Secrétariat. Nations Unies ST/AI/2013/1. Instruction administrative. Administration des engagements à durée déterminée.

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1 Nations Unies ST/AI/2013/1 Secrétariat 22 avril 2013 Instruction administrative Administration des engagements à durée déterminée Conformément à la section 4.2 de la circulaire du Secrétaire général publiée sous la cote ST/SGB/2009/4 et aux fins d arrêter des modalités d emploi et d administration des engagements à durée déterminée conformes à l article 4.5 du Statut du personnel et à la disposition 4.13 du Règlement du personnel, le Secrétaire général adjoint à la gestion promulgue ce qui suit : Section 1 Règles générales 1.1 L objet de l engagement à durée déterminée est de permettre à l Organisation d engager des fonctionnaires et de les affecter en fonction de l évolution de ses besoins ordinaires. 1.2 Selon le paragraphe c) de l article 4.5 du Statut du personnel et le paragraphe c) de la disposition 4.13 du Règlement du personnel, le titulaire d un engagement à durée déterminée n est fondé, ni juridiquement ni autrement, à escompter le renouvellement de son engagement ou la conversion de son engagement en engagement d un type différent, quelle que soit la durée de service, sauf le cas visé au paragraphe b) de la disposition Section 2 Emploi et durée 2.1 L objet de l engagement à durée déterminée est de recruter du personnel pour une période bien définie en fonction des besoins de l Organisation, notamment pour : a) Des activités assorties d un délai précis d un an ou plus; b) Des fonctions à moyen terme pouvant se poursuivre pendant un certain nombre d années; c) Des fonctions relevant des activités ordinaires et permanentes de l Organisation. 2.2 Selon le paragraphe a) de la disposition 4.13 du Règlement du personnel, peut être nommée pour une durée déterminée d un an ou plus et de cinq ans à la fois au (F) * *

2 maximum, la date d expiration étant spécifiée dans la lettre de nomination, toute personne recrutée pour des travaux d une durée définie, c est-à-dire toute personne : a) Sélectionnée sans examen par un organe de contrôle du Secrétariat pour un poste des classes PIA I et PIA II de la catégorie des assistants d information, des classes TC-1 à TC-3 de la catégorie des corps de métier, des classes S-1 et S-2 de la catégorie des services de sécurité et des classes G-1 à G-4 de la catégorie des services généraux; b) Sélectionnée, sans examen par un organe de contrôle du Secrétariat, pour un engagement ou service exclusif d une entité donnée; c) Sélectionnée à l issue d une procédure de sélection comprenant un examen effectué par un organe de contrôle du Secrétariat conformément à la disposition 4.15 du Règlement du personnel; d) Sélectionnée par voie de concours conformément à la disposition 4.16 du Règlement du personnel; e) Sélectionnée selon les modalités décrites ci-dessus au paragraphe c) et détachée à titre temporaire auprès de l Organisation par un gouvernement ou une institution nationale; f) Sélectionnée au rang de sous-secrétaire général ou de secrétaire général adjoint par le Secrétaire général. Section 3 Engagement et rengagement 3.1 Sauf dans le cas du personnel visé aux sections 3.2, 3.3 et 3.4 ci-dessous, l engagement à durée déterminée initial est accordé pour une période d un an, y compris lorsqu il s agit du premier engagement suivant une période de service effectuée en qualité d expert associé ou du premier engagement au Secrétariat d un fonctionnaire détaché ou prêté par un autre organisme appliquant le régime commun des Nations Unies. 3.2 Toute personne transférée d un organisme appliquant le régime commun des Nations Unies au Secrétariat dans le cadre d un accord interorganisations est nommée pour une durée déterminée initiale : a) D un an si elle est titulaire d un engagement à durée déterminée auprès de l organisme d origine; ou b) De deux ans si elle est titulaire d un engagement à titre permanent, à caractère continu ou à durée indéterminée auprès de l organisme d origine. 3.3 Les personnes sélectionnées par voie de concours et celles qui sont nommées au rang de sous-secrétaire général ou de secrétaire général adjoint le sont pour une durée déterminée d un an ou plus, la date d expiration étant spécifiée dans la lettre de nomination. 3.4 La nomination d une personne détachée à titre temporaire auprès de l Organisation par un gouvernement ou une institution nationale est régie par un accord de détachement tripartite confirmant notamment son statut de fonctionnaire de l ONU et son droit de rentrer au service du gouvernement ou de l institution dont elle est détachée. Cette personne est nommée au titre d un engagement à durée 2

