NOUVELLE GEMAS. Engagements & Budgets. Offre de logiciel * EDITEUR DE PROGICIELS - REVENDEUR LOGICIELS SAGE * CONSEILS EN GESTION & CONSULTING

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1 NOUVELLE GEMAS * EDITEUR DE PROGICIELS - REVENDEUR LOGICIELS SAGE * CONSEILS EN GESTION & CONSULTING Offre de logiciel Engagements & Budgets Présentation - SOMMAIRE Septembre 2011 Tel: / /

2 Présentation sommaire La transparence dans la gestion des affaires des entreprises est plus que jamais le défi que tout dirigeant moderne veut relever. Pour y parvenir, la mise en place d outils décisionnels et d outils de pilotage formant le package sur lequel s adosse la bonne gouvernance et les«best practices» nous paraissent indispensables. La mise en œuvre desdits outils de gestion, offrira à coup sûr, un gain de temps et garantira une réactivité et une efficacité dans la gestion de la Direction Financière et des Achats. L objectif général de la mise en œuvre d un progiciel de Gestion des Engagements au sein d une direction financière ou d une institution gouvernementale, est d avoir une connaissance précise des différents tableaux de bord et outils de décision pour une gouvernance efficace. En sus, la gestion des Engagements et budgets permettra d organiser, de planifier, de contrôler, et suivre les opérations de la Direction financière et des Achats. L objectif spécifique de la mise en place du logiciel «GEMAS - GESTION DES ENGAGEMENTS & BUDGETS» est la couverture de toute la structure financière et des achats depuis la mise en place du budget jusqu au règlement des fournisseurs en passant par la validation successive des différentes étapes. Les différentes Etapes: La mise en place du budget, sa révision, l allocation du budget, la génération d une demande de moyen, la transformation de la demande de moyen en bon de commande, la transformation du Bon de commande en bon de livraison puis la génération des mandats de payement et des factures après validation de l engagement budgétaire des dépenses. Les documents de gestion disponibles en consultation, modification et impression: Demande de Moyens, Bon de Commande, Bon de livraison ou d exécution, Suivi budgétaire, Comparatif budgétaire, Suivi budgétaire des engagements, Analyses par plan budgétaire. Enconclusion,lamiseenplacedecetoutil,permettradenepayerquelesfacturesvalidéespartouslesacteurs concernés par la chaine de décision.

3 Engagements & Budgets Saisie des budgets Négociations Saisie des projets Budgets validés Allocations budgétaires Projets validés Analyse des écarts Engagement des demandes de moyens Commandes Rapprochement Pièces comptables Factures Gestion des achats Immobilisations intégration Comptabilité

4 BUDGET GENERAL BUDGET BG année 2010 BG année 2011 SCHEMA DESCRIPTIF PROJETS Projet 01 Projet 02 Demandes de Moyens initiales Validation Validation Circulation des documents Bon de commande Bon de livraison / Bon d exécution Projet 01 Projet 02 Mandat de payer Facture Facture

5 Demande de Moyens Exemplaire de Demande de Moyens NOUVELLE GEMAS Immeuble CCIA 4è Porte 10" CLIENT XXXXXXX SA Adr1 FOURNISSEUR Numéro de commande : COM-30 Prestation formation utilisateurs Code Fournisseur : CLTMGMT CLIENT MANAGE SA Type de règlement : Virement Date de commande : ######## Code devise : FRF Date de livraison prévue : ######## Allocation de la demande de Moyens Articles de la commande : Réf. article Libellé Complément Qté Mt unitaire Tx remise Tx TVA Total HT DMPR Prestations Formation utilisateurs ,00 0,00% 20,60% ,00 La demande de Moyens est le Document d expression des besoins sur les dotations Budgétaires prévues. Total H.T. : ,00 Remise de : 0,00% soit : 0 Total Net 000,00 % TVA Base H.T. Montant TVA H.T. : 30 20,60% 6 180,00 Total T.V.A. : 6 180, ,00 0,00% ,00 Net à payer : 0,00% 0 0 Acompte : 0 Elle fera l objet de validation par signature électronique avant tout engagement envers des tiers. Montant total TVA 6 180,00 Solde à payer : ,00 FRF

6 Transformation de la Demande de moyen en Bon de commande Exemplaire de Demande de Moyens qui sera transformée en Bon de Commande NOUVELLE GEMAS Immeuble CCIA 4è Porte 10" Numéro de commande : COM-30 Prestation formation utilisateurs Code Fournisseur : CLTMGMT CLIENT MANAGE SA Type de règlement : Virement Date de commande : ######## Code devise : FRF Date de livraison prévue : ######## Articles de la commande : CLIENT XXXXXXX SA Adr1 FOURNISSEUR Réf. article Libellé Complément Qté Mt unitaire Tx remise Tx TVA Total HT Transformation de la Demande de Moyens en Bon de Commande Le Bon de Commande ne pourra être généré que si la demande de moyens est allouée ( autorisée). DMPR Prestations Formation utilisateurs ,00 0,00% 20,60% ,00 Total H.T. : ,00 Remise de : 0,00% soit : 0 Total Net H.T. : ,00 % TVA Base H.T. Montant TVA 20,60% 6 180,00 Total T.V.A. : 6 180, ,00 0,00% ,00 Net à payer : 0,00% 0 0 Acompte : 0 180,00 Montant total TVA 6 Solde à payer : ,00 FRF Transformation du Bon de Commande en Bon de livraison ou en Bon d Exécution Lemandat de payer ne sera généré que si le Bon de livraison ou si le bon d exécution a été validé.

7 Demande de Moyens Exemplaire de Demande de Moyens NOUVELLE GEMAS Immeuble CCIA 4è Porte 10" CLIENT XXXXXXX SA Adr1 FOURNISSEUR Numéro de commande : COM-30 Prestation formation utilisateurs Code Fournisseur : CLTMGMT CLIENT MANAGE SA Type de règlement : Virement Date de commande : ######## Code devise : FRF Date de livraison prévue : ######## Engagement de la demande de Moyens Articles de la commande : Réf. article Libellé Complément Qté Mt unitaire Tx remise Tx TVA Total HT DMPR Prestations Formation utilisateurs ,00 0,00% 20,60% ,00 La demande de Moyens allouée sera engagée toujours sur les dotations Budgétaires prévues. Total H.T. : ,00 Remise de : 0,00% soit : 0 % TVA Base H.T. Montant TVA Total Net H.T. : ,00 20,60% , ,00 Total T.V.A. : 6 180,00 Elle fera l objet de validation Par signature électronique avant tout payement. 0,00% 0 0 Net à payer : ,00 0,00% 0 0 Acompte : 0 Montant total TVA 6 180,00 Solde à payer : ,00 FRF

8 Allocation des Budgets

9 Etat des budgets

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