APPEL D OFFRE POUR LA SELECTION DE L AGENCE CONSEIL EN COMMUNICATION ET EVENEMENTIEL POUR LA CGECI ACADEMY 2018

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1 APPEL D OFFRE POUR LA SELECTION DE L AGENCE CONSEIL EN COMMUNICATION ET EVENEMENTIEL POUR LA CGECI ACADEMY 2018 Objet : Termes de références relative à la sélection d une agence conseil en communication et évènementiel pour l édition 2018 de la CGECI ACADEMY I- CONTEXTE ET JUSTIFICATION La Confédération Générale des Entreprises de Côte d'ivoire (CGECI) est la principale organisation patronale de Côte d'ivoire. De par ses statuts du 9 mai 2005, la Confédération Générale des Entreprises de Côte d Ivoire (CGECI) est une union entre les groupements professionnels, les syndicats et associations professionnelles de l industrie, du commerce, des services et de l agriculture, régie par le Code du travail. Elle a pour mission, entre autres de : Faire prévaloir la liberté d entreprise et l économie de marché; Assurer la cohésion indispensable des membres; Emettre son avis sur toute question à caractère économique et social; Renforcer le dialogue social avec les Partenaires sociaux, l Etat et les partenaires au développement; Représenter et défendre les entreprises adhérentes ainsi que celles adhérentes aux organisations professionnelles membres de la CGECI, notamment auprès des Pouvoirs Publics et organismes paritaires nationaux, régionaux et internationaux; Apporter à ses membres tous concours et services en vue d accroître l efficacité d ensemble; Communiquer toute information visant à promouvoir et à développer le secteur privé. Créée en 2012 par le patronat ivoirien, la CGECI Academy est devenu un événement annuel incontournable du secteur privé. La CGECI Academy est une plate-forme d échanges qui constitue une réelle opportunité de rencontres pour les chefs d entreprises nationaux et internationaux, ainsi que pour les partenaires techniques et spécialistes multisectoriels. Elle permet également aux participants d échanger sur des sujets économiques d actualité. Tout comme l édition 2017, la CGECI ACADEMY 2018 s appuie sur les principales orientations suivantes : Susciter plus d intérêts des chefs d entreprises et des membres de la CGECI Générer des revenus additionnels pour l autofinancement de l évènement d ici à 3 ou 5 ans La 7 ème CGECI ACADEMY prévue pour les 25 et 26 septembre 2018 a pour but de mener la réflexion sur les actions à mettre en œuvre en vue de la transformation structurelle de l économie via l industrialisation pour une croissance durable et inclusive. Avec pour thème «Cap sur l industrialisation : un défi pour tous», la CGECI ACADEMY 2018 permettra de : 1

2 - Faire une présentation sur l état de l industrie en Côte d Ivoire et les opportunités de développement dans les secteurs industriels ; - Faire partager aux chefs d entreprise les perspectives de développement dans leurs différents domaines d activités ; - Accompagner les jeunes entrepreneurs à capter les opportunités d investissement dans les secteurs industriels porteurs. Dans le cadre de l organisation de l édition 2018 de la CGECI ACADEMY prévue les 25 et 26 septembre 2018 au Sofitel Hôtel Ivoire d Abidjan, la Commission Economie et Diversification lance un appel d offre en vue de sélectionner l agence conseil en communication et évènementiel (média et hors media) pour appuyer l organisation de cet évènement. Les présents termes de références sont élaborés en vue de la sélection de l agence conseil en Communication et évènementiel pour la CGECI ACADEMY II- OBJECTIF DE LA MISSION L objectif général de la mission consistera à assister la Commission Economie et Diversification de la CGECI dans la préparation, l organisation et la réalisation de CGECI ACADEMY De façon spécifique, il s agira pour le consultant de réaliser les prestations suivantes : Activité 1 : Marketing et commercialisation de l évènement Assurer la conception et la vente des produits liés à l évènement, Rechercher des sponsors et valoriser l évènement ; Activité 2 : Gestion de la communication de l évènement Mise en place d'un plan de communication avant, pendant et après l évènement ; Définir, réaliser et mettre en œuvre un plan média et hors média pour CGECI ACADEMY. Assurer la conception, l édition (impression) et la diffusion des supports de communication (matériels/outils de communication) ; Réaliser l affichage ; Assurer la promotion de l évènement, la gestion des relations publiques et des relations médias; Activité 3 : Gestion de la communication digitale Assurer la mise en place d une application d enregistrement et de suivi des inscriptions, Réaliser la communication online en assurant la mise en place et l animation des plateformes de communication digitale (Presse en ligne, Comptes Facebook, Twitter, LinkedIn, etc.), 2

