PROTECTION DE L INNOVATION

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1 PROTECTION DE L INNOVATION Guide des bonnes pratiques Direction Juridique Groupe Pôle Corporate - Janvier "Protection de l'innovation" Keolis

2 Isabelle Balestra, Directrice Juridique Groupe Laurent Kocher, Directeur exécutif Marketing, Innovation et Services «Dans chacune de nos activités, dans chacun de nos métiers, nous devons progresser quotidiennement pour répondre : A l exigence toujours plus grande de nos clients, Autorités Organisatrices de transport et passagers, A la pression de nos concurrents, A nos impératifs de sécurité et d efficacité opérationnelle et économique. Pour relever ces défis, le développement et le partage de nos savoir-faire constituent des leviers majeurs, en particulier pour être force de proposition et de valorisation au profit de nos clients et nous différencier de nos concurrents. Encore faut-il que nous soyons en mesure de protéger nos informations confidentielles et nos créations, pour garder les avantages concurrentiels que nous avons su développer! Ce guide vous présente les bonnes pratiques en matière de protection de l information à caractère confidentiel et de la propriété intellectuelle au sein du Groupe Keolis, et leurs fondements juridiques. Il se présente sous la forme de fiches simples à communiquer et à mettre en œuvre. Il est indispensable que nous déployions ces bonnes pratiques dans l ensemble de nos activités, de nos métiers à l échelle du Groupe Keolis. C est uniquement ainsi que nous pourrons éviter que nos informations sensibles ne soient divulguées, et que nous pourrons garder l exclusivité de nos savoir-faire uniques, pour gagner face à nos concurrents et apporter les meilleures réponses aux demandes de nos clients. Nous comptons sur vous pour que la protection de l innovation devienne rapidement un réflexe!» Isabelle Balestra Laurent KOCHER

3 Pourquoi ce Guide? Ce guide s inscrit dans le prolongement du «Guide éthique de conduite des affaires» du Groupe, qui pose les principes fondamentaux en matière de protection des informations confidentielles et des droits de propriété intellectuelle. A ce titre, nous devons protéger et valoriser nos innovations, notre savoir-faire, nos créations techniques et plus largement toutes les informations pouvant avoir une valeur économique ou stratégique à plus ou moins long terme. Ces informations sont exposées à différents risques: perte ou détournement, vols de supports informatiques, interception de communications, etc Il est essentiel que chacun ait conscience de la sensibilité et de la vulnérabilité de certaines des informations qu il détient et de la nécessité de maitriser leurs diffusions et leur utilisation en interne comme en externe. Il est tout aussi important de protéger nos créations et innovations, ce qui est un des éléments de leur valorisation. Une vigilance particulière doit être exercée dans le cadre de projets avec des tiers. Le droit de la Propriété Intellectuelle offre plusieurs possibilités de protection qui sont décrites dans ce Guide. Dans ce contexte, notre objectif de protection est : - soit de limiter la divulgation de certaines informations sensibles ; - soit d interdire l utilisation de tout ou partie de «notre innovation» par des tiers non autorisés ; - soit, au contraire, de permettre, par la régularisation de contrats, leur utilisation sous certaines conditions (obtention de contrepartie financière, possibilité de favoriser des améliorations et de les utiliser ). La protection des innovations et des informations sensibles doit être une préoccupation de l ensemble des collaborateurs du Groupe.

4 Sommaire Partie 1. Protection des informations confidentielles Partie 2. Propriété Intellectuelle Fiche n 1 La notion d information confidentielle Fiche n 5 Les notions essentielles de la Propriété Intellectuelle Fiche n 2 Identifier les informations confidentielles : Marquage des documents Fiche n 6 Protection des innovations Fiche n 3 Recommandations dans le cadre d un projet ou d un partenariat: Gestion de la confidentialité Fiche n 7 Protection des documents écrits: Marquage relatif aux droits d auteur Fiche n 4 KeoShare: Un exemple de gestion de confidentialité Fiche n 8 Protection du savoir-faire Fiche n 9 Recommandations dans le cadre d un projet ou d un partenariat: Gestion des droits de propriété intellectuelle Nota Bene: Ce Guide n est pas exhaustif. Les outils proposés ne sauraient résoudre tous les cas d espèces et doivent être adaptés en fonction du contexte. N hésitez pas à vous rapprocher de la Direction Juridique Groupe pour accompagner vos projets. Contact: DJG-innovation@keolis.com

