1. Définition des établissements et nombre de sièges pour les élections des délégués du personnel

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1 PROTOCOLE D ACCORD PRÉÉLECTORAL Le présent protocole a pour objet de définir les modalités d organisation des élections des membres du comité d entreprise et des délégués du personnel au sein du GIE AG2R REUNICA. Les parties signataires du présent protocole s accordent sur la nécessité de définir les périmètres des différents établissements au sein desquels seront élus les délégués du personnel. Il est par ailleurs rappelé que les établissements visés par le présent protocole ne visent que la désignation des délégués du personnel et qu il ne sera pas constitué de comité d établissement pour ces périmètres. Il est précisé que la constitution des différents établissements répond au souhait d assurer une représentation du personnel pertinente permettant de disposer d une bonne connaissance des contextes locaux mais aussi de faciliter les échanges avec les chefs d établissements ou représentants de la direction dans les différentes réunions d instances représentatives du personnel. A cet effet, les établissements définis ci-dessous prennent en considération : - l effectif des différents sites du périmètre ; - la localisation géographique des différentes implantations du GIE AG2R REUNICA ; - le rôle des institutions représentatives du personnel. 1. Définition des établissements et nombre de sièges pour les élections des délégués du personnel Étab. électoraux Sites Paris 1 Levallois Paris 2 Brune Paris 3 Haussmann Auber Paris 4 Paradis Morangis Bienfaisance Paris 5 Montholon Alésia Convention Melun Wagram Jaurès Paris 6 Dolet Paris Sud Paris 7 La Villette Martinique Paris 8 Courbevoie Lille Mons Lille Mons Compiègne Calais Amiens Laon Boves Saint Quentin Strasbourg Strasbourg Nancy Metz Clermont Ferrand Clermont Ferrand Moulins Aurillac Guéret Mulhouse Mulhouse Colmar Besançon Dijon Chalon sur Saône Nevers Nièvre Chartres Chartres Evreux Rouen Caen Le Havre Toulouse Toulouse Brive Foix Cahors Albi Castres Rodez Mazamet Bordeaux - Angoulême Bordeaux La Rochelle Périgueux Poitiers Saint Benoît Limoges Bergerac Angoulême Pau Mont de Marsan Bayonne Dax Agen La Roche Sur Yon Rennes Rennes Saint Brieuc Quimper Brest Rennes Lorient Nantes Angers Grenoble Grenoble Gap Chambéry Annecy Digne Reims Reims Troyes Marseille 1 Marseille Balthazar Cantini Nice Aix en Provence La Valette Prado Epargne Marseille 2 Canebière Etab. De Prado Cicas Marseille Cicas Ajaccio Cicas Bastia Cicas Toulon Cicas Avignon Esvres Esvres Orléans Tours Lyon Lyon Saint Etienne Le Puy en Velay Bourg en Bresse Montpellier Montpellier Béziers Perpignan Nîmes Sète Agde Le nombre de sièges et de collèges au sein de chaque établissement est défini comme suit :

