Renforcer la fonction achats en établissement de santé

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1 Nouvelle version Renforcer la fonction achats en établissement de santé Kit de déploiement V2

2 Préambule au kit établissement V2 La présente version du kit de déploiement intègre les retours d expérience des premiers établissements ayant mis en place le plan PHARE et propose de nouveaux outils opérationnels associés aux différentes étapes de l élaboration du plan d action achats. Destinataire Un responsable achats en établissement de santé qui souhaite mettre en œuvre une démarche de plan d actions achats Objectifs du document Présenter les bénéfices tirés de la mise en place d un plan d actions achats Proposer une approche concrète et testée avec succès pour la construction d un plan d actions achats en établissement de santé Partager les conditions de mise en œuvre et de suivi (par exemple, le rôle de chacun, le pilotage du projet) Animateur achats de l ARS de votre région Contact Direction générale de l offre de soins - DGOS 1

3 Messages clés renforcer la fonction achats : déploiement du programme PHARE en établissement de santé Enjeux du pilote CH Avignon Synthèse de la démarche au CH Avignon Le programme PHARE vise à redonner des marges de manœuvre financière aux établissements de santé, dans une dynamique régionale animée et pilotée par l ARS. Le Centre Hospitalier d Avignon a servi de pilote pour tester le déploiement du programme. Les pistes d améliorations identifiées devraient permettre d améliorer la qualité, de simplifier les procédures et de réaliser des gains sur les achats de l ordre de 3 à 5% en L objectif sera de mettre en œuvre le plan d actions achats prévu pour 2012 et d engager la construction d un plan 2013 sur le même modèle. La démarche a été construite en partenariat rapproché avec le CH Avignon et a permis de définir l ambition de la fonction achats pour l établissement de santé en termes de fonctionnement et de gains. La phase d état a mis en avant la maturité du CH Avignon sur la définition d une stratégie achats et la participation à des groupements tout en faisant ressortir des besoins sur le pilotage de la performance et sur la possibilité d inclure davantage les prescripteurs dans les actions liées aux achats. L implication des personnes en charge de l acte d achat et des prescripteurs des services cliniques a ainsi permis d identifier des leviers d améliorations, majoritairement axés sur la politique de consommation, le resserrement des références et le renforcement du dialogue entre prescripteurs et acheteurs. Les leviers ont été détaillés afin qu ils soient intégrés à la feuille de route d actions à mener en 2012 par le responsable du plan d action achats et les différentes parties prenantes au sein de l établissement. Le succès de la mise en œuvre du plan d actions achats reposera sur la capacité de l établissement et du responsable de la démarche à : Mobiliser/faire adhérer les différents services cliniques à la démarche, Conduire la transparence sur les dépenses et piloter la performance des actions, Assurer l accompagnement des acheteurs dans leur feuille de route Direction générale de l offre de soins - DGOS 2

4 Bénéfices Démarche Cartographie Segments Sommaire Quels bénéfices tirer du renforcement de la fonction achats en établissement de santé? Quelle est la démarche à suivre pour construire un plan d actions achats? Quels sont les critères de la mise en œuvre et du suivi? Direction générale de l offre de soins - DGOS 3

5 Ciblés par le programme PHARE, les achats hospitaliers sont un levier majeur de performance pour les établissements Les achats hospitaliers représentaient 18 Milliards d euros en 2009 Les achats sont le deuxième titre de dépenses après les ressources humaines. Dans un établissement de santé, les achats comptent généralement pour ~20 à 25% des dépenses de fonctionnement 1 ~70 à 75% des dépenses d investissement 2 Décomposition typique de la dépense de fonctionnement par titre en établissement de santé 100% 65% 20% 5% 10% Total Titre 1 Titre 2 Titre 3 Titre 4 Objectifs du programme PHARE : «Des gains pour la qualité de l offre de soins» «Notre ambition est d améliorer significativement le niveau de performance des achats d ici 3 ans» Renforcer la fonction achats dans les établissements de santé Désigner un responsable achats Elaborer une stratégie globale achats Assurer un meilleur dialogue entre prescripteurs et acheteurs Pour réaliser des gains économiques et de qualité de service Mutualisation Juste besoin et bon usage Négociation Raisonnement en coût complet Meilleur suivi fournisseurs Standardisation 1 Les autre dépenses de fonctionnement incluent principalement les charges de personnel 2 Les autres dépenses de fonctionnement incluent principalement le remboursement de capital Direction générale de l offre de soins - DGOS 4 SOURCE : Document de présentation du programme PHARE ; direction des finances du CH Avignon

6 Renforcer la fonction achats en établissement de santé est une source de gains de performance économique et de qualité des soins Exemples de bonnes pratiques déjà mises en place dans des établissements de santé Référent transverse entre services de soins et fonction achats pour questionner les besoins et suivre les consommations Ex. Cadre supérieur de santé. Gains : meilleure qualité des soins, réduction des consommations inutiles et des achats meilleurs Ex. Travail avec l OMéDIT sur les pratiques pour émettre des recommandations qui se traduisent en politique d achats Concertation de l ensemble des acteurs avant validation d un projet pour donner de la visibilité à tous sur le plan de charge Ex. Concertation en amont sur le programme d équipements biomédicaux avec la DSI et rédaction d une fiche projet par le pôle médical revue et validée par tous Audit des coûts complets via une démarche achats participative inter-directions Ex. Fonction impression/ reprographie : audit global et remplacement des outils d impression. Objectifs de gains : 140 k sur 580 k. Ces bonnes pratiques vont permettre de : Redonner des marges de manœuvre financière aux établissements de santé Tout en donnant l opportunité d améliorer la qualité des soins les conditions de travail les pratiques achats SOURCE : Document de présentation du programme PHARE Direction générale de l offre de soins - DGOS 5

