Bureau d intervention et de restitution belge
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- Olivier Corriveau
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1 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 164 Archives du Bureau d intervention et de restitution belge Tableau de tri 2014 par Madeleine Jacquemin Brussel Bruxelles 2015
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3 ARCHIVES DU BUREAU D INTERVENTION ET DE RESTITUTION BELGE TABLEAU DE TRI 2014
4 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 164 Naamsvermelding - Niet Commercieel - Geen Afgeleide Werken CC BY-NC-ND Attribution - Pas d Utilisation Commerciale - Pas de Modification CC BY-NC-ND Algemeen Rijksarchief Archives générales du Royaume Identificatienummer Numéro d identification : Publ Algemeen Rijksarchief Archives générales du Royaume Ruisbroekstraat 2 rue de Ruysbroeck 1000 Brussel Bruxelles
5 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 164 Archives du Bureau d intervention et de restitution belge Tableau de tri 2014 par Madeleine JACQUEMIN Brussel Bruxelles 2015
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7 LE TABLEAU DE TRI : UN OUTIL DE MANAGEMENT Les archives sont les documents qui, quels que soient leur support, leur date ou leur forme matérielle, sont créés ou reçus par votre institution dans l exercice de ses fonctions ou activités, et qui sont destinés par leur nature à être conservés durant un certain temps. Il s agit de tout document, aussi bien sur papier que sur un support magnétique, optique, électronique ou autre. Les archives ont une double fonction. Elles présentent tout d abord un intérêt administratif et juridique car elles sont essentielles au fonctionnement correct de votre institution et indispensables dans le cadre des devoirs de responsabilisation et d information des administrations vis-à-vis de la société. Les archives possèdent en outre une valeur historique et culturelle potentielle, elles permettront aux historiens futurs et aux autres personnes intéressées de reconstituer le fonctionnement de votre institution et l impact sociétal de celleci. La Loi relative aux archives du 24 juin 1955 (telle que modifiée par la loi du 6 mai 2009, portant diverses dispositions) stipule à cet effet que les archives publiques ne peuvent être éliminées sans l autorisation de l Archiviste général du Royaume ou de ses délégués et que les archives historiques de plus de 30 ans doivent ou peuvent être transférées aux Archives de l État. Dans la pratique, il s avère compliqué d organiser l élimination ou le transfert des archives au cas par cas. En terme de management, un tableau de tri des archives offre une solution simple. QU EST-CE QU UN TABLEAU DE TRI DES ARCHIVES? Un tableau de tri présente une nomenclature systématique de toutes les séries d archives numériques, sur support papier et autres supports, produites par une institution. Il mentionne leur délai de conservation et le sort à leur réserver lorsque ces documents n ont plus d utilité. Il indique quels documents peuvent être éliminés après le délai et quels autres seront conservés au-delà des strictes nécessités s, en raison de leur valeur historique, et transférés à terme aux Archives de l État. Ainsi, dès la création des documents, et même avant leur création, l institution concernée sait quels documents pourront être éliminés lorsque le délai de conservation sera écoulé, et quels autres devront par contre être transférés aux Archives de l Etat en raison de leur intérêt historique. QUELS SONT LES AVANTAGES D UN TABLEAU DE TRI? Un tableau de tri est l instrument de base par excellence pour une bonne gestion des documents, et donc une ressource importante en terme d efficacité, d économie des coûts et de réduction des risques. L accumulation de masses de papiers et la numérisation des processus de travail créent un système hybride et complexe de production documentaire, un défi de taille pour la gestion de l information. Si le personnel de votre institution devait déterminer lui-même quelles archives papier et numériques sont à conserver, ainsi que les lieux et les modalités de cette conservation, ses décisions risqueraient d avoir des conséquences funestes pour l institution. Une gestion