Cahier des Charges pour un accompagnement sur l opportunité d un SIRH de branche pour les entreprises de la plasturgie et composites

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1 Cahier des Charges pour un accompagnement sur l opportunité d un SIRH de branche pour les entreprises de la plasturgie et composites Fédération de la Plasturgie et des Composites 125 rue Aristide Briand Levallois-Perret

2 1 - Contexte de l appel d offre La fédération de la Plasturgie et des composites, les organisations syndicales représentatives et La DGEFP ont signé un EDEC. L objet de cette convention est notamment d accompagner les entreprises de la plasturgie dans une démarche de transition numérique. Dans le cadre de cet EDEC, les parties prenantes ont souhaité entreprendre une étude préalable sur l opportunité de mettre à la disposition des entreprises de la branche un SIRH. En effet, un tel outil pourrait permettre aux entreprises de mieux gérer les ressources humaines et de gagner en temps/efficacité. Il pourrait également permettre aux partenaires sociaux de la branche d avoir des données globales sur les emplois/compétences dans les entreprises. L outil pourrait notamment inclure les blocs suivants : - Gestion des entretiens professionnels - Gestion du plan de formation en lien avec le compte de l entreprise sur le site de l OPCA - Gestion des compétences. Cette liste reste toutefois complètement ouverte à ce stade. Pour mémoire, la plasturgie emploie environ salariés dans un peu plus de entreprises. Cette branche se caractérise notamment par : - Une forte prépondérance de petites et moyennes entreprises, (la taille moyenne des entreprises de la plasturgie est de 35 salariés) réparties sur l ensemble du territoire (avec des bassins historiques). - Une grande hétérogénéité dans les activités, les marchés, les processus de fabrication. 2 Périmètre de la mission Le présent appel d offre a pour objectif de sélectionner une offre de SIRH porté par la Branche de la Plasturgie qui sera proposée aux entreprises de la Branche, adhérentes à la convention collective. La Branche financera l adaptation de l outil sélectionné aux besoins spécifiques des entreprises de la plasturgie et des composites, lesquelles pourront choisir ou non d acquérir les droits d usage de l outil auprès du prestataire sélectionné par la Branche. 3 Objectifs et livrables 3-1 Objectifs Le présent appel d offre comprend deux volets. Objectifs du volet 1 : Auditer l existant, le besoin exprimé par les entreprises et les conditions de réussite du déploiement d un SIRH de branche 2

3 1) Réaliser un état des lieux de l équipement des entreprises plasturgie et de leurs besoins Le prestataire devra réaliser une analyse permettant de : - Recenser le taux d équipement des entreprises en matière de SIRH (que ce soit en fonction des solutions existantes et des modules souscrits) ; - Identifier les outillages des entreprises équipées d un SIRH (GPEC, outils de formation, gestion des carrières, etc.) ; - Mesurer le niveau de connaissance des entreprises sur les fonctionnalités offertes par un SIRH et sur les offres disponibles ; - Identifier le besoin exprimé par les entreprises (déjà équipées d un SIRH ou non) sur les fonctionnalités d un SIRH (en distinguant le besoin prioritaire et immédiat des fonctions «optionnelles» qu elles pourraient envisager par la suite). Cette analyse devra distinguer les entreprises en fonction de leur taille et de leur activité. 2) Conduire une étude de marché des offres existantes Le prestataire devra faire un inventaire des différentes offres existantes ou pouvant être spécifiquement développées. L étude d un SIRH portera au global sur les besoins exprimés par les entreprises dans l état des lieux, et notamment sur les utilitaires suivants 1, dont les données consolidées pourront être utilisées par la Branche : - Les outils liés à la GPEC dans l entreprise (Etat des lieux des compétences de l entreprise, compétences attendues / non-acquises, etc.) - Les outils liés à la gestion des carrières des salariés de l entreprise (Parcours, entretiens, détection des talents, bilan à 6 ans, grille de polyvalence, tutorat, SST, etc.) - Les outils liés à la formation (pilotage des financements OPCA, facilitation des demandes de prises en charge, offre de formation, etc.) Et elle pourra également porter sur des outils propres à chaque entreprise, par exemple pour l aider à établir son bilan social ou à produire des statistiques internes, et se comparer aux autres entreprises de la branche. Dans le cadre de cette mission, le prestataire devra non seulement recenser les différentes offres mais également qualifier et comparer celles-ci notamment sur les critères suivants : - Détail des différentes fonctionnalités proposées ainsi que leur utilités et intérêts, 1 Ces éléments ont été identifiés sur la base des travaux conduits par un groupe de travail d entreprises intéressées par ce sujet en région AURA, dont les résultats pourront être communiqués au prestataire retenu au niveau national. 3