7 Cette démarche a été testée avec succès au CH Avignon ce qui a permis de construire une approche concrète pour le programme PHARE Enjeux Approche Le choix a été fait de construire la démarche PHARE autour d un pilote en établissement de santé. L objectif est de construire un modèle de plan d actions dont pourront s inspirer les établissements qui se lanceront dans une démarche similaire La construction du plan d actions pour le renforcement des acheteurs passe par des interactions fréquentes avec l ensemble des membres du CH Avignon : Acheteurs identifiés et personnes en charge de réaliser l acte d achat sur chacun des segments Cellule des marchés Personnel médical Personnel soignant Pharmacie Direction générale Direction des achats et direction de la logistique Gestionnaires Services cliniques ou médico-techniques rencontrés : cardiologie, hématologie, hémodialyse, chirurgie orthopédique, réanimation, anesthésie, laboratoire de biologie, etc. Quand elles ne sont pas directement suggérées par les acteurs, les pistes proposées doivent être comprises et acceptées par les personnes impliquées dans l acte d achat. Des entretiens téléphoniques avec d autres établissements de santé ont permis de recenser des exemples d initiatives mises en œuvre avec succès ayant permis de générer des gains de qualité des soins, de conditions de travail et de performance économiques. ; document de présentation du programme PHARE Direction générale de l offre de soins - DGOS 6

8 L expérience menée au centre hospitalier d Avignon a généré une dynamique positive Au lancement du projet Aujourd hui Direction des achats «On a déjà fait beaucoup de choses pour optimiser nos achats» «On a déjà fait beaucoup de choses pour optimiser nos achats Mais on s aperçoit qu on peut encore aller plus loin» Direction générale/ financière «Je ne suis pas certain de l issue de votre projet» «Nous ne vous avons pas attendu pour engager des actions d amélioration» «Je suis impressionné par l attitude volontaire du personnel soignant. On doit vraiment pouvoir parvenir à faire des choses. Je vais trouver du temps pour aller plus au devant des services» «Qu attendons-nous pour engager les nouvelles actions?» Clinicien «Il me semble difficile de réaliser des économies sur les achats sans dégrader la qualité des soins» «Je suis très intéressé par les données que vous m avez fournies. Nous voyons comment adapter nos pratiques pour dépenser moins» Pharmacie «On les connaît les gens du ministère, ils viennent faire leurs audits mais ils ne disent que des choses que l on sait déjà» «La démarche avec les cliniciens n est pas nouvelle pour nous, mais on voit qu il est possible d aller encore plus loin» Infirmière «L objectif de votre projet c est de dépenser moins» «Bien sûr que la démarche est intéressante pour nous. Cela nous fait réfléchir quand on fait le soin» «Il ne faut pas ressasser tout le temps la nécessité de faire des économies mais il est clair qu il y va de l effort de chacun de mieux dépenser» Direction générale de l offre de soins - DGOS 7

9 Bénéfices Démarche Cartographie Segments Sommaire Quels bénéfices tirer du renforcement de la fonction achats en établissement de santé? Quelle est la démarche à suivre pour construire un plan d actions achats? Quels sont les critères de la mise en œuvre et du suivi? Direction générale de l offre de soins - DGOS 8

10 La construction du plan d actions achats est structurée en sept étapes Où en sommes-nous aujourd hui? Quels sont les leviers d action à mettre en œuvre? Comment le fait-on en pratique? Réaliser l état de la fonction achats Cartograph ier les dépenses et les échéances clés Identifier les segments importants Organiser un «remue» avec les prescripteur s sur les pistes d améliorati on Chiffrer le des pistes d améliorati on Positionner les projets en termes d enjeux et d efforts Appui continu de la Direction à la démarche, aux porteurs du projet et aux prescripteurs impliqués Décider des projets à lancer et du calendrier Réaliser l autodiagnostic de l établissement en matière d achats afin d identifier les principales dimensions à renforcer en priorité Cartographier les dépenses achats, les acteurs et échéances clés pour préparer la mise en place du plan d actions achats Concentrer les efforts sur les dimensions identifiées comme étant les moins fortes dans la phase d état Rencontrer les prescripteurs (cliniciens, cadres de santé, autres) pour recueillir leur vision des achats et leurs suggestions de points d amélioration Identifier les actions à mettre en œuvre et évaluer leur de gains pour les intégrer au plan d actions achats Prioriser les pistes identifiées selon une matrice croisant le d impact et les efforts nécessaires Positionner les pistes d amélioration sur le calendrier de l année à venir et désigner les responsables 2 semaines 1/2 semaine 5 semaines 2 semaines 2 semaines 2 semaines Direction générale de l offre de soins - DGOS 9

11 OBJECT IF: Recenser les gain s p ar initiative. Pour rendre compte d u p lan d'action s ach ats Intitul é du projet achats Optimisat ion f ourniss eur informatique Type de leviers Opt imis ation des prix Fich e d 'identité projet Achats Responsable M. Dupont Equipe proj et Durée du Date de début m arché ou Segm ent de réalisati on de l'acti on concerné des gains de progrès en mois Montant financier du projet Suivi du pro jet Montant de Gains Gains ci bl e référence réal isés Im pact % gai n base 12 Poi nts Acti ons base 12 I mpact Statut annuel (en base à m oi s (calculé) d'attention correctrices mois 2012 coût compl et) mois reporter Mme Chouette Inf ormat ique 01/06/ , 0% M. Durand A chaque étapes sont associés des outils et livrables Réaliser l état de la fonction achats Cartograph ier les dépenses et les échéances clés Identifier les segments importants Organiser un «remue» avec les prescripteur s sur les pistes d améliorati on Chiffrer le des pistes d améliorati on Positionner les projets en termes d enjeux et d efforts Décider des projets à lancer et du calendrier Grille d autodiagnostic de la fonction achats Cartographie des dépenses achats Pistes d amélioration sur la base de la grille d autodiagnostic Identification des leviers Détails et chiffrage des gains pour chaque segment Matrice de priorisation des projets à lancer Déclinaison des actions selon un plan d achats Cartographie des prescripteurs Cartographie des groupements Support à la discussion avec les prescripteurs (alimenté par le chantier ARMEN) Fiche de mise en œuvre et de suivi des actions Maquette de plan d action achats Plan d'action achats Nouvelle version des renouvellements de marché Tous les outils et livrables utilisés dans la démarche de construction d un plan d actions achats sont disponibles en annexes Modèle de fiche et calendrier projet Nouvelle version Direction générale de l offre de soins - DGOS 10