non structurée des archives entraîne non seulement une prolifération de documents et des dépenses inutiles y afférentes, mais également une perte incontrôlable de documents potentiellement importants. Un tableau de tri est dès lors un instrument essentiel pour la gestion de la qualité des processus de travail, en particulier la gestion des documents et de l information au sein d une organisation. Il offre aux responsables politiques et aux dirigeants la possibilité d élaborer une véritable stratégie en matière de gestion de l information et de planifier la mobilisation des ressources humaines, matérielles et financières nécessaires. Une bonne gestion archivistique veillera aussi à la conservation pérenne et au transfert vers un dépôt d archives des documents ayant une valeur historique importante sur le plan social, culturel, politique, économique, scientifique ou technologique. 5
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9 LISTE DES ABRÉVIATIONS AE AGR BIRB BPM CE CIP GEL ICT IRIS OBEA OCRA P&O PV SNCB STIB Archives de l État Archives générales du Royaume Bureau d intervention et de restitution belge Business Process Modelling Communauté européenne Cellule interdépartementale d intervention Guichet électronique Elektronisch loket Information and communication technologies Integrated Restitution and Intervention System Office belge de l économie et de l agriculture Office commercial du ravitaillement personnel et organisation procès-verbaux Société nationale des chemins de fer belges Société des transports intercommunaux de Bruxelles 7
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11 MODE D EMPLOI Le présent tableau de tri a été rédigé selon le modèle structurel, c est-à-dire en présentant les séries d archives produites en suivant l organisation des services en d autres mots la structure propre de l institution. Celui-ci comprend les données suivantes qui sont réparties entre les colonnes et les lignes : Nom du service Le nom du service est indiqué dans la ligne horizontale grisée. Si le service réalise plusieurs tâches ou activités, celle(s) est(sont) dans la(les) autre(s) ligne(s) horizontale(s). Code de la série d archives Pour plus de commodité, il a été attribué à chaque série mentionnée dans le tableau de tri un code qui permet de l identifier aisément, rapidement et sans ambiguïté. Celui-ci est composé de deux parties : une lettre allant de A à I indiquant le service, suivie d un point. La seconde partie du code est composée d un numéro d ordre composé de trois chiffres en ordre croissant. Exemples : A.001, I.005. Série d archives Les archives sont décrites par séries, celles-ci étant la principale subdivision intellectuelle et matérielle pour le classement des documents. En outre, il est plus simple de faire un tri des archives à ce niveau, sans causer une charge de travail exagérée pour ceux qui devront effectuer ce tri. Pour des plus amples formations sur la définition et le contenu des séries d archives, voyez le dossier d étude. Délai d utilité Ces délais ont été fixés par votre institution et signifient combien de temps elle doit conserver chez elle ses séries et ses documents d archives, afin de pouvoir garantir son bon fonctionnement dans le cadre de ses devoirs d information et de justification vis-à-vis de sa tutelle et des citoyens. Un délai d utilité est déterminé sur la base d une loi, d un arrêt, d un décret, d une ordonnance, d une circulaire ou d une note de service, ou bien aux termes d un accord entre votre institution et les Archives de l État. D habitude, le délai est exprimé en années ou en mois, on parle de délai «fermé». Pour certaines séries toutefois, davantage de souplesse et donc le recours à des délais «ouverts» s imposent. Sauf indication contraire, le délai court en principe à partir de la date de clôture du dossier, de la date du dernier document du dossier. Les délais de conservation proposés sont des délais minimaux et n excluent donc pas que les documents soient conservés plus longtemps dans vos services. des documents C est le sort qui est réservé aux documents lorsque leur délai d utilité est écoulé. La destination définitive est déterminée par les Archives de l État, sur base de la valeur du document pour les recherches culturelles, scientifiques et surtout historiques. Il y a trois possibilités : Conserver et transférer aux AE : conservation intégrale pour transfert aux Archives générales du Royaume 9
