PILOTAGE D'UNE ENTREPRISE INDUSTRIELLE EN TEMPS REEL

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1 PILOTAGE D'UNE ENTREPRISE INDUSTRIELLE EN TEMPS REEL Postulat de base : Le rôle du dirigeant d'une entreprise est de diriger. Comme un pilote d'avion, pour éviter de piloter à vue, il doit pouvoir se fier aux informations apparaissant sur son tableau de bord : quelle est l'altitude est l'avion? à quelle vitesse se déplace-t-il? Quelle est la consommation en carburant? quel est l'état des composants de l'appareil? est-ce que la destination désirée est atteignable et l'heure d'arrivée prévue réaliste? ceci afin de garantir aux clients et personnels à bord toute la sécurité d'un vol réussi. En remplaçant le mot «avion» par «entreprise», on peut voir que le dirigeant d'entreprise est un pilote, qui au delà de ses formations et expériences, doit pouvoir garantir en permanence à toutes les parties prenantes de son entreprise (actionnaires, salariés, clients, fournisseurs, banques,...) la maîtrise d'un certain nombre d'indicateurs, à tout moment. Il peut s'avérer que si un instrument de mesure donne un résultat approximatif ou erroné, l'appréciation ou une décision à prendre soient erronées, avec toutes les conséquences que cela peut entraîner. La plupart du temps, l'entreprise s'est dotée d'outils de mesure afin d'apprécier : l'activité réalisée (quantités produites, temps machines, durées d'opérations, mesure des rebuts, coûts d'achats,...) le chiffre d'affaires réalisé et les marges brutes dégagées le rendement des outils de production et les heures productives du personnel Toutes ces informations sont stockées dans des bases de données et présentées par des logiciels de gestion, plus ou moins élaborés, allant d'un tableau Excel à un ERP complet. Les gestionnaires souhaitent en plus analyser la contribution de chaque produit ou service réalisé au résultat de l'entreprise, et tentent de définir leur coût de production. C'est là que l'arbitraire vient se greffer aux informations réelles, et que le risque d'erreur est le plus important. En effet, chacun sait que le coût de production d'un produit n'est pas figé dans le temps et qu'il évolue en fonction : des éléments variables qui le constituent : quantité, prix des matières et composants, temps passés par le personnel, rebuts et non qualité, rendement des machines, conditions météorologiques,... de l'imputation des frais généraux, dont certains sont fixes et d'autres plus ou moins variables Généralement, il est établi des données servant de standards : le salarié coûte X euros de l'heure la machine coûte X euros de l'heure les rebuts ou pertes de matières sont estimés à X % de la production les frais fixes doivent impacter les articles pour un certain pourcentage et ce pour une période donnée, qui est souvent relativement longue, et rarement régulièrement révisée. Reprenons le parallèle avec le pilote d'avion. S'il part du postulat que l'altitude au sol lors du décollage est de 100m, il lira sur ses compteurs qu'après 10 minutes de vol, il aura atteint l'altitude de croisière de 9000m. Faute de vérification de cette information régulière avec des outils précis, il sera persuadé que son avion vole à l'altitude affichée sur son écran. Quelle sera sa réaction lorsque se présentera devant lui une montagne haute de 8800m? Il se dira naturellement : «Je passe au dessus avec 200m de marge. Il n'y a donc aucune correction à apporter à notre altitude et tout va bien». Mais si l'altitude réelle de son avion est de 8790m, une catastrophe est à venir, sans que personne ne s'en rende compte. C'est pour cette raison que les avions modernes sont équipés de sondes spéciales, permettant d'actualiser très régulièrement les informations et d'afficher une altitude non pas calculée par rapport aux paramètres de début de vol (altitude au sol au décollage), mais en fonction de la réalité de la situation du moment. Dans l'entreprise, il en est exactement de même. On ne peut pas affirmer que le coût d'un salarié, d'une machine, soient identiques tous les jours, tout au long de l'année. Il est donc indispensable d'actualiser ces informations le plus régulièrement possible, afin de permettre

2 d'apprécier le coût de production complet des produits ou services réalisés. La notion de coût standard, qui a cours dans la plupart des entreprises, est donc à éliminer. Il est indispensable de pouvoir disposer de mesures qui sont indiscutables. Personne ne remet en cause l'affichage d'un thermomètre ; s'il est en étant de marche, il indique la température de l'endroit et de l'instant. On n'imagine pas que, faute de mesure précise et récente, on dise «il doit faire actuellement la même température que le mois dernier». Pourquoi accepte-t-on cette même aberration dans une entreprise? Un second écueil provient de l'affectation des frais généraux de l'entreprise aux produits. En général, on applique un forfait, voire un pourcentage appliqué au produit, selon des formules de calcul plus ou moins complexes et difficiles à faire vivre au quotidien. Il en résulte bien souvent une tendance à affecter un montant trop élevé de frais fixes, car leur répartition est réalisée individuellement et de manière isolée, produit par produit. Or, tous les jours, les productions varient, le volume d'activité aussi. Il est donc faux de vouloir affecter les frais fixes d'une manière aussi arbitraire dans ces conditions. Le coût de production évolue en fonction des éléments variables, ce dont tout le monde convient, mais également en fonction du niveau de frais fixes, qui lui, varie en fonction de l'activité de l'entreprise. Il est ainsi nécessaire, après chaque mesure des indicateurs (temps passés, cadences machines, évolution des prix,..), d'actualiser les données de base servant aux calculs. Le système d'information de l'entreprise peut alors apprendre et proposer des informations plus fiables au dirigeant. Il est indispensable de positionner une production, une affaire, une étude, dans le contexte global du fonctionnement et des capacités de l'entreprise. On peut synthétiser la logique de fonctionnement du dirigeant d'entreprise de la manière suivante : DIRIGEANT DIRIGE AVEC UN SYSTEME PRECIS ET DECIDE EN FONCTION D'INDICATEURS PRECIS Il ressort que la décision n'est possible qu'en fonction d'indicateurs précis fournis par un système de mesure précis. Faute de quoi, le dirigeant ne peut pas exercer son métier, qui consiste à diriger, n'étant pas en capacité à décider.

