GUIDE OPERATIONNEL DEPLOYEUR

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1 GUIDE OPERATIONNEL DEPLOYEUR PROJETS AGENTS - DEPLOIEMENT POSTES WINDOWS 7 EVOLUTION DU DOCUMENT Version Rédaction Date Commentaires 0 Sylvain Beaufils 23/01/2014 Version initiale 1 Sylvain Beaufils 11/04/2014 Intégration des informations WebProjet/WebPV 2 Sylvain Beaufils 21/05/2014 Intégration balisage N Patrimoine

2 SOMMAIRE 1. CONTEXTE PROJET Objectifs Architecture cible des sites d interventions Schéma d un PVP Schéma d un PVS Contexte d intervention Identification des matériels Listes des identifiants de matériels MOYENS & PREREQUIS DES INTERVENTIONS KIT TECHNICIEN PLANIFICATION DES INTERVENTIONS SAVOIR ETRE Courtoisie Respect du RDV PRISE EN CHARGE ET TRANSPORT MATERIELS SEQUENCEMENT DES ACTES Arrivée sur site ALLIANZ Prise de connaissance du site Update serveur Remplacement de batterie onduleur Installation du disque NAS Installation & migration des postes Prise en main recette du poste Remplacement des imprimantes LEXMARK T Balisage des matériels Portable Lenovo X UC Lenovo M92P Tiny UC serveur HP ML UC serveur HP ML Imprimante Lexmark T Imprimante Lexmark T Imprimante Lexmark MS HDD Tandberg BizNAS Actes post-migrations Reconditionnement Retour des matériels Finalisation de la prestation Outil WebProjet /19

3 1. CONTEXTE PROJET 1.1 Objectifs Les prestations à dispenser sont issues du regroupement de plusieurs projets qui visent à faire évoluer, harmoniser et recenser, les équipements informatiques sur les sites agences du réseau apporteur ALLIANZ. L ensemble des sites de ventes sont impactés qu ils soient PVP (Point de Vente Principal) ou PVS (Point de Vente Secondaire). Soit environs 2560 sites (1860 PVP et 700 PVS). Synthèse des principales actions embarquées dans le présent projet : Maj du serveur sur sites PVP Mise en œuvre d un disque NAS sur sites PVP Remplacement des batteries onduleurs sur certains sites PVP Remplacement et migration W7 des poste de travails, sur sites PVP et PVS Remplacement des imprimantes LEXMARK T632, sur sites PVP et PVS Inventaire global des biens informatiques, sur sites PVP et PVS 1.2 Architecture cible des sites d interventions Schéma d un PVP Site Central ALLIANZ Onduleur APC Serveur HP ML110/350 NAS TANDBERG BizNAS400 Imprimante Lexmark T644/T654/MS811 UC LENOVO ThinkCentre M92P Tiny UC LENOVO ThinkPad X240 3/19

4 1.2.2 Schéma d un PVS Agence Principal PVP Site Central ALLIANZ Imprimante Lexmark T644/T654/MS811 UC LENOVO ThinkCentre M92P Tiny UC LENOVO ThinkPad X Contexte d intervention Les interventions doivent être dispensées sur un réseau 2570 points de ventes et donc un ensemble de site de productions. Tous les PVP sont des entreprises indépendantes qui s appuient sur une offre de services ALLIANZ. Les prestations devront être réalisées dans des environnements particulièrement variés mais avec une qualité constante. 1.4 Identification des matériels Pour la gestion du parc informatique ALLIANZ, la bonne pratique implique que chaque matériel connecté au réseau local, soit identifiable, par son N de série constructeur et/ou par un identifiant propriétaire. A compter du 15/05/2014, A cet effet, les anciens matériels sont en général déjà étiquetés. Certaines étiquettes positionnées sur les matériels en place (notamment les écrans), pourront s avérées caduques puisque référentes aux UC ou portables qui vont être remplacées. La prestation en prévoit pas d ôter ces ancienne étiquettes Listes des identifiants de matériels Le N de série constructeur En théorie disponible sur tous les produits disponible, c est à minima, la valeur à collecter pour l inventaire des matériels sérialisés Le Code Poste Un identifiant propre à ALLIANZ, qui devient caduque à partir de Mai Présent sur les matériels via un balisage spécifiques (cf. exemples ci-après) Cette donnée devient sans objet à partir de JUIN /19

