Babylon-Enterprise : le clic d accès instantané à l information

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1 Synthèse Babylon-Enterprise : le clic d accès instantané à l information Ce document décrit Babylon Enterprise et les réponses que ce produit donne au problème de la recherche efficace de l information. Les solutions Babylon sont accessibles à la majorité des entreprises. Elles s implémentent facilement et, une fois installées, les employés accèdent en un clic de souris et via une plate-forme unique à tout type de données, sur le système d information interne ou des sources externes. Les coûts liés à la perte de temps et aux erreurs intervenant dans le cours du travail ou des prises de décision sont spectaculairement réduits. Gain de temps et réduction des coûts sont deux facteurs qui ont participé à la notoriété des produits Babylon. Le problème : l accès à l information En matière d information, la problématique des entreprises est double : elles doivent gérer une masse pléthorique de données en perpétuelle croissance et faciliter à leurs collaborateurs l accès à l information la plus précise et pertinente possible au sein de cette pléthore. Ces dernières années, elles ont donné la priorité à l organisation des volumes considérables de connaissance et d information qui circulent et s amassent dans leurs systèmes. Conscientes des besoins exprimés par leurs employés la nécessité d accéder facilement et rapidement à l information nécessaire à leur travail - elles ont investi des montants importants dans l implémentation de systèmes d information dédiés : ERP, CRM, gestion des ressources humaines, gestion documentaire et portails. Elles ont créé des énormes entrepôts pour traiter l information stratégique indispensable au bon déroulement du travail quotidien. Les employés ont néanmoins toujours du mal à retrouver l information nécessaire à leurs tâches quotidiennes. Le Delphi Research Group a constaté que : «la plupart des professionnels passent plus de deux heures par jour (25% ou plus des 8 heures de travail quotidien) à rechercher l information nécessaire. Il a été constaté, au travers de plusieurs études, que les cadres moyens, où qu ils soient, perdent en moyenne de 15 à 50% de leur temps à rechercher l information. Stockée en majorité sur des médias électroniques, elle devrait pourtant être facile à identifier». 1 Les conséquences sont nombreuses et souvent préoccupantes : perte de temps et de productivité ou erreurs coûteuses lors de la prise de décision, tout simplement parce que l information nécessaire était partielle ou introuvable. Plusieurs raisons permettent d expliquer les problèmes d accès à l information. Elles sont d ordre technique, culturel ou personnel. Les employés préfèrent rester concentrés sur leur tâche en cours : écrire un courriel, préparer un rapport financier, etc. Souvent le temps leur manque pour passer à une autre application où ils pourraient éventuellement trouver l information dont ils ont besoin. L information de l entreprise est en général répartie entre plusieurs systèmes dont chacun possède sa propre interface, sa navigation, ses mécanismes de recherche et ses mots de passe. Autant de détails que des employés déjà surchargés doivent mémoriser. A quoi sert d accéder à l information si on ne sait pas l utiliser? Dans sa source d origine, elle est souvent touffue. Elle ne répond pas de manière précise et concise à la requête. Une telle abondance de détails ne fait qu accroître les hésitations et la sensation de temps perdu. Enfin, les collaborateurs itinérants doivent également pouvoir accéder à ces sources, même lorsqu ils sont déconnectés du réseau. Où qu ils se trouvent, ils ont droit eux aussi à une information essentielle pour leur travail. Février

