Guide du Partenaire 2016

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1 Guide du Partenaire 2016

2 Rejoignez-nous, poursuivons ensemble la dynamique Saintonge Dorée! Deuxième saison estivale pour la Saintonge Dorée et déjà des résultats en très forte progression par rapport à la première année d existence! - Des participations plus que remarquées et de très nombreux contacts aux salons de Nantes et Toulouse, 10 jours de présence à Bordeaux fête le fleuve avec un nouveau stand de haute qualité attractive ; - Un véhicule OT Mobile aux couleurs de la Saintonge Dorée, envié de nos collègues et vivement apprécié tant des habitants que des touristes ; - L organisation des assemblées générales de Charente Maritime Tourisme, des Gîtes de France, de l UDOTSI qui ont permis de faire découvrir ou redécouvrir aux prestataires et aux élus du département le territoire et l accueil que réserve l équipe de l Office à ses visiteurs ; - Une professionnalisation très remarquée des visites et animations proposées par l Office et fréquentées par des estivants en nombre croissant ; - Une confiance renouvelée des élus pour financer toutes les activités de l Office ; Autant de raisons pour vous conduire, nous le souhaitons vivement, à renouveler votre adhésion, vous faire nos ambassadeurs auprès de vos collègues pour qu ils nous rejoignent et accueillir ainsi de nouveaux venus pour la saison 3 de l Office de Tourisme Saintonge Dorée! Stéphane Pipet, Directeur 2 Photo : Images & Émotion

3 Nos Missions Accueillir, informer, conseiller les visiteurs Promouvoir l'offre touristique de notre destination Valoriser le patrimoine Suivre et analyser la fréquentation des clientèles touristiques Animer le réseau des acteurs du tourisme Les Supports de Communication à votre disposition Accueil et Services clientèle 7 bureaux d'accueil Accès wifi gratuit Service de billetteries Boutique Permanence téléphonique au Rendez-vous personnalisé sur demande Tout ou partie des bureaux d accueil sont équipés depuis 2015 d écrans de diffusion d'informations, de tablettes, de TPE (paiement par carte bancaire) Promotion/Marketing Salons et événementiels Opérations de proximité Accueils presse Actions médiatiques Éditions Guide Hébergements exemplaires Carte touristique et de randonnée exemplaires Guide Séjour exemplaires Guide Visites et Découvertes exemplaires Guide des Grands Rendez-Vous exemplaires Numérique Site Internet : alimenté par la plateforme e-tourisme (base de données départementale) Sites Internet : version française et version anglaise Réseaux sociaux Les Nouveautés 2 nouvelles rubriques sur le site Internet : - Mon Shopping : visibilité catégorisée des commerçants partenaires - Mes Bons Plans : mise en avant thématisée et dynamique de prestations, en page d'accueil du site Internet (sur réservation) Site Internet Pro : Déploiement d outils numériques hors les murs Office de Tourisme Mobile durant la saison estivale Produits boutique estampillés Saintonge Dorée 3

4 Une Equipe près de vous! 1 Stéphanie Bretonneau-Gauthier Observation, Qualification stephanie.bretonneaugauthier@saintongedoree.com 2 Séverine Decaunes Animation, Conception severine.decaunes@saintongedoree.com 3 Marta Linka Conseil en séjour contact@saintongedoree.com 4 Corinne Fournier - Directrice adjointe Coordination expositions corinne.fournier@saintongedoree.com 5 Catherine Dumas - Médiation du patrimoine catherine.dumas@saintongedoree.com 6 Florence Baudon-Roy Relations presse, Événementiel florence.baudonroy@saintongedoree.com 7 Marie-Laure Billodeau Promotion, Diffusion marielaure.billodeau@saintongedoree.com Siège administratif : 8 rue de la Grosse Horloge Place du Pilori Saint-Jean-d'Angély Permanence téléphonique : contact@saintongedoree.com 4

5 8 Sabrina Vesque Animation numérique de territoire 9 Crystèle Potier - Promotion, Communication crystele.potier@saintongedoree.com 10 Laëtitia Garnier Promotion, Conseil en séjour laetitia.garnier@saintongedoree.com 11 Viviane Lassaire - Administration, Secrétariat viviane.lassaire@saintongedoree.com 12 Anne Ponchon Communication web anne.ponchon@saintongedoree.com 13 Florence Ducrocq Partenariats, Boutique, Billetteries florence.ducrocq@saintongedoree.com 14 Stéphane Pipet - Directeur stephane.pipet@saintongedoree.com 11 9 Photo : Images & Émotion

