EMPLOYABILITÉ AVÉRÉE DANS NOS MÉTIERS PROSPECTIVE 2022 QUELQUES COMPARAISONS AVANT DE POSTULER?

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1 La FFMAS vous accompagne A N N I E G O N O D E X P E R T M É T I E R A U S E I N D E L O B S E R V A T O I R E M É T I E R D E L A F F M A S EMPLOYABILITÉ AVÉRÉE DANS NOS MÉTIERS PROSPECTIVE 2022 QUELQUES COMPARAISONS AVANT DE POSTULER? 1

2 Assistant médico-social Cadre emploi : Maison départementale de la solidarité Assistant(e) Médicoadministratif(ve)/AMA Cadre emploi : Établissements d accueil, d hébergement médicaux et médicosociaux Assistant(e) de direction Cadre d'emploi : Rédacteur territorial auprès d un ou plusieurs Directeurs Généraux Adjoints/DGA Assistant(e) du Directeur Général des Services Cadre d'emploi : Rédacteur territorial ou Adjoint Administratif Territorial - AAT Missions principales Missions principales Missions principales Missions principales Dans cet exemple, sous l autorité du Responsable de la Maison départementale de la solidarité et de l Adjoint ressources autonomie, l assistant médicosocial : Coordonne l'organisation pratique du point accueil solidarité, Et assure le premier niveau de contact entre le service et l'extérieur. L assistant(e) médicoadministratif(ve) : Assiste un ou plusieurs responsables (Cadres Infirmiers, médecins, praticiens spécialistes, chirurgiens, directeurs d établissements médicaux, sociaux), Encadre les secrétaires médicaux de son service dans la plupart des cas et selon les besoins, Doit être capable d effectuer les tâches d un secrétariat médical, et en plus maitriser l ensemble des activités de son poste d assistant(e) Médico- Administratif(ve) en toute autonomie. L assistant(e), dans cet exemple : Assure l assistance, le soutien logistique, la prise en charge des aspects organisationnels et matériels nécessaires à l exercice des missions des directeurs généraux adjoints, Contribue au bon fonctionnement des travaux de la direction générale en participant activement au travail collectif et à la polyvalence nécessaire au sein de l équipe des assistant(e)s de la direction générale composée de 6 agents. Assure une interface de qualité entre la Municipalité, la Direction générale, les directions, les services, les organismes et administrations extérieures L assistant(e) du directeur général des services : Apporte une aide permanente au chef de l exécutif, à un directeur de service ou de structure À savoir, l organisation personnelle, la gestion, la communication d informations, l accueil, le classement et le suivi de dossier À noter Le cadre d'emploi des adjoints administratifs territoriaux recouvre une multitude de métiers dans les services administratifs de la fonction publique territoriale dans les villes, départements, régions, intercommunalités et leurs établissements publics 2

3 Activités principales Accueil et orientation physique et téléphonique du public et des partenaires Pré-évaluation des demandes des usagers et des partenaires Réponse de premier niveau et/ou réorientation des usagers et des partenaires Gestion administrative et informatique des dossiers spécifiques aux activités du Point Accueil Solidarité (PAS) Collaboration et participation au travail des équipes de PAS et MDS Expédition, affranchissement, réception et distribution du courrier du PAS Gestion des besoins logistiques et transmission à l adjoint ressources autonomie Gestion de l'agenda partagé de l'équipe du PAS afin de planifier la prise de RDV Veille du respect de la continuité de service pour l'accueil des usagers et des partenaires Gestion et archivage des dossiers des usagers Participation à des instances de réflexion et de décision Relais des adjoints ressources en matière de sécurité Le cas échéant, possibilité de renforcer les autres secrétaires de PAS de la MDS Activités principales Activités principales Activités principales Gère et planifie les plannings (salles d examens, blocs opératoires, planning des secrétaires médicales) Organise les réunions, colloques et séminaires Participe à «l accréditation» des établissements et au suivi qualité (Normes ) Propose des améliorations de la gestion administrative, quotidienne. Élabore les matrices de comptes rendus, courriers Met à jour les documents en fonction des changements législatifs (veille juridique) Crée des supports (diaporama, présentation sous Powerpoint) Aide à la médiation, résolution de conflits interne et externe Élabore les profils de poste des secrétaires médicales avec la direction Participe à la sélection et au recrutement Forme les stagiaires et les secrétaires débutantes (Contrat professionnalisation et/ou apprentissage) Encadre les secrétaires médicales de son service Informe en Français ou en langue anglaise, rassure le patient Vérifie le dossier médical constitué en amont par le secrétariat médical Accueil téléphonique et physique au secrétariat : recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriels ; renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l interlocuteur compétent ; prise et transmission des messages aux Directeurs généraux et administratifs (DGA) Organisation des agendas et déplacements des DGA Organisation et planification des réunions (réunions de secteurs, de la direction générale, etc.) : - préparer et diffuser les documents afférents (rédiger les ordres du jour en concertation avec le DGA ; les convocations) ; prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus, logistique (salles, matériel-) Travaux de dactylographie (à partir d écrits ou de dictaphone), de rédaction, et de mise en forme de documents (réponses à des courriers, notes et documents divers,), avec une attention particulière aux courriers soumis à signature tant sur le contenu que sur la présentation (respect de la charte graphique) Suivi des projets et activités de la direction générale (en particulier, Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du DGS Rappeler des informations importantes et transmettre des messages au DGS Organiser les déplacements du DGS Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus Rédiger et mettre en forme les courriers Renseigner des tableaux de suivi des activités 3