2 Étab. électoraux Nombre de sièges Nombre de collèges Répartition des sièges dans les collèges Paris E = 2 / AM = 2 / C = 4 Paris E = 1 / AM C = 6 Paris E = 1 / AM-C = 6 Paris E = 3 / AM = 3 / C = 2 Paris E = 3 / AM = 3 / C = 1 Paris E = 2 / AM-C = 5 Paris E = 4 / AM-C = 3 Paris E = 2 / AM = 2 / C = 3 Lille Mons 7 2 E = 5 / AM-C = 2 Strasbourg 7 2 E = 5 / AM-C = 2 Clermont Ferrand 4 2 E = 2 / AM-C = 2 Mulhouse 7 2 E = 4 / AM-C = 3 Chartres 8 2 E = 4 / AM C = 4 Toulouse 7 2 E = 3 / AM-C = 4 Bordeaux 7 2 E = 4 / AM-C = 3 Angoulême Rennes 7 2 E = 4 / AM-C = 3 Grenoble 7 2 E = 3 / AM-C = 4 Reims 5 2 E = 3 / AM-C = 2 Marseille E = 2 / AM-C = 4 Marseille E = 3 / AM-C = 4 Esvres 8 3 E = 4 /AM = 2 / C = 2 Lyon 7 2 E = 4 / AM-C = 3 Montpellier 3 1 La répartition des électeurs entre les collèges est la suivante : - Collège Employés : Collaborateurs de classe 1 niveau A à classe 3 niveau C ; - Collège Agents de maîtrise : Collaborateurs de classe 3 niveau D à classe 5 niveau D ; - Collège Cadres : Collaborateurs de classe 6 et au-delà ; - Collège Agents de maîtrise - Cadres : Collaborateurs de classe 3 niveau D et au-delà. 2. Effectifs et répartition des sièges pour l élection des membres du comité d entreprise Les parties constatent que l effectif global de l entreprise se décompose de la manière suivante : Employés Agents de Maîtrise Cadres Total Compte tenu des effectifs constatés, il est convenu de répartir le nombre de sièges à pourvoir au comité d entreprise comme suit : COLLÈGES TITULAIRES SUPPLÉANTS Employés Agents de maîtrise 8 8 Cadres 7 7 Totaux La répartition des électeurs entre les collèges est la suivante : - Collège Employés : Collaborateurs de classe 1 niveau A à classe 3 niveau C - Collège Agents de maîtrise : Collaborateurs de classe 3 niveau D à classe 5 niveau D - Collège Cadres : Collaborateurs de classe 6 et au-delà

3 3. Durée des mandats En principe, les délégués du personnel et les membres du comité d entreprise sont élus pour trois ans. Par exception, les mandats des délégués du personnel et des membres du comité d entreprise issus de ces élections prendront fin le 15 novembre Il est précisé que le remplacement des délégués du personnel titulaires se fait conformément aux dispositions de l article L du Code du travail. Toutefois, lorsqu un délégué du personnel suppléant sera appelé à prendre définitivement les fonctions de titulaire, l organisation syndicale sur la liste de laquelle il a été présenté pourra désigner un candidat non élu titulaire ou suppléant du même collège. A défaut de candidat du même collège, l organisation syndicale pourra présenter un candidat non élu titulaire ou suppléant d un collège distinct. Il est précisé que le remplacement des membres titulaires du comité d entreprise se fait conformément à l article L du Code du travail. Toutefois lorsqu un membre du comité d entreprise suppléant sera appelé à prendre définitivement les fonctions de titulaire ou lorsqu il s agira de remplacer un suppléant, l organisation syndicale sur la liste de laquelle il a été présenté pourra désigner un candidat non élu titulaire ou suppléant du même collège. A défaut de candidat du même collège, l organisation syndicale pourra présenter un candidat non élu titulaire ou suppléant d un collège distinct. 4. Organisation des élections des délégués du personnel et des membres du comité d entreprise 4.1 Détermination des effectifs Les effectifs pris en compte dans le cadre des élections sont déterminés conformément à l article L du Code du travail, au 1 er janvier Les collaborateurs mis à disposition par une entreprise extérieure seront comptabilisés en fonction des éléments communiqués par leur employeur, dans le cadre de l article L du Code du travail. 4.2 Électeurs et éligibles aux élections des membres du comité d entreprise et des délégués du personnel Conformément aux dispositions légales, tout collaborateur âgé de 16 ans et ayant travaillé trois mois au moins dans l entreprise à la date du premier tour de scrutin a droit de vote pour les élections des membres du comité d entreprise et des délégués du personnel. Les listes électorales de chaque collège seront arrêtées à la date du premier tour des élections (soit le 10 mars 2015) et seront affichées conformément à la loi. Tout salarié âgé de 18 ans et ayant au moins six mois d ancienneté dans l entreprise à la date du premier tour du scrutin est éligible aux élections des membres du comité d entreprise et des délégués du personnel. Il est rappelé que le premier tour est réservé aux organisations syndicales et que les candidatures sont libres lors d un éventuel second tour. 4.3 Calendrier des opérations électorales pour les élections des membres du comité d entreprise et des délégués du personnel

