Restauration Scolaire

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1 Educalyon Gestion Restauration Scolaire Manuel de l utilisateur Ville de Lyon Septembre

2 Sommaire Remarques Module Tâches Page 1 / Connexion aux modules 4 Organisation a) Module Organisation 5 Inscription b) Module Inscription 6 Batch/Facturation c) Module Batch/Facturation 7 (une fois par an ou lors d une arrivée en cours d année) 2 / Inscription à la restauration 8 Inscription a) Inscriptions par lot 9 Inscription b) Inscription individuelle 12 Inscription c) Frais d inscription au restaurant scolaire 15 Inscription d) Consultation du tarif 16 Inscription e) Prises en charge financières 17 Inscription f) Prélèvement automatique 18 Inscription g) Paiement en ligne 19 (tous les jours ou toutes les semaines ou tous les mois) 3 / Gestion des présences et absences 20 Inscription a) Modification du calendrier prévisionnel 21 Inscription b) Edition des feuilles d appel 23 Inscription c) Mise à jour du calendrier réel 27 Organisation d) Modification globale des calendriers 31 (tous les mois) 4 / Facturation 32 Inscription a) Création d un train de facturation 33 Facturation b) Génération des lignes de facturation 41 Facturation c) Génération des factures 42 Facturation d) Numérotation des factures 43 Facturation e) Edition des factures 44 Inscription f) Modification / Annulation d une facture (avant règlement) 45 Inscription g) Facturation guichet 49 2

3 (tous les mois) 5 / Enregistrement des Encaissements 52 Inscription a) Encaissement total 53 Inscription b) Encaissement partiel 56 Inscription c) Modification / Annulation d un règlement 59 Inscription d) Edition des bordereaux de remise à la Trésorerie 61 Inscription e) Edition des impayés 64 Inscription f) Récapitulatif des consommations 67 Facturation g) Lettre de relance 69 3

4 Chapitre 1 Connexion aux modules 4

5 Chapitre 1 : Connexion aux modules a/ Module Organisation (1/3) Cliquer sur l icône EDUCALYON. Educalyon.url Connectez-vous au site Mesapplis de la Ville de Lyon : renseignez les zones Nom d utilisateur et Mot de passe et cliquez sur le bouton Ouverture de session. Cliquez sur l icône Educalyon - Parametrage. Connectez-vous à Educalyon : renseignez les zones Utilisateur et Mot de passe et cliquez sur le bouton Valider. 5

6 Chapitre 1 : Connexion aux modules b/ Module Inscription (2/3) Cliquez sur l icône Educalyon - Inscription. Connectez-vous à Educalyon : renseignez les zones Utilisateur et Mot de passe et cliquez sur le bouton Valider. Rappel paramétrage des années Année de référence : 2005 (jusqu au 31 décembre 2010 : les tranches de quotient liées aux tarifs changeront) Année des revenus : 2009 Année du calendrier : 2010 (sera 2011 en janvier) Année scolaire :

7 Chapitre 1 : Connexion aux modules c/ Module Batch / Facturation (3/3) Cliquez sur l icône Educalyon - Facturation. Connectez-vous à Educalyon : renseignez les zones Utilisateur et Mot de passe et cliquez sur le bouton Valider. 7

8 Chapitre 2 Inscription à la restauration 8

9 Chapitre 2 : Inscription à la Restauration a/ Inscription par lot (1/3) L inscription par lot permet d inscrire un ou plusieurs enfants d une même classe à une activité restauration. Cette fonctionnalité évite l utilisation de la fonction de recherche de l enfant ainsi que son inscription par l arborescence de l enfant. Elle est plus rapide et permet d éviter les oublis d inscription. Se connecter au module EDUCALYON INSCRIPTION Cliquer sur le menu «Activités» et sélectionner «Inscriptions par lot». Vous obtenez la fenêtre suivante : Vous devez renseigner obligatoirement l établissement scolaire, la classe, l activité, le type de consommateur, la date d entrée et de sortie correspondant à la période de fréquentation de l enfant. Exemple : pour une inscription pour toute l année scolaire , date entrée = 02/09/2010 et date sortie = 01/07/2011. Cliquer sur Valider pour accéder à la liste des enfants vérifiant les critères renseignés. 9

10 Chapitre 2 : Inscription à la Restauration a/ Inscription par lot (2/3) Vous obtenez la liste des enfants non inscrits à l activité sélectionnée pour l année scolaire en cours : Pour sélectionner le ou les enfants à inscrire, double-cliquer dans la colonne INS. La valeur passe de N à O. Attention si vous sélectionnez plusieurs enfants, ils doivent justifier les conditions suivantes : Mêmes dates d inscription (Entrée et Sortie), Même type de consommateur (classique ou complet sans viande ou mixte ou panier repas ou exclusion alimentaire ou enfant du personnel des écoles), Même calendrier de fréquentation à l activité (lundi, mardi ) ou sans jours précis. Pour passer à l étape suivante, cliquez sur l icône Inscrire de la barre d outils (ECLAIR) : 10