3 Assurer la gestion des participants, l attribution des badges, l infographie et la communication online pendant l évènement ; Assurer le recueil d informations auprès des participants à l'événement en utilisant les formulaires/guides d entretien d'inscription en vue de mesurer la satisfaction des participants et les résultats de l évènement; Activité 4 : Coordination logistique de l évènement: Accompagnement logistique global avant et pendant l événement Assurer le commissariat général de l évènement ; Concevoir et réaliser le plan d organisation logistique et technique de l évènement et des sites retenus. Assurer la bonne organisation logistique des conférences, panels, gala et autres activités de l événement, etc.; Assurer le protocole, le commissariat de l évènement et les activités de maitre de cérémonie de la cérémonie d ouverture et du gala ; Assurer la captation vidéo et photo de l évènement ; Assurer l'organisation pratique, la sécurité de l ensemble des activités et des sites de l évènement ; Assurer l accueil, l hébergement et le transport urbain des invités spéciaux et conférenciers internationaux ; III- PROFIL DU PRESTATAIRE RECHERCHÉ Le prestataire devra avoir les compétences, références et profils suivants Être une agence, un cabinet ou un bureau d étude, spécialisé dans la communication, la production graphique et audiovisuelle, le marketing et la promotion évènementielle ; Avoir des expériences avérées en termes de préparation, d organisation et de réalisation d évènements professionnels (conférences, salons, forum d affaires, etc.) en Côte d Ivoire principalement et dans le monde; Disposer d une équipe locale, suffisante, dynamique, compétente capables de réaliser les prestations attendues avec un haut niveau de qualité de service Disposer de matériels techniques performants et suffisants pour l exécution satisfaisante des prestations attendues ; Avoir une bonne connaissance des activités de la CGECI ; Avoir déjà réalisé des activités pour la CGECI et notamment pour CGECI ACADEMY serait un avantage ; Avoir déjà réalisé un événement similaire en Côte d Ivoire est également un avantage ; S engager à travailler avec des prestataires nationaux installés en Côte d Ivoire serait un avantage. 3

4 IV- INSTRUCTIONS AUX SOUMISSIONNAIRES Le présent appel d offre est ouvert à tous les cabinets ou agences de communication désireuses d accompagner la CGECI pour l organisation de l édition 2018 de la CGECI ACADEMY. Chaque soumissionnaire est tenu de présenter, à l appui de sa soumission, un dossier de candidature sous pli fermé comprenant une offre technique et une offre financière présentées dans deux enveloppes distinctes. Les soumissionnaires peuvent également s associer entre eux ou avec d autres prestataires non listés (dans ce cas le prestataire sélectionné est chef de file). Les dossiers de candidature doivent être placés dans un pli scellé portant les inscriptions suivantes : «Appel d offre pour la sélection d une agence conseil en communication et évènementiel pour l édition 2018 de la CGECI ACADEMY». L offre technique comprendra à minima les pièces suivantes : La présentation de la société et des membres de l équipe dirigeante ; la présentation de l équipe opérationnelle qui sera dédiée à la réalisation des prestations souhaitées ; Le chef de projet pour chacune des quatre (4) activités indiquées ci-dessus doit avoir au minimum 5 années d expériences et avoir réalisé au moins 2 activités similaires ; Les références de missions ou prestations similaires réalisées ; La remise des attestations de bonne fin d exécution correspondant serait un avantage ; Une présentation de la démarche de réalisation des prestations proposées ainsi que des outils nécessaires à la réalisation ; Une présentation du plan d organisation des espaces loués auprès du Sofitel Hôtel Ivoire, à savoir, le Palais des Congés et les salles et forum annexes, la Salle des Fêtes et les salles annexes ; une présentation du plan d organisation de la cérémonie officielle d ouverture du 25 septembre ; une présentation des principaux axes d organisation du diner gala du 26 septembre 2018 au Palais des Congrès : innovation, artistes invités, animateurs prévus, attractions spécifiques prévues, plan de décoration etc. NB : Aucune proposition ne sera acceptable si elle ne couvre l ensemble des activités indiquées. L offre financière libellée en Francs CFA devra présenter de façon détaillée : une proposition d honoraires, de frais et débours, ou de commissions spécifiques pour chacune des quatre (4) activités indiquées ci-dessus; le montant global nécessaire à l organisation de l événement pour chacune des quatre (4) activités. 4

5 le montant des revenus tirés du sponsoring, des ventes de stands d exposition et d espaces publicitaires, des ventes de tickets d entrée au gala de clôture du 26 septembre 2018 ; le montant éventuel de fonds sollicités auprès de la CGECI pour combler l éventuelle différence entre le coût global de l événement et les revenus prévisionnels ; toute information nécessaire à la compréhension du mode de facturation des honoraires, commissions, frais et débours proposés. Les offres établies en langue française et en six (06) exemplaires dont un (01) original et cinq (05) copies, marquées comme telles, doivent être déposées à l adresse ci-dessous : Commission Economie et Développement de l Entreprise Nationale Confédération Générale des Entreprises de Côte d'ivoire Service Courrier, 3 ème étage de La Maison de l'entreprise, Plateau, Abidjan Tél: (+225) Fax: (+225) cgeci@cgeci.ci 01 BP 8666 Abidjan 01 Abidjan Les propositions techniques et financières sont attendues le mardi 22 mai 2018 à 10h00 GMT au plus tard à l adresse indiquée ci-dessus. Toute offre reçue au-delà de cette date sera déclarée irrecevable. Une séance de présentation sera prévue éventuellement pour les soumissionnaires retenus par le jury. 5