Introduction. Contenu de cette Circulaire. Deuxième visite des Chefs de délégation Mise à jour. Arrivée

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1 Introduction Dans le cadre des préparatifs du 23e Jamboree Scout Mondial, nous sommes heureux de vous faire parvenir la Circulaire numéro 3. Ces circulaires permettent de communiquer rapidement des informations importantes aux Organisations scoutes nationales et à leurs délégations en dehors des dates de parutions des bulletins. Les circulaires ne paraissent donc pas périodiquement. Nous espérons néanmoins qu elles vous seront utiles et vous aideront à vous préparer au Jamboree.v Contenu de cette Circulaire Deuxième visite des Chefs de délégation Mise à jour Plateforme d inscription au Jamboree Checklist des délégations Calendrier Deuxième visite des Chefs de délégation Mise à jour La deuxième visite des Chefs de délégations (CDD) a été annoncée dans le bulletin 5, paru en octobre Elle aura lieu du vendredi 27 mars au dimanche 29 mars Vous trouverez cidessous toutes les informations nécessaires pour participer à cette réunion. Veuillez noter que certaines informations ont été mises à jour. Comme annoncé dans le bulletin 5, nous organiserons le transport jusqu à Yamaguchi Seminar Park (lieu de la visite des Chefs de délégation) à partir des endroits suivants: 1. Aéroport de Yamaguchi-Ube (UBJ) 2. Aéroport de Fukuoka (FUK) 3. Gare ferroviaire de Shin-Yamaguchi Si vous pensez arriver ou repartir d un autre endroit, nous vous demandons de rejoindre l un des ces trois points de rendez-vous, ou de vous rendre par vos propres moyens à Yamaguchi Seminar Park. Arrivée Visite du site du Jamboree (facultative) La visite guidée du site du Jamboree sera facultative comme il s agit de la deuxième visite des Chefs de délégation. Cette visite aura lieu le vendredi 27 mars au matin. Un bus partira de la gare de Shin-Yamaguchi à 9h00. Si vous désirez faire cette visite, le point de rendezvous est fixé à la gare de Shin-Yamaguchi, le 27 mars avant 9h00. Cette visite n engagera aucun frais supplémentaire. Cependant, nous vous demandons de prévoir le déjeuner du 27 mars (soit en apportant un pique-nique soit en mangeant dans un restaurant local) ainsi que votre hébergement pour la nuit du jeudi 26 au vendredi 27 mars, au cas où vous ne seriez pas en mesure de rejoindre le point de rendez-vous avant 9h00 le 27 mars. Transport depuis l aéroport de Yamaguchi Ube Le vendredi 27 mars, une navette partira de l aéroport de Yamaguchi à 12h30 et se rendra au Yamaguchi Seminar Park en passant par la gare de Shin-Yamaguchi. Le trajet dure environ 90 minutes. Transport depuis la gare de Shin-Yamaguchi Le vendredi 27 mars, une navette partira de la gare de Shin-Yamaguchi à 13h et se rendra au Yamaguchi Seminar Park. Le trajet dure environ 20 minutes. Transport depuis l aéroport de Fukuoka Le vendredi 27 mars, une navette partira de l aéroport de Fukuoka à 11h du matin et se rendra directement à Yamaguchi Seminar Park. Le trajet dure environ 3 heures. L heure de départ définitive des bus dépendra des réponses reçues via les formulaires d inscription. Les participants inscrits recevront, dvans un autre courrier, les informations définitives à propos du transport. Départ Etant donné que le programme se termine le 29 mars aux environs de midi, des bus partiront vers les 3 points de départ mentionnés cidessus à 13h00. Si vous partez de l aéroport de Yamaguchi Ube ou de la gare de Shin-Yamaguchi, 1