4 - Accessibilité (facilité d appréhension par les utilisateurs, notamment des PME) - Cout - Possibilité d inter-opérabilité de chaque offre recensée avec les systèmes de paye, les SIRH pouvant déjà exister dans les entreprises et l offre de service de l OPCA, - Possibilité de demander des développements spécifiques, - Retour d expérience d utilisateurs, - Recensement des informations qui pourraient être «récupérées» anonymement par l OPCA DEFI et l observatoire de la plasturgie, - Etc. Cette liste n est pas limitative et pourra être complétée par d autres critères permettant d éclairer le choix des membres du comité de pilotage de l EDEC. 3) Préconisations et conditions de réussite sur le choix et la mise en place d un SIRH Etablir des préconisations sur les différentes offres existantes ou pouvant être spécifiquement développées et les différentes conditions de réussite pour chaque offre et notamment sur les critères suivants : - Pré-requis nécessaires pour : o le porteur de projet (communication, ) o les utilisateurs (formation, équipement informatique, ) - Coût pour la branche, et pour les utilisateurs de la solution, - Charge de travail nécessaire pour les utilisateurs (alimentation de la base de données au départ et rythme de croisière, etc.) Cette liste n est pas limitative et pourra être complétée par d autres critères permettant d éclairer le choix des membres de l EDEC. Il appartiendra au prestataire de remettre une préconisation globale sur la mise en place ou non d un SIRH (notamment d un point de vue entre coût direct ou indirect et bénéfices attendus, des exigences à avoir, des éléments indispensables, des conditions de réussites, etc.). Objectifs du volet 2 : Accompagnement dans la sélection d un éventuel prestataire et dans la mise en place de l outil Rédiger un cahier des charges pour mettre en concurrence les offres existantes identifiées dans le volet 1. Le cahier des charges devra avoir été au préalable avoir été validé en comité de pilotage de l EDEC. Les membres du comité de pilotage attendent également du prestataire qu il conduise l analyse des propositions reçues, sur la base d une grille de dépouillement qui devra avoir été validée par les partenaires sociaux du comité de pilotage. 4

5 Le prestataire participera enfin aux éventuelles négociations directes avec les offres présélectionnées. 3-2 Livrables Volet 1 - L Etat des lieux de l équipement des entreprises de plasturgie en matière de SIRH, détaillant avec précision de quel(s) module(s) est/sont composés leurs SIRH existants ; - L analyse de l expression du besoin des entreprises de la branche pour un SIRH de branche ; - L étude de marché des offres disponibles sur le marché ; - Le rapport détaillé des préconisations du prestataire sur la sélection des offres. Volet 2 - Le cahier des charges de mise en concurrence des éditeurs de logiciels SIRH ; - La grille de dépouillement des propositions reçues. 3-3 Méthodologie Le prestataire est libre de proposer la méthode et le calendrier de déroulement qui lui semblent les plus adaptés pour atteindre les objectifs fixés par la Branche. Les outils d enquête devront impérativement être validés par le comité de pilotage de l EDEC qui devra être régulièrement mobilisé par le prestataire pour rendre compte de l avancement des travaux. 4 Organisation des travaux L étude sera pilotée par le comité de pilotage de l EDEC national de la plasturgie, composé paritairement. Des restitutions intermédiaires en comité de pilotage devront être prévues par le prestataire. Une audition des prestataires retenus est prévue le 20 décembre Le lancement de l étude en comité de pilotage est prévu en janvier 2018, pour une finalisation du lot 2 attendue pour la fin du 1 er semestre Réponse attendue Les candidats sont autorisés à se regrouper et à présenter une réponse commune. Les candidatures seront présentées en français. Les candidatures comprendront à minima les informations suivantes : note de présentation de la société candidate et de la qualification de l'équipe technique affectée à cette mission ainsi que les moyens mis à disposition ; note méthodologique détaillant la procédure proposée pour obtenir les informations nécessaire au volet 1 ; un détail indicatif des critères supplémentaires pertinents qui pourraient être rajoutés dans le volet 1 pour le rendre plus pertinent ; calendrier de réalisation de l étude et de la remise du rapport ; 5

6 le(s) tarif(s) proposé(s) pour : o les deux volets cumulés, o les volets pris séparément, un engagement de confidentialité ; les éventuelles références sur des missions similaires. 6 Sélection des réponses La sélection se fera à partir de l analyse des dossiers reçus et éventuellement par une audition d une première sélection de candidats le 20 décembre matin ; Les parties prenantes de l EDEC plasturgie (Fédération de la plasturgie et des composites, organisations syndicales de salariés représentatives et DGEFP) et l OPCA DEFI, se réservent le droit : - de ne pas donner suite aux propositions reçues - de demander des cotations ou précisions supplémentaires aux candidats - d entrer en négociation de gré à gré avec l un des candidats. Les soumissionnaires non retenus ne pourront prétendre à aucune indemnité ni contester pour quelque motif que ce soit le bien-fondé de la décision prise par les parties prenantes de l EDEC plasturgie et de l OPCA DEFI. 7 Dépôt des dossiers de candidature La réponse à l appel à projet doit être adressée par à l adresse b.hervedupenhoat@fed-plasturgie.fr et par courrier (en 4 exemplaires papier + une clé USB) au plus tard pour le mardi 12 décembre inclus à l adresse suivante : Fédération de la plasturgie Secrétariat de la CNPE 125, rue Aristide Briand LEVALLOIS-PERRET 8 Contacts Bastien HERVE DU PENHOAT b.hervedupenhoat@fed-plasturgie.fr 6