5 PROTECTION DE L INNOVATION PARTIE I PROTECTION DES INFORMATIONS CONFIDENTIELLES "Protection de l'innovation" Keolis

6 Fiche n 1 La notion d information confidentielle La notion d information confidentielle Une information confidentielle peut se définir comme une information qui, en raison de son caractère sensible, ne doit être accessible qu à un nombre restreint de personnes. Celui qui est amené à en prendre connaissance est tenu de ne pas la divulguer ou de n en faire qu un usage restreint (cette obligation peut découler d un contrat de travail, d un accord de confidentialité, ou de mentions de confidentialité). Les informations relevant du domaine public ne sont pas confidentielles. A titre d exemple, les données de transports rendues publiques dans le cadre de l Open Data, ou le Kbis d une société, ne relèvent pas de la confidentialité. Les champs propices aux informations confidentielles : Les informations techniques : le savoir-faire, les informations relevant du secret industriel, les brevets, concepts technologiques, et toutes solutions innovantes développées par le Groupe. Les informations stratégiques : les informations relatives à la stratégie du Groupe, les projets de développement, la veille stratégique et technologique. Les informations commerciales et financières : les informations données par les clients Autorités Organisatrices, les clients voyageurs, les partenaires, les actionnaires, les fournisseurs et prestataires commerciaux, les informations propres aux appels d offres ou aux comptes des sociétés du Groupe non publiés, etc. Les informations organisationnelles : la politique de recrutement et de rémunération du Groupe, son organisation propre, plus généralement la stratégie organisationnelle. Les données à caractère personnel : celles relatives aux collaborateurs du Groupe, aux clients, etc. Secret d affaire Projet de Directive européenne Annoncée par la Commission Européenne le 28 novembre 2013, cette Directive vise à harmoniser les sanctions en cas d appropriation illicite d un savoirfaire ou d un secret d affaire. Dans les deux cas, il s agit de sanctionner les atteintes à la confidentialité. Attention : tout n est pas confidentiel! Afin de préserver la pertinence des informations confidentielles, il faut agir avec discernement et ne pas considérer que toute information relevant du Groupe est confidentielle.

7 Fiche n 2 Identifier les informations confidentielles (1/2) Marquage «Confidentiel» des documents KEOLIS Le meilleur moyen d identifier les informations confidentielles est d avoir un système de marquage partagé par tous les collaborateurs, à faire figurer sur les documents. Nous conseillons de marquer les documents confidentiels selon leur degré de confidentialité et leur niveau d accessibilité. Cela se présente de la manière suivante : Type de document Marquage associé 1 : Documents pouvant être «Confidentiel» communiqués uniquement à des + «usage interne sauf personnes personnes soumises à des extérieures soumises à une obligation Quelles accords questions de confidentialité se poser avant de communiquer de confidentialité un document?» Quelle est la nature de mon document? 2 : Documents à usage Son type : la forme du document. Ex : Note interne, contrat, plaquette de présentation, tableau strictement comptable, interne support qu il de formation, ne faut etc. + «usage strictement interne» diffuser à l extérieur sous aucun prétexte «Confidentiel» Sa source et son auteur : un document est rattaché à une Direction, un service, une société, 3 : Documents réservés à une catégorie de personnes déterminées (COMEX, personne nommée, une Direction, etc.) «Confidentiel» + «usage strictement réservé à X»

8 Fiche n 2 Identifier les informations confidentielles (2/2) En l absence de marquage, quelles questions se poser avant de communiquer un document? A qui le document est-il destiné? (Un prestataire, un client, etc.) Cette personne est-elle soumise à un accord de confidentialité ou NDA? La divulgation des informations transmises comporte-t-elle un risque potentiel pour Keolis? LE BON REFLEXE Avant de communiquer des documents comprenant des informations confidentielles, un accord de confidentialité (NDA «Non-disclosure agreement») doit être signé en amont avec le partenaire, le fournisseur ou le prestataire commercial. Cet accord de confidentialité vise à assurer la non-divulgation de toute information confidentielle échangée dans le cadre d un projet ou d un partenariat (Cf. Fiche n 3).

