Mise en œuvre des Assistants d Optymo

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1 d Optymo Notes de lecture : dans ce document, les textes soulignés font référence aux libellés des fenêtres ou aux libellés associés à des boutons d Optymo. Les textes en caractères gras à des informations contenues dans les copies d écran. Introduction... 2 Lancement de l Application Assistants... 2 Structure de l interface... 2 Les Groupes d Assistants... 3 Ouvrir une Famille d Assistants... 3 Démarrer un Assistant... 4 Exécution des Opérations dans Optymo... 7 Fenêtres de confirmation Optymo... 8 Fenêtres avec délai d expiration... 8 Révision des opérations... 8 Conseil pour le démarrage... 9 Opérations sur la base de données... 9

2 Introduction Optymo est un logiciel très puissant, couvrant une large gamme de tâches exécutées par différents intervenants dans l entreprise. De ce fait, il est parfois complexe à appréhender, lors des premières opérations ou pour des utilisateurs qui en ont un usage irrégulier. Il arrive aussi bien sur que la rotation du personnel dans l entreprise fasse intervenir de nouveaux utilisateurs qui n ont pas pu être formés. Pour répondre à ces besoins, Inlynk a développé une application Assistants, qui complète le logiciel Optymo, permettant donc : De démarrer rapidement l utilisation d Optymo dans les fonctions de création et de suivi De comprendre comment suivre la logique de fonctionnement sans erreur D apprendre à réaliser rapidement des tâches même complexes. Lancement de l Application Assistants Une fois Optymo démarré, et à n importe quel moment dans son utilisation, l interface Assistants peut être ouverte, en cliquant au choix sur l un des 2 boutons suivants : Un bouton large qui se trouve affiché en permanence dans le bas de la fenêtre de travail Optymo (grande fenêtre grisée) Un bouton dans les icones de menu. Ce bouton se trouve dans le groupe d aide. Notez que selon la largeur de votre écran Optymo et la disposition des groupes d icones, ce menu peut ne pas être affiché en permanence Structure de l interface Le lancement de l interface Assistants ouvre une nouvelle fenêtre sur votre écran. Cette fenêtre présente un bandeau d icones sur la gauche, et une fenêtre vide à droite. Cette dernière fenêtre affichera les instructions et les informations d aide lorsqu un assistant particulier sera lancé. Notez que l interface Assistants se lance en dehors de l écran Optymo lui-même. En effet, l application Assistants constitue une application indépendante d Optymo, et qui va communiquer de façon bidirectionnelle avec Optymo. Ceci présente l avantage, entre autres, que vous pouvez à tout moment reprendre la main dans Optymo lors de l exécution d un Assistant, ou à l inverse revenir piloter la tâche dans l Assistant après avoir effectué certaines opérations dans Optymo. Par exemple, si vous ne vous souvenez plus comment démarrer une opération, vous pouvez l initier avec l Assistant, et une fois «remis sur les rails», continuer normalement l opération dans Optymo. Inlynk - Confidentiel Mai