4 Les parties se sont accordées sur le calendrier suivant : PREMIER TOUR : Ouverture de l espace «Elections» sur le portail 2 février 2015 Envoi d un courrier d information aux électeurs absents 4 février 2015 LISTE DES ELECTEURS ET DES ELIGIBLES Publication des listes électorales sur les portails Intranet 3 février 2015 Date limite de réclamations et de modifications des listes électorales 9 février 2015 CANDIDATURES Date limite de dépôt (18 heures) 11 février 2015 Tirage au sort de l ordre des listes 30 janvier 2015 Date limite de dépôt de la profession de foi 11 février 2015 Affichage des bulletins sur le portail 17 février 2015 VOTE PAR CORRESPONDANCE Date limite d enregistrement des absences 17 février 2015 Envoi des documents de vote aux électeurs absents 5 mars 2015 RECETTE DU SITE DE VOTE 4 mars 2015 CAMPAGNE ELECTORALE Date limite de diffusion des tracts, des réunions d information syndicale, d informations sur le site syndical 6 mars 2015 SCRUTIN Ouverture du bureau de vote électronique 10 mars 2015 (9h00) 17 mars 2015 (18h30) Dépouillement 18 mars 2015 (10h00) CANDIDATURES DEUXIEME TOUR EVENTUEL : Date limite de dépôt (14 heures) 20 mars 2015 Date limite de dépôt des professions de foi 20 mars 2015 Affichage des bulletins sur le portail 23 mars 2015 VOTE PAR CORRESPONDANCE Date limite d enregistrement des absences 23 mars 2015 Envoi des documents de vote aux électeurs absents 25 mars 2015 RECETTE DU SITE DE VOTE 25 mars 2015 CAMPAGNE ELECTORALE Date limite de diffusion des tracts, des réunions d information syndicale, d informations sur le site syndical 27 mars 2015

5 SCRUTIN Ouverture du bureau de vote électronique 31 mars 2015 (9h00) 2 avril 2015 (12h00) Dépouillement 2 avril 2015 (14h00) 4.4 Constitution et affichage des listes électorales Les listes électorales des élections des membres du comité d entreprise et délégués du personnel seront arrêtées à la date du premier tour du scrutin (le 10 mars 2015). Ces listes ne seront pas mises à jour entre les deux tours. Elles seront disponibles sur les portails intranet accessibles aux salariés du GIE AG2R REUNICA. Par ailleurs, les collaborateurs et les organisations syndicales se verront communiquer, à leur demande, copie des listes électorales. 4.5 Listes de candidats aux élections des membres du comité d entreprise et des délégués du personnel Les listes de candidats sont établies par collège en distinguant les titulaires et les suppléants. Ces listes seront envoyées à la Direction des ressources humaines par courriel (bgelections2015@ag2rlamondiale.fr), dans les délais prévus par le calendrier des opérations électorales ci-dessus. Il est précisé que les listes présentées au premier tour seront considérées comme maintenues pour un éventuel second tour, sauf si les organisations syndicales déposent de nouvelles listes avant la date limite. Il est rappelé que les listes ne devront pas comporter plus de candidats que de sièges à pourvoir. Les listes incomplètes sont admises. Les listes seront affichées sur le site Internet de vote selon un ordre déterminé par tirage au sort. 4.6 Communication électorale Au premier tour chaque organisation syndicale peut émettre une profession de foi. Cette profession de foi (format papier) consiste en une communication en couleur sur une feuille A3 (2 recto-verso). Les professions de foi seront imprimées par DOCAPOST après signature d un bon à tirer. Elles seront ensuite jointes au courrier simple contenant le matériel de vote envoyé par DOCAPOST. Les organisations syndicales ne communiqueront plus auprès des collaborateurs, par quelque moyen que ce soit à compter du 6 mars 2015 (pour le premier tour) et du 27 mars 2015 (dans l éventualité d un second tour). La communication électorale sera réalisée exclusivement par voie de distribution de tracts et d informations sur les sites syndicaux. L utilisation de la messagerie professionnelle n est pas autorisée pour la communication électorale. La Direction s engage à mettre en évidence, sur «l espace Elections», les liens vers les sites Internet syndicaux des organisations syndicales qui le souhaitent.

