ASIMUT. Système d information en ligne. Emploi du temps & planning. Gestion d événement. Réservation personnalisée de salles

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1 ASIMUT Système d information en ligne Emploi du temps & planning Gestion d événement Réservation personnalisée de salles En service dans les meilleurs conservatoires et écoles d arts du spectacle d Europe

2 ASIMUT pour les conservatoires Système d information en ligne ASIMUT est un système d information et de planification sur mesure pour les conservatoires et écoles d arts du spectacle. Cette application web est accessible par internet à partir d un ordinateur, d une tablette ou d un smartphone. Elle est si simple qu étudiants et enseignants pourront l utiliser sans formation, mais assez souple et puissante pour faire face à la complexité de la gestion des emplois du temps et des programmations d une grande académie de musique. Emplois du temps et organisation L enseignement de la musique et des arts du spectacle présente un vrai défi organisationnel. Cours collectifs, cours individuels, répétitions d ensembles et prestations publiques : l organisation des emplois du temps et des programmations est bien plus complexe que dans n importe quel autre type d institutions. Utilisé avec succès par les plus grands conservatoires et écoles de théâtre d Europe, ASIMUT a démontré sa valeur au fil des années. Gestion événementielle Réussir la programmation, l organisation et la réalisation d événements publics est un défi en soi. Avec le système ASIMUT, vous suivrez les réservations de salles ainsi que tous les détails de chaque événement. Grâce à lui, chacun saura exactement la tâche qui lui est assignée et sera automatiquement informé en cas de modification. Réservation de salle personnalisée Il y a toujours pénurie d espace pour travailler et répéter. ASIMUT permet aux étudiants et aux enseignants de trouver facilement les salles disponibles et les réserver en ligne, tout en veillant à une répartition équitable des ressources. Chaque établissement a ses traditions et ses besoins : ASIMUT dispose de plusieurs fonctions, toutes susceptibles d être personnalisées, individualisées et adaptées à vos besoins.

3 ASIMUT le point de vue de l étudiant Je peux me connecter partout et voir tout mon emploi du temps : les cours collectifs et individuels, les répétitions et les concerts. Je peux voir tous les détails : le lieu, l heure, le professeur et les autres participants. Je peux réserver une salle pour répéter entre ou après les cours. En cas de changement ou d annulation, je reçois un message et mon emploi du temps en ligne est immédiatement actualisé. Ida Emily Spang-Hanssen, étudiant à la Royal Academy of Music, Aarhus Au RCM, nous mettons toujours les besoins des étudiants au centre de nos préoccupations afin de les aider à atteindre les sommets d excellence artistique. La réservation de salles et l information en ligne étaient les priorités du Conseil des étudiants, aussi nous avons été ravis de trouver ASIMUT. Nicholas Watkins, Responsable TIC au Royal College of Music, Londres Optimisation du temps et des ressources Avec ASIMUT, toute l information sur les activités, les gens et les installations à disposition, est disponible en ligne, sur écrans tactiles et cadres d affichage numérique dans les bâtiments. Plus d attente à l accueil pour avoir une salle ou une information, les étudiants savent toujours exactement le lieu et l horaire de leurs activités. Pas de temps perdu pour cause de cours déplacés ou annulés, donc plus de temps de travail personnel et pour les répétitions. En facilitant l accès de tous à l information nécessaire au moment opportun, votre organisation gagnera du temps et optimisera l utilisation des salles vacantes disponibles.