12 Sommaire Quels bénéfices tirer du renforcement de la fonction achats en établissement de santé? Quelle est la démarche à suivre pour construire un plan d actions achats en 7 étapes? 1. Réaliser l état de la fonction achats 2. Cartographier les dépenses et les échéances clés 3. Identifier les segments importants 4. Organiser un «remue-» avec les prescripteurs sur les pistes d amélioration 5. Chiffrer le des pistes d amélioration 6. Positionner les projets en termes d enjeux et d efforts 7. Décider à lancer et du calendrier Quels sont les critères de la mise en œuvre et du suivi? Direction générale de l offre de soins - DGOS 11

13 1 La phase d état a pour objectif de réaliser l autodiagnostic de l établissement et d identifier les principales dimensions à renforcer Réaliser l état de la fonction achats 1 Réaliser l autodiagnostic de l établissement en matière d achats afin d identifier les principales dimensions à renforcer en priorité A quoi cela sert-il? A évaluer l avancement en termes de réflexion sur la performance achats de l établissement de santé À identifier les principales dimensions à renforcer en priorité À comprendre l organisation de la fonction achats au sein de l établissement Quels outils utiliser? La grille d autodiagnostic de l établissement en matière d achats La méthode consiste à évaluer la maturité actuelle de l établissement sur l ensemble des 19 thèmes Organisation des achats pour chaque segment Organigramme avec relation hiérarchiques et transverses Quelle charge cela représente-t-il? Une personne à 50% de son temps sur 2 semaines Direction générale de l offre de soins - DGOS 12

14 1 Réaliser un état de la fonction achats grâce à la grille d autodiagnostic pour identifier les points forts et les pistes d amélioration Présentation de l outil Stratégie et positionnement de la fonction achats Culture et organisation Pratiques achats Outils et pilotage Stratégie achats portée par l établissement Participation à des groupements achats Niveau de performance attendu Perception au sein de l établissement Démarche achats au sein de l établissement Moyens dédiés Aptitude à porter le changement Compétences acheteurs Développement des compétences/ formation Questionnement des besoins Méthodes de prospection et veille Gestion de la relation fournisseurs Approche en coût complet Choix entre externalisation et régie Choix entre groupement et marché propre Suivi de l exécution des marchés Définition des objectifs Mesure de la performance Outils informatiques pour les marchés Niveaux A quoi cela sert-il? A évaluer la performance de l établissement de santé sur les 4 grandes dimensions structurant la fonction achats Comment l utiliser? La grille détaillée fournie en annexe explicite les 4 niveaux pour tous les thèmes associés à chacune des dimensions La méthode consiste à évaluer la performance actuelle de l établissement sur l ensemble des 19 thèmes Quelle charge cela représente-il? Un entretien de 2 heures avec le responsable des achats Direction générale de l offre de soins - DGOS 13

15 1 Exemple CH Avignon la grille d autodiagnostic a permis d identifier les thèmes nécessitants un approfondissement et ceux déjà travaillés La discussion de la grille d autodiagnostic au CH Avignon a permis de mettre en évidence Les thèmes ayant déjà été travaillés exemple : l établissement a une politique active vis-à-vis des groupements d achats Les thèmes nécessitant une amélioration exemple : le pilotage des dépenses se limite au suivi budgétaire Direction générale de l offre de soins - DGOS 14

16 1 Exemple CH Avignon l analyse de l organisation de la fonction achats a permis d identifier les acteurs clés de l acte d achat La description de l organisation de la fonction achats, indiquant les montants et les catégories de dépenses concernées, a permis d identifier que la direction des achats ne gère directement que 24% des dépenses Direction générale de l offre de soins - DGOS 15

17 Sommaire Quels bénéfices tirer du renforcement de la fonction achats en établissement de santé? Quelle est la démarche à suivre pour construire un plan d actions achats en 7 étapes? 1. Réaliser l état de la fonction achats 2. Cartographier les dépenses et les échéances clés 3. Identifier les segments importants 4. Organiser un «remue-» avec les prescripteurs sur les pistes d amélioration 5. Chiffrer le des pistes d amélioration 6. Positionner les projets en termes d enjeux et d efforts 7. Décider à lancer et du calendrier Quels sont les critères de la mise en œuvre et du suivi? Direction générale de l offre de soins - DGOS 16

18 2 La cartographie des dépenses achats et l identification des échéances clés permet de préparer la mise en place du plan d actions Cartographier les dépenses et les échéances clés 2 Cartographier les dépenses achats, les acteurs et échéances clés pour préparer la mise en place du plan d actions achats A quoi cela sert-il? La cartographie est une étape essentielle afin de factualiser les idées préconçues sur la répartition des volumes d achats La cartographie par segment permet d avoir une vision claire sur les achats à enjeux forts La cartographie des prescripteurs sert à cibler le dialogue avec les services cliniques La cartographie des groupements est un outil pour l identification des pistes de travail L identification des échéances clés permet de préparer le plan d actions achats Quels outils utiliser? La cartographie des dépenses achats Le planning des échéances clés Quelle charge cela représente-t-il? Une personne à 50% de son temps sur 2 semaines Direction générale de l offre de soins - DGOS 17