5 Le Hostname Une donnée nouvelle pour la gestion du parc ALLIANZ. A collecter lors de l inventaire pour l ensemble des matériels UC (portable, fixe et serveur). Nouveau format (UC et Portables) Les nouveaux matériels déployés Ci-dessous, les photos des principaux matériels déployés. UC LENOVO M92P + Support glissière + clavier + souris + alimentation PORTABLE LENOVO X240 + Station d accueil + alimentation (x2) BIZNAS D400 + câble RJ45 2m A la mise en place des nouveaux matériels UC et portables, le technicien s assure qu ils sont tous pourvus des étiquettes HOSTNAME & N PATRIMOINE. 2. MOYENS & PREREQUIS DES INTERVENTIONS 2.1 KIT TECHNICIEN Pour réaliser la prestation attendue dans les meilleures conditions, chaque intervenant technique de ce projet devra disposer d un KIT TECHNIQUE, constitué comme suit : 5/19

6 OBJET DESIGNATION QTE FOURNITURE OUTIL CLE USB 8GO (BOOT PW) 2 DPA OUTIL CLE USB 32GO (UPDATE SERVEUR) 2 DPA OUTIL KVM 2 DPA OUTIL SWITCH 8 PORTS Gigabits 3 DPA OUTIL DOUCHETTE 70 MM / 75 MM 1 DPA OUTIL MULTIPRISE SECTEUR 3 DPA OUTIL CABLES RESEAU 10 DPA SPARE CABLE RJ45 CAT5 5M 5 ECONOCOM SPARE UC LENOVO M92P 1 ECONOCOM SPARE PORT LENOVO X240 1 ECONOCOM SPARE SOCLE LENOVO X240 1 ECONOCOM SPARE SERVER NAS TANDBERG 1 ECONOCOM SPARE BATTERIE ONDULEUR APC ou ONDULEUR COMPLET APC 1 ECONOCOM SPARE SWITCH AZ 16 PORTS 2 ECONOCOM SPARE ADAPTATEUR DISPAYPORT=>VGA 5 ECONOCOM SPARE CALBLE VGA/VGA 15 ECONOCOM SPARE CABLE RJ45 CAT5 3M 5 ECONOCOM SPARE SERVEUR HP ML110 LOW 1 ECONOCOM PROCEDURE GUIDE OPERATIONEL (cette procédure) 1 ECONOCOM PROCEDURE MODE OPERATOIRE DES ACTES TECHNIQUES 1 ECONOCOM ETIQUETTE ETIQUETTE IMPRIMANTE VIERGE 30 ECONOCOM COMPTE COMPTE TECHNIQUE RESEAU ALLIANZ 1 ALLIANZ COMPTE COMPTE TECHNIQUE OUTIL INVENTAIRE/PV 1 ECONOCOM La dotation initiale du KIT TECHNIQUE se fera, au plus tard, le jour de la première prestation du technicien. Le réapprovisionnement d un élément se fera sur demande auprès de la cellule de coordination projet DPA. 2.2 PLANIFICATION DES INTERVENTIONS Toutes les interventions sont réalisées suite à une prise de RDV réalisée par la plate-forme de coordination. A S-4 de l intervention, l agent est informé de la date et de l heure prévu pour traitement d un site. A S-1 des opérations, l agent doit également recevoir une information par mail de la part d ALLIANZ. Pour une meilleure organisation, Il est prévu que les intervenants techniques soient informés au moins une semaine avant des interventions affectées. La liste des prestations est disponible via le module WebPV sur l url WEBPROJET (cf. chapitre WEBPROJET) 2.3 SAVOIR ETRE Courtoisie De manière évidente, la plus grande courtoisie est de rigueur avec chacun des interlocuteurs rencontrés sur sites. Cette courtoisie passe également par le respect de l environnement de travail (remettre en conformité le bureau en fin d intervention, limiter les nuisances sonores pendant les interventions ). 6/19