12 Trier et transférer aux AE : conservation partielle et transfert partiel aux Archives générales du Royaume : destruction intégrale. En vertu de la loi sur les archives du 24 juin 1955 modifiée le 6 mai 2009, le transfert aux Archives de l État se fait 30 ans après la clôture des dossiers ou la date du dernier document du dossier. Ce délai de transfert peut cependant être raccourci par décision des Archives de l État. Si vous souhaitez transférer des documents dont le délai d utilité est écoulé avant 30 ans, prenez contact avec les Archives de l État compétentes dans le ressort de votre institution. Pour les séries qui seront transférées aux régions dans le cadre de la sixième réforme de l État, la nouvelle destination des archives est mentionnée dans la colonne reprenant la destination définitive. Les destinations définitives mentionnées dans le présent tableau de tri sont une directive et peuvent être modifiées uniquement par les Archives de l État. En outre, une institution ne peut procéder à des éliminations sans autorisation préalable des Archives de l État. Pour de plus amples informations sur les destinations définitives, voir le dossier d étude. Les remarques éventuelles donnent des informations complémentaires sur le contenu, la fonction et/ou le tri de la série d archives. Elles renvoient éventuellement aussi au dossier d étude. ORDRE DE PRÉSENTATION DES SÉRIES Pour chaque service, les séries seront présentées dans l ordre suivant : Les archives produites directement dans l exercice des activités (par exemple : les dossiers de procédure des affaires traitées, les rapports d activité, la correspondance reçue et expédiée, etc.) Les archives qui forment des instrument de recherche dans les archives énumérées précédemment (répertoires, index, fichiers alphabétiques, etc.). Les archives déposées auprès de votre institution par d autres producteurs d archives. 10
13 A. DIRECTION GÉNÉRALE A.001 Procès-verbaux des réunions du conseil d administration et des organes de contrôle [Classés par années. Sous forme électronique depuis 2006]. A.002 Procès-verbaux des réunions du comité permanent [Classés par années. Sous forme électronique depuis 2006]. A.003 Procès-verbaux du comité de direction [Classés par années. Sous forme électronique depuis 2006]. A.004 Procès-verbaux des réunions du staff [Classés par années. Sous forme électronique depuis 2006]. A.005 Charte d audit interne [publiée sur l intranet] 10 ans Conserver et transférer aux AE La série remonte à l OBEA. 10 ans Conserver et transférer aux AE La série remonte à l OBEA. 10 ans Conserver et transférer aux AE 10 ans Conserver et transférer aux AE 10 ans Conserver et transférer aux AE A.006 Guides d audit interne 10 ans Conserver et transférer aux AE A.007 Rapports d audit interne et documents annexes [Également en version électronique depuis 2006] 10 ans Conserver et transférer aux AE A.008 Rapports concernant les certifications externes [Également en version électronique depuis 2006] A.009 Dossiers concernant les relations avec les organisations européennes et internationales 10 ans Conserver et transférer aux AE 5 ans 11
14 A.010 Dossiers concernant la participation aux réunions européennes biannuelles dites Panta Rhei [Également sous forme électronique]. A.011 Dossiers du groupe de travail Cellule interdépartementale d Intervention (CIP) [Également sous forme électronique]. A.012 Dossiers concernant le traitement des questions parlementaires [Également sous forme électronique]. A.013 Dossiers de correspondance du directeur général [Également sous forme électronique]. 5 ans 10 ans 5 ans 10 ans A.014 Instructions internes [Rassemblées dans le Tableau de bord 26 sous format électronique. Intitulées «notes de service»]. Tant qu elles sont d application [Transmettre aux régions] Version papier et électronique. A.015 Business Process Modelling (BPM) [Procédures à suivre dans les dossiers interventions et restitutions. Sous forme électronique depuis cf. Intranet IBIS]. Tant qu elles sont d application [Transmettre aux régions] Version papier et électronique. A.016 Protocoles [Rassemblés dans le Tableau de bord 27 sous format électronique]. Tant qu elles sont d application [Transmettre aux régions] Version papier et électronique. A.017 Brochures opérateurs [Instructions à destination des opérateurs externes]. Tant qu ils sont d application [Transmettre aux régions] Version papier et électronique 12
