Accord cadre relatif à la rédaction et la gestion administrative des marchés et accords cadres

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1 Accord cadre relatif à la rédaction et la gestion administrative des marchés et accords cadres présentation générale A. Généralités Dans le cadre d une démarche simplifiée et sécurisante de rédaction, passation et gestion des différents contrats que les établissements de l enseignement supérieur et de la recherche sont amenés à conclure pour leurs besoins quotidiens, l Amue a engagé dès 2008, une réflexion en vue de la conclusion d un accord cadre visant à proposer à ses adhérents via la conclusion de marchés subséquents, un logiciel de rédaction et de gestion administrative des marchés et accords cadres et des prestations de services associées (LOREM). Une procédure d appel d offres ouvert a été engagée en application des articles 33, 57 à 59 et 76 du Code des Marchés Publics, avec le concours des universités de Pierre et Marie CURIE, Strasbourg, Paul VERLAINE Metz et Bourgogne. La commission consultative des marchés s est prononcée pour l attribution de l accord cadre à la société AGYSOFT exploitant et distribuant le logiciel MARCO. L accord cadre LOREM a pris effet à compter de sa date de notification, soit le 12 avril 2010 et prendra fin quatre ans plus tard, soit le 11 avril L objectif du présent document est d informer les adhérents de l Amue du produit retenu, et de les guider dans la passation du marché subséquent qu ils concluront sous leur seule responsabilité. B. Déclaration de conformité du logiciel Afin de proposer aux adhérents de l Amue une offre logicielle adaptée au contexte universitaire et de la recherche, cinq établissements ont pendant soixante jours, et ce conformément aux stipulations des articles 8 2 et 11 1 du cahier des clauses particulières de l accord cadre, testé le logiciel MARCO. Ces cinq établissements sont : L université Paul VERLAINE METZ L université Pierre et Marie CURIE, Paris VI L université Paris XI L université Claude BERNARD, Lyon I L université de Bourgogne

2 Cette phase de tests a été conduite du 16 juin 2010 au 16 août Au cours de ces soixante jours, des points ont été organisés, dont un avec les établissements, l Amue et la société AGYSOFT durant lequel les observations faites par les établissements ont pu être discutées et certains problèmes rencontrés ont pu être résolus. Cet échange a aussi été l occasion pour les établissements de faire part d évolutions possibles du logiciel pour les prochaines versions de MARCO. A l issue de cette phase de tests, l ensemble des établissements pilotes ont accepté la proposition de validation de la solution. La déclaration de conformité a été notifiée au titulaire le 26 août C. Contenu du dossier accord cadre relatif à l acquisition d un progiciel de rédaction et de gestion administrative des marchés et accords cadres et des prestations de services associées L ensemble des documents contractuels relatif à LOREM est accessible sur le site Internet de l Amue à cette adresse: amue/services/offre lorem/ Sont téléchargeables les documents suivants : Cahier des clauses particulières de l accord cadre SAJ DSER n l acquisition d un progiciel de rédaction et de gestion administrative des marchés et accords cadres et des prestations de services associées et ses annexes ; Prescriptions techniques (annexe 1) ; Marché subséquent type (annexe 2 à l accord cadre n 09 02) dit «MS type» ; Offres du titulaire retenu pour chacun des modules. 2