2 Quelle qu en soit la cause, le temps et les coûts liés à cette perte sont considérables 2. Les entreprises prennent désormais conscience que leur information doit être filtrée, condensée, avant d être mise à disposition, rapidement et simplement. Dans le cas contraire, elle risquerait fort de rester insaisissable, donc inutilisée. Babylon : la recherche instantanée de l information Description de Babylon-Enterprise Babylon conçoit, développe et diffuse des logiciels d accès sur un simple clic de la souris, à des dictionnaires et des contenus professionnels, par un simple clic de la souris. Babylon a capitalisé sur l expérience de millions d utilisateurs et de milliers d entreprises dans le monde pour faire évoluer sa technologie et les capacités de sa plate-forme vers un système d accès en un clic à l information interne de l entreprise. Le clic Babylon Enterprise permet de retrouver une information d entreprise précise et concise, instantanément et sans interrompre le flux de travail de l utilisateur. Babylon-Enterprise contient les outils nécessaires pour intégrer simplement et directement la plate-forme aux systèmes d informations et aux systèmes opérationnels de l entreprise. Babylon Enterprise possède les fonctions de traduction et de conversion de Babylon-Pro, avec des dictionnaires en 13 langues, des dictionnaires et lexiques «Contenu Premium» développés par de grands éditeurs, ainsi qu une puissante aide à l écriture en anglais. Comment fonctionne Babylon Enterprise Babylon-Enterprise est une solution intégrée client et serveur, avec d un côté un client bureautique et de l autre un serveur d application web. Ces deux composants utilisent, pour communiquer, les protocoles standard (XML/HTTP). Installé sur les stations de travail, le client Babylon, qui fonctionne avec toutes les applications Windows, sert d interface unique d affichage des résultats. Dès que l utilisateur clique avec le bouton souris de son choix sur un mot, un terme ou un nombre, ce client Babylon ouvre instantanément une fenêtre pop-up contenant une information pertinente et concise, en provenance du système d information concerné. La technologie du client Babylon-Enterprise se fonde sur des algorithmes puissants d identification du mot sur lequel clique l utilisateur. Babylon analyse les caractères et les termes situés de chaque côté du mot cliqué pour reconnaître instantanément le contexte de la requête. Sur le serveur Babylon-Enterprise, des outils spécialisés ou des programmes d extraction personnalisés créent un «instantané» des données et les convertissent au format des glossaires Babylon. Ces glossaires sont ensuite déployés sur le serveur d applications Babylon-Enterprise. L administrateur système leur assigne des droits d accès. Il active l accès en ligne aux glossaires stockés sur le serveur, et l accès hors ligne de ceux qui seront distribués sur les stations de travail pour être utilisés en mode déconnecté. Le serveur Babylon-Enterprise gère la mise à jour régulière et transparente des informations affichées sur le poste de l utilisateur. Février

3 Babylon-Enterprise : des caractéristiques exclusives Babylon-Enterprise offre, aux utilisateurs finaux et aux entreprises, des fonctions puissantes qui deviennent rapidement indispensables. Le clic d activation La fonction la plus puissante de Babylon est son clic d activation. Aussi simple et naturel que de pointer un mot pour demander sa signification, il est adopté rapidement et de manière intuitive par tous les utilisateurs. Même les novices savent tirer pleinement parti de Babylon quelques minutes à peine après l avoir découvert. Mécanisme unique d activation Le mécanisme du clic d activation lance une passerelle unique vers toutes les sources d information. Quelle que soit l origine des données, un ERP, un CRM, un système de ressources humaines, etc., ce clic affiche l information. Les utilisateurs ne se posent pas la question de savoir où est l information recherchée, et n ont pas besoin d entamer le cycle de «lancement authentification navigation requête» dans chaque système éventuellement concerné. Réponse immédiate Babylon possède un système puissant d indexation conçu pour afficher instantanément l information. Il est rare que l utilisateur attende le résultat de sa requête, même lorsque celle-ci est lancée vers des bases de données volumineuses ou sur le réseau. Concision des résultats Babylon affiche toujours des résultats concis. L utilisateur n est jamais submergé ou déconcerté par une information trop abondante. Il ne reçoit que celle dont il a besoin, débarrassée d options inutiles. S il désire plus de détails, un lien dans la fenêtre Babylon active l application source et affiche l information dans son emplacement et son format d origine. Disponibilité continue Une fois installé, Babylon est toujours disponible et discret. Il travaille simplement au-dessus de toute application Windows pour retrouver les informations sans que l utilisateur quitte son application courante. Un clic sur un terme ouvre la fenêtre Babylon et affiche l information désirée. La plate-forme Babylon fait très vite partie de l environnement de l utilisateur car elle ne le distrait pas de son objectif et n interrompt pas son flux de travail. Disponibilité en ligne et hors ligne L architecture unique de Babylon permet d accéder aux informations de l entreprise, à la fois en ligne et hors ligne. Babylon répond parfaitement aux besoins des équipes itinérantes. Affichage unifié de l information Les résultats sont présentés dans un format simple et unifié, quelle que soit l origine des données : ERP, liste de publipostage, etc. ils sont affichés de manière claire et cohérente dans une fenêtre unique que l utilisateur parcourt rapidement pour trouver l information nécessaire. Une navigation instantanée Après avoir pris connaissance de l information concise affichée par Babylon, l utilisateur peut parfois être conduit à examiner plus attentivement la source d information. Les liens inclus dans la fenêtre Babylon lui permettent d accéder immédiatement à cette information dans son contexte original. Un second clic le conduit à cette source, où qu elle soit située au sein du système d information de l entreprise. Reconnaissance du contexte Babylon utilise l information qui environne le terme demandé pour tester plusieurs combinaisons de recherche dans toutes les sources d information. Il n affiche que les résultats pertinents. En outre, Février