15 A.018 Dossiers concernant la gestion des archives [Conservation, élimination, rédaction d inventaires de dossiers, etc.] 10 ans [Transmettre aux régions] A.019 Dossiers concernant le Comité de liquidation de l Office commercial du ravitaillement, OCRA [Depuis le 30 juin 1949]. Plus d utilité Conserver et transférer aux AE 13
16 B. SERVICE DS 1. COORDINATION ET COMMUNICATION B1. AFFAIRES JURIDIQUES B1.001 Dossiers concernant les procédures judicaires 10 ans après la clôture du dossier [Transmettre au SPF Économie B2. COMMUNICATION INTERNE ET EXTERNE B2.001 Rapports d activités annuels 10 ans Conserver et transférer aux AE Conserver un exemplaire de chaque année dans les deux langues. B2.002 Communiqués de presse 5 ans Conserver et transférer aux AE B2.003 Notes de communication interne Tant qu elles sont d application B2.004 La Gazette Journal d entreprise [Lettre d information électronique du BIRB, créée en 2005]. 10 ans Conserver et transférer aux AE Conserver un exemplaire dans chaque langue. B2.005 Publications diverses 1 an Conserver et transférer aux AE Conserver un exemplaire dans chaque langue. B2.006 Sites Internet, Intranet (IBIS) et Extranet (GEL) Jusqu à leur remplacement Conserver et transférer aux AE avant et après chaque modification importante Avant et après chaque modification importante, conserver la documentation sur le site, sa structure, son apparence et les statistiques de sa fréquentation. 14
17 B2.007 Dossiers concernant des groupes de travail internes [Sous forme électronique depuis 2010]. B2.008 Dossiers concernant des groupes de travail externes [Sous forme électronique depuis 2010]. 1 an 1 an B2.009 Notes interprétatives de la Commission européenne [Conservées sur le site web «circabc.europa.eu]. Tant qu elles sont d application [Transmettre aux régions] Version électronique. B2.010 Brochures internes des Mercuriales, stocks et restitutions/certificats [Sous forme électronique depuis 2010]. B2.011 Mercuriales publiées [Transmises, depuis le 1er avril 2002, à la Commission européenne chaque semaine et publiées sur le site Internet du BIRB depuis Sous forme électronique]. 1 an Elles sont conservées avec les procès-verbaux des réunions du Comité permanent au niveau de la Direction générale. 1 an Conserver et transférer aux AE B2.012 Graphiques de l évolution mensuelles des mercuriales 1 an Conserver et transférer aux AE B2.013 Dossiers concernant la participation aux Foires agricoles de Libramont, Agribex et Agriflanders 1 an B2.014 Dossiers concernant la crise de la dioxine [Ils contiennent des demandes de paiements et quelques preuves justificatives]. N ont plus d utilité 15
18 C. SERVICE DS 2. CERTIFICATS ET RESTITUTIONS C.001 Réglementation européenne Tant qu elle est d application C.002 Réglementation belge Tant qu elle est d application C.003 Dossiers concernant les certificats 10 ans C.004 Dossiers concernant les restitutions et les restitutions hors Annexe 1 avec la composition des produits à exporter 10 ans C.005 Base de données Preuves d arrivées à destination (PAD) 10 ans [Transmettre aux régions] Version électronique. la version papier. C.006 Procès-verbaux des réunions du service communication 10 ans C.007 Fax de communication envoyés à la CE dans le cadre de divers règlements [Classés par secteurs (œufs, porcs, )]. 5 ans C.008 Dossiers concernant les calamités agricoles [Contiennent essentiellement des PV de dégâts de constat et de la correspondance échangée]. N ont plus d utilité [Transmettre au SPF Économie] 16
19 D. SERVICE DS 3. INTERVENTIONS D.001 Réglementation européenne Tant qu elle est d application D.002 Réglementation belge Tant qu elle est d application D.003 Dossiers commerciaux concernant le stockage de céréales, de beurre, de lait écrémé en poudre, de viande de bœuf, de viande de porc, de viande de veau, de viande de mouton et de sucre 10 ans D.004 Dossiers concernant la restructuration du secteur du sucre N ont plus d utilité Conserver et transférer aux AE D.005 Dossiers d agrément des associations d aide aux plus démunis 10 ans [Transmettre au SPP Intégration sociale] 17