6 4.7 Modalités d organisation du vote électronique Conformément à l article R du Code du travail et à l accord collectif en vigueur, il est précisé que les scrutins seront organisés dans le cadre d un vote électronique. La description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales et la présentation de la prestation de service de DOCAPOST (réalisée le 26 janvier 2015) sont annexées au présent protocole. La description des profils utilisateurs sur la console de supervision du vote électronique mis à disposition par DOCAPOST est annexée au présent protocole. 4.8 Modalités d organisation du vote par correspondance Les salariés absents de l entreprise pendant toute la période du scrutin pour quelque cause que ce soit (arrêt de travail, congés payés, formation, etc.), pourront, s ils le souhaitent, voter par correspondance. Ils devront en faire la demande expresse auprès de la Direction des Ressources Humaines. Ces salariés recevront, avant la période du scrutin, le matériel de vote par correspondance pour les élections des membres du comité d entreprise et des délégués du personnel, à savoir : une note explicative relative aux modalités du vote par correspondance ; les bulletins de vote des différentes listes de leur collège électoral et de leur établissement, ainsi que les enveloppes de vote correspondantes destinées à recevoir les bulletins ; une enveloppe de réexpédition (enveloppe T, à l adresse de la boîte postale ouverte à cet effet) destinée à recevoir les enveloppes contenant les bulletins de vote et sur laquelle figure un codebarres permettant d identifier l électeur et s assurer ainsi que ce dernier n a pas procédé à un vote électronique. Les salariés absents pour un motif de longue durée (dispositif de fin de carrière, congé maternité, congé parental, invalidité sans exercice d activité) à la date du 1 er tour (soit le 10 mars 2015) recevront automatiquement le matériel de vote par correspondance, sans avoir à en faire la demande expresse auprès de la Direction des Ressources Humaines. Les enveloppes de vote ne doivent mentionner aucun signe distinctif. A défaut le vote ne sera pas pris en compte. L enveloppe extérieure de réexpédition devra être signée afin d assurer la sincérité du vote et retournée à une boîte postale créée à cette occasion. Toutefois, ces salariés seront, comme tous les autres électeurs, mis en mesure de voter par voie électronique. Ils auront donc le choix de voter, soit par correspondance, soit par internet s ils ont accès à des moyens informatiques permettant de le faire. Le bureau procédera, après la clôture du vote électronique, au dépouillement des votes par correspondance après s être assuré que l électeur n a pas procédé à un vote électronique. Puis, le Président introduira les résultats des votes par correspondance via l interface d administration du système de vote à l aide d une clef numérique dont il disposera sous le contrôle des trois assesseurs. Une fois ces données introduites, le logiciel de traitement cumulera les résultats du vote par correspondance avec ceux résultant du vote électronique dans un procès-verbal au format CERFA. Afin de conserver la confidentialité du vote, pour chaque scrutin, si un seul salarié a exprimé son vote par correspondance, le Président du bureau de vote aura la possibilité de ne pas ouvrir l enveloppe de vote. Les limites de confidentialité seront indiquées au salarié lors de l envoi des éléments nécessaires au vote par correspondance.

