ACQUISITION DE LOGICIEL DE GESTION DES MARCHES PUBLICS. - Cahier des Charges

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1 Communauté de Communes du Pays de Colombey et du Sud Toulois ACQUISITION DE LOGICIEL DE GESTION DES MARCHES PUBLICS - Cahier des Charges Marché Public de services Marché passé selon la procédure adaptée art 28 du CMP Maître d ouvrage : CC du Pays de Colombey et du Sud Toulois 6, impasse de la colombe COLOMBEY LES BELLES Tel : Fax : Président : Christian DAYNAC Date limite de réception des offres : 08 JUIN 2012 A 16H00 règlement de consultation - 1/9

2 1. IDENTITE DE LA STRUCTURE La communauté de communes du Pays de Colombey et Sud Toulois, située en Meurthe et Moselle, constituée de 40 communes, et compte hab. Nombre d agents au 30/04/ CNRACL et 10 agents IRCANTEC 14 contrats aidés 6 élus percevant des indemnités Personnels saisonniers en saison estivale= 5 BP 2012 DEPENSES RECETTES FONCTIONNEMENT , ,91 INVESTISSEMENT , ,16 TOTAL , ,07 Les compétences de la communauté de communes : développement économique avec des actions soumises à déclaration de TVA (taux de TVA distincts) ; gestion des OMR (TEOM), développement touristique et culturel (en régie sans personnalité morale), habitat (rénovation de logements locatifs et gestion d un parc immobilier), développement social. 2. OBJET DE LA CONSULTATION Acquisition de logiciel pour la gestion des marchés publics Les objectifs du produit : Garantir le respect de la réglementation de la commande publique, Homogénéiser les documents, Assurer la confidentialité de l accès aux données, Optimiser le processus de passation des marchés en améliorant la productivité des opérateurs. - utilisation pédagogique et ergonomique du produit 1. Caractéristiques fonctionnelles du logiciel Le logiciel devra permettre : a) De gérer les différentes formes de marchés publics et d assurer une gestion sécurisée de l ensemble des procédures, b) Aux utilisateurs d exprimer toutes leurs demandes d achats dans le logiciel, c) De recenser les besoins de l ensemble des services en assurant un contrôle des seuils de procédures en fonction des demandes d achat recensées, d) D éditer des statistiques et tableaux de bord, e) De saisir, analyser et comparer les offres, d éditer des bordereaux de prix, règlement de consultation - 2/9

3 f) De rédiger les pièces administratives des différents types de marchés publics, travaux, fournitures et services, g) De produire les pièces administratives du dossier de consultation des entreprises (DCE) : Acte d engagement Cahier des Clauses Administratives Particulières Règlement de la consultation Documents simplifiés pour les MAPA Formulaires types h) D enregistrer les caractéristiques de chaque marché, i) De consulter et d'éditer les marchés, et de connaître l'état d'avancement de la procédure, j) De préparer les avis d'appel public à la concurrence, k) De mémoriser les dates clés des différentes étapes de la procédure, y compris le renouvellement des marchés à la fin de validité de ceux-ci, l) De gérer les informations concernant les entreprises, m) De gérer les commissions d appel d offres et les jurys de sélection des offres, n) D éditer les procès-verbaux de sélection, q) D offrir une interface d administration afin de gérer des niveaux d habilitation correspondant à l organisation interne de l EPCI et de prévoir des accès limités 2. Spécifications techniques du logiciel Le candidat précise dans son offre les informations techniques permettant de qualifier les prérequis nécessaires à l installation et à l intégration de sa solution au sein de l environnement informatique de l EPCI. 3. Installation et mise en service du logiciel L installation du logiciel, sur la plate forme matérielle fournie par le maître d ouvrage, est du ressort du titulaire du marché. Le titulaire effectue toutes les opérations de paramétrage du logiciel. Le titulaire fournit au responsable informatique une documentation technique décrivant ces opérations de paramétrage et de configuration d installation. Il assure la mise en service régulier du logiciel, après une assistance au démarrage. 4. Maintenance du logiciel Une proposition de contrat de maintenance doit être jointe dans l offre du candidat, comprenant la maintenance corrective, adaptative et évolutive. Une assistance technique sera mise en place par «hot line». 5.Formation des utilisateurs Le titulaire assure l ensemble des formations initiales des utilisateurs du logiciel marchés. Le nombre d utilisateurs est estimé à une dizaine environ la première année. Le titulaire fournit tous les supports de formation nécessaires en autant d exemplaires que de participants aux formations. 6. assistance règlement de consultation - 3/9