11 Chapitre 2 : Inscription à la Restauration a/ Inscription par lot (3/3) Vous obtenez l écran des paramètres d inscription à l activité : L unité de consommation est à choisir entre «10 RS» pour les enfants inscrits en mode d inscription 1 et 3 et «10 RSCSV» pour les enfants inscrits en mode d inscription 2 Le type d inscription s affiche par défaut en fonction de l activité choisie : «RS RESTAURATION SCOLAIRE» pour une activité restaurant scolaire. Type de consommateur : Par défaut l enfant est inscrit pour un type de consommateur classique. Vous devez le modifier si -l enfant est inscrit avec le choix d un repas complet sans viande -s il est inscrit avec le choix d un menu mixte -s il suit un régime particulier pour la restauration scolaire -s il est un enfant du personnel des écoles - s il y a un tarif octroyé par la mairie de Villeurbanne Générer automatiquement le calendrier : cocher obligatoirement cette option. Les calendriers prévisionnels et réels de l année scolaire seront ainsi créés automatiquement. Si vous connaissez les jours de fréquentation de ou des enfants pour l année à l activité, vous pouvez les cocher. Dans le cas où un restaurant scolaire serait ouvert le mercredi, il faudra venir modifier le calendrier réel de l enfant. Si l enfant ne fréquente pas régulièrement la cantine, ne cochez pas de jours. Vous mettrez à jour directement le calendrier réel mais n oubliez pas de cocher la case Générer automatiquement le calendrier. Pour enregistrer, cliquer sur l icône Disquette de la barre d outils : Tous les enfants sélectionnés sont inscrits à l activité avec les paramètres qui ont été définis cidessus. Vous retournez automatiquement sur la liste des enfants et les enfants inscrits n apparaissent plus. Vous pouvez répéter l opération pour un autre lot d inscription ou pour une seule inscription. 11

12 Chapitre 2 : Inscription à la Restauration b/ Inscription individuelle (1/3) Se connecter au module «inscription» Cliquer sur l icône «gestion des familles» pour rechercher l enfant. 1) Recherche de l enfant Une nouvelle fenêtre s affiche Renseigner le nom de famille de l enfant et son prénom. Cliquer sur VALIDER L arborescence de la famille apparaît à l écran. 12

13 Chapitre 2 : Inscription à la Restauration b/ Inscription individuelle (2/3) 2) Inscription de l enfant Ouvrir le dossier de l enfant en cliquant sur le + à gauche du nom de l enfant (dès l ouverture du dossier le + se transforme en -). Deux cas peuvent se présenter : - S il n y a pas le signe + devant «Inscription à une activité», c est que l enfant n est inscrit à aucune activité. Dans ce cas : Sélectionner «Inscription à une activité». Cliquer sur l icône «Ajouter» dans la barre d outil. - S il y a le signe + devant «Inscription à une activité», c est que l enfant est déjà inscrit dans une activité. Dans ce cas : Cliquer sur + Si l enfant n est pas déjà inscrit à la Restauration. Cliquer sur l icône «Ajouter» de la barre d outil. 13

14 CHAPITRE 2 : Inscription à la restauration b/ Inscription individuelle (3/3) Une nouvelle fenêtre s ouvre. Renseigner les rubriques de la fiche d inscription à une activité : - «activité» : le restaurant de votre école (menu déroulant). Le type d inscription est renseigné automatiquement par défaut en «repas classique». - «type de consommateur» classique, mixte, complet sans viande, panier repas, exclusion alimentaire, enfant du personnel municipal ou, le cas échéant, les enfants domiciliés à Villeurbanne qui ont une réduction de leur mairie (dans ce cas contacter le service Restauration Scolaire pour faire ajouter les types de consommateurs «Villeurbanne» dans le menu déroulant). - «commune» : l ordinateur affiche «commune» automatiquement. Ne pas modifier. - «dates» : «Préinscription» et «Inscription» : ne pas remplir «Entrée» : modifier le cas échéant (1 er jour de consommation) «Sortie» : à renseigner (fin d année scolaire ; à modifier en cas de départ) - «générer automatiquement le calendrier» : cocher Cocher également les jours de présences de l enfant. PAR CE SIMPLE COCHAGE, LE CALENDRIER ANNUEL DE PRESENCE DE L ENFANT EST GENERE ET LES FEUILLES DE PRESENCES SONT PRE-REMPLIES. - «liste d attente» : si cette rubrique est cochée, les enfants n apparaissent pas dans la liste des inscrits au restaurant. - «dérogation» : ne pas remplir - «allocataire» : ne pas remplir - «pièces jointes» : ne pas remplir. ENREGISTRER L INSCRIPTION AU MOYEN DE L ICONE DISQUETTE DANS LA BARRE D OUTIL. La deuxième fenêtre se ferme automatiquement. 14

15 CHAPITRE 2 : Inscription à la restauration c/ Frais d inscription au restaurant scolaire (1/1) Les frais d inscription (1 ) au restaurant sont pris en compte dans une prestation annexe de l activité Restauration scolaire. Ces frais sont générés automatiquement sur la première facture de l enfant à chaque inscription dans un nouveau restaurant. 15

