MODULE PAIE SMS. Technologies Carrus

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1 MODULE PAIE SMS Technologies Carrus

2 MODUEL DE PAIE SMS 2 MODULE DE LA PAIE Configuration pour les paies... 3 Revenues... 3 Retenues... 3 Charte de Comptes... 4 Fiche employée... 5 Onglet Général... 5 Onglet notes... 6 Onglet Revenus... 7 Onglet Retenues... 9 Onglet cumulatifs Historique Dépôts directs Configuration pour la paie Onglet Divers Tables d impôts Onglet Vacances Onglet variable Émission des paies Émission et impression des paies Revenus pour la période Retenues supplémentaires Déductions de la paie Enregistrement et impression des paies Liste des salaires par employés Journal salaires Rapport des paies Rapport D.A.S

3 MODUEL DE PAIE SMS 3 Configuration pour les paies Avant de faire votre premier chèque de paie, assurez-vous que vous avez mis à jour les tables d impôts et que l année en cours des paies correspond à vos prochains enregistrements. Si vous désirez utiliser la fonction de dépôt direct dans le compte de vos employés, il faut aussi s assurer que les informations de la configuration de paie sont enregistrées correctement. Par la suite, il faut configurer les sous-modules «Revenus», «Retenues» et «Employés» avant de pouvoir émettre les premières payes. Revenues Ce sous-module vous permet de créer les différents revenus dont vous aurez besoin pour l enregistrement de vos paies. Vous devez utiliser un revenu différent à chaque fois que le code de grand livre associé est différent ou que le type de calcul est différent. Inscrivez la description du revenue Inscrivez le compte de grand livre à associer à cette revenue. Ce compte devrait être un compte de dépense. Sélectionnez à l aide de la liste déroulante le type de revenue à associer à cette revenue. Retenues Vous devrez enregistrer toutes retenues supplémentaires qui ne requièrent aucune modification du calcul des paies. Par exemple, les pensions alimentaires, les saisies de salaire, les clubs sociaux etc. Inscrivez la description de la retenue. Inscrivez le montant à déduire par période de paie pour l employé ou le pourcentage à appliquer sur le revenu brute de l employé. Inscrivez le montant de la contribution de l employeur pour cette retenue par un montant en argent ou par pourcentage de la part de l employé. Sélectionnez à l aide de la liste déroulante le type de calcul de la retenue.

4 MODUEL DE PAIE SMS 4 Charte de Comptes Vous devez faire les modifications nécessaires pour les comptes besoins pour la paie. Ajouter les comptes nécessaires pour comptabiliser la paie. Assurez-vous de faire les modifications nécessaires dans vos états financiers. Exemples : Dans les Comptes Passif créer tous les comptes à payer s il n est pas déjà dans la charte de base - Salaires et vacances courus - Salaires Net à payer - Vacances à Payer - D.A.S. Fédérales et Provinciales à payer - Normes du travail à payer - CSST à payer - RRQ à payer - RQAP à payer - FSSQ à payer - Impôt Fédéral à payer - Impôts Provincial à payer - Fonds de Retraite à payer - Assurances Collective à payer - Pension Alimentaire à payer - Comité Paritaire à payer - Club Social - ETC Vous devez ajouter les comptes selon vos besoins Dans les Comptes de Dépenses créer les comptes nécessaires de dépenses s il n est pas déjà dans la charte de - Salaires Atelier - Salaires Contremaitre - Salaires Administrative - Formation atelier - Bénéfices Marginaux - Vêtements de Travail - Assurances Collective - Salaire Vacances - Bonis - ETC Vous devez ajouter les comptes selon vos besoins

5 MODUEL DE PAIE SMS 5 Fiche employée Avant de faire votre premier chèque de paie, assurez-vous que vous avez mis à jour les tables d impôts et que l année en cours des paies correspond à vos prochains enregistrements. Si vous désirez utiliser la fonction de dépôt direct dans le compte de vos employés, il faut aussi s assurer que les informations de la configuration de paie sont enregistrées correctement. Par la suite, il faut configurer les sous-modules «Employés», «Revenus» et «Retenues» avant de pouvoir émettre les premières payes. Paie - Employés Onglet Général Assurez-vous de remplir tous les champs, la date de naissance doit être inscrite et le numéro d assurance sociale doit être un numéro valide. Date de naissance Inscrivez la date de naissance de votre employé en format JJ/MM/AAAA. Cette information est nécessaire seulement si vous faites les payes à partir de CONTROLLER pour le calcul du régime de rentes de Québec ou pour le régime de pensions de Canada. Code de territoire Inscrivez le code si vous faites des paies pour des employés qui travail a l extérieur du Québec. N.A.S. Inscrivez le numéro d assurance sociale de l employé. Cette information est nécessaires seulement si vous faites les payes a partir de SMS. Nombre d enfants à charge Nb Pers. avec déficience Cet(te) employé(e) possède une exemption d assurance-emploi cochez cette case si vous ne désirez pas prélever d assurance-emploi pour cet employé lors de l émission des paies. Cet(te) employé(e) utilise le taux 2 d assurance-emploi cochez cette case si vous désirez calculer la part de l employé selon le taux 2 de l assurance emploi.