4 son puissant moteur morphologique travaille indépendamment des formes fléchies des termes cliqués (chiffre, personne, temps ). Simplicité et rapidité de développement et de déploiement Ses outils puissants de développement et de déploiement simplifient l implémentation et l intégration de Babylon au système d information de l entreprise. Tous les outils Babylon fonctionnent parfaitement dans tous les environnements technologiques. Les systèmes et infrastructures existants ne nécessitent aucune modification. Plus important encore, Babylon Enterprise permet un déploiement et une implémentation faciles. Les projets Babylon ne sont ni longs ni complexes. Architecture système La solution Babylon Enterprise contient un jeu d outils clients et serveur étroitement intégrés qui constituent une solution puissante de recherche instantanée de l information dans l entreprise. Le schéma ci-dessous décrit l architecture Babylon-Enterprise. Architecture de Babylon-Enterprise Le client bureautique Le Client Babylon-Enterprise est une application bureautique légère, une interface utilisateur intuitive et simple, où l utilisateur clique ses requêtes, pour ensuite afficher les résultats. Le client Babylon-Enterprise accède aux glossaires installés en local et envoie ses requêtes sur le réseau vers les glossaires installés sur le serveur. Une fois l information reçue, des glossaires locaux ou en ligne, le client les affiche dans la fenêtre Babylon. Le client Babylon Enterprise communique également avec le serveur d applications qui lui envoie les mises à jour des glossaires et du logiciel. Il communique régulièrement avec le serveur pour vérifier tout changement de statut. Lorsque des modifications sont disponibles, le client les télécharge et les installe silencieusement, sans intervention de la part de l utilisateur. Février

5 Serveur Entreprise Le Serveur Entreprise est composé de trois éléments fonctionnels principaux : Serveur d applications : ce serveur répond aux requêtes des clients, valide les identités et gère les services du système. Glossary Builder : le serveur contient les outils de création des instantanés de données d entreprise, et convertit l information en glossaires utilisables par le serveur d applications. Interface web d administration : une interface navigateur web permet d accéder au serveur d applications, pour que les administrateurs système puissent exécuter à partit de n importe quel poste, toutes les tâches d administration et de maintenance. Serveur d Applications Le serveur d applications est un service Web évolutif, qui permet un accès sécurisé à l information de l entreprise. Ce serveur utilise les mécanismes standard d identification des utilisateurs et rôles de Windows pour protéger l accès aux données sensibles et contrôler la distribution du logiciel et des glossaires. Les fonctions du Serveur d applications sont multiples : Authentification des clients Babylon-Enterprise à partir des profils standard de Windows, et valide les droits d accès aux glossaires. Les paramètres de sécurité contrôlent l accès aux glossaires stockés sur le serveur (glossaires en ligne) et la distribution des glossaires sur les postes clients (glossaires hors ligne). Autorisation d accès à l information d entreprise convertie en glossaires en ligne. Ces glossaires en ligne sont stockés dans un espace sécurisé sur le serveur, et ne répondent qu aux utilisateurs authentifiés. Distribution des glossaires d entreprise aux clients bureautiques pour utilisation hors ligne. Le serveur distribue automatiquement au client les mises à jour incrémentales des glossaires. La bande passante est préservée, les mises à jour peuvent être diffusées via des lignes à bas débit. La distribution des glossaires utilisables hors ligne fondée sur les mêmes principes de sécurité que ceux utilisés pour les glossaires en ligne. Le serveur distribue différents jeux de glossaires à différents groupes d utilisateurs dans l entreprise. Régulièrement, chaque client envoie une requête au serveur pour faire ses mises à jour. Le serveur vérifie les paramètres de sécurité du client et lui adresse les glossaires auxquels il a droit. Distribution des mises à jour logiciel et des changements de configuration à tous les clients connectés, indépendamment de leurs paramètres de sécurité. Interfaces de contrôle et d administration du serveur et des clients bureautiques. Ces interfaces sont utilisées par l interface d administration web, et par les outils d administration de la ligne de commande. Déploiement du serveur d applications Le serveur d applications est conçu pour fournir aux administrateurs système des options de déploiement flexibles. En général, Babylon-Enterprise est déployé en utilisant l une ou l autre de ces méthodes : Scénario réseau interne : Les clients et le serveur sont au sein du réseau de l entreprise, sans connexion à Internet. Les glossaires d information de l entreprise sont stockés en sécurité sur le réseau interne. Cette topologie est utilisée pour ne servir que les employés au sein de l entreprise, et les utilisateurs externes qui ont accès par VPN au réseau de l entreprise. Scénario Internet : Les clients sont indifféremment à l intérieur ou à l extérieur du réseau de l entreprise et l accès au serveur d applications se fait par l intermédiaire d un pare-feu. Le déploiement du serveur se fait par l intermédiaire d un module frontal qui communique avec les clients et un module back-end qui stocke les glossaires. Le module frontal est installé sur une zone publique (DMZ), et sert de proxy aux requêtes des clients. Le back-end est installé sur le réseau interne. Les clients communiquent via HTTP avec le frontal, qui transfère les requêtes au back-end. Février