7 2.3.2 Respect du RDV Les actes techniques qui doivent être réalisés, ne sont pas sans impact sur l activité du site qui accueille une clientèle régulière. La plupart du temps, l agent et ses collaborateurs auront pris des dispositions particulières au jour fixé du RDV. Dans ces conditions, il convient de respecter les RDV positionnées et en cas de retard supérieur à 15mn, informer (ou faire informer par la cellule coordination) les agents ou collaborateurs présents. 2.4 PRISE EN CHARGE ET TRANSPORT MATERIELS Au-delà des matériels embarqués dans KIT TECHNIQUE, les intervenants devront prendre en charge quotidiennement, les nouveaux matériels qui devront être installés sur prochains sites d intervention. La mise à disposition des matériels doit se faire via le réseau local des transporteurs. A décrire par DPA : Processus de retrait des matériels Le respect des RDV implique l anticipation des délais de retraits et transports des matériels sur sites. La manutention et le transport des biens informatiques devront être réalisés dans les règles de l art pour éviter toute problématique de dysfonctionnement lors de la mise en œuvre. 3. SÉQUENCEMENT DES ACTES Toute anomalie ou blocage de la procédure technique, doit faire l objet d un appel vers le référent technique. Aucune étape ne doit faire l objet d un contournement sans autorisation du support au déploiement. 3.1 Arrivée sur site ALLIANZ A l arrivée sur le site, le technicien doit : S identifier auprès de l agent ou à défaut du référent de site qui lui sera désigné. Même si les communications préalables assurent une prévenance de l intervention, il peut être nécessaire de rappeler l objet et le cadre de la prestation. Le RDV du projet pourrait coïncider avec une autre prestation planifiée au sein de l agence. Informer la cellule projet de votre arrivée et du démarrage de la prestation. Cette action pourra être faite par SMS, appel téléphonique ou saisie WebProjet dans l outil WebPV (cf. 3.9 Outil WebProjet) 7/19

8 3.2 Prise de connaissance du site Pour bien démarrer l intervention et avant même de décharger du matériels, il est important de prendre connaissance du lieu et d échanger avec l agent ou référent local sur l organisation de la prestation : Séquencement des actes techniques Localisation des éléments serveur, onduleur, switch Localisation et information de chronologie des postes à traiter 3.3 Update serveur La procédure associée aux actes d upgrade du serveur, doit être scrupuleusement respectée. 3.4 Remplacement de batterie onduleur Un acte qui ne sera réalisé que sur certains sites PVP. L instruction sera communiquée dans l ORDRE de SERVICE du technicien. La procédure associée doit être scrupuleusement respectée. 3.5 Installation du disque NAS Un acte qui ne sera réalisé que sur les sites PVP. La procédure associée doit être scrupuleusement respectée. 3.6 Installation & migration des postes La procédure associée aux actes de migration des postes, doit être scrupuleusement respectée Prise en main recette du poste A compléter 3.7 Remplacement des imprimantes LEXMARK T632 Un acte qui ne sera réalisé que sur les sites où des imprimantes LEXMARK T632 seront rencontrées. La procédure associée doit être scrupuleusement respectée. Si une imprimante LEXMARK T632 a déjà fait l objet d un remplacement (en maintenance) par une LEXMARK MS811, le matériel qui aura été livré ne devra pas être installé, mais retourné vers le stock du déployeur. 3.8 Balisage des matériels A compter de Mai 2014, l ensemble des matériels sérialisés du parc ALLIANZ AGENTS, doit être doté d une étiquette : N Patrimoine. Le déploiement en cours est l occasion de mettre en œuvre ce nouveau balisage sur tous les produits ci-après 8/19

9 Lenovo HP Lexmark Tandberg Lenovo Thinkpad X240 HP ML110 Low Lexmark T654 Tandberg BizNAS 2TB Lenovo Thinkcentre M92P Tiny HP ML110 High Lexmark T644 Tandberg BizNAS 4TB HP ML350 G5 Lexmark MS811 HP ML350 G6 A compter de Mai 2014, les écrans deviennent des produits : «Semi-sérialisé», aucune collecte de références n est attendue. Après collage des étiquettes sur les matériels concernés, il convient d en reporter les références sur le PV d intervention final. A compter de Juin 2014, les écrans UC et portables LENOVO seront livrés déjà étiquetés. Cette action aura été réalisée lors de la préparation du poste Portable Lenovo X240 Portable ouvert, l étiquette N PATRIMOINE est positionnée sur le coin inférieur gauche. Juste en dessous du module clavier UC Lenovo M92P Tiny UC de face, l étiquette N PATRIMOINE est positionnée, à droite, sur le coin inférieur du capot Juste au dessus de l étiquette HOSTNAME 9/19

10 3.8.3 UC serveur HP ML110 UC serveur de face, l étiquette N PATRIMOINE est positionnée, à gauche du bouton «Marche/Arrêt UC serveur HP ML350 UC serveur de face, l étiquette N PATRIMOINE est positionnée, en haut, à gauche du capot latéral droit Imprimante Lexmark T654 Imprimante de face, l étiquette N PATRIMOINE est positionnée, à gauche, sur le bandeau en dessous du panneau de contrôle A gauche du logo Lexmark 10/19