3 Les Groupes d Assistants L interface Assistants présente une structure hiérarchisée, avec un certain nombre de Groupes (6 dans la version actuelle), chaque Groupe contenant 2 familles d Assistants symbolisées par une icône, chaque icône appelant elle-même à une série d Assistants de cette famille : Groupe Configuration avec l Administration (Enregistrement d une licence, mise à jour et configuration du logiciel Optymo) et les Initialisations (création des éléments clés de la base de données (choix de la base de départ, ajout de Devises, Pays, Taxes, Fabricants, Fournisseurs ) Groupe Ingénierie avec les fonctions Composants (ajout, mise à jour, import, achats ) et Nomenclatures (ajout, import, achats liés à une Nomenclature). Notez que dans l Assistant Optymo, l acronyme anglo-saxon BOM (Bill Of Material) est parfois utilisé à la place de Nomenclature. Groupe Ventes avec les fonctions Clients (ajout, import, factures ) et Ventes (gestion, livraison, facturation ) Groupe Achats avec les fonctions Fournisseurs (ajout, import, EDI, factures ) et Achats (gestion, processus d achat, réception, paiement de factures ) Groupe Opérations avec les fonctions Inventaire (gestion, import, calcul, édition ) et Bon de Travail (gestion, achats liés à un Bon de Travail ) Groupe Utilitaires avec les fonctions Importation (composants, BOM, clients.. et Rapports Note 1 : dans cette Version initiale, tous les assistants ne sont pas encore mis en œuvre. Ils seront ajoutés dans les versions ultérieures, ainsi qu éventuellement de nouvelles fonctions d assistance. Note 2 : certains Assistants peuvent appartenir à plusieurs familles, par exemple aux initialisations ou à une famille fonctionnelle. Ceci donne plus de souplesse dans l apprentissage de l outil. Note 3 : certaines fonctions d Optymo ne sont pas disponibles pour toutes les versions d Optymo (Prime, Advanced ), et dans ce cas les Assistants correspondants ne sont pas disponibles non plus. Note 4 : La barre d ascenseur à droite des icônes permet de naviguer dans les groupes. Ouvrir une Famille d Assistants Cliquer sur l icône d une famille pour ouvrir la liste d Assistants correspondante. Ceci fera alors apparaitre les éléments dans le panneau de droite de la fenêtre Assistants. Inlynk - Confidentiel Mai

4 Zone Titre de la Famille Groupes et icônes des Familles d Assistants Cette Zone présente la liste des Assistants de cette Famille, puis indiquera les étapes successives lorsqu un Assistant sera lancé Cliquer ce bouton «STOP» pour fermer l application Assistants Cette Zone indique le rôle global de la Famille d Assistants ouverte Cette ligne médiane peut être déplacée pour agrandir l un des panneaux d information Dans le panneau supérieur droit est présentée la liste des Assistants de cette famille. Lorsque vous passez la souris sur la ligne d une Famille, une info bulle apparait avec un court texte explicatif. Ce texte apparait aussi dans la zone Infos et Conseils (panneau inférieur). Cette vue est hiérarchique, car certains Assistants constituent eux-mêmes une sous famille d Assistants ou se décomposent en plusieurs étapes «indépendantes». Dans ce cas, la ligne apparait en gras (voir ci-dessous), précédé d un symbole. Cliquer sur ce symbole pour ouvrir la sous famille. Cliquer sur le triangle devant la sous-famille pour la refermer. Démarrer un Assistant Cliquer sur la ligne de l Assistant que vous souhaitez utiliser pour le lancer. Ceci modifiera l interface Assistants, qui présente désormais 2 panneaux. Note 1 : si la station Optymo sur laquelle vous travaillez n est pas connectée au serveur, un message d erreur sera affiché dans le panneau inférieur libellé «Utilisateur non connecté (Aller au menu Réseau/Connecter et connectez vous). Activez donc votre écran Optymo, connectez-vous à votre serveur, puis revenez dans l interface Assistants, cliquez le bouton Arrêter pour revenir à l affichage des Assistants, et relancez l Assistant souhaité. Inlynk - Confidentiel Mai

5 Note 2 : pour assurer correctement l exécution d un Assistant, assurez-vous qu aucune fenêtre n est ouverte, qu aucune opération n est en cours dans Optymo avant son lancement. Ceci aurait pour effet de perturber la synchronisation des2 applications. Note 3 : assurez-vous que tous les groupes d icônes d Optymo sont visibles dans la fenêtre Optymo lors du lancement d opérations. Ces icônes seront activées par l Assistant, et si elles sont masquées, vous ne pourrez pas les voir activées. Voyez plus loin, dans le chapitre sur la fenêtre principale d Optymo, comment repositionner les bandeaux d icônes sur la fenêtre. Le panneau supérieur vous guide sur les opérations à réaliser avec Optymo en affichant une à une les instructions. Les instructions affichées ici correspondent à des actions dans le logiciel Optymo. Lorsque l opération est exécutée, la mention «- - > Exécuté» s affiche à la suite de l instruction, et une nouvelle instruction est affichée. Pour chaque nouvelle instruction affichée, vous verrez apparaitre dans le panneau inférieur une série d explications complémentaires. Ceci vous indiquera le but de l opération en cours, vous donne des détails sur la façon d opérer (comme dans l exemple ci-dessous) ou ajoute des détails aux possibilités offertes par Optymo dans cette opération. Si le texte est trop important pour s afficher dans les panneaux, des ascenseurs sont affichés pour naviguer dans le contenu. Titre de la Famille et de l Assistant en cours Cette zone affiche la séquence d instructions à suivre pour exécuter l Assistant en cours Cette Zone présente des explications et conseils sur les actions demandées ou en cours pour un Assistant Cette ligne médiane peut être déplacée pour agrandir l un des panneaux d information Au dessus de la ligne médiane se trouve une série de boutons cliquables. Si un bouton apparait en grisé, c est qu il est inactif lors de cette étape, comme le bouton Ignorer dans cet exemple. Inlynk - Confidentiel Mai