9 Fiche n 3 Recommandations dans le cadre d un projet ou d un partenariat Gestion de la confidentialité Dans le cadre d un partenariat ou d un projet, il convient de conclure préalablement un Accord de Confidentialité (NDA). Cet accord interdit la divulgation des informations confidentielles échangées lors de phases précontractuelles (négociations, discussions) et/ou contractuelles. Le champ des informations confidentielles Ce périmètre est généralement assez étendu. Il comprend toute information ou tout document échangé entre les Parties et exclut les informations déjà connues des Parties ou relevant du domaine public. Il peut également porter sur des améliorations ou développements futurs. La durée de l obligation de nondivulgation La durée d un NDA est corrélée à la durée des négociations entre les Parties. Le NDA peut prolonger l obligation de non-divulgation au-delà de la fin des négociations. A défaut, les parties seraient libérées de leur obligation de confidentialité en cas d échec des pourparlers. Ainsi, en cas de négociation de courte durée, il est judicieux d étendre la période de confidentialité après la période de négociation. Accord unilatéral ou réciproque Selon les cas de figure, l accord sera unilatéral ou réciproque. Dans le cas d un NDA unilatéral, seule l une des parties transmet à l autre des informations confidentielles. Exclusivité Il est possible d insérer une clause d exclusivité dans un NDA. Cette clause stipule généralement que toute négociation parallèle avec un tiers est interdite. Cela vise, par exemple, à empêcher un Prestataire de mener des négociations avec des concurrents sur le même objet pendant la durée du NDA ou toute autre durée mentionnée dans le NDA. Consulter la Direction Juridique afin d obtenir un modèle de NDA ou des conseils relatifs à votre Projet

10 Fiche n 4 : un exemple de gestion de la confidentialité au sein d une plateforme collaborative La plateforme KeoShare est un espace de travail collaboratif sécurisé, mis à la disposition des collaborateurs du Groupe Keolis ainsi qu à tous les tiers autorisés, afin de faciliter leurs échanges. En matière de confidentialité, les nombreux flux de données et de documents sur la plateforme accroissent les risques de rupture de confidentialité. Par exemple, la transmission d un document à une personne non autorisée ou encore le dépôt d un document confidentiel dont l usage est réservé à une catégorie de personne (COMEX, Direction financière, etc.). LES SOLUTIONS ADOPTÉES AFIN D ENCADRER LA CONFIDENTIALITÉ SUR KEOSHARE 1/ Mise en place de Conditions Générales d Utilisation (CGU) Les CGU prévoient que tout utilisateur est soumis à une obligation de confidentialité quant aux informations accessibles sur la plateforme. Cette obligation s étend à toute contribution : dépôt, suppression, ou utilisation d un document. L acceptation des CGU par l utilisateur implique son engagement à préserver la confidentialité des informations sensibles ou stratégiques contenues sur le site. 2/ Définition du rôle des Administrateurs Conformément à la législation et à la Charte des Administrateurs Systèmes de Keolis SA, les administrateurs peuvent procéder à des contrôles pour vérifier la bonne utilisation de KeoShare. Par ailleurs, les CGU prévoient que les utilisateurs doivent tenir informés les Administrateurs de tout risque de rupture de confidentialité dont ils ont connaissance sur la plateforme. Keolis SA prend les mesures techniques appropriées pour assurer la sécurité des données à caractère personnel.