16 CHAPITRE 2 : Inscription à la restauration d/ Consultation du tarif (1/1) Dans l arborescence de l enfant, ouvrir avec le + «inscription à une activité». Sélectionner le restaurant (attention à l année) Une barre d outil supplémentaire apparaît. Cliquer sur l icône «Calcul Tarif» de cette barre d outil. Une fenêtre de consultation apparaît. Le quotient familial et le tarif (prix unitaire) sont lisibles dans le bas de la fenêtre. Fermer la fenêtre de consultation en cliquant sur la croix «fermeture» en haut à droite de cette dernière. 16

17 CHAPITRE 2 : Inscription à la restauration e/ Prises en charge financières (1/1) En cas de prise en charge financières par un organisme quelconque (AIS, Autres communes.) : Faire suivre au Service Restauration Scolaire tout document relatif à une prise en charge. C est ce dernier qui procèdera à l enregistrement des prises en charge dans Educalyon. 17

18 CHAPITRE 2 : Inscription à la restauration f/ Prélèvement automatique (1/1) Ne pas renouveler le prélèvement pour les familles qui ont déjà opté pour ce mode de paiement. Les nouvelles familles qui choisissent de régler leurs factures par prélèvement bancaire vous remettront une autorisation de prélèvement signée et un RIB que vous transmettrez au Service de la Restauration Scolaire sans délai. Vous aurez au préalable vérifié que ces documents soient remplis correctement et signés. C est le Service Restauration Scolaire qui procèdera à l enregistrement des références bancaires des familles dans Educalyon. 18

19 CHAPITRE 2 : Inscription à la restauration g/ Paiement en ligne (1/1) Rechercher les familles Cette indication «P : validée» signifie que la famille peut payer ses factures par carte bancaire par internet (elle possède un mot de passe dans Educalyon). Si une famille ne connaît pas son mot de passe pour accéder au site elle en fait la demande au Lorsque la famille à réglé ses factures par internet, la mise à jour est effectuée automatiquement, le paiement est enregistré dans Educalyon. Vous n avez aucun enregistrement à saisir pour ce mode de paiement. 19

20 Chapitre 3 Gestion des présences et absences 20

21 CHAPITRE 3 : Gestion des présences et absences a/ Modification du calendrier prévisionnel (1/2) Le calendrier prévisionnel annuel est généré lors de l inscription de l enfant au restaurant. Il se consulte et se modifie en cas de changement de fréquentation de l enfant au restaurant. Ouvrir les arborescences de l enfant, de l inscription à «une activité», sélectionner «le restaurant» et double cliquer sur «calendrier prévisionnel». La fenêtre «liste des calendriers individuels» apparaît. Double cliquer sur l année concernée. Le calendrier prévisionnel s affiche. Il s ouvre par défaut sur le mois en cours. Vous pouvez changer le mois en faisant défiler le calendrier avec l ascenseur horizontal. Pour modifier le type de menu, sélectionner dans la légende 10 RSCSV puis cliquer sur le jour concerné par le repas complet sans viande. 21

22 CHAPITRE 3 : Gestion des présences et absences a/ Modification du calendrier prévisionnel (2/2) Pour modifier le calendrier, cliquer sur le bouton «jours». La fenêtre «jours de la semaine» apparaît. Pour modifier les jours de présence : - «période d actualisation» : inscrire les dates de début et de fin de la modification. (Attention! En cours d année, indiquer la date du 1 er jour où l enfant change de rythme de consommation en s assurant que le calendrier réel ne l enfant n a pas encore été mis à jour.) - «légende» : cocher RS ou RSCSV. (suivant choix du menu) - «liste des jours» : - Pour ajouter un jour, cliquer dans la double case avec le bouton gauche de la souris, - Pour supprimer un jour, cliquer dans la double case avec le bouton droit de la souris. ENREGISTRER LA MODIFICATION DU CALENDRIER AU MOYEN DE L ICONE DISQUETTE DANS LA BARRE D OUTIL. La fenêtre se ferme automatiquement. Puis fermer les fenêtres demeurées ouvertes en cliquant sur leur croix de fermeture respective en haut à droite. 22

23 CHAPITRE 3 : Gestion des présences et absences b/ Edition des feuilles d appel (1/4) Vous pouvez éditer des listes de pointage de présence des enfants au restaurant par classe. Ces listes sont préremplies en fonction du calendrier prévisionnel de chaque enfant. Ouvrir les menus : activités, éditions activités, liste de pointage, liste de pointage par établissement et classe. Cliquer sur la liste de pointage par établissement et classe. 23

24 CHAPITRE 3 : Gestion des présences et absences b/ Edition des feuilles d appel (2/4) La fenêtre «édition de la liste de pointage par activité» apparaît. Renseigner les dates de début et de fin de la période d appel concernée (mensuelle ou hebdomadaire). Renseigner l activité (libellé du restaurant) ainsi que l établissement. Cocher «Détail par unités» pour obtenir la distinction entre des repas classiques et les repas complets sans viande Cocher la case «Afficher le jour du mois» ; les jours seront datés. 24

