Appel à candidatures 2016 Cahier des charges. Prévention des chutes en EHPAD par le développement d un programme de travail de l équilibre

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1 Appel à candidatures 2016 Cahier des charges Prévention des chutes en EHPAD par le développement d un programme de travail de l équilibre Date limite de dépôt des candidatures : Mardi 6 septembre 2016 Administration : Agence Régionale de Santé Bretagne Adresse : 6, place de Colombes CS RENNES Cedex Dépositaire du projet Contact : Sur les aspects méthodologiques Sur les aspects techniques Samantha DODARD Elodie LE POUPON Chargée de mission au pôle Qualité Gestionnaire de dossier

2 1. Eléments de contexte L ARS Bretagne souhaite dans le cadre de sa politique qualité et de gestion des risques soutenir le programme sur la prévention du risque de chute en EHPAD par le déploiement d un plan d actions pluriannuel qui s articulera autour de 3 axes : la formation, le développement de programmes de travail de l équilibre et l achat de matériels pour des activités en intérieur ou en extérieur de la structure. En 2015, le choix de l ARS s est porté sur l accompagnement financier de l ensemble des actions de formation qui représentent le premier levier de ce triptyque. L appel à candidature 2016 sera axé quant à lui sur le développement d un programme de travail de l équilibre pour les résidents d EHPAD. Cet appel à candidatures repose aussi sur les recommandations : - du Plan national d action de prévention de la perte d autonomie 1, qui vise notamment (mesure 16) à lutter contre la sédentarité et à conforter le maintien de la mobilité : équilibre, marche, prévention des chutes. Une des actions proposées par cette mesure est la suivante : «Développer l offre d «ateliers équilibre» - du groupe d experts qui a été sollicité par l INSERM dans le cadre de ces travaux sur l «Activité physique et prévention des chutes chez les personnes âgées» 2 dans lequel il est fait mention que l entraînement de l équilibre est la «clé de voûte de tout programme d exercices de prévention des chutes». Le développement d un programme de travail de l équilibre étant une demande de financement des établissements l année dernière et une orientation nationale, l ARS Bretagne a décidé de soutenir ces projets. 2. Objectifs Cet appel à candidatures a pour objectif de préserver l'autonomie des personnes âgées au sein des EHPAD par la promotion, l'accompagnement à la création d un programme de travail de l'équilibre en : Stimulant la fonction d'équilibration Améliorant l adaptation posturale Prévenant la perte d'équilibre Favorisant l autonomie dans les déplacements et les transferts Prenant confiance en soi Rompant l'isolement, préservant le lien social des personnes âgées En maintenant ou en améliorant l équilibre debout et à la marche 3. Champs de l'appel à candidatures a. Etablissements concernés et public cible Etablissements concernés : l ensemble des EHPAD de la région peut répondre à cet appel à candidatures. 1 Plan national d action de prévention de la perte d autonomie 1, ministère des affaires sociales, de la santé et des droits des femmes - septembre Activité physique et prévention des chutes chez les personnes âgée s- Éditions Inserm, Collection Expertise collective, janvier

3 Public : L action s adresse prioritairement aux résidents présentant Peu de chutes dans l année (il est important de réaliser des tests d évaluation des risques de chute à partir par exemple du test de Tinetti ou le test Get up and Go) Une diminution du périmètre de marche Déclin des activités sociales Troubles posturaux b. Les actions éligibles Les actions éligibles sont celles mettant en place «un programme de travail de l équilibre» comme le préconise le groupe d experts ayant contribué aux travaux de l INSERM dans ses recommandations. 3 Les actions devront s appuyer sur une évaluation des besoins préalables des résidents. Les actions devront répondre aux modalités développées ci-après : - Des groupes de résidents restreints et homogènes en termes d autonomie physique et psychique - Des séances hebdomadaires de préférence - Des séances d au moins 1h sur une période d'au moins 3 mois Le programme de travail de l équilibre n a pas vocation à être des séances de gymnastiques mais un travail spécifique sur la notion d équilibre. Pour les projets portés à plusieurs, les actions faisant l objet d une demande de financement doivent être identiques. c. Intervenants Le programme de travail de l équilibre devra être animé et encadré par une personne compétente connaissant les caractéristiques des personnes âgées (ergothérapeutes, kinésithérapeutes, éducateurs sportifs ) dans le cadre de vacation ou par une augmentation temporaire du temps des professionnels de l établissement. d. Suivi et Evaluation En répondant à cet appel à candidatures, les directeurs s engagent à mettre en place une politique de prévention des chutes et à suivre les indicateurs dans le cadre de l évaluation qui sera conduite par l ARS Bretagne au regard des projets financés. Il est donc demandé aux EHPAD qui bénéficieront de financements de mettre en place les indicateurs des chutes pour les fournir à l ARS au 1 er trimestre 2017 (données 2016) et 1 er trimestre 2018 (données 2017), avec le bilan des actions réalisées au regard des indicateurs proposés par l établissement. En effet, afin de renforcer la prévention des chutes et le suivi de l impact des actions conduites, il est recommandé de mettre en place un suivi individuel des chutes des résidents au sein de l EHPAD afin de pouvoir mettre en place des indicateurs globaux de suivi. Les 4 indicateurs suivants seront à suivre (calculés en année civile) 1. Taux moyen de chutes par résident : Nombre de chutes dans l EHPAD au cours de l année sur le nombre total de résidents sur l année 2. Taux de résidents ayant chuté : Nombre de résidents ayant chuté au moins une fois au cours de l année sur le nombre total de résidents 3 Synthèse et Recommandations «Activité physique et prévention des chutes chez les personnes âgées» - Éditions Inserm, Collection Expertise collective, janvier 2015 p63 3