19 2 Cartographier les dépenses achats pour identifier les segments et les prescripteurs principaux Option 1 : Etablir une cartographie de achats à partir du plan comptable Option 2 : Etablir une cartographie des achats à partir du référencement des articles PRÉLIMINAIRE Description Avantages Affecter chaque compte à un seul type d achats et à un seul acheteur Etablir un fichier structure pour lier chaque compte à un sous-segment et un segment d achats lors des requêtes ou se baser sur la grille ANAP établissant un lien entre compte et catégorie d achats Simplicité de la mise en œuvre : le découpage du plan comptable donne une première version de la structure en sous-segment/ segment Affecter chaque article à un sous-segment et un segment d achats dans la base article Réaliser des requêtes directement sur les soussegments et segments Exactitude de l information si la base article est bien complétée Inconvénients Approche approximative car les affectations à des comptes ne sont pas toujours rigoureuses Temps de travail important pour recenser correctement tous les articles de la base article Cette méthode est une première approche nécessaire qui donne une information proche de la réalité Cette méthode est très consommatrice en temps mais permet d avoir une vision fine des volumes d achats par segment Direction générale de l offre de soins - DGOS 18

20 2 Exemple CH Avignon La cartographie des dépenses achats a permis de factualiser les idées préconçues Cartographie des dépenses par segment Cartographie des dépenses par prescripteur Cartographie des dépenses par groupement La cartographie des dépenses achats a permis d avoir une vision claire sur les enjeux de la démarche Les segments ont été identifiés Exemple : médicaments et dispositifs médicaux Le dialogue avec les services cliniques a pu être ciblé Exemple : cardiologie et laboratoires de biologie Le pourcentage des achats réalisés via des groupements a été calculé pour chaque segment Direction générale de l offre de soins - DGOS 19

21 2 Exemple CH Avignon La cartographie des échéances clés a permis de préparer le plan d actions achats La cartographie des échéances clés a permis d identifier les dates de renouvellement des marchés et la durée nécessaire à la capture des gains possibles Une partie des gains sera capturée en 2012 avec un effet année pleine en 2013 Direction générale de l offre de soins - DGOS 20

22 Sommaire Quels bénéfices tirer du renforcement de la fonction achats en établissement de santé? Quelle est la démarche à suivre pour construire un plan d actions achats en 7 étapes? 1. Réaliser l état de la fonction achats 2. Cartographier les dépenses et les échéances clés 3. Identifier les segments importants 4. Organiser un «remue-» avec les prescripteurs sur les pistes d amélioration 5. Chiffrer le des pistes d amélioration 6. Positionner les projets en termes d enjeux et d efforts 7. Décider à lancer et du calendrier Quels sont les critères de la mise en œuvre et du suivi? Direction générale de l offre de soins - DGOS 21

23 3 La phase d identification des segments s appuie sur la définition de la cible à atteindre Identifier les segments importants 3 Concentrer les efforts sur les dimensions identifiées comme étant les moins fortes dans la phase d état A quoi cela sert-il? L identification des segments importants permet de structurer l approche de la démarche Cette phase doit se baser sur les actions d amélioration qui ont déjà été engagées et les catégories d achats pour lesquelles pas ou peu d efforts ont été réalisés Quels outils utiliser? L autodiagnostic de la fonction achats réalisé précédemment La cartographie des dépenses achats réalisée précédemment Le planning des échéances clés réalisé précédemment Quelle charge cela représente-t-il? Une personne a 50% sur une demi-semaine Direction générale de l offre de soins - DGOS 22

24 3 Exemple CH Avignon Identification des segments importants Grille d autoévaluation Cartographie des dépenses par prescripteur Cartographie des dépenses par segment Échéances clés L état de la fonction achats, la cartographie des dépenses et le planning des échéances clés ont permis d identifier : Les axes de travail Ex : piloter les dépenses achats Les segments qui seront particulièrement approfondis Ex : les achats médicaux et les achats de travaux et maintenance Les prescripteurs à rencontrer en priorité Ex : le service de cardiologie Direction générale de l offre de soins - DGOS 23

25 Sommaire Quels bénéfices tirer du renforcement de la fonction achats en établissement de santé? Quelle est la démarche à suivre pour construire un plan d actions achats en 7 étapes? 1. Réaliser l état de la fonction achats 2. Cartographier les dépenses et les échéances clés 3. Identifier les segments importants 4. Organiser un «remue-» avec les prescripteurs sur les pistes d amélioration 5. Chiffrer le des pistes d amélioration 6. Positionner les projets en termes d enjeux et d efforts 7. Décider à lancer et du calendrier Quels sont les critères de la mise en œuvre et du suivi? Direction générale de l offre de soins - DGOS 24

26 4 Les suggestions d amélioration des prescripteurs sont à recueillir au cours de rendez-vous portant spécifiquement sur les achats Organiser un «remue» avec les prescripteurs sur les pistes d amélioration 4 A quoi cela sert-il? Cette phase se construit autour de rencontres avec les prescripteurs Cliniciens Cadres de santé Pharmacien Cette étape sert à recueillir les idées et les attentes des prescripteurs qui ont souvent identifié des possibilités d améliorations Les informations recueillies sont alors traduites en actions à mettre en œuvre Quelles actions? Pourquoi? Rencontrer les prescripteurs (cliniciens, cadres de santé, autres) pour recueillir leur vision des achats et leurs suggestions de points d amélioration Quels outils utiliser? Des entretiens individuels de 0h30 à 1h sont une bonne manière de permettre aux prescripteurs d exprimer leurs points de vue sur la manière dont l évolution des pratiques peut permettre de mieux acheter La fiche sur la manière de susciter l adhésion de la pharmacie, car c est un acteur important dans les achats d un établissement de santé Quelle charge cela représente-t-il? Une personne à 25% de son temps sur 5 semaines Exemple d un clinicien : " En tant que prescripteur, ne pas avoir les prix, c est comme faire ses courses dans un supermarché sans prix " Direction générale de l offre de soins - DGOS 25