11 PROTECTION DE L INNOVATION PARTIE II PROPRIETE INTELLECTUELLE "Protection de l'innovation" Keolis

12 Fiche n 5 Les notions essentielles de la Propriété Intellectuelle QU EST-CE QUE LA PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE? La Propriété Intellectuelle (PI) désigne l ensemble des droits portant sur les créations de l esprit, telles que notamment les inventions, les œuvres littéraires et artistiques, les symboles, les marques, les images ou les dessins et modèles. La Propriété Intellectuelle repose sur un acte de création. Les droits de Propriété Intellectuelle protègent les intérêts des créateurs (inventeurs, déposants ) en leur conférant des droits de propriété exclusifs sur leurs œuvres. L expression «droits de Propriété Intellectuelle» recouvre plusieurs régimes spécifiques et variés. Le Droit de la Propriété Intellectuelle se divise en deux branches: La Propriété industrielle (brevets, marques, dessins et modèles, noms de domaine, etc.) La Propriété littéraire et artistique (droits d auteur, droits voisins, droits sui generis des producteurs de bases de données) L ensemble du cadre législatif et réglementaire applicable est regroupé dans le code de la propriété intellectuelle (CPI)

13 Fiche n 6 Protection des Innovations (1/3) 1. La Notion d innovation D un point de vue juridique, l Innovation est susceptible de recouvrir différents domaines de la Propriété Intellectuelle. Ainsi, dans un projet de recherche et développement, l innovation peut porter sur des éléments tels que : des inventions brevetables, des marques, des dessins et modèles, des créations littéraires et artistiques, des logiciels, des bases de données, des noms de domaine, du savoir-faire. Exemple d un produit réunissant plusieurs composants de l innovation: le Smartphone Droits d auteur Marques Les innovations réalisées dans le cadre d un même projet peuvent recouvrir différentes catégories de droits de Propriété Intellectuelle, et, par voie de conséquence, être soumises à des régimes juridiques très différents. L identification des différents composants de l innovation permet de mettre en place une stratégie de protection et de conclure des conventions appropriées. Brevets Dessins et modèles

14 Fiche n 6 Protection des Innovations (2/3) 2. QUELS MODES DE PROTECTION SELON LA NATURE DE L INNOVATION? (Consulter Direction Juridique-Pôle Corporate) Brevet Objet de la Protection Conditions Mode de Protection Produit/procédé nouveau ou Une invention Dépôt auprès de une application nouvelle de nouvelle, susceptible l INPI moyens connus d application industrielle et démontrant une activité inventive Durée de la Protection 20 ans offrant le monopole de fabrication et de commercialisation. Non renouvelable Marque Le signe distinctif Un signe distinctif, disponible, licite Dépôt auprès de l INPI 10 ans, renouvelable Dessins et Modèles Un dessin (2D) ou modèle en (3D) un caractère nouveau apparent et ornemental (et non une forme purement utilitaire ou fonctionnelle) Dépôt auprès de l INPI 5 ans, et peut être prolongée par tranche de 5 ans, jusqu à une période maximale de 25 ans Droit d auteur Logiciel Bases de données Toute création de l œuvre de l esprit : études, développements informatiques, conférence, savoir-faire commercial ou technique, La forme du programme et non ses fonctionnalités, algorithmes 1/Structure de la base (agencements des éléments contenus) 2/Programmation ou éléments nécessaires à son fonctionnement Une création originale et non disponible Une création originale reflétant un apport intellectuel de l auteur 1/Le producteur prend l initiative et assume un investissement substantiel (matériel, financier, humain) 2/Structure protégée par le droit d auteur si la constitution, la vérification ou la présentation est originale Apposition des mentions de Copyright et d Avertissement/ éventuel dépôt selon la nature du document (Cf. fiche n 7) Dépôt auprès de la SCAM, APP ou notaire/huissier Le droit d auteur protège la forme, le droit sui generis le contenu de la base de données 70 ans après le décès de l auteur 70 ans à compter de sa création si l auteur est une personne morale 70 ans à compter de la date à laquelle le programme a été rendu accessible 15 ans à compter de son achèvement ou de sa diffusion