6 MODUEL DE PAIE SMS 6 Dernier jour de travail - S il y a lieu inscrire la date de dernier jour de travail de l employé sous format JJ/MM/AAAA. À la suite de l entrée de cette date, une période de 14 jours est allouée pour permettre la préparation de la paie de départ de l employé. Après ce délai, l'employé n'apparaît plus dans l émission des paies. Également, des vacances ne seront pas cumulées pour la dernière paie de l employé. Onglet notes Pour inscrire des notes au dossier de l employé.

7 MODUEL DE PAIE SMS 7 Onglet Revenus Ce sous-module vous permet de créer les différents revenus dont vous aurez besoin pour l enregistrement de vos paies. Vous devez utiliser un revenu différent a chaque fois que le code de grand livre associé est différent ou que le type de calcul est différent. Exemple Administratif ou Contremaitre Taux horaire Inscrivez le taux horaire de l employé. L information inscrite dans ce champ sera utilisée pour le calcul des paies si l employé est payé selon un taux horaire. Il servira aussi à établir le taux horaire réel de l employé. Salaire fixe par période Inscrivez le montant du salaire fixe. Vous pouvez laisser ce champ vide si vous utiliser le champ «taux horaire.» Nombre d heures régulières par période Inscrivez le nombre d heure généralement travaillé par l employé durant une période de paie. Temps régulier / Temps et demi / Temps double Sélectionner avec la liste déroulante le revenu à associer à chacun des ces temps. Inscrivez dans la case suivante le montant d heures maximum payé par période de paie. Période de paie Sélectionner le période que vous aller émettre les paies aux employés Nombre de semaines de vacances Inscrivez le nombre de semaines de vacances auxquelles l employée a droit. Date de la dernière paie - ce champ se met à jour automatiquement par le module des salaires.

8 MODUEL DE PAIE SMS 8 IMPORTANT Les champs subséquents servent à inscrire les retenues ou déductions d impôts supplémentaires. Si tous les champs sont vides, le calcul des paies se fait à partir des déductions de base générales utilisées pour tous les employés au Québec. Si vous devez prélever des impôts supplémentaires, vous aurez besoin d effectuer les calculs des formulaires TD1 et T1213 de l Agence de Revenue du Canada et les formulaires TP-1015 et TP-1016 de Revenue Québec Impôt de base fédéral Inscrivez le montant calculé à partir du formulaire TD1. (Déclaration des crédits d impôts personnels pour 200X). Si cette case est vide, le calcul de l impôt fédéral se fera sur l exemption de base accordée à tous les employés canadiens. Impôt provincial de base Montant du formulaire TP Si cette case est vide, le calcul de l impôt provincial se fera sur l exemption de base accordée à tous les employés québécois. Prime pour région éloignée Inscrivez le montant si vous offrez une prime pour un employé qui travail dans une région éloignée. Compte de GL Avantages sociaux Inscrivez dans ce champ le code grand livre ou sera enregistré la part de l employeur payé à l employé. Ce compte devrait être un compte de dépense. Ceci est un champ obligatoire. **************************