4 Une assistance «hot ligne» est demandée au titulaire afin de répondre dans un délai de 2 heures aux problèmes juridiques et /ou techniques liés au logiciel. 7. Mise à jour Les mises à jour régulières du logiciel en fonction de l évolution de la règlementation des marchés publics sont obligatoires. Dans le cadre de l évolution des procédures, il sera nécessaire de prévoir la gestion dématérialisée des marchés publics, Le déroulement d une procédure de consultation dématérialisée doit permettre : Mise en ligne du DCE; Retrait du DCE par les candidats ; Echanges avec les candidats ; Dépôt des plis des candidats ; Retrait des plis par le maître d ouvrage ; Ouvertures des plis par le maître d ouvrage; CONSIDERANTS : - Formation sur l ensemble des agents en poste et les nouveaux agents - Assistance téléphonique garanti dans un délai de 2 h - Mise à jour régulière en fonction des évolutions réglementaires - Accès sécurisé pour le serveur informatique - Accès limité par poste défini (validation hiérarchique) 3.LES PIECES A FOURNIR - une lettre de candidature (DC1) - Acte d engagement signé (DC3) - le règlement de consultation signé - la déclaration du candidat (DC2) et attestions ( NOTI 2) - le cahier des charges accepté sans modification, paraphé, daté et signé par les représentants légaux - le dossier de présentation du candidat (compétences, expériences, références,) - l offre technique détaillée et les considérants techniques pour le matériel informatique - le calendrier de réalisation - l offre financière détaillée : mode de rémunération et modalités de règlement - tout élément ou proposition complémentaire CONFIDENTIALITE et PROPRIETE INTELLECTUELLE Les informations concernant les candidats seront tenues confidentielles. Colombey les Belles, le 23 mai 2012 Date, nom, signature et cachet du candidat (avec mention «LU ET APPROUVE») règlement de consultation - 4/9

5 Communauté de Communes du Pays de Colombey et du Sud Toulois ACQUISITION DE LOGICIEL GESTION DES MARCHES PUBLICS Règlement de consultation (RC) Marché Public de prestations de services Marché passé selon la procédure adaptée art 28 du CMP Date limite de réception des offres : le 08 juin 2012 à 16 H 00 Maître d ouvrage : CC du Pays de Colombey et du Sud Toulois 6, impasse de la colombe COLOMBEY LES BELLES Tel : Fax : Président : Christian DAYNAC. règlement de consultation - 5/9

6 1 Organisme qui passe le marché : Communauté de communes de Pays de Colombey et du Sud Toulois 6 impasse de la Colombe BP COLOMBEY LES BELLES 2 Mode de passation : Marché passé selon une procédure adaptée (article 28 du CMP) et pourra faire l objet de négociations. 4 Lieu d exécution : 6 impasse de la Colombe BP COLOMBEY LES BELLES 5 Objet de la consultation Acquisition de logiciel de GESTION DE MARCHES PUBLICS 6 Décomposition de la consultation L offre sera présentée par une seule entreprise ou par un groupement. En cas de groupement, sa forme juridique est le groupement solidaire. Les candidats peuvent présenter une offre, soit en qualité de candidats individuels, soit en qualité de membres d un ou plusieurs groupements. 7 Conditions de la consultation 7.1 Durée du marché : Pas de reconduction du marché. 7.2 Variantes et sous-traitance : Les variantes ne sont pas autorisées. Toute sous-traitance devra être préalablement acceptée. La consultation est lancée sous la forme d une procédure adaptée en application de l article 28 du Code des Marchés Publics. 7.3 Délai de validité des offres : Le délai de validité des offres est fixé à 90 jours à compter de la date limite de réception des offres. 7.4 Délai d'exécution du marché 8 Modalités financières 8.1 Prix : Les prix sont réputés fermes. 8.2 Mode de règlement : Virement par mandat administratif. règlement de consultation - 6/9