25 CHAPITRE 3 : Gestion des présences et absences b/ Edition des feuilles d appel (3/4) Cliquer sur Paramètres de l impression. Cocher les jours à afficher. Sélectionner paysage pour le format d impression. Vous pouvez augmenter la taille de la police pour l impression (jusqu à 13). Lorsque vous voulez contrôler les quantités en fin de mois, vous pouvez cocher la case «Affichage des jours d absence et de présence supplémentaire» pour imprimer la liste sur la base du calendrier réel. Cliquer sur Valider pour enregistrer les paramètres d impression. La fenêtre «impression» s affiche à l écran. Sélectionner «A l imprimante». Cliquer sur le bouton «IMPRIMER». 25

26 CHAPITRE 3 : Gestion des présences et absences b/ Edition des feuilles d appel (4/4) Voici le calendrier prévisionnel retranscrit sur ce document. Après l avoir imprimé, celui-ci vous servira à pointer chaque matin la présence des enfants. Les repas classique sont repérés avec une «X» et les repas complets sans viande avec un «B» Nombre de repas classique journalier par classe Nombre de repas complet sans viande journalier par classe Nombre total de repas par jour par classe Sur la dernière classe, figurera aussi ce même détail toute classe confondues sur l établissement Manuellement, un cercle rouge sur une croix vous permettra de visualiser une absence, une croix rouge supplémentaire d enregistrer une présence (très exceptionnelle) non prévue. Fermer les fenêtres en cliquant sur la croix en haut à droite de la fenêtre. 26

27 CHAPITRE 3 : Gestion des présences et absences c/ Mise à jour du calendrier réel (1/4) 1) Pointage des présences et absences par classe Cette fonctionnalité permet d obtenir la liste des enfants d une classe inscrits au restaurant scolaire. Vous pouvez ainsi pointer les présences non prévues ainsi que les absences. Vous pouvez utiliser cette fonctionnalité de plusieurs façons : 1. Pour les enfants inscrits au restaurant avec un calendrier prévisionnel pour l année : Les jours de présence sont définis lors de l inscription au restaurant. La liste de pointage par classe est mise à jour manuellement au jour le jour en fonction des présences et absences des enfants. En fin de mois, vous pointez les présences supplémentaires et les absences à partir de la feuille de pointage. 2. Pour les enfants inscrits au restaurant suivant un calendrier prévisionnel mensuel : Dès connaissance du calendrier prévisionnel de l enfant et avant l édition de la feuille de pointage, vous pouvez modifier les jours de présence sur le calendrier prévisionnel de l enfant. En fin de mois, vous pointez les présences supplémentaires et les absences à partir des feuilles de pointage corrigées. 3. Pour les enfants inscrits au restaurant sans calendrier prévisionnel : La feuille de pointage est mise à jour manuellement en fonction de la présence des enfants chaque matin. En fin de mois, vous pointez les présences effectives à partir des feuilles de pointage. Cliquer sur le menu «Activités» et sélectionner «Calendrier des inscrits par Etablissement/ Niveau /Classe». Vous obtenez la fenêtre suivante : Vous devez renseigner obligatoirement l activité, l établissement scolaire et au choix le niveau ou la classe. Attention pour les classes à double-niveau : sélectionner seulement la classe et pas de niveau. Sélectionner le mois à pointer. Cliquer sur Valider pour accéder à la liste des enfants vérifiant les critères renseignés. 27

28 CHAPITRE 3 : Gestion des présences et absences c/ Mise à jour du calendrier réel (2/4) Vous obtenez le calendrier prévisionnel des enfants inscrits à l activité sélectionnée pour une classe : EN VERT : Les enfants qui ont un calendrier prévisionnel. EN BLANC : Les enfants qui n ont pas de calendrier prévisionnel. EN MAUVE : les enfants qui consomment un repas supplémentaire non prévu. Pour ajouter un repas non prévu à un enfant : Se positionner sur la ligne de l enfant et sur le jour concerné. Clic droit dans la case blanche et sélectionner le restaurant dans la liste. La case devient bleue. Pour changer un jour prévu en absence : Se positionner sur la ligne de l enfant et sur le jour concerné. Clic droit dans la case verte et sélectionner «Absence justifiée» ou «Absence non justifiée» dans la liste. La case devient rouge : A = Absence non justifiée et J = Absence justifiée. Pour annuler la modification en cas d erreur : clic droit dans la case modifiée et sélectionner la ligne vide dans la liste. 28

29 CHAPITRE 3 : Gestion des présences et absences c/ Mise à jour du calendrier réel (3/4) Après modification, vous obtenez l écran suivant : Absence non justifiée Repas supplémentaire Absence justifiée Quitter l écran en cliquant sur la croix en haut et à droite 29

30 CHAPITRE 3 : Gestion des présences et absences c/ Mise à jour du calendrier réel (4/4) Vous avez la possibilité de mettre à jour le calendrier réel d un seul enfant en sélectionnant sa ligne et en l ouvrant à l aide du bouton «ouvrir». Sélectionnez le type d absence ou de présence dans la légende, puis d un clic gauche de la souris, sélectionnez le jour à modifier. Les repas classiques sont repérés en vert, les repas complets sans viande en jaune. 30