6 Le schéma ci-dessous illustre le déploiement du serveur d application avec connexion Internet.. Déploiement du serveur d applications avec connexion Internet Builder de glossaires Le Builder de glossaires contient les outils nécessaires à la création, la maintenance et la mise à jour des glossaires. L outil d extraction prend les contenus des sources de données (base SQL, source ODBC, fichier SML, annuaire LDAP/Active Directory, fichiers au format Microsoft Office), et crée un instantané de l information extraite. Il est également possible de créer des programmes spécifiques capable d extraire l information contenue dans des sources non compatibles avec le builder de glossaires. L outil Builder convertit ensuite les données qui ont été extraites (.GLS), en format Ses fonctions de manipulation des données et des modèles de glossaires accompagnent le développeur tout au long du processus d implémentation de Babylon Enterprise. Dans le cas de requêtes vers des sources d informations non supportées par Glossary Extractor, il est possible de créer des applications personnalisées d extraction de données. Une fois créé le fichier texte d un glossaire, le Builder le convertit en fichier glossaire binaire. Le Builder est l outil de création, de maintenance et de mise à jour des glossaires. Il convertit le format des données extraites (GLS) en glossaire au format binaire (BGL), reconnu par le système Babylon. Interface d administration web L interface d administration web permet de contrôler de manière centralisée le serveur d applications Babylon-Enterprise. Les administrateurs systèmes peuvent utiliser cette interface pour contrôler tous les clients installés dans l entreprise. Elle sert également à distribuer les mises à jour des glossaires d information d entreprises installés sur les stations de travail. Les administrateurs peuvent implémenter facilement les modifications, contrôler les licences, définir les réglages de la topographie réseau (par ex. le réglage du Proxy), déployer les mises à jour du logiciel et enfin gérer les différents aspects de la configuration des clients. Février

7 Configuration Système Client Système d exploitation: Windows 98/ME/2000/XP Serveur Système d exploitation: Windows 2000 Server/Windows 2003 Server Conclusion La solution Babylon Enterprise apporte une réponse efficace et pragmatique à un double défi des entreprises : la surcharge d information et la difficulté d y accéder. Grâce à sa passerelle unifiée vers toutes les sources d information, Babylon Enterprise simplifie l accès à l information stratégique de l entreprise. Il réduit les malentendus et soulage les frustrations des utilisateurs en leur affichant une information concise et pertinente dans une fenêtre pop-up qui peut être activée à partir de n importe quelle application Windows, en ligne et hors ligne. Les utilisateurs accédant directement à la source d information dans le système d entreprise, leur temps de recherche est considérablement réduit, les systèmes sont plus et mieux utilisés, et enfin les coûts et le travail qu ils ont impliqué sont parfaitement justifiés. L interface Babylon est si intuitive qu elle ne nécessite aucune formation. Dès que les utilisateurs réalisent qu ils ne sont qu à un clic et une fraction de seconde de l information recherchée, Babylon fait alors partie intégrante de leur environnement de travail. Leur productivité et leurs performances augmentent de manière significative. Babylon est facile à implémenter et à intégrer dans toute infrastructure d entreprise. Avec sa plate-forme unique pour tout type de contenu, le système peut être à tout moment enrichi avec des nouveaux contenus. Ses puissants outils de développement et ses capacités de déploiement automatique réduisent considérablement les tâches d administration système et de support. Bien qu il soit difficile de mettre un niveau de prix sur l information, il est évident que la solution de recherche de l information Babylon accroît l efficacité opérationnelle et la productivité de tous les employés. Les gains de temps réalisés sont considérables. Nous contacter Pour plus d informations sur les produits Babylon, contactez-nous à corporate@babylon.com. 1 Delphi Group, Delphi Research. October 18, Perspectives on Information Retrieval. PDF, page 3. 2 IDC, Susan Feldman et Chris Sherman, avril 2003 : Industry Developments and Models, The High Cost of Non Finding Information PDF#29127, page 1 Février