15 Fiche n 6 Protection des Innovations (3/3) 3. EXEMPLES DE DÉPÔTS 3.1 QUELQUES MARQUES DEPOSEES PAR KEOLIS (DÉPÔTS AUPRÈS DE L INPI) KEOBILL (billettique): Marque nominative (terme verbal, sans visuel) Déposée le 23 mai Classe 9, 36, 38, 39 Renouvellement à compter de 2022 Exemples de marques déposées à l International: «Think like a passenger» «Moving further together» LUCIOL (informations en temps réel): Marque semi-figurative (terme verbal avec visuel) Déposée le 14 février Classe 9, 39 Renouvellement à compter de QUELQUES LOGICIELS DEPOSEES PAR KEOLIS (DÉPÔTS AUPRÈS DE L APP) OKAPI Outil d aide à la construction de budget, à la gestion du personnel pour la prépaie, au contrôle de la règlementation du temps de travail. CELTIC Outil de gestion des amendes du groupe. L outil peut être lié à un outil de paiement en ligne web. Il est également adapté aux préconisations CNIL. SAMBA Outil permettant de planifier les interventions sur les véhicules, gérer les heures des employés, gérer les coûts pièces et main d oeuvre. 3.3 DESSINS ET MODELES DEPOSES PAR EFFIA TRANSPORT Bornes d informations pour le stationnement de vélos Date de dépôt: 10 juillet 2007 Date de fin de validité: 10 juillet 2017 Lieu de dépôt: INPI PARIS. Réquisition : de publicité 5 ans et prorogation à 10 ans Nombre de reproductions du modèle: 7

16 Fiche n 7 Protection des documents écrits Marquage relatif au droit d auteur Afin de protéger au mieux les créations Keolis, il est recommandé de marquer les documents en apposant les mentions utiles (1). Dans certains cas exceptionnels, tels que définis ci-dessous (2), il conviendra également de procéder à un dépôt afin de constituer une preuve d antériorité. 1/ APPOSER LES MENTIONS UTILES SUR LE DOCUMENT Ces mentions sont de nature préventive et permettent de rappeler la protection juridique des documents. Apposition d une mention «copyright» XXX date de première publication : La mention du copyright (aucune démarche à effectuer) indique que le document est protéger par le droit d auteur. Elle est internationalement reconnue et rappelle l existence d une protection juridique sur une œuvre ou un document. Cette mention se met généralement au bas de chaque page. Ex : Keolis 2014 Mention d avertissement sur la page de garde du document (présentation, support de formation, etc.): Le contenu du présent document est protégé par le droit d auteur. Toute utilisation, représentation ou reproduction intégrale ou partielle faite sans le consentement de Keolis est illicite. 2/ SE CONSTITUER UNE PREUVE DE L ANTÉRIORITÉ DE LA DÉTENTION DES DROITS D AUTEURS Si le document concerné développe une idée, un concept, un savoir-faire sans équivalent sur le marché, ni antécédent, il peut être intéressant de procéder à un dépôt probatoire. Cela permettra de donner une date certaine à la création et de pouvoir apporter des preuves en cas de litige. Il existe plusieurs procédés mais nous préconisons le dépôt auprès d un notaire.

17 Fiche n 8 La protection du savoir-faire La notion de savoir-faire La notion de savoir-faire n est pas définie en droit français. A l échelle européenne, l article 1 du règlement du 27 avril 2004 relatif aux accords de transferts de technologies (n 772/2004), définit le savoir-faire comme «un ensemble d informations pratiques non brevetées qui est : Secret, c est-à-dire qu il n est pas généralement connu ou facilement accessible ; Substantiel, c est-à-dire important et utile pour la production des résultats ; Identifié, c est-à-dire décrit d une façon suffisamment complète pour permettre de vérifier qu il remplit les conditions de secret et de substantialité.» Le savoir-faire d une entreprise est composé des procédés, formules de fabrication, tours de mains et secrets de fabrique. Il faut y ajouter toute invention ne pouvant être brevetée, et toute invention n étant pas brevetée afin de garder son caractère secret. Afin de protéger son savoir-faire, l entreprise doit encadrer la confidentialité des informations stratégiques (1). La législation française prévoit par ailleurs une action spécifique en cas de violation du secret du savoir-faire (2). 1/Le Secret: Unique protection du savoir-faire Dénué de son caractère secret, le savoir-faire perd toute sa valeur et ne peut plus prétendre à cette qualification. Il convient donc que : chaque collaborateur du Groupe pouvant avoir accès au savoir-faire soit tenu d une obligation de confidentialité perdurant après la fin de son contrat de travail. tout tiers amené à prendre connaissance du savoir-faire de Keolis soit soumis à un NDA (cf. fiche n 3). tout système informatique, toute archive, armoire, bureau, etc., doit bénéficier d une sécurisation optimale. 2/Que faire en cas d atteinte frauduleuse au savoir-faire? Le droit français peut sanctionner le fait d accéder au savoir-faire d une entreprise par des moyens déloyaux. L action en concurrence déloyale permet à l entreprise d agir contre un tiers (ex: un concurrent) ayant détourné son savoir-faire. L entreprise devra démontrer cumulativement : l antériorité de son savoir-faire La faute du tiers (ex: rupture d un NDA) Le préjudice subi (manque à gagner, atteinte à la réputation, etc.).