3 déterminée si elle est recrutée pour une durée d un an ou plus, la durée étant spécifiée dans la lettre de nomination. Elle est nommée au titre d un engagement temporaire si elle est sélectionnée pour un poste temporairement vacant. 3.5 Le lieu de recrutement du fonctionnaire nommé à un poste soumis à recrutement international est celui où se trouvait son domicile au moment de l envoi de l offre d engagement ou de l achèvement des formalités préalables au recrutement, indépendamment du pays de nationalité reconnu par le Secrétaire général, du pays de congé dans les foyers ou du pays de résidence permanente. Exceptionnellement, un changement de lieu de recrutement peut être autorisé. 3.6 Le lieu de recrutement du fonctionnaire nommé à un poste soumis à recrutement local se trouve dans le pays où se situe le bureau de son affectation ou dans une localité proche. 3.7 La nomination du fonctionnaire prend effet le jour où il part, dûment autorisé, pour le lieu de son affectation ou, s il se trouve sur place, le jour où il prend ses fonctions. La date d entrée en fonctions ne change pas si le candidat ou le fonctionnaire part pour son lieu d affectation ou se présente sur son lieu de travail avant la date autorisée. 3.8 Conformément à la disposition 4.17 du Règlement du personnel, l ancien fonctionnaire peut être rengagé. 3.9 Ne peut être rengagé l ancien fonctionnaire dont la cessation de service est due à : a) Un abandon de poste; b) Une faute; c) Un licenciement ou un non-renouvellement résultant de services ne donnant pas satisfaction; d) Une démission déposée en cours d enquête pour faute ou en cours d instance disciplinaire, à moins que le fonctionnaire n accepte de coopérer jusqu à la fin de la procédure Le titulaire d un engagement à durée déterminée qui démissionne ne peut être rengagé dans les 31 jours suivant sa démission L agent des services généraux titulaire d un engagement à durée déterminée qui, s étant porté candidat à un poste à pourvoir à titre non temporaire ayant fait l objet d un avis publié selon la procédure normale, est nommé à l issue d une procédure de sélection à un poste d agent du Service mobile ou d administrateur recruté sur le plan national, doit démissionner de son poste et quitter ses fonctions. Il peut alors être rengagé sept jours après la date de sa cessation de service Le fonctionnaire qui quitte ses fonctions dans le cadre d un départ négocié ne peut être rengagé pendant les trois années suivant sa cessation de service, sauf disposition contraire de l accord Le fonctionnaire dont la cessation de service résulte d un départ à la retraite ne peut être rengagé au titre d un engagement à durée déterminée L ancien fonctionnaire qui est rengagé en application de la disposition 4.17 du Règlement du personnel reçoit un nouvel engagement, sauf s il est réintégré par 3