7 8.3 Délai global de paiement : Le paiement interviendra dans un délai de 30 jours suivant la réception de la facture. 8.4 Avances : Sans objet. 9 Dossier de consultation 9.1 Documents remis aux candidats : - le présent règlement de consultation - le cahier des charges 9.2 Conditions de remise des dossiers de consultation Le dossier de consultation est remis au aux candidats qui en font la demande, soit par courrier, soit par téléphone, par télécopie ou par mail auprès de la : Communauté de communes du Pays de Colombey et du Sud Toulois BP 12 6 Impasse de la Colombe COLOMBEY LES BELLES Le dossier est également téléchargeable sur le site de la Collectivité : Le dossier est mis en ligne sur le site de «marché one line». 10 Dossier à fournir par le candidat Liste des documents à fournir par le candidat (ces documents seront acceptés sans modifications, datés, tamponnés et signés, par les représentants légaux): - une lettre de candidature (DC1) - extrait K BIS - attestations d assurance - Acte d engagement signé (DC3) - la déclaration du candidat (DC2) et attestions ( NOTI 2) - le cahier des charges accepté sans modification, paraphé, daté et signé par les représentants légaux - le règlement de consultation signé - le dossier de présentation du candidat (compétences, expériences, références,) - l offre technique détaillée et les considérants techniques pour le matériel informatique - le calendrier de réalisation - l offre financière détaillée : mode de rémunération et modalités de règlement - tout élément ou proposition complémentaire L absence d une de ces pièces est éliminatoire. 11 Conditions de remise des offres règlement de consultation - 7/9

8 L offre devra être parvenue au plus tard le VENDREDI 08 juin 2012 à 16h00 : - soit par courrier recommandé avec accusé de réception à la Communauté de communes du Pays de Colombey et du Sud Toulois, 6 impasse de la Colombe, BP COLOMBEY LES BELLES - soit être remise directement contre récépissé à la même adresse Le pli portera impérativement le nom du candidat et l indication de l opération à laquelle il se rapporte : «ACQUISITION DE LOGICIEL DE GESTION DE MARCHES PUBLICS» - Nom de l entreprise : «xxx» - NE PAS OUVRIR Les dossiers qui seraient remis ou dont l avis de réception serait délivré après la date et l heure limites fixées, ainsi que ceux remis sous enveloppe non cachetée, ne seront pas retenus. 12 Critères de jugement des offres Le pouvoir adjudicateur élimine les offres non conformes à l objet du marché, au cahier des charges ou au présent règlement de consultation. Critères de pondération : - Coût global de l offre : 60 points - Compétences techniques du logiciel proposé : 25 points - Assistance et conseils: 10 points - Qualifications et références du prestataire: 5 points Le Classement des offres Une note est attribuée à chaque offre. Cette note peut aller de 1 à N, N étant égal au nombre d offres retenues suite à l ouverture des plis. L offre classée première obtient la note maximale N, l offre classée deuxième obtient la note N-1,, l offre classée dernière obtient la note minimale 1. Notation du coût global = 60 points La notation de l offre du candidat sera effectuée à l aide de la formule : N(i) = 60 x (P(m) / P(i)) Avec : N(i) : la note attribuée au prix du candidat P(i) : le prix de l offre du candidat P(m) : le prix de l offre la moins disante Compétences techniques du logiciel proposé = 25 points - Descriptif technique du logiciel - Ergonomie, pédagogie et accessibilité - Adéquation avec les recommandations techniques décrites dans le cahier des charges Notation du critère «assistance et conseils»= 10 points _ Moyens humains et techniques utilisés _ Délais d intervention : un délai supérieur au délai fixé dans le cahier des charges se verra attribuer comme note 0. Notation du critère «références»= 5 points - Références et autres produits dans le domaine concerné règlement de consultation - 8/9

9 13 Avis de publication Date de publication sur le site de la communauté de communes et sur le site marché on line : 23 mai 2012 Date d envoi à la publication : 23 mai Renseignements complémentaires Des renseignements complémentaires peuvent être obtenus auprès de : GOUERY Pascaline BP12 6 impasse de la Colombe Colombey les Belles Mail : Colombey les Belles, le 18 mai 2012 Date, nom, signature et cachet du candidat (avec mention «LU ET APPROUVE») règlement de consultation - 9/9

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