27 4 L utilisation d un guide d entretien permet de guider la rencontre avec les prescripteurs et de s assurer de suivre ses objectifs Quelle est votre perception des achats au sein de l établissement? Avez-vous identifié des actions pouvant être mises en place pour réduire le prix d achats unitaire des produits de votre service? Si oui, lesquelles? Les avez-vous mises en place? Si oui, comment? Quel en a été le résultat (gain)? Avez-vous étudié des possibilités de modification des pratiques médicales permettant de réduire le coût des achats de votre service? Si oui, lesquelles? Les avez-vous mises en place? Si oui, comment? Quel en a été le résultat (gain)? Les prescripteurs majeurs identifiés dans la phase d état sont à rencontrer en priorité La réalisation d un guide d entretien permet d avoir des objectifs clairs lors de la rencontre afin de recueillir le point de vue de chaque interlocuteur sur la manière dont l évolution des pratiques peut permettre de mieux acheter Direction générale de l offre de soins - DGOS 26

28 4 Il est important de présenter que la réduction du prix unitaire ne permet d atteindre qu un tiers des gains possibles Représentation schématique des gains possibles 1/3 2/3 Les sources de gains s sont généralement réparties sur deux types de leviers d actions : 1/3 grâce à la réduction des prix unitaires 2/3 grâce à la modification des pratiques Avant projet Gains possibles Après projet La recherche des gains de performance économique, de qualité des soins et de conditions de travail passe nécessairement pas la mise en place d un dialogue prescripteur/ acheteur renforcé Direction générale de l offre de soins - DGOS 27

29 4 Comment susciter l adhésion du responsable pharmacie au projet? Bien penser à Positionner la démarche comme un accompagnement vis-à-vis de son travail Le consulter et préparer avec lui toute rencontre avec les services cliniques Expliquer l intérêt pour lui d associer davantage les services cliniques dans l acte d achat et faire porter la responsabilité des résultats aux services cliniques et à la pharmacie Valoriser les actions déjà engagées sur les activités d achats, qui ne sont pas toujours son cœur de métier Ne pas Positionner la démarche comme une remise en cause ou une évaluation de son travail Solliciter les services cliniques sans sa présence ou sans avoir préparé avec lui au préalable Le positionner comme seul responsable ou porteur des pratiques d achats et des résultats qui en découlent Pointer du doigt les carences ou les manques dans les pratiques actuelles Direction générale de l offre de soins - DGOS 28

30 4 Exemple CH Avignon La rencontre avec les prescripteurs a permis d identifier les leviers d amélioration à mettre en place Leviers d amélioration Les rencontres avec les prescripteurs ont permis de recueillir leurs attentes et ainsi identifier Des points d amélioration Des pré-requis transverses à la mise en œuvre de la démarche Direction générale de l offre de soins - DGOS 29

31 Sommaire Quels bénéfices tirer du renforcement de la fonction achats en établissement de santé? Quelle est la démarche à suivre pour construire un plan d actions achats en 7 étapes? 1. Réaliser l état de la fonction achats 2. Cartographier les dépenses et les échéances clés 3. Identifier les segments importants 4. Organiser un «remue-» avec les prescripteurs sur les pistes d amélioration 5. Chiffrer le des pistes d amélioration 6. Positionner les projets en termes d enjeux et d efforts 7. Décider à lancer et du calendrier Quels sont les critères de la mise en œuvre et du suivi? Direction générale de l offre de soins - DGOS 30

32 5 Chiffrer les actions à mettre en œuvre afin d intégrer les gains dans le plan d actions achats Chiffrer le des pistes d amélioration 5 Identifier les actions à mettre en œuvre et évaluer leur de gains pour les intégrer au plan d actions achats A quoi cela sert-il? Cette étape sert à évaluer le de gain de chaque levier d amélioration identifié lors de l étape précédente Cela doit permettre d avoir une vision des objectifs de gains attendus par segments et au niveau de l établissement Quels outils utiliser? Quelques informations nécessaires au chiffrage des leviers à recueillir auprès des prescripteurs rencontrés : Quelle est la base de coûts? Quel est le gain attendu en se basant sur des exemples déjà réalisés au sein de l établissement? Quelle est l explication rationnelle pour justifier ce gain? Il sera parfois nécessaire de réaliser une analyse complémentaire (étude de la base des commandes, etc.) Quelle charge cela représente-t-il? Une personne à 50% de son temps sur 2 semaines Direction générale de l offre de soins - DGOS 31

33 5 Exemple CH Avignon Le chiffrage du de gains de chaque action a été réalisé en partenariat avec les prescripteurs Les pistes d amélioration ont été chiffrées afin d identifier le de gains de la démarche dans l établissement de santé Par segment : ex. 566 k de gains achats sur les médicaments Au global pour l établissement : 1,7 M de gains achats Direction générale de l offre de soins - DGOS 32

34 5 Exemple CH Avignon Le chiffrage des leviers identifiés sur les achats de médicaments a été réalisé en collaboration avec les prescripteurs Les deux leviers s appliquent sur l intégralité de la base de coûts soit k L hypothèse de gains de 400 à 600 k sur la prescription au juste besoin est expliquée par : un de gains de 5 à 30 % de gains, avec une moyenne de l ordre de 10% sur une base de 20 à 30% des dépenses de médicaments revues chaque année L hypothèse de gains de 160 k sur la négociation auprès des fournisseurs dans le cas d un regroupement des commandes est expliquée par : un de gains de 1% sur une base de coûts de k correspondant aux 15 plus gros fournisseurs Direction générale de l offre de soins - DGOS 33