20 E. SERVICE DS 4. CONTRÔLES E.001 Réglementation européenne Tant qu elle est d application E.002 Réglementation belge Tant qu elle est d application E.003 Rapports concernant les contrôles des fruits et légumes [Originaux. Sous forme papier et électronique sur le «G»]. E.004 Rapports concernant le contrôle du stockage de viande [Originaux. Sous forme papier et électronique sur le «G»]. E.005 Rapports concernant le contrôle du stockage du beurre [Originaux. Sous forme papier et électronique sur le «G»]. E.006 Rapports concernant le contrôle du stockage du lait écrémé en poudre [Originaux. Sous forme papier et électronique sur le «G»]. 10 ans Contrôles sur demande de la Flandre. 10 ans 10 ans 10 ans 18
21 F. SERVICE DS 5. PERSONNEL & ORGANISATION ET FINANCES F1. PERSONNEL F1.001 Règlements du personnel et du travail et Code déontologique ICT et sécurité [Sous forme électronique, sur l Intranet]. Jusqu à la rédaction d une nouvelle version Conserver et transférer aux AE En principe, le règlement du travail fait partie des documents sociaux et, à ce titre, son délai de conservation est d au minimum 5 ans. F1.002 Notes de service 10 ans Conserver et transférer aux AE F1.003 Procès-verbaux et documents annexes concernant la concertation avec les syndicats [Sous forme électronique]. F1.004 Dossiers concernant des projets P&O spécifiques (travail à domicile, télétravail, etc.) 10 ans Conserver et transférer aux AE 10 ans F1.005 Dossiers concernant les examens ou les procédures en matière de recrutement, nomination, promotion et connaissance linguistique Jusqu à l expiration des délais pour interjeter appel Trier Conserver les procès-verbaux contenant les listes des participants, les questions et les résultats ; éliminer les autres documents. F1.006 Documents concernant les candidatures spontanées 1 an F1.007 Dossiers concernant des formations 3 ans Trier Conserver les syllabus et les présentations réalisés en interne ; éliminer tous les autres documents. 19
22 F1.008 Registre du personnel [Sous forme électronique]. Jusqu à la constitution d une nouvelle version Conserver et transférer aux AE En principe, le règlement du travail fait partie des documents sociaux et, à ce titre, son délai de conservation est d au minimum 5 ans. F1.009 Aperçu du personnel (listes, etc.) [Sous forme électronique]. Jusqu à la constitution d une nouvelle version Conserver et transférer aux AE F1.010 Dossiers du personnel des personnes encore en activité [à l intérieur de chaque dossier, les documents sont classés par ordre chronologique]. 75 ans après la naissance du membre du personnel [Transmettre aux régions] Les dossiers des personnes encore en activités les suivront dans leur nouvelle affectation. F1.011 Dossiers du personnel des personnes qui ne sont plus en activité [à l intérieur de chaque dossier, les documents sont classés par ordre chronologique]. 75 ans après la naissance du membre du personnel [Transmettre au SPF P&O] F1.012 Registre des dossiers médicaux / de santé reçus ou envoyés 30 ans F1.013 Dossiers médicaux / de santé des membres du personnel 15 ans après le départ du membre du personnel éliminer ou transférer au membre du personnel à sa demande Ne conserver que les trois exemplaires les plus récents des cartes de vaccination et d examen médical, contenues dans ces dossiers. 20
23 F1.014 Dossier concernant les pensions des personnes en activité au 1er janvier 2011 (cf. base de données CAPELO du Service des pensions du secteur public) F1.015 Documents concernant les subventions et les indemnités (déplacements domicile-travail, heures supplémentaires, vêtements et équipements de travail, formation, etc.) 1 an 10 ans F1.016 Listes de présences, données de pointage et listes de contrôle 1 an F1.017 Documents concernant les congés (base de données, registres, grilles et fiches) F1.018 Documents concernant les congés de maladie (attestations, etc.) F1.019 Dossiers concernant l octroi d une distinction honorifique dans les Ordres nationaux F1.020 Dossiers concernant l octroi de décorations civiques et de médailles du travail 1 an 5 ans 10 ans 10 ans F1.021 Dossiers concernant les accords passés avec d autres administrations relatifs à la mise à disposition du personnel ou les détachements Tant que les accords sont d actualité F1.022 Dossiers ou documents concernant des chômeurs mis au travail 5 ans 21