31 CHAPITRE 3 : Gestion des présences et absences d/ Modification globale des calendriers (1/1) Vous pouvez modifier le calendrier d une activité pour une date donnée lorsque le restaurant ferme exceptionnellement. Exemple : Classe verte, Grève Se connecter au module EDUCALYON PARAMETRAGE Cliquer dans le menu ORGANISATION / MODIFICATION DE CALENDRIERS. Vous obtenez l écran suivant : Renseignez l activité, l établissement et la classe le cas échéant. Exemple : Renseigner uniquement activité et établissement pour un jour de grève. Renseigner activité, établissement et classe pour une sortie scolaire. Indiquer la date de début et de fin de la fermeture du restaurant. Sélectionner l option Fermer. Cliquer sur la disquette pour enregistrer. 31

32 Chapitre 4 Facturation 32

33 CHAPITRE 4 : Facturation a/ Création d un «train de facturation» (1/8) 1) Nomination du train de facturation. Se connecter au module EDUCALYON INSCRIPTION Ouvrir le menu «Régies», sélectionner «Trains de travaux de facturation ou de mandatement». Une fenêtre «Liste des Trains de Travaux de Facturation ou de mandatement» s ouvre. Cliquer sur l icône «Ajouter». Une seconde fenêtre s ouvre, appelée «Train de Travaux». 33

34 CHAPITRE 4 : Facturation a/ Création d un «train de facturation» (2/8) 1) Nomination du train de facturation. Inscrire le libellé du train de facturation en précisant le numéro de la régie et le mois de facturation concerné. Comme suit : : RS 8274GS Septembre 2010 (par exemple) Sélectionner la régie unique de restauration. L année est l année de référence (2005) Noter la date de facturation (dernier jour du mois à facturer). Ex : 30/09/2009 pour la facturation de Septembre. Noter la date d échéance (date à laquelle la facture doit être payée) Ex : 10/10/2009 pour la facturation de Septembre. vous choisissez l ordre d édition des factures : par établissement au nom de l enfant le plus vieux : elles s imprimeront par classe et par ordre alphabétique. Il y a une seule facture par famille et c est la classe de l enfant le plus âgé qui apparaît dans l entête. 34

35 CHAPITRE 4 : Facturation a/ Création d un «train de facturation» (3/8) 1) Nomination du train de facturation. Cliquer sur l onglet «Recette / Portail» Enregistrer la date de publication de la facture sur le Portail Educalyon (2 jours après la date d édition des factures) Enregistrer la date d encaissement au 28/02/2010 pour les factures de sept à déc 2010 et 15/08/2010 pour les factures de janvier à juillet 2011 (après ces dates là, les dettes sont signalées à la Recette des Finances) ; ENREGISTRER L ECRAN AU MOYEN DE L ICONE «DISQUETTE». La fenêtre «train de travaux» se ferme automatiquement. 35

36 CHAPITRE 4 : Facturation a/ Création d un «train de facturation» (4/8) 2) Création des lignes de facturation La fenêtre «Liste des Trains de Travaux de Facturation ou de mandatement» reste ouverte. Dans la fenêtre «liste des trains de travaux de facturation ou de mandatement», votre nouveau train apparaît dans la liste. Sélectionner la ligne du train de facturation qui vient d être créer. Cliquer sur l icône «Lignes» La fenêtre «Lignes du T.T.F.» s ouvre. Cliquer sur l icône «Ajouter». 36

37 CHAPITRE 4 : Facturation a/ Création d un «train de facturation» (5/8) Une nouvelle fenêtre s ouvre, ligne du TTF. A partir de cette fenêtre, il va falloir créer 2 lignes de facturation : - une pour les présences (calendrier prévisionnel) - une pour les régularisations ( -absences + présences non prévues du calendrier réel). 37

38 CHAPITRE 4 : Facturation a/ Création d un «train de facturation» (6/8) 1 ère ligne : Facturation des présences Sélectionner l activité Rentrer les dates de la période à facturer (du 01 au 30 ou 31 du mois à facturer). Ex : 01/09 au 30/09 pour le mois de septembre. Cocher «Facture» dans «Type de facture» Cocher «Présence» dans «Mode de génération» ENREGISTRER L ECRAN AU MOYEN DE L ICONE «DISQUETTE». La fenêtre se ferme automatiquement. 38

39 CHAPITRE 4 : Facturation a/ Création d un «train de facturation» (7/8) 2 ème ligne : Régularisation des absences et des présences non prévues Pour créer la 2 ème ligne, cliquer sur «Ajouter». Sélectionner l activité Rentrer les dates de la période à facturer (du 01 au 30 ou 31 du mois à facturer). Cocher «Régularisations» dans «Type de facture» Cocher «Présence» dans «Mode de génération» ENREGISTRER L ECRAN AU MOYEN DE L ICONE «DISQUETTE». La fenêtre se ferme automatiquement. 39

40 CHAPITRE 4 : Facturation a/ Création d un «train de facturation» (8/8) Les 2 lignes de facturation sont prêtes. Cliquer sur la croix pour fermer les fenêtres lignes et TTF.. 40

41 CHAPITRE 4 : Facturation b/ Génération des lignes de facturation (1/1) Se connecter au module EDUCALYON FACTURATION Cliquer sur l icône «Génération des lignes de facturation». La fenêtre «Génération des lignes de pré-facturation» s ouvre : Renseigner le TTF et l activité. Enregistrer à l aide du bouton VALIDER. Répondre OK au nouveau message qui demande le lancement de la génération des lignes de facture. Cliquer sur le bouton IMPRIMER. Vous obtenez un rapport de Génération des lignes de facturation. Il est conseillé de bien vérifier ce rapport car il vous indique d éventuelles erreurs 41