4 application de la disposition Sa date d entrée en fonctions au Secrétariat de l Organisation des Nations Unies devient celle du nouvel engagement et la période entre les deux engagements interrompt la continuité du service. Par conséquent, le fonctionnaire rengagé après avoir quitté ses fonctions ne peut en aucun cas bénéficier du report des congés annuels qu il aurait précédemment accumulés. Section 4 Renouvellement et prolongation des engagements à durée déterminée 4.1 L engagement à durée déterminée peut être renouvelé pour une affectation au même poste ou à un poste différent. 4.2 L engagement à durée déterminée initial peut être renouvelé pour des périodes successives de deux ans maximum chacune. Le nombre de ces périodes n est pas limité et dépend des besoins de l Organisation. 4.3 L engagement à durée déterminée peut être renouvelé en une fois pour une période de cinq ans maximum, si, à la date du renouvellement, le fonctionnaire : a) A accompli au moins cinq années de service continu 1 au titre d engagements à durée déterminée régis par le Statut et le Règlement du personnel de l Organisation des Nations Unies; b) Est titulaire d un engagement à durée déterminée et a été nommé à l issue d une procédure de sélection comprenant un examen effectué par un organe de contrôle du Secrétariat 2 ; c) A obtenu l appréciation générale «performance répondant aux attentes» ou l appréciation équivalente dans ses rapports de notation des cinq dernières années; d) N a pas pris plus de six mois de congés spéciaux sans traitement au cours des cinq dernières années; e) N a pas, au cours des cinq dernières années, quitté l Organisation et perçu d indemnité de licenciement, de prime de rapatriement ou de versement en compensation des jours de congés annuels accumulés. 4.4 L offre de renouvellement n engage ni l Organisation si elle n est pas acceptée à temps, ni le fonctionnaire. Cette offre prend la forme d une lettre de renouvellement indiquant la nouvelle date d expiration et, le cas échéant, le nouveau département, bureau ou lieu d affectation. Le fonctionnaire est invité à signer ladite lettre, acceptant ainsi la nouvelle date d expiration et les conditions d engagement. Si la lettre n est pas signée et renvoyée dans les 14 jours suivant sa réception, la proposition de renouvellement est nulle et non avenue et l engagement à durée déterminée expire à la date indiquée sur la lettre de nomination correspondant à l engagement en cours. 1 Les périodes de service accomplies en qualité d expert associé ne sont pas prises en compte dans le calcul des cinq ans de service continu. 2 L examen par un organe de contrôle du Secrétariat n est pas obligatoire pour les nominations aux postes des classes PIA I et PIA II, TC-1 à TC-3, S-1 et S-2 et G-1 à G-4. 4

5 Prolongation de l engagement à durée déterminée en cas de congé de maternité ou de paternité 4.5 Le congé de maternité ou de paternité en cours ou futur est sans incidence sur le renouvellement de l engagement. 4.6 Toutefois, s il est décidé, pour des raisons étrangères à la grossesse de la fonctionnaire, de ne pas renouveler son engagement à durée déterminée, et si celuici doit expirer pendant son congé de maternité, il est prolongé jusqu à la fin dudit congé. Cette disposition ne s applique pas si l engagement à durée déterminée expire plus de six semaines avant la date prévue pour l accouchement. 4.7 S il est décidé, pour des raisons étrangères à la décision du fonctionnaire de prendre un congé de paternité, de ne pas renouveler son engagement à durée déterminée devant expirer au cours des huit semaines suivant la naissance de l enfant, cet engagement est prolongé jusqu à la fin du congé pris en une seule fois. 4.8 Lorsque l engagement est prolongé uniquement pour permettre au fonctionnaire de faire valoir son droit au congé de maternité ou de paternité conformément aux sections 4.6 et 4.7 ci-dessus, cette prolongation n ouvre droit à aucune augmentation périodique de traitement ni à aucun congé annuel, congé de maladie ou congé dans les foyers; en revanche, la période considérée aux fins de la prime de rapatriement continue de courir si le fonctionnaire n est pas retourné dans son pays d origine. Si le fonctionnaire décède au cours de la prolongation, la période écoulée avant son décès peut être prise en compte aux fins du calcul de la prestation prévue par la disposition 9.11 du Règlement du personnel. Prolongation de l engagement à durée déterminée en cas de congé de maladie 4.9 L engagement à durée déterminée du fonctionnaire qui se trouve dans l impossibilité de remplir ses fonctions en raison d une maladie qui dure au-delà de la date d expiration de son engagement est prolongé, après consultation du Directeur du Service médical ou du médecin désigné, jusqu à la fin de la période continue de congé de maladie certifié, à concurrence du nombre maximum de jours de congé de maladie à plein traitement et à demi-traitement auquel l intéressé a droit en application de la disposition 6.2 du Règlement du personnel. a) La durée maximale est déterminée en fonction de la nature de l engagement et la durée de la période de service continu; b) Le fonctionnaire dont le droit à une pension d invalidité est à l étude et qui a épuisé son crédit de jours de congé avec traitement en raison d un retard intervenu ou bien dans la décision médicale relative à son incapacité à exercer ses fonctions, ou bien dans la décision que doit prendre le Comité des pensions du personnel de l Organisation des Nations Unies quant à l octroi d une pension d invalidité, est placé en congé spécial à demi-traitement jusqu à la date de ces décisions Lorsque l engagement est prolongé uniquement pour permettre au fonctionnaire de faire valoir son droit au congé de maladie conformément à la section 4.9 ci-dessus, cette prolongation n ouvre droit à aucune augmentation périodique de traitement ni à aucun congé annuel, congé de maladie, congé de maternité ou de paternité ou congé dans les foyers; en revanche, la période 5