6 Les Offres de Services Adhésion tarif unique fixé à 20 L'adhésion vaut pour une année civile. Elle permet : L'acquisition de la qualité de membre actif de l'association La participation à l'assemblée Générale et droit de vote L'éligibilité au Conseil d'administration L'accès aux différentes formules de partenariat, services et prestations à la carte L'accès prioritaire aux ateliers et inst@nts numériques L'accès aux formations interfilières de qualité proposées par la Région et soutenues par l'office de Tourisme L'invitation aux éductours et journées découvertes, réunions d'échanges et d'informations La mise à disposition de l'open System (vente en ligne) De bénéficier de tarifs préférentiels (-20 %) sur les produits boutique estampillés Saintonge Dorée L accès prioritaire au partenariat avec le groupe Cybevasion (pour les hébergeurs) La matérialisation de l'adhésion par un sticker Les collectivités territoriales sont exemptées d'adhésion pour contracter des partenariats. Les Formules de Partenariats Pack Ambré à partir de 40 Référencement de la prestation sur la plateforme e-tourisme avec mises à jour régulières, permettant une visibilité sur le site Internet Charente Maritime Tourisme (si les hébergements sont classés ou labellisés) Visibilité sur le site Internet Saintonge Dorée (nom, adresse, téléphone, mail, site Internet, descriptif : 280 caractères maximum, capacité, tarifs, 1 photo). Lien vers votre site Internet sous condition de lien réciproque vers Visibilité catégorisée des commerçants partenaires dans la nouvelle rubrique du site Internet Saintonge Dorée Mon Shopping (nom, adresse, téléphone, mail, site Internet, descriptif de 280 caractères, horaires d'ouverture, une photographie) Traduction de votre prestation et insertion sur le site Internet version anglaise Insertions de la/des prestation(s) dans nos éditions (coordonnées, descriptif, 1 photo) Diffusion de votre documentation dans les espaces et présentoirs dédiés des bureaux d'accueil Accès à la charte graphique et au logo Saintonge Dorée Réception hebdomadaire par des manifestations durant la saison estivale Mise à disposition, en nombre, de la documentation de l'office de Tourisme 6

7 Pack Doré à partir de 90 Pack Doré : Formule constituée des prestations du Pack Ambré additionnée des services cidessous Visibilité renforcée sur le site Internet Saintonge Dorée : - Descriptif de 600 caractères maximum - 9 photos dont 2 en page de présentation - Mise en avant des disponibilités (pour les hébergements) Insertions de la/des prestation(s) dans nos éditions (descriptif élargi, 2 photos) Valorisation dans le film Les bonnes adresses en Saintonge Dorée diffusé sur les écrans des bureaux d'accueil équipés Tarifs préférentiels négociés avec le groupe Cybevasion : et (pour les hébergements) Tarif préférentiel sur numériques (15 au lieu de 25 ) Pack Ambré à partir Pack Doré de Observations Meublés, Gîtes Ruraux, Un pack par propriétaire Locations Saisonnières (selon le nombre de meublés) Chambres d'hôtes, Un pack par établissement Hébergements Insolites (selon le nombre de chambres) Producteurs, Artistes et Artisans d'art, Locations de Salles, Services Un pack par établissement Commerçants Restaurants, Activités de Loisirs, Sites de Visite Hôtels Villages de Vacances, Hébergements Collectifs, Campings, Résidences de Vacances, Maisons Familiales Rurales Insertion publicitaire dans le Guide Séjour, tarif selon la taille, à partir de 40 Un pack par établissement Un pack par établissement Un pack par établissement (selon le nombre de chambres) Un pack par établissement (selon la capacité) À la carte Accompagnements qualité aux hébergeurs (visite d aide au classement des meublés et visite de qualification des chambres d hôtes) cf page 8 Accompagnements numériques cf page 9 Partenariats professionnels avec le groupe Cybevasion cf page 9 Les Bons Plans cf page 10 Encarts publicitaires dans le Guide Hébergements (réservés aux prestations en lien avec cette activité) + d infos sur le Bulletin d Engagement Encarts publicitaires dans le Guide Séjour + d infos sur le Bulletin d Engagement Diffusion de vos documents de communication (flyers, affiches) dans les 7 bureaux d'accueil 7