42 CHAPITRE 4 : Facturation c/ Génération des factures (1/1) Cliquer sur l icône «Génération des factures». Renseigner le TTF et cliquer sur le bouton valider. Répondre OK au lancement de la génération des factures. Une fenêtre s ouvre et demander l impression à l imprimante. Cliquer sur le bouton IMPRIMER. Vous obtenez un rapport de Génération des factures. (à vérifier) Fermer les écrans en cliquant sur le bouton Quitter. 42

43 CHAPITRE 4 : Facturation d/ Numérotation des factures (1/1) Cliquer sur l icône «Numérotation des factures d un TTF». Renseigner le TTF et cliquer sur le bouton valider. Répondre OK au lancement de la numérotation des factures. Fermer les fenêtres restées ouvertes. 43

44 CHAPITRE 4 : Facturation e/ Edition des factures (1/1) Cliquer sur l icône «Edition des factures par TTF». Renseigner le TTF. Cocher «Edition des factures dont le montant est égal à zéro» pour les enfants pris en charge à 100%. Sélectionner Impression «A l écran» pour visualiser les factures avant impression. Cliquer sur le bouton Valider. La fenêtre «Edition de factures» s ouvre. Cliquer sur l icône Imprimer pour éditer les factures. NOTE : à tout moment, vous pouvez rééditer une facture dans le module Inscription. Il faut rechercher la famille, se positionner dans l arborescence «Comptes», double-cliquer sur «Factures», sélectionner la facture dans la liste et cliquer sur l icône Imprimante. 44

45 CHAPITRE 4 : Facturation f) Modification / Annulation d une facture (avant règlement) (1/4) Se connecter au module EDUCALYON INSCRIPTION Vous pouvez soit annuler définitivement une facture soit modifier les lignes en cas d erreur. Exemples : modifier une ligne si la quantité ou le prix facturés ne sont pas corrects, rajouter ou supprimer une ligne si besoin. Rechercher la famille. Rechercher l activité dans la rubrique Comptes. Les factures se trouvent sous l arborescence. Sélectionner la facture et cliquer sur l icône de suppression. Répondre OK à la question «Suppression de la facture?» 1) Pour modifier la facture en cas d erreur (quantité ou prix unitaire) : répondre OUI à la question «Les données sont-elles conservées pour mise à jour manuelle?» 45

46 CHAPITRE 4 : Facturation f) Modification / Annulation d une facture (avant règlement) (2/4) Après avoir répondre OUI, la facture apparaît toujours dans l arborescence mais sans numéro (une facture numérotée ne peut être modifiée, il faut d abord passer par l étape qui vient d être décrite). La facture est prête à être modifiée. On peut modifier celle-ci après l avoir sélectionnée, puis en cliquant sur l icône LIGNES de la barre d outils. La fenêtre suivante s ouvre : 46

47 CHAPITRE 4 : Facturation f) Modification / Annulation d une facture (avant règlement) (3/4) Sélectionner la ligne à modifier et double cliquer dessus. La fenêtre suivante s ouvre : Vous pouvez modifier le prix unitaire (attention cette modification doit être justifiée) ou/et la quantité. Utilisez la touche Tabulation ou cliquez dans un autre champ pour valider la modification puis enregistrer à l aide de la disquette. 47

48 CHAPITRE 4 : Facturation f) Modification / Annulation d une facture (avant règlement) (4/4) Il faut ensuite renuméroter la facture pour qu elle soit prise en compte : 1. Sélectionner de nouveau la facture modifiée (sans numéro). 2. Cliquer sur l icône imprimante de la barre d outil. 3. Répondre OUI à la demande de numérotation de la nouvelle facture: 4. Vous pouvez ensuite l imprimer. 2) Pour annuler définitivement une facture : Répondre NON à la question «Les données sont-elles conservées pour mise à jour manuelle?» Elle n est plus visible dans l arborescence mais reste en mémoire dans l historique des factures à l état «A» annulé. 48

49 CHAPITRE 4 : Facturation g) Facturation guichet (1/3) La facturation guichet peut être utilisée pour facturer une famille sans passer par le module facturation. Exemple : en cas d oubli d une inscription après lancement du TTF ou en cas de suppression d une facture par erreur. Rechercher la famille, puis la régie dans la rubrique Comptes. Cliquer sur l icône Facturation guichet Sélectionner le TTF du mois concerné Indiquer la date de facturation dans le champ date ainsi que la date d échéance. Cliquer sur l icône Lignes. 49

50 CHAPITRE 4 : Facturation g) Facturation guichet (2/3) Une nouvelle fenêtre s affiche Cliquer sur Ajouter pour créer les lignes de la facture. Vous pouvez renseigner la nouvelle fiche en : 50