4 Met en relation le patient avec l équipe médicale Négocie et suit les contrats avec les différents fournisseurs (appareils, fournitures ) Réalise diverses opérations de comptabilité en relation avec le comptable (devis, factures, suivi des impayés) Aide à la préparation des payes (dans les ETS de moins de 20 personnes) soutien pour l établissement des ordres du jour prévisionnel des réunions de direction générale, de bureau municipal, -) Suivi et relances auprès des directions en articulation avec les DGA concernant les informations à transmettre, les dossiers à préparer et/ou à compléter) Organisation du classement et de l archivage des dossiers Recherche et diffusion d informations ; veille et mise à jour documentaire Tri, suivi et classement du courrier et tout particulièrement le courrier de la municipalité en lien avec les services compétents de la direction Organisation des Conseils de quartiers en lien avec le secrétariat du Président et élaboration des comptes rendus Travail en binôme avec l ensemble des assistantes, relations avec les services et les secrétariats des élus, contacts avec les autres collectivités et instances extérieures (Autres communes, Département, Région, État, Associations, -) Assurer le remplacement des autres secrétariats des Directions générales Adjointes des Services en cas de besoin. 4

5 Profil recherché Profil recherché Profil recherché Profil recherché Connaitre le fonctionnement et les compétences des services départementaux ainsi que les procédures et les dispositifs d aide sociale. Maîtriser les outils informatiques, le traitement de texte, le tableur. Être en capacité de conseiller et d orienter un public en difficulté, Savoir hiérarchiser les priorités, Gérer votre temps dans le respect des délais impartis Collaborer avec une équipe. Avoir patience, discrétion et rigueur, atouts indispensables pour exercer sur ce poste. Maitriser Word, Excel, Powerpoint, + logiciels internes à l établissement Rédiger, utiliser des mots et termes précis et adaptés, langage soutenu Avoir un très bon niveau d orthographe Maitriser la terminologie médicale Connaître les examens médicaux : Pour guider les patients dans les salles comportant le bon matériel et/ou les bons outils, Pour gérer la planification des examens (durée en temps) Maitriser la législation et la réglementation spécifique à la qualité et assurer le suivi par la veille (mise à jour des documents de : sécurité sociale, (CPAM) mutuelle, CMU ) Maitriser les outils de communication Avoir une excellente connaissance des tâches, activités, qualités pour le poste des secrétaires médicaux que vous encadrez Préparer et poser les bonnes questions lors des entretiens Définir et fixer des objectifs et recadrer si besoin. Être organisé(e) afin de dispatcher le travail et continuer à faire le sien Maitriser le contenu du dossier médical (DPI ) Maîtriser les bases de la comptabilité, et les relances d impayés Connaître les bases du droit de travail Maîtriser les techniques de secrétariat (prise de notes, écriture abrégée, etc.) Maitriser les principes rédactionnels de la note de synthèse, du rapport et du compte rendu Savoir créer des tableaux de bord et des outils de planification et suivi Maîtriser l utilisation des logiciels courants de bureautique (Traitement de texte, tableur, logiciels de PAO, messagerie, internet) Savoir adapter son discours en fonction de l interlocuteur Savoir établir une relation de confiance avec les DGA Savoir agir en étant garant de l image des DGA Aptitude au travail collectif Savoir transposer des notions d organisation et de gestion du temps en vue d optimiser l organisation de son activité quotidienne Savoir intégrer les priorités des DGA dans la gestion des activités de secrétariat Être capable de respecter les délais dans la transmission des documents -Sens de l organisation, rigueur et maîtrise des délais Grande disponibilité (amplitude horaire variable en soirée sur la base d une rotation avec l autre assistante) Sens de l écoute et de la réserve Maîtrise des outils bureautiques Qualité rédactionnelle Connaissance du fonctionnement des instances municipales et des circuits de décision Bon niveau d orthographe Capacité de travail en équipe avec les autres assistantes de la direction générale 5

6 Compléments Compléments Compléments Compléments Recrutement par voie de mobilité interne, mutation, détachement, intégration directe, liste d aptitude (cadre d emplois des rédacteurs territoriaux et adjoints administratifs territoriaux au sein d un conseil départemental), Types d'emplois Assistant(e) de Direction avec option médicale Assistant(e) Médico-Administratif(ve) principal(e) Assistante principale de service Secrétaire coordonnatrice Responsable administratif(ve) Code NSF : 324p - Organisation du travail de bureau, organisation - bureautique Codes des fiches ROME les plus proches : M1604 : Assistanat de direction Nature et niveau de formation pour exercer le métier : Niveau III BAC science médico-sociale BAC spécialisé complété par un BTS dans le domaine médical ou du secrétariat Passerelles Technicien d'information médicale Encadrant des secrétariats médicaux Encadrant archives Type d'offre : Fonction publique territoriale Particularités du poste : Horaires de bureau (35 heures par semaine) Période de pics d activité nécessitant une disponibilité supplémentaire en fonction des obligations du service et de la demande des DGA Obligations de discrétion et de confidentialité Types d emplois dans des services liés à l'organisation générale : Secrétaire de mairie de habitants Assistante / assistant de direction Assistante/assistant de gestion administrative Secrétaire Employée/employé administratif(ve) Agente/agent de gestion administrative Chargée/charge d'accueil Agente/agent d'accueil Hôtesse/hôte d'accueil Huissière/huissier administratif(ve) Vaguemestre Standardiste 6