18 Fiche n 9 Recommandations dans le cadre d un projet ou d un partenariat Gestion des droits de propriété intellectuelle Un partenariat permet de réunir des compétences différentes et complémentaires. Les parties décident de mettre en commun des innovations et du savoir-faire en vue de la réalisation d un projet. Il est donc important de définir, en amont, les règles de fonctionnement qui doivent aussi couvrir la répartition budgétaire et les conditions de cette collaboration, formalisées par un contrat. Outre les impératifs de confidentialité (cf. Fiche n 3), la gestion des droits de Propriété Intellectuelle est essentielle dans un tel contexte. Cela consiste d une part, à protéger la Propriété Intellectuelle de Keolis (ses innovations), et d autre part, à prévoir l acquisition des droits nés du projet et des éventuelles améliorations futures. Conseils Pratiques: 1. Identifier la nature des droits de propriété intellectuelle: - Droits détenus par chaque partie - Droits à acquérir pendant la réalisation du projet 2. Déterminer les moyens de protection et le titulaire: - Dépôts probatoires (brevets, marques, logiciels) - Dépôt de signes distinctifs (marques, noms de domaine) - Marquage ou adoption d une charte graphique 3. Prévoir des dispositions contractuelles: Projet avec un prestataire Prévoir un contrat de cession des droits de Propriété Intellectuelle ou une clause spécifique dans le contrat de prestation. "Protection de l'innovation" Keolis 2014 Partenariat Le contrat de partenariat doit traiter le régime et le sort des œuvres créées en collaboration. Cela concerne particulièrement leur propriété, leur exploitation, leur commercialisation.

19 Rappels des principes fondamentaux posés par le GUIDE ETHIQUE DE CONDUITE DES AFFAIRES du Groupe KEOLIS (Extraits) [ ] 4 LA PROTECTION DES INTÉRÊTS DU GROUPE ET DES TIERS 4.1. LA PROTECTION DES INFORMATIONS CONFIDENTIELLES Nous devons protéger les informations confidentielles du Groupe, de son personnel, de ses clients Autorités Organisatrices, de ses clients voyageurs, de ses actionnaires, de ses partenaires commerciaux et de ses fournisseurs et prestataires. [ ] 4.2. LA PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE ET/OU INDUSTRIELLE Nous devons veiller à la validité et à la protection de tous les droits de propriété intellectuelle et industrielle appartenant au Groupe Keolis, rattachés notamment aux œuvres de l esprit, aux marques, aux brevets. Nous devons respecter les droits en la matière de nos clients, concurrents, partenaires commerciaux et fournisseurs. LES COLLABORATEURS DOIVENT VEILLER À NE METTRE EN PÉRIL AUCUN ÉLÉMENT DE PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE OU INDUSTRIELLE DU GROUPE OU DE SES CLIENTS, QU ILS SOIENT JURIDIQUEMENT PROTÉGÉS OU NON, AUSSI BIEN PENDANT LA DURÉE DE LEUR CONTRAT DE TRAVAIL QU APRÈS LEUR DÉPART. [ ]

20 Pour plus d informations, vous pouvez nous contacter à l adresse suivante: DJG-innovation@keolis.com 2015