8 8 À la carte : Accompagnements Qualité aux hébergeurs L Office de Tourisme Saintonge Dorée vous accompagne dans votre projet de qualification d hébergement : Visite conseil pour vous aider à préparer le classement de votre meublé de tourisme Pour quoi faire classer son meublé de tourisme? Pour rassurer le client qui va louer votre hébergement ; Pour valoriser la qualité des équipements et services proposés par vos soins ; Pour bénéficier d avantages fiscaux. L abattement forfaitaire passe à 71 % au lieu de 50 % pour un meublé non classé ; Pour pouvoir accepter les Chèques-Vacances : une facilité qui attire le client et évite les impayés ; Pour être mieux valorisé sur le site Internet de Charente Maritime Tourisme, via l extranet départemental ; Pour intégrer un réseau de professionnels. La visite conseil préparatoire au classement permet d évaluer d après les 112 critères de la grille nationale, le classement qui correspond le mieux à votre hébergement. C est aussi la possibilité d étudier en amont les points positifs et négatifs, et d être fin prêt pour le jour de l audit. Tarifs : Adhérent Office de Tourisme Saintonge Dorée : 20 /meublé Non-adhérent Office de Tourisme Saintonge Dorée : 45 /meublé Qualification de vos chambres d hôtes Il n existe pas de classement pour les chambres d hôtes, seul un référentiel national initié par Offices de Tourisme de France. Pour quoi faire qualifier ses chambres d hôtes? Pour garantir la qualité des équipements et des services de votre prestation ; Pour être mieux valorisé sur le site Internet de Charente Maritime Tourisme, via l extranet départemental ; Pour intégrer un réseau de professionnels. La qualification de vos chambres est réalisée par l Office de Tourisme, qui instruit le dossier puis le présente en commission mensuelle pour validation par l Union Départementale des Offices de Tourisme et Syndicats d Initiative. Tarifs : Visite de qualification : 70 Chambre supplémentaire : 10 /chambre Pour toute information concernant le classement, la qualification et les labels, contactez : Stéphanie Bretonneau-Gauthier au stephanie.bretonneaugauthier@saintongedoree.com

9 À la carte : Accompagnements Numériques Le numérique continue de progresser dans la pratique touristique mais s oriente vers un usage mobile, social, multimédia et en séjour Dans la démultiplication des offres, sur des supports de plus en plus efficaces, l usager est en demande du vrai conseil! L'Office de Tourisme vous accompagne pour vous aider à vous adapter à ces nouveaux besoins en vous proposant différents types de rendez-vous numériques : thématiques Accompagnement technique par demi-journée, en groupe de 5 à 10 personnes selon individuels personnalisés - Accompagnement à la création ou refonte de votre site Internet avec l'outil Mini-site ; - Proposer la réservation en ligne avec les outils Open System. Les Inst@nts numériques Rencontres conviviales et thématisées entre prestataires avec partages d'informations et de bonnes pratiques. Ces rencontres sont l'occasion de tisser notre réseau de prestataires Saintonge Dorée, en alliant le numérique à l'humain! Plus d'informations dans le programme Rendez-vous Numériques 2015/2016 Contactez Sabrina Vesque, Animatrice Numérique de Territoire sabrina.vesque@saintongedoree.com - Tél / À la carte : Partenariats Professionnels avec le groupe Cybevasion Devant la satisfaction unanime des prestataires inscrits en 2015, l'office de Tourisme Saintonge Dorée poursuit ses négociations tarifaires et offre aux hébergeurs la possibilité d'une visibilité annuelle supplémentaire sur ces sites à forte audience (en 2014, plus de 9 millions de visiteurs annuels). Insertion de votre hébergement à des tarifs préférentiels sur les sites pour les chambres d hôtes Tarif : 32 au lieu de 45 pour les meublés et hébergements collectifs Tarif : 28 au lieu de 39 9