6 Actions des boutons : Suivant : exécute automatiquement la dernière instruction affichée. Par exemple, dans l écran ci-dessus, Ouvrir la fenêtre Système ou Cliquer sur l onglet Taxes peut être fait dans Optymo ou en cliquant simplement sur le bouton Suivant. Le bouton Suivant vous permet aussi d afficher l étape suivante une fois que vous avez réalisé l étape en cours (par exemple l entrée de données textuelles pour un nouvel enregistrement). Ne pas confondre le bouton «Suivant» de l Assistant avec l icône «Etape suivante» dans Optymo. Ignorer : Ce bouton n est actif que si l Assistant offre la possibilité de sauter une étape. Activer Optymo : ce bouton vous permet de ramener la fenêtre Optymo au premier plan Démarrer Optymo : si l application Assistant est en cours d exécution, alors qu Optymo ne l est pas, ce bouton permet de démarrer Optymo Arrêter : cliquer sur ce bouton arrête l Assistant en cours, et revient à l affichage des Assistants de la Famille ouverte (écran de la page 3). Arrêter un Assistant ne ferme pas systématiquement toutes les fenêtres ouvertes dans Optymo. Vous pouvez arrêter l exécution d un Assistant pour continuer vos opérations dans Optymo de manière traditionnelle. Veillez donc, lorsque vous démarrez un Assistant, à ce que toutes les fenêtres Optymo soient fermées, afin de ne pas risquer une exécution désynchronisée. En bas à gauche de l écran, se trouve un bouton libellé Texte Contextuel ou Texte Complet. Texte Contextuel permet de voir seulement les explications liées à l étape de l Assistant en cours, alors que Texte Complet affiche l ensemble des explications et commentaires de l Assistant en cours. Dans ce cas, le texte en bleu concerne l étape en cours, le texte en vert les étapes précédentes et suivantes. L affichage complet permet de mieux comprendre l ensemble des opérations à réaliser pour une fonction Optymo. Le libellé du bouton dépend du choix d affichage en cours et propose l affichage alternatif. Inlynk - Confidentiel Mai

7 Exécution des Opérations dans Optymo Lorsque l Assistant affiche une ligne d instruction dans le panneau supérieur, 2 options sont possibles pour avancer : Cliquer sur le bouton Suivant dans l Assistant pour exécuter cette instruction. Naturellement, cette option n a de sens que s il s agit d ouvrir une fenêtre, de cliquer sur une icône d Optymo, de confirmer une entrée de données. Si l opération requiert une action plus complexe ou l entrée de valeurs, vous devez agir directement dans Optymo. Suivre les instructions et réaliser les opérations dans la fenêtre Optymo. Vous êtes guidés dans l utilisation d Optymo de plusieurs façons, comme indiqué ci-dessous. Dans certains cas, les paramètres affichés ou les options sélectionnées à l ouverture d une fenêtre Optymo correspondent à vos souhaits. Dans ce cas vous n avez pas besoin d agir dans cette fenêtre, et vous pouvez passer à l étape suivante en cliquant le bouton Suivant de l Assistant. Lorsque vous devez cliquer sur une icône du menu principal d Optymo ou d une fenêtre de fonction (par exemple l icône Ajouter), cette icône clignote et alterne entre son symbole et une flèche bleue. Dans le cas à droite, l instruction est Ouvrir la fenêtre Système, et donc l icône correspondante dans Optymo va clignoter et alterner avec la flèche. Si l opération est liée à un libellé, plusieurs cas sont possibles : Pour un menu d Optymo ou un onglet, le libellé clignote : dans l exemple cidessous, l instruction est Cliquer sur l onglet Devises, le libellé clignote et alterne entre Devises et D Pour le libellé d un champ dans une fenêtre, ce libellé clignote Pour une option dans une liste, le libellé est affiché dans la liste <---- Libellé --- > tel que dans l exemple ci contre : De plus, dans le bandeau bleu en bas de l écran Optymo, la commande à réaliser est indiquée en vert et clignote également. Inlynk - Confidentiel Mai