4 ASIMUT le point de vue de l enseignant Depuis que tout est sur le site Internet, il m est beaucoup plus facile de suivre mes rendez-vous et mes étudiants de l académie. Et pouvoir, d un simple clic, envoyer un message à tous les élèves d un même cours, est également très pratique. Plus besoin de conserver d innombrables listes de numéros de téléphone et d adresses d . Tout est beaucoup plus souple : je peux déplacer mes cours facilement, ce qui est vital si je veux pouvoir combiner mes activités d enseignement et ma carrière de soliste. Niels Ole Bo Johansen, Professeur à la Royal Academy of Music, Aarhus Intégrée à votre organisation ASIMUT a deux interfaces principales : une interface publique accessible à tous les étudiants, les enseignants et le personnel et une interface administrative pour les responsables des planifications, programmations et emplois du temps. L interface publique s intègre dans le site internet existant de votre établissement sur le plan esthétique et fonctionnel. Professeurs et étudiants la considéreront comme faisant partie intégrante du site. ASIMUT existe en plusieurs langues. Si vous ne trouvez pas la vôtre, nous serons heureux de l ajouter à notre liste. Gestion des absences Tout signalement d absence d un étudiant ou d un professeur est immédiatement notifié aux personnes concernées. Quand un étudiant signale son absence, celle-ci est automatiquement répercutée sur les emplois du temps des autres participants et sur les registres de présence.

5 ASIMUT le point de vue de la gestion événementielle Le Royal Northern College of Music est un lieu de concert qui accueille des prestations d artistes extérieurs ainsi que les concerts des professeurs et des étudiants. Nous avons choisi le système ASIMUT car il ajoute les fonctionnalités utiles à notre gestion des lieux de concerts et des événements publics, ainsi que les capacités avancées de gestion des emplois du temps. Il faut que nous puissions voir la disponibilité des salles et repérer immédiatement les conflits lorsque nous engageons des étudiants, des enseignants et retenons des lieux. Clare Preston-Pollitt, responsable de la gestion événementielle au Royal Northern College of Music, Manchester Gestion événementielle avancée Du récital de piano d un étudiant aux grands festivals et aux conférences se déroulant sur plusieurs jours, dans plusieurs lieux et impliquant des centaines de personnes, ASIMUT vous aide à gérer l événementiel par une attribution adéquate des ressources et la diffusion des informations détaillées aux personnes concernées : ingénieurs du son, ingénieurs lumière, machinistes, traiteurs, équipes de nettoyage, etc. En se connectant au système, l ingénieur du son sait immédiatement ce qui se passe et ce qu il a à faire. Il accède à toute l information pertinente pour chaque projet, y compris l emploi du temps, les participants, la fiche technique et le plan de scène. Il reçoit un message d alerte en cas de modifications et peut laisser des consignes à ses collègues. S il intervient sur une tâche spécifique, il l indique par un clic et l information est immédiatement diffusée à toutes les parties prenantes. Les fonctionnalités de gestion événementielle ont eté développés en coopération avec l auditorium Aarhus Concert Hall, la plus grande salle de concert d Europe du Nord avec ses sept salles et ses milliers d événements chaque année.

6 ASIMUT le point de vue d un administrateur La planification des activités de l Académie royale de musique est un gigantesque puzzle. Nous sommes nombreux à travailler en parallèle sur les emplois du temps, les mêmes salles, les mêmes enseignants, les mêmes étudiants dans différents contextes. Non seulement nous devons coopérer pour réunir toutes les pièces du puzzle en un tableau complet, mais nous devons aussi tenir compte de nombreux paramètres. ASIMUT ne prétend pas faire notre travail à notre place et d ailleurs, je ne pense pas qu un ordinateur puisse jamais le faire. Le système nous fournit l information nécessaire : il nous est alors plus facile de collaborer et d éviter les conflits de lieux ou d horaires. Il nous a beaucoup facilité la vie pendant l élaboration des emplois du temps et tout au long du semestre. Le cas échéant, il suffit d effectuer la modification requise : les personnes concernées reçoivent un et tous les emplois du temps sont mis à jour automatiquement. Jette J. Jensen, Coordinateur des emplois du temps Royal Academy of Music, Aarhus / Aalborg Un système simple pour des tâches complexes ASIMUT est conçu sur deux critères : simplicité et souplesse. Vous pouvez organiser rapidement des cours sur un semestre, en omettant les vacances scolaires, stages etc. Vous pouvez changer l un ou l autre paramètre de chaque occurrence individuelle ou toutes les occurrences d une classe en bloc, sans incidence sur les exceptions entrées précédemment. Par exemple, vous pouvez retirer certains étudiants d un cours à des dates précises en fonction d autres événements prioritaires comme des répétitions d orchestres et des concerts. Il existe des modules pour les tâches courantes comme les inscriptions en ligne, la confirmation des réservations, le registre des présences, etc.