24 F1.023 Dossiers ou documents concernant des engagements Rosetta (remboursement par l Onem) 5 ans F1.024 Dossiers ou documents concernant les étudiants jobistes 5 ans F1.025 Formulaires d accidents du travail 10 ans F1.026 Fiches d accidents du travail 10 ans F1.027 Dossiers d assurance en matière d accidents du travail - Sans rente - Avec rente F1.028 Dossiers concernant la souscription à l assurance hospitalisation gratuite F1.029 Dossiers concernant la souscription à diverses assurances (hors hospitalisation) qui concernent le personnel et les voitures du personnel et le suivi des contrats d assurance 30 ans Durée de la rente 10 ans après l expiration du contrat 10 ans après l expiration du contrat F1.030 Dossiers concernant le traitement de sinistres (biens immobiliers, biens meubles, véhicules, etc.) F1.031 Dossiers de correspondance avec les sociétés concernant le remboursement des abonnements de transports en commun (STIB, De Lijn, SNCB, ) 10 ans 3 ans 22
25 F1.032 Dossiers concernant les primes syndicales pour les affiliés 1 an F1.033 Dossiers du Comité d intervention sociale [cf. Remboursement de certains frais comme les frais médicaux]. 10 ans F2. LOGISTIQUE F2.001 Actes et dossiers concernant l acquisition du bâtiment sis rue de Trèves n 82 à 1040 Bruxelles 30 ans [Transmettre à la Régie des bâtiments] F2.002 Dossiers concernant la construction, l adaptation, la rénovation et la restaurations du bâtiment sis rue de Trèves n 82 à 1040 Bruxelles 10 ans après les travaux [Transmettre à la Régie des bâtiments] Conserver les rapports, les avis et décisions d enquête publique, les (avant-) projets non exécutés, les photos, les cahiers des charges et les devis, les offres retenues, les rapports et les lettres d adjudication, les autorisation, les rapports des architectes, les ordres de commencement des travaux, les documents relatifs à la réception des travaux (réception provisoire et définitive, malfaçons, mise en demeure, etc.) et le règlement de compte final ; éliminer les autres documents. F2.003 Dossiers concernant l entretien et la réparation du bâtiment sis rue de Trèves n 82 à 1040 Bruxelles 10 ans après les travaux [Transmettre à la Régie des bâtiments] 23
26 F2.004 Plans du bâtiment sis rue de Trèves n 82 à 1040 Bruxelles Tant que le BIRB utilise le bâtiment F2.005 Photos du bâtiment sis rue de Trèves n 82 à 1040 Bruxelles Tant que le BIRB utilise les bâtiments [Transmettre à la Régie des bâtiments] Conserver et transférer aux AE Conserver les plans «as built»; éliminer les plans des équipements d utilité publique. F2.006 Dossiers concernant la location (en tant que locataire) d une partie du bâtiment sis rue d Arlon n 53 à 1040 Bruxelles F2.007 Dossiers concernant des travaux réalisés dans les étages du bâtiment loué sis rue d Arlon n 53 à 1040 Bruxelles Jusqu à 10 ans après expiration du contrat Jusqu à 10 ans après expiration du contrat [Transmettre aux régions] [Transmettre aux régions] F2.008 Dossiers concernant les contrats d entretien (travaux et nettoyage) dans les bâtiments occupés F2.009 Dossiers concernant les contrats liés à l eau, au gaz et à l électricité F2.010 Dossiers concernant le paiement de taxes (surface de bureau, immondices, papier, ) pour les bâtiments occupés 10 ans [Transmettre à la Régie des bâtiments] 10 ans [Transmettre à la Régie des bâtiments] 10 ans [Transmettre à la Régie des bâtiments] F2.011 Dossiers concernant les opérations de déménagement Jusqu à la fin de l opération [Trier et transmettre aux régions] Conserver les documents relatifs au déménagement des archives ; éliminer les autres documents. 24