7 4.9 Dépouillement Le constat de clôture du scrutin puis les opérations de dépouillement, d émargement du vote par correspondance et la proclamation des résultats se feront depuis la «salle de vote» en présence de l ensemble des présidents et des assesseurs. Les résultats seront affichés sur les portails Intranet Bureau de vote vote électronique Les membres des bureaux de vote seront choisis prioritairement parmi le personnel des établissements d Haussmann ou de Levallois. Les candidats aux élections ne pourront pas être retenus en tant que membre d un bureau de vote. S agissant de l élection du comité d entreprise, un bureau de vote sera mis en place pour l élection des membres du comité d entreprise. Il sera composé de quatre électeurs : un électeur du collège Employé ; un électeur du collège Agent de maîtrise ; deux électeurs du collège Cadre. Ce bureau de vote sera composé d un Président (l électeur le plus ancien, ou à défaut un salarié volontaire) et de trois assesseurs (le second plus ancien et les deux plus jeunes ou, à défaut, des salariés volontaires). S agissant de l élection des délégués du personnel, en raison des spécificités du vote électronique, il n apparaît pas nécessaire aux signataires d instaurer un bureau de vote pour chaque établissement. Ainsi, un bureau de vote sera mis en place pour les élections des délégués du personnel de tous les établissements du GIE AG2R REUNICA. Il sera composé de trois électeurs : un électeur du collège Employé ; un électeur du collège Agent de maîtrise ; un électeur du collège Cadre. Ce bureau de vote sera composé d un Président (l électeur le plus ancien, ou à défaut un salarié volontaire) et de deux assesseurs (le second plus ancien et le plus jeune ou, à défaut, des salariés volontaires). Le dépouillement de l élection des membres du comité d entreprise et des élections des délégués du personnel se situera à Levallois-Perret. Du fait de la mise en place du vote électronique et de la centralisation de l ensemble des votes sur le site de Levallois-Perret, les membres du bureau de vote des élections du comité d entreprise assureront le dépouillement de l ensemble des élections (membres du comité d entreprise et délégués du personnel). Il est rappelé que les bureaux de vote sont chargés de contrôler le déroulement des opérations électorales. Ils s assurent de la régularité, du secret du vote, procèdent au dépouillement des votes après clôture du scrutin par le Président et proclament les résultats. Aucun résultat partiel n est accessible pendant le déroulement du scrutin.

8 5 Accord sur la représentation du personnel et au droit syndical au sein du GIE AG2R REUNICA Un projet d accord relatif à la représentation du personnel et au droit syndical dans le GIE AG2R REUNICA est annexé au présent protocole. Ce texte constitue la base minimale sur laquelle la Direction s engage à poursuivre les négociations. 6 Durée du protocole d accord préélectoral Le présent protocole est conclu pour les élections 2015 du comité d entreprise et des délégués du personnel du GIE AG2R REUNICA. 7 Publicité du protocole d accord préélectoral Un exemplaire de cet accord, dûment signé par chacune des parties, sera remis à chaque signataire. Il sera disponible sur les portails intranet. Fait à Paris, le 30 janvier 2015 Pour le GIE AG2R REUNICA André RENAUDIN Pour FO Pour l UNSA Pour la CFTC Pour la CFDT Pour SUD Pour la CGT Pour la CFE-CGC

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10 Annexes Annexe 1 : Annexe 2 : Annexe 3 : Périmètre des établissements électoraux pour l élection des délégués du personnel Description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales ; Description des profils utilisateurs sur la console de supervision du vote électronique mis à disposition par DOCAPOST ; Annexe 4 : Descriptif technique de la solution de vote ; Annexe 5 : Projet d accord sur la représentation du personnel et au droit syndical dans le GIE AG2R REUNICA.