35 Sommaire Quels bénéfices tirer du renforcement de la fonction achats en établissement de santé? Quelle est la démarche à suivre pour construire un plan d actions achats en 7 étapes? 1. Réaliser l état de la fonction achats 2. Cartographier les dépenses et les échéances clés 3. Identifier les segments importants 4. Organiser un «remue-» avec les prescripteurs sur les pistes d amélioration 5. Chiffrer le des pistes d amélioration 6. Positionner les projets en termes d enjeux et d efforts 7. Décider à lancer et du calendrier Quels sont les critères de la mise en œuvre et du suivi? Direction générale de l offre de soins - DGOS 34

36 6 La matrice de priorisation permet de sélectionner les projets sur la base de l impact attendu Positionner les projets en termes d enjeux et d efforts 6 Prioriser les pistes identifiées selon une matrice croisant le d impact et les efforts nécessaires A quoi cela sert-il? Cette étape permet de déterminer l ordre dans lequel seront mises en œuvre les pistes d amélioration identifiées Cette priorisation se base sur l impact et sur la facilité de mise en œuvre Quels outils utiliser? La matrice de priorisation pour questionner la priorisation des leviers Les fiches projets pour détailler les étapes de la mise en œuvre de chaque levier Quelle charge cela représente-t-il? Une personne à 50% sur 2 semaines Direction générale de l offre de soins - DGOS 35

37 6 Positionner les leviers en termes d impact et de facilité de mise en œuvre afin de prioriser les actions Actions Gains rapides Impact Fort >200 k Moyen k Comment l utiliser? Chaque levier sera placé sur la matrice de priorisation en fonction De son impact ou de gain (impact faible à fort) De sa facilité de mise en œuvre (facilité faible à haute) Faible < 50 k Faible Moyenne Haute Facilité de mise en œuvre Direction générale de l offre de soins - DGOS 36

38 6 Exemple CH Avignon La matrice de priorisation a permis d identifier les actions à mettre en œuvre rapidement L utilisation de la matrice de priorisation a permis d identifier Les 4 leviers : la juste prescription des médicaments, le groupement des commandes de médicaments, le juste besoin pour les dispositifs médicaux et la négociation en MAPA des travaux inférieurs à k Les 8 leviers permettant d obtenir des gains rapidement Direction générale de l offre de soins - DGOS 37

39 6 Chaque levier d actions doit ensuite être précisé dans une fiche projet détaillée Eléments de description pour chacun des leviers d action Levier Exemple Source d information Détails des pistes d actions Responsable Interlocuteurs Délais Périmètre Gains espérés de succès Mesure des gains A quoi cela sert-il? La fiche projet détaillée permet d identifier les différentes étapes de chaque levier d amélioration devant être réalisées pour obtenir les gains attendus Comment l utiliser? Chaque fiche projet devra comporter Le descriptif du levier Un exemple déjà mis en œuvre dans un service le cas échéant La source de l information Le détail des pistes d actions Le responsable de la mise en place du levier Les interlocuteurs Les délais de mise en œuvre Le périmètre concerné Les gains espérés Les critères de succès La mesure des gains Direction générale de l offre de soins - DGOS 38

40 6 Exemple CH Avignon Une fiche projet détaille les étapes de la mise en œuvre pour obtenir les gains attendus Une fiche projet détaillée a été rédigée pour chaque piste d amélioration afin de permettre au responsable du levier d avoir tous les éléments nécessaires à la mise en œuvre Les fiches projets du CH Avignon sont toutes en annexes Direction générale de l offre de soins - DGOS 39

41 Sommaire Quels bénéfices tirer du renforcement de la fonction achats en établissement de santé? Quelle est la démarche à suivre pour construire un plan d actions achats en 7 étapes? 1. Réaliser l état de la fonction achats 2. Cartographier les dépenses et les échéances clés 3. Identifier les segments importants 4. Organiser un «remue-» avec les prescripteurs sur les pistes d amélioration 5. Chiffrer le des pistes d amélioration 6. Positionner les projets en termes d enjeux et d efforts 7. Décider à lancer et du calendrier Quels sont les critères de la mise en œuvre et du suivi? Direction générale de l offre de soins - DGOS 40

42 7 Ces leviers sont déployés au fil des mois selon un plan d actions achats détaillé Nouvelle version Décider des projets à lancer et du calendrier 7 Positionner les pistes d amélioration sur le calendrier de l année à venir et désigner les responsables A quoi cela sert-il? La planification à lancer permet de Positionner les pistes d amélioration sur le calendrier de l année Identifier les responsables de chaque levier Quels outils utiliser? Un calendrier de planification Quelle charge cela représente-t-il? Une personne à 50% sur 2 semaines Direction générale de l offre de soins - DGOS 41

43 7 Le plan d action achats recense les gains par initiative et permet de suivre l avancement de chaque projet Nouvelle version Plan d'action achats OBJECTIF: Recenser les gains par initiative. Pour rendre compte du plan d'actions achats Intitulé du projet achats Optimisation fournisseur informatique Type de leviers Optimisation des prix Fiche d'identité projet Achats Chef de projet Achat M. Dupont Equipe projet Mme Chouette M. Durand Segment Date de notification (1) Durée du marché ou de l'action de progrès en mois Montant de référence annuel Gains cible base 12 mois Montant financier du projet Gains réalisés base 12 mois Impact 2012 Impact 2013 à reporter % gain base 12 mois (calculé) Informatique 01/06/ ,0% Statut Suivi du projet Points d'attention Actions correctrices Maquette de plan d action achats Direction générale de l offre de soins - DGOS 42

44 Bénéfices Démarche Cartographie Segments 7 Chaque initiative achats est déployée sous forme de fiche projet Nouvelle version Direction générale de l offre de soins - DGOS 43

45 7 Exemple CH Avignon Le plan d actions achats est présenté dans un calendrier de déploiement L intégralité des leviers seront mis en œuvre en 2012 avec Une préparation au déploiement en début d année Une mise en œuvre sur l année entière Direction générale de l offre de soins - DGOS 44