27 F2.012 Dossiers concernant l achat de véhicules Tant qu ils sont utilisés [Transmettre aux régions] F2.013 Dossiers concernant la souscription et le suivi de contrats d assurances relatifs aux véhicules F2.014 Dossiers concernant le traitement de sinistres relatifs aux véhicules 10 ans 10 ans F2.015 Dossiers concernant des demandes de travaux/ordres de travaux relatifs à l entretien des véhicules 3 ans après le déclassement des véhicules [Transmettre aux régions] F2.016 Dossiers concernant la gestion des véhicules Tant qu ils sont utilisés F2.017 Dossiers concernant la location d une caméra de sécurité Tant qu elle est utilisée F2.018 Inventaire du matériel et du mobilier Jusqu à la rédaction d une nouvelle version [Transmettre aux régions] [Transmettre aux régions]. F2.019 Documents concernant l achat de fournitures, mobilier et matériel Tant que le matériel est utilisé [Transmettre aux régions] 25
28 F2.020 Dossiers concernant la mise à disposition d œuvres d art Tant qu elles sont en possession du BIRB F2.021 Inventaire des fournitures de bureau 5 ans [Transmettre aux régions] F2.022 Dossiers concernant les fournitures de bureau 1 an [Transmettre aux régions] F2.023 Documents concernant la gestion des stocks (copies de bons de commandes, bons de livraison, formulaires de demandes, etc.) 3 ans F3. FINANCES F3.001 Dossiers concernant l établissement annuel du budget et les adaptations budgétaires 10 ans Conserver et transférer aux AE F3.002 Grands livres 10 ans Conserver et transférer aux AE F3.003 Livres journaux, livres de caisse et autres livres auxiliaires 10 ans F3.004 Bases de données comptables [IRIS (système d encodage), AXI (système comptable) et ISABEL (paiement)]. 10 ans [Transmettre aux régions] F3.005 Bons de commande 10 ans F3.006 Notes de crédit 10 ans 26
29 F3.007 Factures 10 ans En vertu de la législation sur la TVA, ce délai est étendu à 15 ans pour les documents qui se rapportent à la construction ou l acquisition d un bâtiment qui sert de moyen d exploitation ou l acquisition de droits réels sur un tel bâtiment. F3.008 Documents justificatifs 7 ans F3.009 Extraits de compte 7 ans F3.010 Dossiers concernant les marchés publics - Dossiers d adjudication - Dossiers d exécution de travaux soumis à la responsabilité décennales - Dossiers d exécution de tous les autres travaux - Dossiers d exécution de fournitures et de services 10 ans 10 ans 2 ans 2 ans F3.011 Dossiers concernant les prêts contractés et les placements 7 ans après l approbation des comptes de l année à laquelle le prêt ou le placement prend fin F3.012 Situations périodiques 7 ans Conserver et transférer aux AE 27
30 F3.013 Comptes annuels d exécution et situation de l actif et du passif, ou compte annuel des résultats et bilan 7 ans Conserver et transférer aux AE F3.014 Comptes de fin de gestion comptable 30 ans Conserver et transférer aux AE F3.015 Documents concernant la déclaration d impôts 5 ans F3.016 Actes de garanties [Papier]. Tant que court la garantie [Transmettre aux régions] F3.017 Dossiers concernant la gestion des garanties [Papier]. 10 ans F3.018 Dossiers concernant le dépôt en espèce des garanties [Papier]. Tant que court la garantie [Transmettre aux régions] F3.019 Dossiers concernant la gestion des débiteurs (calcul de l amende) F3.020 Dossiers concernant les communications aux instances européennes F3.021 Dossiers concernant les déclarations mensuelles et annuelles des dépenses à la CE F3.022 Dépôts des comptes annuels commerciaux auprès des instances européennes 10 ans 7 ans 7 ans 7 ans 28
31 G. SERVICE DS 6. ICT G.001 Dossiers concernant l achat, la livraison et l implémentation du matériel informatique, des logiciels et de la téléphonie G.002 Dossiers concernant le développement et l implémentation des logiciels [Sous forme électronique depuis 2009]. G.003 Inventaire du matériel informatique, des logiciels et de la téléphonie [Sous tableau Excel depuis 2009]. Durée d utilisation du système Durée d utilisation du système Jusqu à la rédaction d une nouvelle version [Transmettre aux régions] G.004 Documents concernant l entretien et à la gestion du matériel informatique, des logiciels et de la téléphonie G.005 Documents concernant l assistance à l utilisation du matériel informatique, des logiciels et de la téléphonie 1 an 1 an G.006 Licences de logiciels [Sous forme électronique depuis 2009]. Après expiration de la licence G.007 Copies de sauvegarde (copies de sécurité) Selon les accords internes G.008 Budget ICT 7 ans 29