3 I. Présentation de l offre A. L offre logicielle La société AGYSOFT est spécialisée dans la conception, l édition et la distribution du progiciel de gestion des achats et marches publics MARCO. Le logiciel MARCO est composé de 7 modules (correspondant aux phases d estimation, de passation et d exécution) qui peuvent être utilisés ensemble ou séparément : Module Demandes d achat et contrôles de seuils : recensement des besoins, établissement d un contrôle de computation des seuils de procédure et définition de la procédure la plus adaptée ; Module Devis : établissement des détails estimatifs et bordereaux de prix, analyse et comparaison des offres des entreprises ; Module Rédaction : élaboration des pièces administratives (règlement de consultation, acte d engagement, cahier des clauses administratives particulières, ) des marchés de travaux, de fournitures courantes et de services, des marchés informatiques, des marchés de maitrise d œuvre, de contrôle technique, des marchés de coordination de la sécurité et de la protection de la santé, des marchés à bons de commande et à tranches, des accords-cadres et marchés subséquents ; Module Procédures : le logiciel MARCO permet une gestion sécurisée de la procédure de passation, et permet un envoi de la publicité par XML au BOAMP, JOUE, JAL, Moniteur. Module Dématérialisation : mise en ligne des DCE et AAPC, gestion des retraits par les candidats, gestion électronique sécurisée des candidatures, des offres et des notifications ; Module Suivi technique et financier : calcul, contrôle des décomptes, révision des prix, certificats de paiement, gestion des avenants, ; Module Opérations : assure un suivi budgétaire des opérations. L objet de LOREM est de permettre aux adhérents de l Agence de disposer d un progiciel permettant : la rédaction des pièces administratives de la consultation, la gestion des procédures et des contrats dans un objectif d optimisation de la passation des procédures et de la gestion de l exécution des contrats, le suivi d exécution des contrats, l édition assistée de statistiques/ tableaux de bord contrats. 3

4 De ce fait, les adhérents peuvent faire l acquisition dans le cadre de cet accord des modules : Devis Rédaction Procédures Suivi technique et financier B. Les prestations de services MARCO AGYSOFT offre un ensemble de services aux utilisateurs du logiciel MARCO entrant dans le périmètre de l accord cadre. 1. L accompagnement : installation et paramétrage La société AGYSOFT dispose d ingénieurs technico commerciaux qui assurent la mise en œuvre opérationnelle du logiciel MARCO au sein des établissements. Ils procèdent à l installation du logiciel en fonction des besoins et assurent le transfert de compétences vers le correspondant MARCO désigné au sein de chaque établissement. Cf. Pièce 2.2 cadre de réponse financière, page La formation Des formateurs juridiques ou techniques accompagnent et forment les utilisateurs au travers des modules choisis par l établissement pour les sensibiliser au logiciel. Il est fortement recommandé de suivre cette formation afin de pouvoir s approprier pleinement et efficacement du logiciel MARCO dans l intégralité de ses fonctionnalités. Ces formations se font sur les modules acquis et ont lieu soit dans les locaux de l établissement soit dans les locaux du titulaire. Un regroupement inter établissements est possible pour le suivi de ces formations. Les formations proposées sont les suivantes : Formation au paramétrage fonctionnel ; Formation au module Devis ; Formation au module Rédaction ; Formation au module Procédure ; Formation au module Suivi technique et financier ; Formation au paramétrage des courriers et des clauses. Cf. Pièce 2.2 cadre de réponse financière, page 8. 4

5 3. L assistance La société AGYSOFT assure une assistance technique et juridique à ses clients. L assistance technique est assurée par des ingénieurs développement, des spécialistes métiers et des formateurs qui peuvent guider les utilisateurs par téléphone. Cette assistance est disponible tous les jours de la semaine, de 9 heures à 12 heures et de 14 heures à 18 heures. L assistance juridique est assurée par des juristes spécialisés en droit public qui ont une connaissance de l achat public, et qui peuvent répondre à toutes interrogations portant sur les marchés publics, l élaboration des DCE ou toutes autres questions juridiques, et ce du lundi au vendredi. 4. MARCO Process Les établissements, ont pu, dans la définition de leur politique d achats désigner une personne ou un service chargés à divers niveaux de vérifier et valider les différentes pièces administratives du DCE avant toute publication. La fonctionnalité MARCO Process permet la vérification et la validation des pièces administratives du DCE par des personnes préalablement désignés («valideurs») à différents niveaux (cinq au maximum). Chaque étape dans la chaine de validation fait l objet d un avertissement de l état d avancement de la validation du DCE aux différents protagonistes, par courriel, sans manipulation supplémentaire à faire de la part des utilisateurs de MARCO. Cf. Pièce 2.2 cadre de réponse financière, page L interfaçage avec les plateformes de dématérialisation La société AGYSOFT propose l interfaçage du logiciel avec les plateformes de dématérialisation propres à chacun des adhérents. Cf. Pièce 2.2 cadre de réponse financière, page 7. C. Les conditions financières Il convient de se reporter au cadre de réponse financière adressé par le titulaire de l accord cadre LOREM. Le prix des prestations est fonction des modules et prestations de services choisis et dégressif en fonction du nombre d utilisateurs. A titre d exemple, le module Rédaction comporte deux prix : le prix de la licence (1000 euros hors taxe pour un utilisateur, 250 euros hors taxe de deux à cinq utilisateurs et 100 euros hors taxe de 6 à 20 utilisateurs) et le prix de la redevance annuelle ( 400 euros hors taxe pour un utilisateur, 75 euros hors taxe de deux à cinq utilisateurs et 25 euros de six à 20 utilisateurs). 5