2 prévoyez de partir après 14h. De même, si votre vol décolle de l aéroport de Fukuoka, prévoyez de partir après 17h pour les vols internationaux. Par Circular ailleurs, les #3 bus en direction de l aéroport de Fukuoka s arrêteront aussi à la station de Hakata, située dans le centre de la ville de Fukuoka. Si vous souhaitez planifier une réunion individuelle avec l équipe d organisation du Jamboree durant l après-midi du 29 mars, nous vous demandons d organiser votre propre transport à partir de Yamaguchi Seminar Park. Frais d inscription Les frais pour la seconde visite des CDD comprendront : les repas à partir du dîner du vendredi soir jusqu au déjeuner du dimanche midi Le transport aller-retour jusqu à Yamaguchi Seminar Park à partir de la gare de Shin- Yamaguchi, de l aéroport de Yamaguchi Ube ou de l aéroport de Fukuoka Le matériel nécessaire au bon déroulement du programme La visite du site du Jamboree Vous avez le choix entre trois types d hébergement : Type d hébergement Frais par personne Dortoir JPY 25,000 Hôtel économique JPY 35,000 Dispositions personnelles JPY 20,000 L inscription pour la visite des Chefs de délégation Vous trouverez joint à cette Circulaire, le «Formulaire d inscription à la deuxième visite des Chefs de délégation» (Annexe 26). Pour vous inscrire, merci de compléter ce formulaire et de le renvoyer au Bureau du Jamboree avant le 15 février Vous avez trois possibilités de paiement : acheter un billet en ligne sur le site web de la visite des Chefs de délégation, payer par Paypal, ou faire un virement bancaire. Veuillez noter que les paiements devront être effectués en yens (JPY). 1. Acheter un billet en ligne sur le site web En allant sur le site de la réunion ( hocvisit2.peatix.com/), vous pourrez acheter un billet en ligne, choisir le type d hébergement et le nombre de personne à inscrire. Vous devrez également remplir un formulaire concernant votre OSN et la personne qui effectue la réservation. Paiement possible par carte de crédit. 2. Payer par PayPal Il est aussi possible de payer par PayPal. Si vous choisissez cette option, merci de communiquer au Bureau du Jamboree l adresse où nous pouvons vous envoyer la facture. Dès que nous aurons reçu votre demande, nous vous ferons parvenir une facture reprenant le montant total des frais de participation à l adresse indiquée. 3. Effectuer un virement bancaire Il est possible de payer par virement bancaire. Après avoir envoyé le formulaire d inscription au Bureau du Jamboree, veuillez verser les frais d inscription sur le compte bancaire ci-dessous en mentionnant «HOC Visit» en objet et informez le Bureau du Jamboree après avoir effectué le virement. Les coordonnées bancaires sont : Nom de la banque : The bank of Tokyo-Mitsubishi UFJ, Ltd.Kasugacho Branch (062) Adresse de la banque : Koishikawa, Bunkyo-ku, Tokyo , Japan Code SWIFT : BOTKJPJT Numéro de compte : Nom du compte : Scout Association of Japan Adresse du titulaire du compte : Hongo, Bonkyo-ku, Tokyo Japan Demande de visa Si vous avez besoin d'un visa pour entrer au Japon, merci de nous le faire savoir avant la fin du mois de janvier Une fois que nous aurons reçu les informations nécessaires, nous pourrons vous envoyer une lettre d'invitation avec laquelle vous pourrez demander un visa. Programme Ci-dessous vous trouverez le programme de la deuxième visite des Chefs de délégation. La première présentation commencera à 14h00 le 27 mars. 2

3 Matin --(visite de Circular #3 27 mars 28 mars 29 mars --Arrivée des participants Kirara-hama) --Séance de présentation Aprèsmidi et mots de bienvenue Soir Réunion plénière Lors des séances plénières, les participants recevront les dernières informations du 23e Jamboree Scout Mondial. Nous aborderons des sujets tels que l inscription, la logistique, le programme, la nourriture, les relations avec la presse, le soutien médical et le transport. Les présentations seront animées par les représentants de chaque département de l'organisation du Jamboree. Réunion de groupe Lors des réunions de groupes, nous vous donnerons des informations sur des sujets plus spécifiques et vous aurez la possibilité de poser vos questions. Entretien individuel --Réunion plénière --Réunion en petits groupe --Réunion plénière --Présentation du Seminar Park --Dîner --Dîner --Nuit internationale --Réunion en petits groupe --Réunion plénière --Départ des participants --(entretiens individuels) Les délégations qui désirent s entretenir avec l Equipe d organisation sur un sujet plus particulier auront l occasion de le faire lors de l après-midi du 29 mars. Vu que cette réunion traitera de sujets spécifiques à votre délégation, nous vous demandons de contacter le Bureau du Jamboree avant le 15 février 2015 en mentionnant le sujet dont vous désirez parler. Veuillez noter que, en fonction du nombre de demandes ou de la nature des sujets, il se peut que nous n ayons pas la possibilité de rencontrer toutes les délégations. Dans ce cas, nous contacterons les délégations concernées après la visite. Veuillez noter que les délégations participant à l entretien individuel doivent organiser leur propre transport à partir du Seminar Park de Yamaguchi jusqu à leur point de départ. Hébergement Les participants à la visite des Chefs de délégation peuvent choisir entre trois types d hébergement. 1. Dortoir dans Yamaguchi Séminar Park Chambres de deux personnes. Les toilettes et les douches (bain publics «à la japonaise») sont communs et à l intérieur du bâtiment. Il n y a pas de douches privatives. N oubliez pas d apporter votre nécessaire de toilettes (serviettes de bain). La literie sera fournie. Comme il s agit d'un établissement scolaire, l extinction des feux se fait à 23h. 2. Hôtel économique Si vous souhaitez plus de confort, vous pouvez rester à l hôtel. Nous réserverons des chambres privatives dans un hôtel près de la gare de Shin- Yamaguchi et nous nous occuperons des navettes entre l hôtel et le Yamaguchi Seminar Park. 3. Dispositions personnelles Si vous préférez prendre vos propres dispositions, veuillez en informer le Bureau du Jamboree. Les participants qui choisissent cette option devront s occuper eux-mêmes de leur transport. Vous pouvez utiliser gratuitement le bus partant de la gare Shin-Yamaguchi jusqu au Seminar Park de Yamaguchi. Documents d'information pour la visite des Chefs de délégation Tous les documents d'information pour la deuxième visite des Chefs de délégation seront partagés avec les délégations sur la «page de ressource des Délégations du Jamboree». De plus amples informations seront communiquées après la deuxième visite des Chefs de délégation. Plateforme d'inscription au Jamboree La plateforme d'inscription a été ouverte aux délégations afin qu elles puissent inscrire leurs participants pour le Jamboree. Si vous n avez pas reçu les informations nécessaires à propos de cette plateforme, veuillez contacter le Bureau du Jamboree. Comme mentionné dans les derniers bulletins, la date limite pour l'inscription des participants est fin mars Cependant, nous 3