9 MODUEL DE PAIE SMS 9 Onglet Retenues Vous devrez enregistrer toutes retenues supplémentaires qui ne requièrent aucune modification du calcul des paies. Par exemple; *les pensions alimentaires, *les saisies de salaire, *les clubs sociaux etc. Retraite Retraite (part employé) Indiquez dans cette case le montant à déduire pour le régime retraite. GL Indiquer le code à utiliser pour enregistrer les montants à payer pour cette déduction. Ce code devrait être un compte passif. Employeur (part employeur) Indiquer le montant à calculer pour la part de l employeur. o Ce montant sera un pourcentage. Syndicat comité partiaire Syndicat (part employé) Indiquer un montant fixe ou un taux fixe de calcul pour la déduction o Si vous indiqué un montant dans la case Syndicat, sélectionnez l option Montant fixe. o Si vous sélectionnez un pourcentage dans la case Syndicat, sélectionnez l option Pourcentage. GL Indiquez le code à utiliser pour enregistrer les montants à payer pour cette déduction. Ce code devrait être un compte passif. Employeur (part employeur) - Si l employeur souscrit un montant à cette déduction, indiquez le montant à calculer pour la part de l employeur. Vous pouvez inscrire un montant ou un pourcentage o Si vous indiqué un montant dans la case Syndicat, sélectionnez l option Montant fixe. o Si vous sélectionnez un pourcentage dans la case Syndicat, sélectionnez l option Pourcentage. Médical Médical (part employé) Indiquez dans cette case le montant à déduire pour l assurance groupe GL Indiquer le code à utiliser pour enregistrer les montants à payer pour cette déduction. Ce code devrait être un code passif. Employeur (part employeur) - Si l employeur souscrit un montant à cette déduction, indiquez le montant à calculer pour la part de l employeur. Vous pouvez inscrire un montant ou un pourcentage. o Ce montant sera un montant fixe.

10 MODUEL DE PAIE SMS 10 REER REER (part employé) - Indiquez dans cette case le montant à déduire pour le régime d épargne retraite. GL - Indiquer le code à utiliser pour enregistrer les montants à payer pour cette déduction. Ce code devrait être un code passif. Employeur (part employeur) - Si l employeur souscrit un montant à cette déduction, indiquez le montant à calculer pour la part de l employeur. o Ce montant sera un montant fixe.

11 MODUEL DE PAIE SMS 11 Pension Alimentaire Pension Alimentaire - Indiquez dans cette case le montant à déduire pour la Pension Alimentaire. Non Déductible Cocher cet option si le montant devrait pas être imposé à l impôt fédéral GL - Indiquer le code à utiliser pour enregistrer les montants à payer pour cette déduction. Ce code devrait être un code passif. Actions FTQ Actions FTQ - Indiquez dans cette case le montant à déduire pour l achat de la FTQ. GL - Indiquer le code à utiliser pour enregistrer les montants à payer pour cette déduction. Ce code devrait être un code passif. Employeur - Si l employeur souscrit un montant à cette déduction, indiquez le montant à calculer pour la part de l employeur. o Ce montant sera un montant fixe. ****************************

12 MODUEL DE PAIE SMS 12 Onglet cumulatifs Cet écran affiche les cumulatifs de chacun des revenus et dépenses. On ne peut pas modifier les informations qui sont enregistrées par le calcul des paies. Historique Pour enregistrer le cumulatif des paies avant l utilisation du module, cliquer sur le bouton «Historique» Inscrivez dans la colonne part employé, le montant brut des paies ainsi que la part payé par l employeur pour les différents services sociaux. Inscrivez dans la colonne part de l employeur, les montants payés par l employeur. ****************************

13 MODUEL DE PAIE SMS 13 Dépôts directs Cet onglet vous permet d enregistrer les informations nécessaires pour faire le paiement des payes par dépôts directs. Cet(te) employé(e) utilise les dépôts directs - si vous désirez faire les paiements de l employé par dépôt direct, cochez cette case. No. d institution Inscrivez le numéro de l institution tel qu il apparaît sur le spécimen de chèque de l employé. Si le numéro d institution est valide, le nom de l institution financière s affiche automatique. No. de succursale Inscrivez le numéro de succursale tel qu il apparaît sur le spécimen de chèque de l employé. No. de compte (folio) - Inscrivez le numéro de folio tel qu il apparaît sur le spécimen de chèque de l employé. ****************************

14 MODUEL DE PAIE SMS 14 Configuration pour la paie Permet d enregistrer les numéros de comptes pour les déductions à la source, les informations sur les différents taux de taxation qui sont utilisés pour le calcul des payes, les comptes de grand-livre associés aux déductions à la source. La fin d année de paie se fait à partir de ce module. Configuration pour les utilisateurs du module de paie. Enregistrement des taux gouvernementaux et des informations des transferts bancaires. Fermeture d année pour les paies Configuration - paie Onglet Divers No. Employeur fédéral = votre numéro d employeur au fédéral No. Employeur provincial = votre numéro d employeur au provincial Institution = Sélectionner le nom de l institution financière avec laquelle vous transigez pour les dépôts directs de payes. Si vous n utiliser pas les dépôts directs pour le paiement de vos payes, laisser ce champ vide. No. Organisme = Inscrivez le numéro d organisme qui vous sera octroyé lors de votre inscription aux transactions électronique avec votre institution bancaire **** (10 chiffres en tout temps). No. Succursale = Inscrivez votre numéro de succursale tel qu inscrit sur vos chèques. Si vous n utiliser pas les dépôts directs pour le paiement de vos payes, laisser ce champ vide. No de folio = Inscrivez votre numéro de folio dans lequel seront transférés tous les retraits automatiques pour vos payes. Si vous n utiliser pas les dépôts directs pour le paiement de vos payes, laisser ce champ vide. Dernier no. D envoie électronique Si vous utiliser un autre logiciel pour transférer vos payes à votre institution bancaire, inscrivez le numéro que vous avez utilisé lors de votre dernier envoi. Ce numéro augmentera automatiquement après chaque nouvelle transmission. Lors de votre première utilisation, cliquez sur l icône de test. Ceci préparera un fichier de transfert fictif que vous transmettez à votre institution bancaire pour fin de test.