10 10 À la carte : Les Bons Plans Mise en avant sur la page d'accueil du site Internet comprenant un texte de présentation de 600 caractères, 5 photos en format paysage qui défileront ainsi que des informations pratiques. Les informations détaillées seront visibles sur une page dédiée. Une thématique par mois, maximum 5 partenaires par thème. Tarif : 90 par inscription mensuelle. - Choisissez les thèmes dans lesquels vous souhaitez être présent en cochant la case de droite ; - Rédigez vos textes de présentation sur papier libre ; - Joignez votre commande au Bulletin d'engagement 2016 ; - Faites parvenir vos photographies par mail à anne.ponchon@saintongedoree.com ou directement auprès de votre bureau d'accueil sur clé USB. Nom de la structure :... Adresse : Téléphone : Janvier : Prendre soin de soi Préparez votre corps et votre esprit à l hiver. Découvrez vos moments privilège en Saintonge Dorée. Février : Saint-Valentin Retrouvez des idées de sorties, d'activités, de lieux de séjour pour savourer des moments à deux. Mars : Le printemps est arrivé! La nature se réveille... Venez-vous balader en Saintonge Dorée. Ouvrez grand vos yeux! Avril : Pâques Retrouvez toutes les activités des premières vacances du printemps et préparez-vous pour la chasse aux œufs. Mai : Balades sur l'eau La Saintonge Dorée est une destination idéale pour les amoureux de l'eau. Des activités ludiques et familiales vous sont proposées. Juin : Préparez vos vacances d'été L'été est arrivé, le soleil est là! Pensez à poser vos valises en Saintonge Dorée. Juillet : Vos événements de l'été Toujours une bonne raison de sortir en Saintonge Dorée! Août : Vos événements de l'été Toujours une bonne raison de sortir en Saintonge Dorée! Septembre : C'est la rentrée... Derniers moments de détente. La Saintonge Dorée vous offre des instants conviviaux avant de reprendre le chemin de l'école. Octobre : Escapade dans les vignes Terre de saveurs, la Saintonge Dorée est idéale pour un séjour plein de gourmandises. Novembre : Bien-être en hiver Venez-vous faire cocooner en Saintonge Dorée! Partagez des activités en famille pour des moments rien qu'à vous. Décembre : Fêtes de fin d'année Des paillettes et des cadeaux en perspective... Nombre de présences souhaitées dans les Bons Plans du site Internet = X 90 = Date : Signature :

11 Le Service de Billetteries Doté d'un outil spécifique, l'office de Tourisme Saintonge Dorée peut assurer la réservation et la vente de billetteries d'activités, d'animations ou manifestations. En contrepartie, le prestataire accorde un commissionnement sur le chiffre d'affaires généré et encaissé : Service de Billetteries Territoire Saintonge Dorée Hors territoire Adhérent Non adhérent Adhérent Non adhérent Activités de Loisirs et Sites de Visite 6 % 8 % 10 % 12 % Événementiel 5 % 7 % 9 % 11 % Les Expositions L'Office de Tourisme Saintonge Dorée met à disposition des espaces dédiés dans ses bureaux d accueil pour accueillir des expositions d arts plastiques et photographies, sur une durée d un mois. Tarifs à partir de 32,50 Contact : Corinne Fournier corinne.fournier@saintongedoree.com Devenir Partenaire : Mode d Emploi Choisissez votre formule Remplissez le Bulletin d'engagement Joignez votre règlement, chèque libellé à l'ordre de Office de Tourisme Saintonge Dorée Joignez le bordereau de création/mise à jour (si cet envoi n'a pas été préalablement effectué) Renvoyez le dossier complet au Service Partenariats de l'office de Tourisme avant le 30 octobre 2015 pour le Guide Hébergements et avant le 30 novembre 2015 pour le Guide Séjour Faites parvenir vos photographies par mail à anne.ponchon@saintongedoree.com ou directement auprès de votre bureau d'accueil sur clé USB La facture vous sera envoyée ultérieurement Le Guide du Partenaire, le Bon d'engagement et les formulaires de création/mise à jour sont disponibles en téléchargement sur le site Internet onglet Infos Pratiques, rubrique Devenir Partenaire. Deux jours de permanence hebdomadaire, les lundis et jeudis, sont dédiés à la contractualisation des partenariats, au bureau d'accueil de Saint-Jean-d'Angély. Prenez rendez-vous préalablement auprès de : - Florence Ducrocq au Séverine Decaunes au

12 Nous contacter Office de Tourisme Saintonge Dorée Siège administratif et bureau d'accueil permanent 8 rue de la Grosse Horloge - Place du Pilori Saint-Jean-d'Angély Permanence téléphonique : contact@saintongedoree.com Les coordonnées des bureaux d'accueil : Aulnay-de-Saintonge 290 avenue de l'église Aulnay-de-Saintonge Tél Loulay 45 rue Saint-Jean Loulay Tél Matha 12 rue André Brugerolle Matha Tél Saint-Hilaire-de-Villefranche avenue de Saint-Jean-d'Angély Saint-Hilaire-de-Villefranche Tél Saint-Savinien-sur-Charente/Le Mung 1 rue des Bateliers Le Mung Tél Tonnay-Boutonne 6 Grande Rue Tonnay-Boutonne Tél Rejoignez-nous sur Crédit photos : Images & Émotion Textes : Office de Tourisme Saintonge Dorée Réalisation : Pour l'impression, nos ateliers limitent la production de déchets à la source, éliminent les produits dangereux dans les bonnes filières, n'utilisent pas de produits toxiques. Nous imprimons avec des encres à base végétale, sur du papier certifié PEFC (N ), issu de forêts gérées dans le respect des milieux naturels et sans aucun déboisement.