11 Annexe 1 Périmètre des établissements électoraux pour l élection des délégués du personnel Circonscription DP Lib Etab EMPLOYE AM CADRE TOTAL Bordeaux Angoulême AG2R - BUREAU LA ROCHELLE AG2R - CICAS PERIGUEUX AG2R - AGENCE PERIGUEUX AG2R - AGENCE DE BERGERAC AG2R - S.R. BORDEAUX AG2R - C.G. BORDEAUX AG2R - BORDEAUX QUINCONCES AG2R - BUREAU DE BAYONNE 2 2 AG2R - CICAS DE BAYONNE AG2R - BORDEAUX MEDOC 4 4 AG2R - BUREAU POITIERS AG2R - S.R. POITIERS AG2R - SAINT BENOIT 2 2 CICAS SAINT BENOIT AG2R - BUREAU LIMOGES AG2R - CICAS PAU AG2R - CICAS AGEN AG2R - MONT DE MARSAN AG2R - BUREAU DE PAU AG2R ANGOULEME 1 1 AG2R-CICAS LIMOGES AG2R - BUREAU LA ROCHE S/YON REUNICA LA ROCHE SUR YON REUNICA - BORDEAUX REUNICA - ANGOULEME Total Bordeaux Chartes AG2R - BUREAU CAEN AG2R - CHARTRES POILLOT CICAS CHARTRES AG2R - S.R. ROUEN AG2R - BUREAU DU HAVRE REUNICA - CHARTRES REUNICA - EVREUX REUNICA - ROUEN Total Chartes Clermont Ferrand AG2R MOULINS AG2R - AURILLAC AG2R GUERET AG2R - AGENCE DE CLERMONT FERRAND AG2R CLERMONT CICAS AG2R - AGENCE COMMERCIALE CLERMONT

12 FERRAND Total Clermont Ferrand Esvres AG2R - TOURS AG2R - TOURS MDP AG2R - S.R. ORLEANS REUNICA EVRES REUNICA TOURS Total Esvres Grenoble AG2R GAP AG2R - AGENCE GRENOBLE AG2R - GRENOBLE AG2R - BUREAU ANNECY AG2R DIGNE AG2R CHAMBERY 2 2 AG2R CHAMBERY CICAS AG2R GRENOBLE CICAS Total Grenoble Lyon AG2R - BUREAU BOURG EN BRESSE AG2R - S.R. SAINT ETIENNE AG2R - CICAS SAINT ETIENNE AG2R - LYON REUNICA LE PUY EN VELAY REUNICA LYON Total Lyon AG2R - BUREAU NICE AG2R - NICE AG2R - BUREAU NICE ANGLETERRE AG2R - S.R. MARSEILLE AG2R - BUREAU AIX-EN-PROVENCE AG2R MARSEILLE II AG2R - MARSEILLE BALTHAZAR AG2R - BUREAU TOULON I 2 2 AG2R - LAVALETTE DU VAR 1 1 REUNICA MARSEILLE REUNICA NICE Total Marseille AG2R - C.G. MARSEILLE AG2R MARSEILLE CICAS AG2R AJACCIO AG2R BASTIA AG2R TOULON AG2R AGENCE D AVIGNON AG2R MARSEILLE

13 Total Marseille Lille Mons AG2R - BUREAU LILLE AG2R - MONS-EN-BAROEUL AG2R - BUREAU COMPIEGNE AG2R - BUREAU CALAIS AG2R - S.R. AMIENS AG2R - CICAS AMIENS AG2R - BOVES AG2R - AGENCE DE SAINT QUENTIN REUNICA LAON REUNICA LILLE Total Mons Montpellier AG2R - AGENCE DE NIMES 3 3 AG2R - S.R. MONTPELLIER ANTIGONE AG2R - SETE AG2R - SR MONTPELLIER AG2R MONTPELLIER AG2R - BEZIERS TREILLE AG2R - BUREAU PERPIGNAN AG2R - CICAS PERPIGNAN REUNICA MONTPELLIER 1 1 Total Montpellier Mulhouse AG2R - ANNEXE S.R. DIJON AG2R - S.R. DIJON AG2R - DIJON MATOUB AG2R CICAS DIJON AG2R - BUREAU BESANCON AG2R - BUREAU DE COLMAR 1 1 AG2R - AGENCE DE MULHOUSE AG2R - BUREAU CHALON SUR SAONE AG2R - BUREAU NEVERS CICAS NIEVRE REUNICA MULHOUSE REUNICA COLMAR 2 2 REUNICA BESANCON Total Mulhouse Paris 1 LEVALLOIS Total Paris Paris 2 AG2R - SIEGE BRUNE REUNICA 1 1 Total Paris AG2R AUBER AG2R HAUSSMANN Total Paris