4 encourageons les délégations à commencer l inscription de leurs participants dès maintenant. Si vous rencontrez des difficultés avec l inscription en Circular ligne, n hésitez #3 pas à contacter le Bureau du Jamboree. Nous pourrons aussi vous aider si vous désirez faire un téléchargement massif à l aide d Excel. Checklist des délégations Vous trouverez ci-dessous la liste des formulaires requis par le Bureau du Jamboree avant la fin de janvier Même si la date limite est dépassée, veuillez tout de même nous envoyer les formulaires dès que possible. 1. Enquête préliminaire sur l organisation du voyage (Annexe 12) avant le 10 novembre Formulaire de déclaration d intérêt pour le JAMTEL (Annexe 25) avant le 10 novembre Formulaire de déclaration d intérêt pour les tentes du Jamboree (Annexe 24) avant le 10 novembre Formulaire de demande de transport de matériel (Annexe 13) avant fin janvier Formulaire de réservation d espace et d équipement supplémentaire pour les pavillons (Annexe 23) avant fin janvier Calendrier Février 2015 Bulletin 6 Mars e visite des Chefs de délégation Mai 2015 Bulletin 7 Coordonnées Bureau du 23e Jamboree Scout Mondial, Scout Association of Japan Hongo, Bunkyo-ku, Tokyo Japan TEL : (+81) FAX : (+81) wsj@scout.or.jp 4

5 Annexe 26 Formulaire d inscription à la seconde visite des Chefs de délégation *Si vous envoyez plus d un participant, merci de compléter un formulaire par personne. Organisation scoute nationale Pays 1) Merci de fournir les détails suivants concernant les participants à la visite des Chefs de délégation. (Prénom) (Date de naissance) (Nom de Famille) (Sexe) (Rôle dans l OSN) ( ) (Téléphone) (Adresse) 2) Concernant le logement, quelles options souhaitez-vous choisir? Option Frais Option 1: Dortoir sur place JPY Option 2: Hôtel prévu par l organisation JPY Option 3: Dispositions personnelles JPY (Nom de l hôtel: ) 3) Avez-vous besoin d un visa? *Si oui, veuillez envoyer la copie de votre passeport au Bureau du Jamboree. 4) Souhaitez-vous participer à la visite guidée du site du Jamboree le matin du 27 mars 2015? 5) Dans quelle langue préférez-vous communiquer? Anglais Français Veuillez cocher (ü ) la case correspondante.

6 6) Souhaitez-vous une rencontre individuelle avec l équipe d organisation du Jamboree l après-midi du 29 mars 2015? Si oui, merci d indiquer les sujets que vous souhaitez aborder: 7) Avez-vous des besoins particuliers (régime alimentaire particulier, situation de handicap,...)? Si oui, veuillez préciser: 8) Quels sujets désirez-vous aborder durant votre visite? 9) Merci de nous fournir les informations concernant votre voyage : Vol No. Arrivée au Japon à... (lieu) Heure d arrivée Arrivée Je désire être Aéroport de Yamaguchi Ube Aéroport de Fukuoka transporté au Seminar Park à partir de... Gare de Shin-Yamaguchi je me rendrai par moi-même au Seminar Park Après la visite Aéroport de Yamaguchi Ube Aéroport de Fukuoka/Gare de Depart des chefs de contingent, je désire être reconduit à... Gare de Shin-Yamaguchi Hakata j organiserai moi-même mon transport à partir de Seminar Park Départ du Japon Vol No. à partir de... (endroit) Heure de départ 10) Autorisation de l OSN (Nom de l OSN) (Nom de l approbateur) (Fonction) ( ) (Date) (Signature) Ce formulaire devra être complété par chaque Organisation scoute nationale, et retourné au Bureau du Jamboree avant le 15 février 2015.