8 Certaines opérations peuvent être exécutées de 2 façons différentes dans Optymo : par exemple, ouvrir une fenêtre Optymo peut se faire en cliquant sur le menu Fichier puis l option Nom de la fenêtre ou en cliquant sur l icône dans la barre d icônes. Dans ce cas, 2 types de clignotements seront visibles, celui sur le libellé et l alternance flèche bleue/icône. Lorsque l Assistant vous demande de confirmer (ou d annuler selon votre choix) une opération (par exemple après avoir entré un nom) en cliquant OK, vous pouvez soit cliquer sur le bouton Suivant de l Assistant qui valide votre entrée, soit cliquer sur le bouton OK de la fenêtre Optymo. Ce bouton clignote alors OK + Fenêtres de confirmation Optymo Dans certains cas, Optymo peut afficher une fenêtre d information. Vous devez répondre à cette fenêtre pour pouvoir continuer. Si vous ne répondez pas, une fenêtre «Confirmation» s affiche. Selon le type de fenêtre, appuyer sur le bouton de votre choix ou sur le bouton OK pour fermer la fenêtre d Information Optymo, puis sur le bouton OK de la fenêtre «Confirmation». Il peut arriver que la fenêtre Optymo ne soit pas directement ou entièrement visible, selon la gestion que Windows fait sur les fenêtres d information. Il faut donc ramener cette fenêtre au premier plan pour pouvoir y répondre, puis cliquer OK dans la fenêtre d information de l Assistant. Fenêtres avec délai d expiration Certaines fenêtres d Optymo se ferment automatiquement lorsqu aucune action n y est effectuée pendant plusieurs minutes. Ce comportement évite qu une station Optymo ouverte mais inactive ne bloque d autres utilisateurs dans leurs opérations. Lorsqu une telle fenêtre est fermée par Optymo, cela entraine la fermeture de l Assistant. Révision des opérations Après avoir exécuté toutes les opérations d un Assistant, vous avez la possibilité de revoir la procédure (cliquer Oui), ou de fermer cet assistant et revenir à la fenêtre principale du menu (Cliquer Non). Pour revoir la procédure, exécuter à nouveau dans Optymo les opérations que vous venez d effectuer. Les informations affichées dans le panneau inférieur (mode Texte Complet) vous guident sur la séquence d opérations à réaliser. Inlynk - Confidentiel Mai

9 Conseil pour le démarrage Lorsque vous découvrez Optymo et dans les phases d usage initial, nous vous suggérons d utiliser l application Assistants pour vous guider, mais de réaliser les opérations vous-mêmes dans Optymo. Ainsi, vous acquerrez plus rapidement la logique de fonctionnement d Optymo et vous vous familiariserez avec son interface. Dans un second temps, le bouton Suivant de l Assistant vous permettra d exécuter en un clic les opérations et de revenir à Optymo pour les entrées de données. Note : dans les entrées numériques avec décimale, c est le «.» qui sert de séparateur par défaut. Cette préférence peut être modifiée. Opérations sur la base de données L application inclut 2 Assistants agissant sur le contenu global de la base de données, l un pour l initialiser afin de redémarrer avec des données réelles, l autre pour utiliser Optymo avec une base de démo. Ces 2 Assistants ne peuvent être utilisés que sur une station isolée. Dans le cas d un poste connecté à un serveur, Optymo empêchera les opérations de ces Assistants de s exécuter, pour des raisons évidentes de sécurité. Inlynk - Confidentiel Mai

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