32 G.009 Schéma directeur [Sous forme électronique depuis 2009]. 7 ans G.010 Cahier des charges 7 ans G.011 Dossiers concernant les marchés publics d achat - dossiers d adjudication - dossiers d exécution de travaux soumis à responsabilité décennale - dossiers d exécution de tous les autres travaux - dossiers d exécution de fournitures et de services 10 ans 10 ans 2 ans 2 ans G.012 Dossiers de factures 7 ans G.013 Formulaires d autorisation d accès Tant qu elle est d application 30
33 H. SERVICE DS 7. AUDIT INTERNE H.001 Charte d audit interne [publiée sur l intranet] 10 ans Est conservée au niveau de la Direction générale, voir la série A.005. H.002 Guides d audit interne 10 ans [Transmettre aux régions] Est conservée au niveau de la Direction générale, voir la série A.006. H.003 Rapports d audit interne et documents annexes [Également en version électronique depuis 2006] H.004 Rapports concernant les certifications externes [Également en version électronique depuis 2006] 10 ans [Transmettre aux régions] Est conservée au niveau de la Direction générale, voir la série A ans [Transmettre aux régions] Est conservée au niveau de la Direction générale, voir la série A
34 I. SERVICE INTERNE POUR LA PRÉVENTION ET LA PROTECTION AU TRAVAIL I.001 Document d identification Jusqu à la rédaction d une nouvelle version Conserver et transférer aux AE I.002 Plan global quinquennal de prévention et plan annuel d action 10 ans Conserver et transférer aux AE I.003 Rapports annuels et annexes [Ils sont envoyés chaque année au SPF Emploi, Travail et Concertation sociale]. 10 ans Conserver et transférer aux AE tant les rapports annuels que les annexes qui sont repris intégralement dans le rapport annuel général de l institution. I.004 Procès-verbaux du comité et annexes 10 ans Conserver et transférer aux AE I.005 Loi, arrêtés et conventions relatifs au bien-être des travailleurs lors de l exécution de leur travail Tant qu ils s appliquent I.006 Dossiers concernant l organisation de formations, cours et recyclages I.007 Rapports de la structure de coordination, plans de sécurité et de santé, journal de coordination et dossier d intervention ultérieure en cas de chantiers temporaires ou mobiles 10 ans 10 ans I.008 Plans et procédures d urgence internes Jusqu à la rédaction d une nouvelle version 32
35 I.009 Rapports des exercices anti-incendie et d évacuation 10 ans I.010 Inventaire des appareils et des machines devant être contrôlés par les organismes agrées, en exécution des dispositions réglementaires [cf. Rapports annuels]. Jusqu à la rédaction d une nouvelle version I.011 Liste des substances et préparations dangereuses en utilisation Jusqu à la rédaction d une nouvelle version I.012 Liste des données relatives aux points d émissions de pollution de l air et de l eau de l entreprise Jusqu à la rédaction d une nouvelle version I.013 Inventaire de l amiante Jusqu à la rédaction d une nouvelle version I.014 Documents relatifs à la protection contre les explosions Jusqu à la rédaction d une nouvelle version I.015 Listes nominative des travailleurs soumis obligatoirement à la surveillance de santé et de ceux soumis aux vaccinations obligatoires ou aux tests tuberculiniques 5 ans 33
36 J. AMICALE DU BUREAU D INTERVENTION ET DE RESTITUTION BELGE ASBL J.001 Dossiers concernant les statuts [Ils sont publiés au Moniteur belge]. 5 ans après dissolution de l asbl Conserver et transférer aux AE J.002 Procès-verbaux du conseil d administration 5 ans après dissolution de l asbl J.003 Procès-verbaux de l assemblée générale 5 ans après dissolution de l asbl J.004 Fichier des membres 5 ans après dissolution de l asbl Conserver et transférer aux AE Conserver et transférer aux AE Conserver et transférer aux AE J.005 Extraits de compte et actions de compte 10 ans J.006 Factures 10 ans J.007 Justificatifs de paiements 10 ans J.008 Dossiers concernant l impôt des personnes morales 10 ans J.009 Dossiers concernant la déclaration de TVA 10 ans 34
37 J.010 Dossiers concernant la taxe asbl 10 ans J.011 Comptes annuels et bilans 30 ans Conserver et transférer aux AE J.012 Dossiers concernant l organisation des événements par l asbl 10 ans Conserver et transférer aux AE J.013 Programmes annuels 10 ans Conserver et transférer aux AE 35
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