6 considérée aux fins de la prime de rapatriement continue de courir si le fonctionnaire n est pas retourné dans son pays d origine. Pendant la durée de la prolongation, le congé de maladie à demi-traitement ne peut être combiné avec un congé annuel. Si le fonctionnaire décède au cours de la prolongation, la période écoulée avant son décès peut être prise en compte aux fins du calcul de la prestation prévue par la disposition 9.11 du Règlement du personnel. Prolongation de l engagement à durée déterminée en cas de plan de mise à niveau 4.11 L engagement à durée déterminée qu il est décidé de ne pas renouveler au motif que les services du fonctionnaire n ont pas donné satisfaction et qui expire avant la fin de la période prévue pour l exécution d un plan de mise à niveau est en principe renouvelé jusqu à la fin de cette période L engagement à durée déterminée qu il est décidé de ne pas renouveler au motif que les services du fonctionnaire n ont pas donné satisfaction et qui expire avant la fin d une procédure d objection lancée par l intéressé est en principe renouvelé jusqu à l achèvement de la procédure. Prolongation de l engagement à durée déterminée faisant office de période d essai pour les fonctionnaires recrutés par voie de concours conformément à la disposition 4.16 du Règlement du personnel 4.13 Le fonctionnaire recruté par voie de concours conformément à la disposition 4.16 du Règlement du personnel se voit offrir un engagement de caractère continu au terme d un engagement à durée déterminée de deux ans, sous réserve que ses services aient donné satisfaction. Dans le cas contraire, l engagement à durée déterminée peut exceptionnellement être prolongé dans les mêmes conditions pour une durée maximale d un an. Le fonctionnaire qui n a pas à son actif deux années de services jugés satisfaisants cesse ses fonctions à l expiration de son engagement ou est licencié pour services ne donnant pas satisfaction conformément à l article 9.3 a) ii) du Statut du personnel et à la disposition 9.6 c) ii) du Règlement du personnel. Section 5 Aptitude au service La lettre de nomination ou de renouvellement d engagement est émise sur présentation d un certificat médical attestant que l intéressé est apte à exercer ses fonctions, comme le prévoit l instruction administrative sur la vérification de l aptitude médicale (ST/AI/2011/3). Section 6 Mobilité Le paragraphe c) de l article 1.2 du Statut du personnel dispose que les fonctionnaires sont soumis à l autorité du Secrétaire général, qui peut leur assigner l une quelconque des tâches ou l un quelconque des postes de l Organisation des Nations Unies. Dans ce contexte, tous les fonctionnaires sont tenus de changer périodiquement de poste, d unité administrative, de lieu d affectation ou de groupe professionnel conformément aux règles et procédures établies. 6

7 Section 7 Expiration de l engagement ou licenciement 7.1 L engagement à durée déterminée prend fin à la date d expiration mentionnée dans la lettre de nomination ou de renouvellement. 7.2 Le Secrétaire général peut mettre fin à l engagement du fonctionnaire nommé pour une durée déterminée dans les conditions prévues par son engagement ou pour l une des raisons énumérées à l article 9.3 du Statut du personnel. Section 8 Dispositions finales La présente instruction administrative entre en vigueur le jour de sa publication. Le Secrétaire général adjoint à la gestion (Signé) Yukio Takasu 7