51 CHAPITRE 4 : Facturation g) Facturation guichet (3/3) Sélectionner l enfant dans la liste des personnes. Indiquer la période de facturation (idem lignes du TTF : du 01/MM/AAAA au 31/MM/AAAA). Sélectionner l activité et l unité. Renseigner le prix et la quantité puis enregistrer. Pour une première facturation, il faut créer une ligne supplémentaire pour les frais d inscription : Cliquer sur l icône «Ajouter». Sélectionner la personne, indiquer la période de facturation, sélectionner l activité et l unité puis modifier le contenu de la ligne Prestation. Indiquer dans la zone prestation : «FRAIS D INSCRIPTION» Indiquer dans la zone prix unit : 1 Indiquer dans la zone quantité : 1 Utilisez la touche Tabulation ou cliquez dans un autre champ pour valider la modification puis Enregistrer avec l icône Disquette. Fermer la fenêtre «ligne de facture» à l aide de la croix et Enregistrer ensuite la facturation guichet avec l icône disquette. La facture est numérotée automatiquement. Vous pouvez éditer la facture avec l icône Imprimante. 51

52 Chapitre 5 Enregistrement des Encaissements 52

53 CHAPITRE 5 : Enregistrement des règlements a/ Encaissement total (1/3) SE CONNECTER AU MODULE INSCRIPTION. Pour enregistrer le règlement total d une facture émise : Rechercher la famille. Ouvrir l arborescence de l enfant, Développer l arborescence «comptes» Sélectionner la régie Une seconde barre d outils s affiche. Cliquer sur l icône «Encaissement». Une fenêtre «Règlement des factures» s ouvre et fait apparaître le montant dû pour la ou les facture(s) en cours. 53

54 CHAPITRE 5 : Enregistrement des règlements a/ Encaissement total (2/3) Sélectionner la facture à régler. Cliquer, dans la barre d outil supérieure, sur l icône «Solder». La somme réglée s inscrit dans la colonne «Règlement» et le solde se met à zéro. Le montant de la facture se reporte dans le pavé règlement. Pour solder plusieurs factures avec un même règlement, il faut sélectionner de nouveau la facture suivante dans la liste et cliquer sur l icône Solder. Les montants des factures sont cumulés automatiquement dans le pavé règlement. Pavé règlement : Renseigner le mode de règlement grâce au menu déroulant. Dans le cas d un règlement par chèque : Indiquer le n du chèque. La case reçu, est cochée automatiquement, ce justificatif de règlement étant à remettre à la famille pour tout encaissement en espèces. Pavé payeur : Le nom du payeur est par défaut le Responsable légal 1. Le modifier si le nom figurant sur le chèque est différent. Dans le cas d un règlement par chèque, renseigner le nom de la banque en utilisant le menu déroulant et/ou dans la zone domiciliation noter le sigle de la banque et la ville où est située l agence. 54

55 CHAPITRE 5 : Enregistrement des règlements a/ Encaissement total (3/3) Cliquer sur l icône Disquette pour valider l encaissement. (répondre éventuellement «non» à la question «voulez-vous mettre à jour les références bancaires» puisque les renseignements fournis précédemment suffisent. Automatiquement, il vous sera demandé d imprimer le reçu à remettre à la famille pour tout encaissement en espèces Cliquer sur «Imprimer». Une fois réglée, la facture disparaît de l arborescence «Comptes». NOTE : à tout moment, vous pouvez éditer un reçu de règlement. Il faut se positionner dans l arborescence «Comptes» de la famille, double-cliquer sur «Règlements», sélectionner le règlement dans la liste et cliquer sur l icône Imprimante. 55

56 CHAPITRE 5 : Enregistrement des règlements b/ Encaissement partiel (1/3) Pour enregistrer le règlement partiel d une facture émise, ouvrir l arborescence de l enfant, développer l arborescence «comptes» et sélectionner la régie : Une seconde barre d outils s affiche. Cliquer l icône «Encaissement». Une fenêtre «Règlement des factures» s ouvre et fait apparaître le montant dû pour la ou les facture(s) en cours. 56

57 CHAPITRE 5 : Enregistrement des règlements b/ Encaissement partiel (2/3) Cliquer, dans la barre d outil supérieure, sur l icône «Règlement partiel». Inscrire le montant réellement encaissé dans la nouvelle fenêtre qui s ouvre puis valider à l aide du bouton. 57

58 CHAPITRE 5 : Enregistrement des règlements b/ Encaissement partiel (3/3) Le reste de la procédure est identique à un règlement total. VALIDATION DE L ENCAISSEMENT : Cliquer sur l icône «Disquette» : automatiquement, il vous sera demandé d imprimer le reçu à remettre à la famille. La facture apparaît toujours dans l arborescence «Comptes» ainsi que le montant restant du jusqu au prochain encaissement qui la soldera. 58

59 CHAPITRE 5 : Enregistrement des règlements c/ Modification / Annulation d un Encaissement (1/2) Rechercher la famille. Rechercher la rubrique «Règlements» en déployant l arborescence «Comptes» et «Activité». Double-cliquer sur Règlements. Vous obtenez l historique des règlements de la famille. 1. Pour annuler un règlement, sélectionner le dans la liste et cliquer sur l icône Supprimer «X» de la barre d outil. Répondre OUI à la question qui demande l effacement du règlement. Il reste en mémoire dans l historique des règlements à l état «A» annulé. La facture réapparaît alors dans la liste des factures non réglées du compte de la famille. NB : NE JAMAIS ANNULER UN REGLEMENT ENCAISSE SUR LE PORTAIL PAR CB OU PAR PRELEVEMENT. 59