11 3.8.6 Imprimante Lexmark T644 Imprimante de face, l étiquette N PATRIMOINE est positionnée, à droite du panneau de contrôle Imprimante Lexmark MS811 UC de face, l étiquette N PATRIMOINE est positionnée, à gauche du panneau de contrôle HDD Tandberg BizNAS NAS de face, l étiquette N PATRIMOINE est positionnée, à gauche, sur le coin inférieur de la trappe d accès aux disques 11/19

12 3.9 Actes post-migrations Reconditionnement A décrire par DPA Retour des matériels A décrire par DPA Finalisation de la prestation Le technicien évacue de la position utilisateur, tous les déchets résiduels de la prestation (reliquats d emballages, plastiques ). A décrire par DPA 3.10 Outil WebProjet A l intention de tous les acteurs du projet et pour suivre en temps réel les actions menées, WebProjet est l outil de référence. L interface est accessible depuis tout poste informatique connecté à internet, via l URL suivante : Cliquer sur l icône WebPV pour accéder à l outil 12/19

13 Vous devez vous authentifier avec un profil éligible (Technicien ou Coordination) Les identifiants et mots de passe sont nominatifs et transmis par avant le début de la première prestation. Si le navigateur propose d enregistrer les données de connexion, il convient de refuser cette option sur un poste non dédié au pilotage du projet La page de synthèse s affiche Le mot de passe générique initial devra être personnalisé avant la 20 ème connexion. Pour se faire, utiliser le lien disponible en pied de page. Un message rappel cette action. 13/19

14 Pour personnaliser le profil, il convient de modifier le mot de passe et renseigner les valeurs et N de portable. Cliquer sur Modifier pour enregistrer les nouvelles valeurs La page de synthèse s affiche Par défaut l accès à certaines fonctions est limité. Cliquer sur l onglet «Production PV» pour accéder à la liste des Ordres de services qui sont éligible à la rédaction d un PV. La liste des interventions éligibles pouvant être importante, au cours du projet, il est possible de filtrer l affichage sur : Le nom du technicien, le site (N ou Nom) et/ou la date planifiée. Depuis cet affichage il est possible d accéder à l édition d un OS (Ordre de Service) : La fiche signalitique de la prestation qui sera à réalisé. Sur ce docuement, sont reportés toutes les informations utiles à la préparations de la prestation. Coordonnées du site Nom du Contact Date et heure du RDV Données matériels à reprendre Données matériels à installer 14/19

15 C est également depuis l onglet «Production PV» que s engagent les actes d inventaires et la saisie du PV Sur cette nouvelle page, sont pré-renseigné tous les éléments de collecte attendus pour la prestation. 15/19

16 Pour finaliser la prestation, il conveint de compléter toutes valeurs attendues, pour les matériels repris et pour les matériels installés ou laissés sur place. Pour éviter toutes anomalies de traitement en Maj du parc, il convient d être particulièrement vigilant sur les données collectées. Notamment, renseigner les bonnes valeures dans les champs correspondants (N de série, N de patrimoine et Hostname) 16/19

17 Pour la saisie des matériels repris, il est important de préciser l état du matériel récupéré. Pour q une ligne soit valide, toutes les données attendues doivent être saisies. Ligne par ligne, après saisie ou sélection des valeurs, valider la collecte avec le bouton «Maj» Si les saisies sont correctes, le contrôle de saisie doit passer au vert Les champs grisés avec la valeur «Sans objet» n attendent aucune saisie Pour une plus grande efficacité, il convient de compléter les données d inventaire à mesure où les matériels sont traités physiquement. La dotation d une douchette, autorise la collecte des codes-barres présents. Sur les étiquettes des nouvelles UC (Desktop ou Laptop), les données sont disponibles sur l étiquette ALLIANZ. L action associée à une ligne produit doit correspondre à l acte réel. Si l inventaire porte sur un matériel déjà présent sur site avant le début de prestation, l action sera par défaut : LAISSE. S il est question d un produit qui vient d être livré, l action sera : INSTALL. Lorsque tous les matériels attendus sont collectés et tous les contrôles de saisie sont au vert, vous devez confirmer la fin de prestation pour pouvoir éditer le PV d intervention papier 17/19

18 «Confirmer la fin de prestation» correspond à l enregistrement définitif des données collectées. Le statut de l intervention change après cette étape. Automatiquement, la prévisualisation du PV d intervention s affiche pour être imprimé La page 1 correspond à la recette fonctionnelle du site 18/19

19 La page 2 est la recette technique des éléments mouvementés et/ou inventoriés. Les 2 pages doivent être signées par l intervenant et l agent (ou son représentant), puis transmises par fax ou mail vers la cellule projet (cf. informations de pied de page). 19/19