7 ASIMUT le point de vue du responsable de la gestion IT Nous avons d abord craint de ne pas pouvoir intégrer le système ASIMUT dans notre propre environnement IT, basé sur la technologie Microsoft Sitecore et Novell Directory Services, mais les spécialistes de ASIMUT software ont réalisé une parfaite synchronisation LDAP. Ils ont travaillé avec la compagnie qui a créé notre intranet et réalisé une intégration en douceur. Les utilisateurs ont l impression que le système fait partie de notre intranet alors qu il est hébergé par ASIMUT software, et qu il fonctionne sans nécessiter de soutien supplémentaire ou de maintenance opérationnelle. Niels Augustenborg, Directeur du département technique Royal Danish Academy of Music, Copenhague Checklist des responsables IT Solution totalement hébergée - haute disponibilité, pas de maintenance locale Application native internet - pas de maintenance du logiciel client Accès à un centre compétent d assistance multilingue S intègre aux systèmes existants y compris les systèmes de registre des étudiants et les systèmes PGI Évolutif pour répondre aux besoins des petites et des grandes institutions Conforme aux standards ouverts, et compatible avec les principaux navigateurs sur Mac, Windows, Linux, iphone, Android, etc. 9 9 Identification unique (SSO) compatible avec un large choix de serveurs externes d identification comme Microsoft Active Directory, Novell Directory Services, LDAP etc.

8 PRINTED IN ACCORDANCE WITH NORDIC ECOLABEL STANDARDS ASIMUT software Tel: Fax: Web: Mail: sales@asimut.com Notre mission première, chez ASIMUT software, est la création et le développement du système ASIMUT pour les établissements de musique et des arts du spectacle. Nos clients sont notre fierté et nous nous inspirons de leurs réactions et de leurs suggestions. Grâce à leur enthousiasme et leur intérêt, ASIMUT évolue rapidement et s améliore chaque mois avec l ajout de nouvelles fonctionnalités. N hésitez pas à nous contacter directement ou à visiter notre site internet pour tout savoir sur nos dernières avancées. Nous sommes toujours prêts à faire une démonstration de notre système soit sur place dans votre établissement, soit par une présentation en direct en ligne. Pour saisir tout ce qu ASIMUT peut apporter à votre organisation, profitez de l expérience de nos clients. Nous serons heureux de vous mettre en contact avec les personnes concernées ou d arranger une rencontre et une démonstration sur site. La présente brochure est disponible en plusieurs langues. Demandez-la ou téléchargez-la directement depuis notre site internet: Rhythmic Music Conservatory T H E R O Y A L D A N I S H A C A D E M Y O F M U S I C Kolding School of Design Photos par ordre d apparition: #1 Le public de l auditorium Aarhus Concert Hall #2 RCM Londres, entrée principale #3 Theresa Lundquist étudiante à la Royal Academy of Music Aalborg #4 Professeur Niels Ole Bo Johanssen #5 Jacob Lindemann Danielsen #6 Emma Anna Charlotta Axelsson, étudiante à la Royal Academy of Music Aarhus #7 Sofus Forsberg, électromusicien, en concert Crédits photographiques : #1, #4, #5, #7 Martin Dam Kristensen #2 David Iliff, licensed as CC-by-SA 3.0 #3, #6 Nikolaj Lund