60 CHAPITRE 5 : Enregistrement des règlements c/ Modification / Annulation d un Encaissement (2/2) 2. Pour modifier un règlement, sélectionner le dans la liste des règlements et double-cliquer. Vous obtenez l écran suivant : Vous pouvez modifier les données suivantes : Mode de règlement, Date du règlement, N chèque, et les informations relatives au payeur. 60

61 CHAPITRE 5 : Enregistrement des règlements d/ Edition des bordereaux de remise à la Trésorerie (1/3) Pour déposer votre recette à la trésorerie de Lyon, vous avez besoin d éditer un bordereau récapitulatif comme suit : Ouvrir la fenêtre «relevé des recouvrements» en développant le chemin suivant : «Régies» «Edition des régies» «Editions remises de caisse» «Relevé des recouvrements» 61

62 CHAPITRE 5 : Enregistrement des règlements d/ Edition des bordereaux de remise à la Trésorerie (2/3) Renseigner la régie, L activité, Le mode règlement (il y a autant de bordereaux que de modes de règlement) Cocher Date et heure (les chèques seront classés dans l ordre de leur enregistrement et vous n aurez pas besoin de les reclasser par ordre alpha) Saisir les dates de la période de recouvrement que vous souhaitez éditer. Exemple : Pour la facturation de septembre 2010, du 01/10/2010 au jour de l édition du bordereau (ex : 11/10/2010) Pour l édition suivante, la date de début sera pour cet exemple le 12/10/2010 à la date de l édition du nouveau bordereau.(aucun jour ne doit se chevaucher) Valider à l aide du bouton. 62

63 CHAPITRE 5 : Enregistrement des règlements d/ Edition des bordereaux de remise à la Trésorerie (3/3) Le relevé des recouvrements regroupe les règlements par mode et les trie par ordre alphabétique sur le nom du payeur.. Demander l impression à l imprimante du relevé 63

64 CHAPITRE 5 : Enregistrement des règlements e/ Edition des impayés (1/3) Ouvrir la fenêtre «Impayés» en développant le chemin suivant : «Régies» «Edition régies» «Editions de contrôle» «Impayés». 64

65 CHAPITRE 5 : Enregistrement des règlements e/ Edition des impayés (2/3) Renseigner Le TTF, Sélectionner l option «A Recetter». Valider à l aide du bouton. Demander l impression à l imprimante du relevé. 65

66 CHAPITRE 5 : Enregistrement des règlements e/ Edition des impayés (3/3) Vous obtenez la liste des familles qui n ont pas réglé la facture du TTF sélectionné avec le montant encaissé et le restant dû. 66

67 CHAPITRE 5 : Enregistrement des règlements f/ Edition Récapitulatif des consommations (2/3) Ouvrir la fenêtre «Impayés» en développant le chemin suivant : «Régies» «Edition régies» «Editions de contrôle» «Récap.des Consommations». Une nouvelle fenêtre s ouvre : Renseigner Le TTF, Sélectionner l option «Edition détaillée». Valider à l aide du bouton. Demander l impression à l imprimante du relevé. 67

68 CHAPITRE 5 : Enregistrement des règlements f/ Edition Récapitulatif des consommations (3/3) Vous obtenez par famille un récapitulatif des consommations pour une facturation mensuelle donnée : quantité, prix unitaire, montant facturé, montant réglé, restant dû. 68

69 CHAPITRE 5 : Enregistrement des règlements g/ Lettre de relance (1/2) Se connecter au module EDUCALYON FACTURATION Dérouler le menu Traitements puis Facturation / Mandatement par T.T.F et sélectionner l option «7. Lettres de Relance». 69

70 CHAPITRE 5 : Enregistrement des règlements g/ Lettre de relance (2/2) Vous obtenez l écran suivant : Renseigner la régie, la date limite de régularisation du paiement, un montant minimum pour lequel on édite les lettres de relance (supérieur ou égal à 0). Attention : Ne tenez pas compte du message concernant le modèle d édition de la 3 ème lettre de relance. Sélectionner le niveau de relance «1 ère» qui correspond à la lettre de relance du sous-régisseur. Sélectionner un ou plusieurs TTF sur lesquels on génère les lettres de relance. Cliquer sur le TTF et utiliser le bouton pour le déplacer dans la liste de droite. Sélectionner l option de tri pour l édition des lettres : par famille, par montant dû croissant ou par montant dû décroissant. Cliquer sur le bouton Valider. Répondre Oui à la question «Lancement de l édition des relances?» puis OK pour imprimer les lettres de 1 er niveau de relance. Vous obtenez l édition des lettres de relances avec le récapitulatif par enfant d une même famille des repas consommés non payés pour le ou les TTF sélectionnés (mois de facturation). Vous obtenez aussi un rapport des éditions des relances qui récapitule les informations éditées : Régie, date d échéance, montant minimum de relance, liste des TTF et un détail par famille du montant dû. La lettre de relance de niveau 2 est réservée à la Direction de l Education, au service de la restauration scolaire. 70