4 3. Taux de chutes ayant entraîné une hospitalisation : Nombre de chutes ayant entrainé une hospitalisation de plus de 24 h sur le nombre total de chutes 4. Taux de chutes ayant entraîné un passage aux urgences : Nombre de chutes ayant entrainé une hospitalisation de moins de 24 h sur le nombre total de chutes 4. Financement L enveloppe régionale de l ARS Bretagne destinée à cet appel à candidature est de Pour chaque projet financé, une convention ou un arrêté 4 formalisera le cas échéant l accompagnement financier et précisera le montant accordé, le contour des actions concernées par ce financement et les indicateurs de suivi. Seront exclus les demandes liées à : - L achat de matériel pour organiser le programme de travail de l équilibre ; - La formation pour les professionnels ; - La création d un temps supplémentaire pérenne d ergothérapeutes, de kinésithérapeutes, d éducateur sportif déjà dans l institution. 5. Procédures de dépôt, d instruction et de financement 1. Modalités de dépôt du dossier de candidature Le dossier de candidature est composé : - D une attestation de dépôt de candidature signé par les responsables des établissements répondant à l appel à candidature (annexe1) - D un questionnaire internet via le lien qui est joint au mail du 16 juin vous informant du lancement de l appel à candidature. Vous trouverez la version PDF en annexe 2. Avertissement : nous n accepterons pas de réponse à ce questionnaire en version papier, il faut répondre OBLIGATOIREMENT via le lien internet. - De l ensemble des justificatifs nécessaires à l instruction de la candidature (devis ) Par ailleurs, une attention particulière sera portée au choix des indicateurs et de leur faisabilité. Tout dossier incomplet sera rejeté ou hors délai sera rejeté. Les EHPAD pourront déposer leur candidature entre le 15 juin 2016 et le 06 septembre 2016 inclus. L application SOLEN sera fermée le 6 septembre à 17h00. Etape 1 : Remplissage du questionnaire internet sous SOLEN (1 dossier par structure) Un lien internet sera adressé par mail, pour remplissage, à chaque EHPAD. Dans le cadre d un AAC mutualisé, il sera demandé à chaque ESMS de compléter le questionnaire et à l ESMS porteur de développer les actions proposées dans le questionnaire. L ensemble des items devra être renseigné. Il est impératif de valider le questionnaire à la fin de la saisie afin que la candidature soit étudiée. 4 Diffère selon le montant de la subvention 4

5 Etape 2 : Transmissions par mail des pièces complémentaires et signature du directeur En complément du remplissage du questionnaire en ligne, les établissements devront fournir à l adresse courriel suivante au plus tard le 20 septembre 2016, délai en rigueur, à l adresse courriel suivante : (avec pour objet : Appel à candidature chute en EHPAD, nom de l établissement, ville, département) : - L attestation de dépôt de candidature signé par le responsable de l établissement - L ensemble des justificatifs nécessaires à l instruction de la candidature (devis ) 2. Critères régionaux de sélection des projets Le comité technique d instruction des appels à candidature étudiera : La complétude du dossier Le respect du présent cahier des charges et du calendrier de l AAC La pertinence des besoins au regard de la situation décrite L efficience du projet (rapport coût/participant) L engagement de la direction de mener une politique de prévention des chutes L engagement à recueillir les données sur les chutes et à les analyser dans le cadre d un rapport annuel L adéquation de l engagement financier au regard des moyens de l EHPAD (part de contribution demandée à l ARS Bretagne/contribution EHPAD) ; Les indicateurs mis en place pour évaluer les actions ; La traçabilité dans le dossier du résident 3. Procédure de sélection des projets Après réception, les projets seront examinés par l'ars (délégations départementales et siège régional). Le résultat de cet appel à candidature fera l objet d une présentation aux représentants des différentes fédérations lors d une réunion régionale, en vue de la préparation de la décision finale par l ARS du choix des dossiers et des montants accordés, au regard des critères régionaux. La sélection des candidatures sera réalisée mi-octobre. Par ailleurs, les établissements ayant candidaté seront informés par courriel des résultats de l appel à candidatures. 4. Calendrier - Date de lancement de l'appel à candidatures : 16 juin Date limite du dépôt de candidature : 6 septembre 2016 pour le questionnaire SOLEN et 20 septembre pour l envoi des pièces complémentaires (par mail) - Instruction et comité de sélection : septembre/octobre Publication des résultats : octobre Contact ARS Pour toute information complémentaire, vous pouvez contacter : Appui technique : Elodie LE POUPON A l adresse suivant ou au Appui méthodologique : Samantha DODARD A l adresse suivante : Les informations relatives au présent appel à candidature sont publiées sur le site internet de l agence 5

6 ATTESTATION DE DEPOT DE CANDIDATURE dans le cadre de l appel à candidature ARS 2016 Nom : Prénom : Raison sociale de l EHPAD : Fonction : Adresse : Code Postal : Commune : Téléphone : Courriel J atteste sur l honneur l exactitude des renseignements fournis dans le cadre de l appel à candidature 2016 sur la prévention des chutes en EHPAD. Je m engage : à mener une politique de prévention des chutes au sein de l EHPAD que je dirige ; à recueillir les données sur les chutes et à les analyser ; Je reconnais être informé(e) qu une vérification de l'exactitude de mes déclarations et de l authenticité des documents produits à l appui de ma demande pourra être effectuée. Fait à...le... Signature 6

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