14 Paris 4 PARADIS BIENFAISANCE MORANGIS Total Paris Paris 5 AG2R - ESPACE ALESIA AG2R - ESPACE CONVENTION AG2R - ESPACE WAGRAM AG2R - AGENCE JAURES AG2R - AGENCE DE MELUN AG2R - MONTHOLON Total Paris Paris 6 AG2R - CICAS PARIS SUD AG2R - MALAKOFF DOLET Total Paris AG2R - BUREAU MARTINIQUE AG2R - CENTRE DE GESTION LA VILLETTE Total Paris Paris 8 COURBEVOIE Total Paris Reims AG2R - CG TROYES AG2R - S.R. REIMS AG2R - C.G. REIMS AG2R - CICAS REIMS Total Reims Rennes AG2R - CICAS SAINT BRIEUC AG2R - CICAS QUIMPER AG2R CICAS BREST AG2R - BUREAU DE BREST AG2R - RENNES AG2R - BUREAU NANTES AG2R - NANTES AG2R - BUREAU ANGERS AG2R - BUREAU LORIENT REUNICA RENNES Total Rennes Strasbourg AG2R - BUREAU NANCY AG2R - BUREAU METZ AG2R - S.R. STRASBOURG AG2R - C.G. STRASBOURG AG2R - D.C. STRASBOURG REUNICA STRASBOURG REUNICA METZ REUNICA NANCY Total Strasbourg Toulouse AG2R FOIX

15 AG2R - S.R. TOULOUSE AG2R - AGENCE DE TOULOUSE AG2R - C.G. TOULOUSE BALMA CICAS CAHORS AG2R - BUREAU ALBI AG2R MAZAMET 1 1 AG2R ALBI AG2R - AGENCE VALMY AG2R - BUREAU CASTRES 3 3 AG2R - CICAS BRIVE REUNICA TOULOUSE REUNICA RODEZ Total Toulouse Total

16 Annexe 2 : Description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales L ensemble des salariés votera sous forme électronique. Le vote électronique est organisé par un «fournisseur prestataire», DOCAPOST, mandaté par la Direction. Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter. Le temps passé par ces derniers à voter n entraînera aucune réduction de salaire lorsque ce vote aura lieu pendant le temps de travail. Les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période d ouverture des opérations de vote, de n importe quel terminal Internet ou Intranet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections. Par ailleurs, sur les principaux sites de gestion des GIE, un micro-ordinateur en libre service avec une connexion au site sécurisé d élections sera mis à la disposition des salariés électeurs dans une salle réservée à cet effet, entre 12h00 et 14h00. Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre les membres du bureau de vote ou l assistance technique du prestataire par mail ou téléphone afin d obtenir toutes les informations qu ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de leur vote. Les salariés seront informés par mail des dates d ouverture et de clôture des opérations de vote. Deux rappels des dates d ouverture et de clôture des opérations de vote seront réalisés pendant la période de vote. Chaque électeur recevra avant le premier tour des élections, à son domicile par courrier simple, le matériel de vote, à savoir : une notice explicative «Comment voter?» ; l adresse Internet du site de vote ; son identifiant de vote personnel ; son code confidentiel personnel. L identifiant de vote personnel et le code confidentiel personnel seront également envoyés sur la messagerie professionnelle du collaborateur. Le processus de récupération du matériel de vote envoyé sur la messagerie professionnelle se déroule de la manière suivante : le collaborateur est notifié par mail de la présence de son matériel de vote sur un espace sécurisé dédié ; le collaborateur doit cliquer sur le lien hypertexte présent dans son mail de notification et est redirigé vers l interface sécurisée ; le collaborateur doit répondre correctement à la question challenge qui lui est posée (date de naissance) ; le collaborateur doit ensuite saisir son numéro de portable afin de recevoir son code secret ; le collaborateur saisit son code secret reçu par SMS et accède ainsi à ses informations de vote : une notice explicative «Comment voter?», l adresse Internet du site de vote, son identifiant de vote personnel, son code confidentiel personnel. Les codes de vote de l électeur seront différents entre les deux tours. Un nouveau courrier simple et un nouveau mail seront envoyés à l électeur en cas de second tour.