6 Les prix des prestations, correspondant au cadre de réponse financière figurant en annexe à l'acte d'engagement (pièce 2.2) de l accord cadre, constituent des prix plafonds qui peuvent faire l objet d une remise à l occasion de la passation des marchés subséquents. Les offres définitives comprennent tous les frais nécessaires à leur exécution. Les prix sont révisables annuellement à la date anniversaire de l'accord cadre par application de la formule suivante : P1 = PO X (0,15 + (0,85 X (S1 / SO))) Dans laquelle : P1 = prix révisé P0 = prix d'origine établis aux conditions économiques du mois «0» S0 = dernier indice Syntec informatique publié au mois «0» S1 = dernier indice Syntec informatique publié à la date de la révision Le mois «0» est le mois de remise des offres. De ce fait, aucune révision de prix ne peut intervenir ni à la date de notification d un marché subséquent ni à sa date anniversaire sauf à ce que celle ci coïncide très précisément avec celle de l accord cadre. II. La préparation du marché L Amue met à la disposition de ses adhérents un marché subséquent type qu ils peuvent utiliser pour la passation de leur marché avec le titulaire de l accord cadre. A. Le marché subséquent Le marché subséquent type est un marché à bons de commande, permettant aux adhérents de procéder à l acquisition, l installation et la maintenance du progiciel MARCO, et de bénéficier des prestations de services proposées par la société éditrice du progiciel. Ce marché subséquent est personnalisable mais ne doit pas faire l objet de modifications sur l essentiel. Il est conclu sans minimum ni maximum. Le marché subséquent peut prendre effet pour une durée de quatre ans ou pour une durée d un an reconductible de manière expresse trois fois, mais limité à un an au delà du terme de l accord cadre (article 76 V du code des marchés publics). En conséquence, seuls peuvent être conclus pour quatre ans les marchés subséquents conclus au plus tard le 12 avril 2011 (et s achèveront au plus tard le 11 avril 2015). Au delà de cette date, les marchés ne peuvent plus être conclus pour une telle durée. 6

7 B. L émission du bon de commande L acquisition des modules et prestations de services retenus par les adhérents de l Agence se fait par l émission de bons de commandes aux conditions techniques et financières fixées par l accord cadre LOREM, et ce conformément aux dispositions de l article 77 du code des marchés publics. Les bons de commande émis pour l acquisition des modules et services peuvent être adressés au titulaire de l accord cadre par courrier, courriel, télécopie ou remis en mains propres. Certaines mentions doivent impérativement figurer sur les bons de commande : L identification des parties ; La référence du présent marché ; La date de la commande ; Le nom du service émetteur de la commande ; Le descriptif de la prestation commandée ; La date de la livraison. Les bons de commande pourront être transmis à ces adresses : Par courriel : Par voie postale : Agysoft Service commercial Parc Euromédecine 95 rue Pierre Flourens Montpellier Par télécopie :

8 III. Contacts A. AGYSOFT AGYSOFT Parc Euromédecine 95 rue Pierre FLOURENS Montpellier Téléphone : Télécopie : Site Internet : agysoft.fr Assistance téléphonique juridique : Du lundi au vendredi Aide pour toutes vos questions concernant les marchés publics et l élaboration des DCE. Téléphone : Assistance téléphonique fonctionnelle : Du lundi au vendredi de 9h à 12h et de 14h à 18h Répond à vos questions concernant le logiciel, son utilisation, son fonctionnement pour une meilleure utilisation du progiciel MARCO. Téléphone : Directeur du projet : Didier LOUISIN Téléphone : B. Amue Chargée du suivi de la qualité des prestations : Natacha BEDHIAF Téléphone : Courriel : 8

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