46 Bénéfices Démarche Cartographie Segments Sommaire Quels bénéfices tirer du renforcement de la fonction achats en établissement de santé? Quelle est la démarche à suivre pour construire un plan d actions achats? Quels sont les critères de la mise en œuvre et du suivi? Direction générale de l offre de soins - DGOS 45

47 Le dispositif de suivi pourra comprendre quatre niveaux de communication Objectifs Fréquence Participants Suivi de l avancement en CME Point de revue avec le directoire Mobilisation de la CME pour conduire les actions Revoir l avancement global du plan d actions achats et sa déclinaison par pôle/ service Arbitrage sur les points d attention qui ne peuvent être revus par le DG Semestriel Trimestriel Participants CME DG DAF Responsable achats Pharmacie Participants Directoire DG DAF Responsable achats Pharmacie Point d équipe achats Réunions acheteurs / prescripteurs Revoir l avancement de l ensemble des actions du plan d actions et des points d attention associés Décider des points d attention à faire remonter au DG (le solliciter dans ce forum de manière ad hoc) et au directoire pour arbitrage Avancer dans la réalisation du plan d actions de l année en cours Formaliser les points d attention à partager en point d équipe Mensuel Au fil de l eau / en continu Responsable achats Pharmacie Tous les acheteurs Tous les acheteurs SOURCE : Equipe Projet Direction générale de l offre de soins - DGOS 46

48 La réussite du plan d actions achats nécessite la mise en place d une démarche de conduite du changement A «Je vais changer mon état d esprit et ma manière de faire si» Compréhension et conviction «Je sais ce qu on attend de moi et je suis d accord avec cela» B Prescripteurs Acheteurs Direction Générale Compétences et connaissances «Je possède les compétences et les connaissances nécessaires pour pouvoir changer» C Culture et exemples «Je m aperçois que mes collègues et mes supérieurs changent leur état d esprit et leur façon de travailler» D Intérêt à agir «Les procédures, les systèmes, les organisations sont adaptées et encouragent au changement» Direction générale de l offre de soins - DGOS 47

49 A Conduite du changement direction Chacune des instances devra être mobilisée pour contribuer à la mise en œuvre du plan d'actions 2012 La mise en place et le déploiement de la démarche devront être communiqués aux différentes instances par le directeur d établissement ou le directeur des achats, afin de présenter le travail réalisé par les prescripteurs et les acheteurs selon la feuille de route du plan d actions achats. Instances/ comité Lancement d une démarche PAA Poursuite dans la durée Comité de direction Information du lancement d une démarche de construction d un plan d actions achats Présentation des personnes impliquées Information régulière sur les avancées Directoire CME Information du lancement d une démarche de construction d un plan d actions achats Présentation des personnes impliquées Optionnel : Information du lancement d une démarche de construction d un plan d actions achats Optionnel : présentation de l état et de la cartographie Présentation des pistes d amélioration et plan d actions Présentation des pistes d amélioration et plan d actions Commissions achats (ex. commission des équipements) Information aux responsables des commissions du lancement d une démarche de construction d un plan d actions achats Rencontres avec les personnes impliquées Présentation des pistes d amélioration et plan d actions pour les segments d achats concernés La performance achats est l affaire de tous : La réussite d un projet achats tient fortement à l appui du DG, et à l adhésion de l ensemble de l équipe de direction autour d un projet commun Direction générale de l offre de soins - DGOS 48

50 A Conduite du changement prescripteurs et acheteurs La réussite de la démarche passe par une communication constante entre des acteurs aux rôles et responsabilités clairement définis Lors du choix des responsables de chaque levier, il est important de prendre en compte les points suivants Les participants à la démarche doivent avoir les compétences et responsabilités suffisantes pour pouvoir prendre les décisions nécessaires Les membres de l équipe projet doivent avoir le temps nécessaire à consacrer à la démarche Chaque membre de l équipe doit avec des rôles et responsabilités définis clairement Responsable achats Prescripteur Acheteur Pharmacie Contrôle de gestion Elabore et conduit un plan d actions achats annuel quantifié sur toutes les catégories de dépenses Anime le dialogue avec les prescripteurs Participe avec l acheteur à l identification des actions de progrès Met en œuvre les actions de progrès qui le concernent Sur la ou les catégories de dépenses qui le concerne : Mène l identification des actions de progrès sur tous les leviers s Assure la mise en œuvre Sur les dépenses de médicaments et dispositifs médicaux stériles : Mène l identification des actions de progrès Accompagne les prescripteurs sur le juste besoin Élabore les outils permettant : D identifier les gains s De suivre les gains réalisés SOURCE : Equipe Projet Direction générale de l offre de soins - DGOS 49

51 La réussite du plan d actions achats nécessite la mise en place d une démarche de conduite du changement A «Je vais changer mon état d esprit et ma manière de faire si» Compréhension et conviction «Je sais ce qu on attend de moi et je suis d accord avec cela» B Prescripteurs Acheteurs Direction Générale Compétences et connaissances «Je possède les compétences et les connaissances nécessaires pour pouvoir changer» C Culture et exemples «Je m aperçois que mes collègues et mes supérieurs changent leur état d esprit et leur façon de travailler» D Intérêt à agir «Les procédures, les systèmes, les organisations sont adaptées et encouragent au changement» Direction générale de l offre de soins - DGOS 50