3 Qu'est-ce qu'un système précis : Un système est précis, lorsqu'il est : personnalisé (paramétré selon l'entreprise) nuancé (tient compte des différentes composantes de l'entreprise) détaillé et vit en temps réel. S'il est non soumis à l'arbitraire, il est considéré comme dynamique. Ces informations permettent de réaliser un constat. Si de plus il est enrichi par l'expérience (les éléments avérés de la vie de l'entreprise), il permet de passer du constat à la décision. SYSTEME PRECIS Personnalisé PRECIS Nuancé Détaillé En temps réel DYNAMIQUE Non soumis à l'arbitraire PERMET LE CONSTAT ENRICHI PAR L'EXPERIENCE PERMET LA DECISION

4 LA REPONSE A LA GESTION EN TEMPS REEL : LE LOGICIEL METR (Mesure En Temps Réel) METR est un logiciel expert de mesures économiques en temps réel, un logiciel de calcul et d optimisation des coûts de production. Son principe de fonctionnement repose sur la prise en compte précise et permanente et le traitement de toutes les informations nécessaires à l obtention de coûts complets de production parfaitement précis.

5 À partir de cette démarche préalable un auto-diagnostic s opère afin de permettre à l utilisateur de visualiser les points à améliorer dans son entreprise pour la rendre la plus performante possible. Ceci notamment dans la manière de pouvoir réduire les coûts de production et dans l estimation de l augmentation potentielle de son résultat.

6 Les fonctions d aide à la décision, permettent aux décideurs de simuler toutes leurs décisions avant d agir. C est donc en toute connaissance de cause et en toute sérénité que les décisions de gestion sont prises. La prise de décision peut être simulée à partir du potentiel offert par le niveau d organisation du moment (exemple : prix de vente minimum à pouvoir pratiquer pour prendre un marché). Inversement la prise de décision peut s opérer à partir des contraintes imposées par le marché (exemple : niveau d organisation à mettre en place en fonction du prix imposé par le marché). À partir d un nombre illimité de décisions pouvant concerner un nombre considérable de productions, l utilisateur peut en un clic et en quelques secondes, mesurer leurs incidences sur l évolution de son résultat. En terme d information liées à l activité, METR donne en temps réel le résultat de l entreprise par période, par produit ou chantier, par client, par secteur économique, etc. D un point de vue pratique des interfaces sont toujours possibles avec les systèmes existants pour éviter toute forme de «ressaisie». METR s adapte à tout type d activité hormis les activités de négoce pur. Des plus petites aux plus grandes, des activités les plus simples aux plus complexes. Des options de paramétrage sont intégrées pour permettre la prise en compte de fonctions spécifiques au type d activité.

7 CARACTERISTIQUES La principale caractéristique de METR est de fonctionner en temps réel, à partir de coût réel complet de production, et non à partir de coût standard. En effet, personne ne peut prétendre prendre de bonnes décisions sans informations précises. Paramétrage Lors de son installation METR n a pas d expérience. Les informations décrivant l entreprise, notamment, tout ce qui est rythme de travail est donc indiqué de façon normative, il y a une notion d objectif raisonnable à atteindre dans ce paramétrage initial. Ensuite METR calcule automatiquement de nombreux indicateurs de performance, qui situent l entreprise en temps réel sur ses capacités. Ces calculs se font à partir du traitement des données d activité saisies sur le système ou récupérées à partir d une autre source de données. Ces indicateurs traduisent l indiscutable réalité de la vie de l entreprise. À tout moment ces indicateurs «expérimentés» peuvent remplacer les indicateurs initiaux «inexpérimentés». Tous les coûts sont automatiquement actualisés en fonction de ces nouveaux indicateurs. Le but est qu il n y ait pas de surprise entre les prévisions et la réalité. Cette fonction peut être prolongée pour permettre à l entreprise de simuler en terme d évolution de ses coûts et de ses résultats des prises en compte de situations qui peuvent aller jusqu au double de son potentiel productif. Exemple : Situation à l instant T, 50 salariés productifs et 30 machines. Simulation automatique de l évolution des coûts et des résultats jusqu à 100 salariés productifs et 60 machines. Toutes les informations stratégiques se présentent sous forme graphique, pour une lecture optimale. Fonctionnalités Prévision : Valorisation et actualisation automatique après description, de gammes, nomenclatures, devis. Calcul automatique du prix de vente minimum des produits ou chantiers. Calcul automatique du prix de vente des produits ou chantiers en fonction d objectifs de bénéfice annuel. Calcul automatique du positionnement de l entreprise à l instant T par rapport à ses objectifs de résultats Etc Suivi de production : Résultats net avant impôt par période, produit ou chantier, secteur économique, client. Suivi de l évolution de la réalité par rapport aux prévisions. Suivi de l évolution des coûts complet des produits sur les 12 derniers mois. Etc Modélisations, Simulations : Détermination des conditions d organisation et du volume d activité à produire en fonction d objectif de résultats par produit ou chantier ou par groupe de produit ou chantier. Mesure de toutes incidences concernant les modifications pouvant affecter l entreprise (variation : de l effectif, des rémunérations, des investissements, du rythme de travail des opérateurs de productions, du taux d utilisation du matériel de production, des temps masqués, du taux de rebuts, Etc La liste des fonctions est loin d être exhaustive.

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