17 Dans le cas où un salarié n aurait pas reçu ses codes de vote, il pourra contacter la Direction des Ressources humaines. L authentification de l électeur sera assurée par un serveur dédié après saisie par l utilisateur de l identifiant de vote et du code confidentiel. Toute personne non reconnue n aura pas accès aux pages du serveur de vote. Chaque saisie de l identifiant de vote et du code confidentiel vaut ainsi signature de la liste d émargement dès réception du vote. A l aide de ce code, l électeur pourra donc voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé d élections créé pour l occasion par le «prestataire fournisseur». Une fois connecté, l électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et à son collège pour l élection des membres du comité d entreprise et l élection des délégués du personnel et pour l élection tant des titulaires que des suppléants. Au total, l électeur, sauf cas particulier, sera amené à procéder à quatre votes distincts. Au 1er tour et 2nd tour, les professions de foi de chaque liste seront affichées sur le site réservé aux élections professionnelles. Le poids maximum conseillé du fichier est de 500 ko. Le vote blanc sera possible. Le salarié aura également la possibilité de raturer des noms sur les listes. Le choix de l électeur apparaîtra clairement à l écran. Il pourra être modifié avant validation. La transmission du vote et l émargement font l objet d un accusé de réception que l électeur a la possibilité de conserver. Le flux du vote et celui de l identification de l électeur seront séparés. L opinion émise par l électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d authentification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales. La liste d émargement n est accessible qu aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. A l issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôlent la fermeture du scrutin. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l urne, les listes d émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement. Le bureau de vote procède au dépouillement des votes par correspondance après la clôture du vote électronique. Le bureau de vote scanne les codes-barres de l enveloppe retour afin de pouvoir émarger l électeur et s assurer ainsi que l électeur n a pas procédé à un vote électronique. En cas d'expression d'un vote par correspondance et d'un vote électronique, seul ce dernier sera pris en considération avant traitement du vote par correspondance. Le Président introduira les résultats des votes par correspondance via l interface d administration du système de vote à l aide d une clef numérique dont il disposera sous le contrôle des trois assesseurs. Le dépouillement se fait par l activation conjointe d au moins deux clés de chiffrement différentes par les membres du bureau de Vote (Président, Assesseurs). Le décompte des voix apparaît lisiblement à l écran et fait l objet d une édition sécurisée afin d être porté au procès-verbal.

18 Annexe 3 : Description des profils utilisateurs sur la console de supervision du vote électronique mis à disposition par DOCAPOST Profil Fonctionnalités Bureau de Vote Organisation syndicale Comité de Surveillance - RH Electeurs (Consultation) x x Electeurs (Modification) x Candidats (Consultation) x x Candidats (Modification) x Arrêtés des électeurs x x x Arrêtés des candidats x x x Validation des données x x Génération des clés de scellement x x Vote à blanc x x Scellement x x Dépouillement x x Suivi des scrutins x x Suspendre le vote x x Participation x x x Emargement x Résultats x x x Recherche des élus / candidats Comptes bloqués Nouveaux matériels Journal des évènements x x x x x x

19 Annexe 4 : Descriptif technique de la solution de vote