52 B Conduite du changement acheteurs Le renforcement de la fonction achats en établissement de santé passe par la formation des personnes en charge de l acte d achat Constat : le métier d acheteur est une nouveauté dans la fonction publique hospitalière Historiquement la fonction publique est structurée par grade, et non pas par métier. Les achats sont souvent assurés par des attachés d administration hospitalière, des adjoints des cadres ou des ingénieurs. Le rôle de l acheteur est rarement défini au-delà de sa responsabilité d approvisionner les services prescripteurs dans les délais, en cherchant à obtenir le meilleur prix. Les personnes en charge de l acte d achat n ont généralement pas suivi de formation spécifique aux achats. Au-delà du bon sens, réaliser des achats en milieu hospitalier nécessite des compétences et des connaissances particulières pour savoir négocier, questionner le besoin, gérer les relations avec les prescripteurs et les fournisseurs, etc. Objectifs d un plan de formation achats Renforcer les compétences des acheteurs : homogénéiser les compétences, amener de nouveaux outils et de nouvelles approches Renforcer les liens avec les prescripteurs : développer les compétences interpersonnelles (ex. écoute, communication, influence) des acheteurs, renforcer la connaissance des acheteurs du fonctionnement des grands secteurs hospitaliers Améliorer la gestion des fournisseurs Piloter la performance et relier chaque action à des objectifs clairement définis Intégrer une composante de conduite du changement au sein de la fonction achats Direction générale de l offre de soins - DGOS 51

53 B Conduite du changement acheteurs Une formation adaptée permettra de créer une communauté des acheteurs au sein de l établissement Responsabilité Public Thématiques de la formation Détails de la formation à adapter en fonction des compétences Direction des ressources humaines et responsable achats Personnes en charge des achats au sein d un établissement de santé Acheteurs professionnels Autres personnes passant plus de 50% de leur temps sur les achats Pharmacie Cellule des marchés Renforcer les compétences des acheteurs Développer une approche en coûts complets Négocier dans le respect du code des marchés Interpréter les dépenses achats et identifier les sources d économies Gestion des fournisseurs Connaître son marché Référencer et évaluer ses fournisseurs Gérer la relation entre fournisseurs et prescripteurs Renforcer les liens avec les prescripteurs Le rôle de l acheteur en établissement de santé Comprendre et prioriser le besoin Engager les services prescripteurs dans une démarche de performance Piloter la performance Formaliser une politique achats Définir ses objectifs et les indicateurs de performance Plusieurs modalités peuvent exister pour ces formations. Vous pouvez par exemple : Vous rapprocher de l animateur achats en ARS pour vous renseigner sur les supports déjà sur étagère et les éventuelles formations mises en place dans le cadre du programme PHARE Passer un appel d offres et vous faire assister d un tiers expert en achats Vous faire aider par des établissements qui l ont déjà fait En recrutant un expert et en utilisant la formation interne à l établissement Durée De quelques jours à une semaine Direction générale de l offre de soins - DGOS 52

54 B Conduite du changement acheteurs, prescripteurs et direction La mise en place d un contrôle de gestion achats donnera les moyens aux acheteurs, aux prescripteurs et à la direction de piloter les dépenses Objectif à court terme Fournir aux responsables de segments achats des informations pour suivre et piloter leurs dépenses Approche proposée Objectif à moyen terme Définir des objectifs sur la base des informations fournies dans les tableaux de suivi et s appuyer sur des indicateurs Des tableaux simples, avec un nombre limité d informations Une proposition de structure par le contrôle de gestion, pour discussion, adaptation et validation avec la direction des achats et les acheteurs Un point de revue tous les 3 mois, pour faire évoluer les données présentées Destinataires Périodicité La direction des achats et la direction logistique Toutes les personnes ayant pour responsabilité de réaliser des achats : Fournitures médicales Equipements biomédicaux Equipements hôteliers et logistique administrative Travaux et maintenance Direction des systèmes d information Restauration Information mensuelle avec cumul de l année : A moyen terme : comparaison avec même période année précédente Sortie en fin de première quinzaine m+1 L implication de la direction financière est essentielle pour la réussite de la démarche de performance des achats. Il est nécessaire que la direction financière et la direction des achats travaillent en bon partenariat. Une réflexion sur le contrôle de gestion à destination des prescripteurs devra également être engagée Direction générale de l offre de soins - DGOS 53

55 La réussite du plan d actions achats nécessite la mise en place d une démarche de conduite du changement A «Je vais changer mon état d esprit et ma manière de faire si» Compréhension et conviction «Je sais ce qu on attend de moi et je suis d accord avec cela» B Prescripteurs Acheteurs Direction Générale Compétences et connaissances «Je possède les compétences et les connaissances nécessaires pour pouvoir changer» C Culture et exemples «Je m aperçois que mes collègues et mes supérieurs changent leur état d esprit et leur façon de travailler» D Intérêt à agir «Les procédures, les systèmes, les organisations sont adaptées et encouragent au changement» Direction générale de l offre de soins - DGOS 54

56 C Conduite du changement acheteurs et prescripteurs Les résultats des actions d amélioration de la performance des achats devront être communiqués et mis en valeur Enjeux Faire connaître les initiatives porteuses de succès mises en place par les différents services pour : Valoriser les services qui se sont impliqués dans la démarche de performance des achats Encourager les autres services à se lancer dans la démarche Approche Contenu Réunions : Réunion de service Réunion de pôle Réunion ad hoc avec la direction financière Support de communication : Affichage dans les services à proximité de vie Journal interne de l établissement Site Intranet Description de la démarche : Personnes porteuses du projet et personnes impliquées Détails des étapes Présentation des gains : Explication des gains qualitatifs Calcul des gains quantitatifs (cf. méthodologie de calcul des gains achats établie par la DGOS) Direction générale de l offre de soins - DGOS 55

57 La réussite du plan d actions achats nécessite la mise en place d une démarche de conduite du changement A «Je vais changer mon état d esprit et ma manière de faire si» Compréhension et conviction «Je sais ce qu on attend de moi et je suis d accord avec cela» B Prescripteurs Acheteurs Direction Générale Compétences et connaissances «Je possède les compétences et les connaissances nécessaires pour pouvoir changer» C Culture et exemples «Je m aperçois que mes collègues et mes supérieurs changent leur état d esprit et leur façon de travailler» D Intérêt à agir «Les procédures, les systèmes, les organisations sont adaptées et encouragent au changement» Direction générale de l offre de soins - DGOS 56

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