travail, un portail ou le Web. Notre infrastructure client offre toute la flexibilité nécessaire aux entreprises pour qu elles accédent rapidement et facilement au contenu requis. La couche client de la plate-forme Documentum est constituée d un framework d interface basé sur des composants, à partir duquel EMC fournit une suite complète d applications facilitant l accès au référentiel d EMC Documentum. Ceci inclut des interfaces utilisateurs, des outils d administration ainsi qu une intégration avec les outils de création et les applications d entreprise les plus courants. Dans le cadre de l architecture orientée services de la plate-forme Documentum, les applications de la couche client sont assemblées à partir de composants réutilisables, élaborés via les services de gestion de contenu issus des couches inférieures de l architecture. Une application client EMC Documentum regroupe des composants qui fonctionnent de concert pour atteindre un objectif métier précis. Les mêmes composants peuvent apparaître dans d autres applications client ou être vus comme des portlets au sein d un portail d entreprise. Ce modèle de configuration commun est compatible avec tous les modes applicatifs tels que les navigateurs autonomes, les portails et les intégrations d applications bureautiques. Le comportement de ces modèles est d autant plus cohérent et unifié, indépendamment des différents modes d exploitation des applications par les utilisateurs. Résumé Source : Prix minimum de départ : non communiqué (Cout de 1000 licences: ) 19/24

20 Points forts : rapidité, robustesse : le temps de réponse moyen est de 0,86s pour utilisateurs connectés simultanément pendant 12H Points faibles : GED la plus chère du marché,complexe et longue à mettre en œuvre Fonctionnalités : Business Process/Workflow Gestion des s Recherches fulltext Sauvegarde de recherches Gestion des droits Authentification LDAP/SSO Records management Archivage légal Web Content Management Serveurs : Windows Server 2003, 2008 Red Hat Enterprise Linux 5 Sun Solaris 10 Clients : Windows 2000, XP,Vista Mac OS X 2.2) Novaxel Source : La GED Novaxel permet la dématérialisation et l organisation des dossiers d'une entreprise ou d'un service, sous forme numérique. Les dossiers de NOVAXEL sont classés et organisés selon un plan de classement préalablement définie : Armoire Rayons Classeurs Dossiers. Imaginez une armoire électronique qui respecte votre organisation et rend accessible les dossiers à l ensemble de vos collaborateurs. Les dossiers sont composés de plusieurs types de documents : Documents papiers numérisés (PDF, TIFF ) Documents bureautiques (Word, Excel, Power point, ) Editions informatiques (type spool d'impression ) Images Fax Mails 20/24

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