15 MODUEL DE PAIE SMS 15 Année de paie en cours L année de paie en cours sera enregistrée lors de l installation du système. Elle devrait toujours correspondre à l année civile. Le petit calendrier qui se situe à la droite vous permet de lancer la procédure de fin d année et modifie l année en cours pour débuter la nouvelle année civile. Utilisez cette option après l émission de la dernière paie de l année et après l impression du rapport des remises mensuelle.

16 MODUEL DE PAIE SMS 16 Tables d impôts Vérifies les tables gouvernementales et vérifiez les codes de grand livre correspondant. Le module est livré avec les tables du jour par défaut, pour les modifications qui ce produit au courant de l année Carrus vous enverra les informations des nouveautés et vous pouvez aller voir sur le site du gouvernement. et/ou Fédéral - L'onglet fédéral permet d'enregistrer la table d'imposition au fédéral. Inscrivez dans le champ Code de GL pour impôt fédéral le code de grand livre dans lequel enregistrer le montant à payer pour cette déduction. Ce compte doit être un compte de passif. Inscrivez le compte de grand livre manuellement ou recherchez-le à l'aide de l index. Voir la table d impôt fédéral dans l aide en ligne (F1) pour les tables d imposition pour la période. Provincial - L'onglet provincial permet d'enregistrer la table d'imposition au provincial. Inscrivez dans le champ Code de GL pour impôt provincial le code de grand livre dans lequel enregistrer le montant à payer pour cette déduction. Ce compte doit être un compte de passif. Inscrivez le compte de grand livre manuellement ou recherchez-le à l'aide de l index. Voir la table d impôt provincial - Retenues à la source RRQ - Retenue de la cotisation au Régime des rentes du Québec Inscrivez dans le champ Code de GL pour RRQ le code de grand livre dans lequel enregistrer le montant à payer pour cette déduction. Ce compte doit être un compte de passif. Inscrivez le compte de grand livre manuellement ou recherchez-le à l'aide de l index. Inscrivez dans chacun des champs les informations pour l'année en cours. Pour enregistrer vos modifications, cliquez sur l icône d'enregistrement. AE - Assurance Emploi Inscrivez dans le champ Code de GL pour l'ae le code de grand livre dans lequel enregistrer le montant à payer pour cette déduction. Ce compte doit être un compte de passif. Inscrivez le compte de grand livre manuellement ou recherchez-le à l'aide de l index. Inscrivez dans chacun des champs les informations pour l'année en cours. Le taux d'imposition n'est pas le même au Québec que dans les autres provinces depuis l'entrée en vigueur du Régime québécois d'assurance parentale.

17 MODUEL DE PAIE SMS 17 FSS - Fonds des Services Santé Inscrivez dans le champ Code de GL pour le FSS le code de grand livre dans lequel enregistrer le montant à payer pour cette déduction. Ce compte doit être un compte de passif. Inscrivez le compte de grand livre manuellement ou recherchez-le à l'aide de l index. Pour le calcul du FSS, indiquez votre masse salariale. Si vous êtes exempt de FSS, cochez la case à cet effet. CNT - Commission des normes du travail Inscrivez le code de grand livre dans lequel enregistrer cette déduction. Ce compte devrait être un compte de passif. Inscrivez le compte de grand livre manuellement ou recherchez-le à l'aide de l index. RQAP - Régime québécois d assurance parentale Inscrivez dans le champ «Code de GL pour RQAP» le code de grand livre dans lequel enregistrer le montant à payer pour cette déduction. Ce compte doit être un compte de passif. Inscrivez le compte de grand livre manuellement ou recherchez-le à l'aide de l' index. Indiquez la contribution maximale pour l'employé et la contribution maximale de l'employeur selon les données annuelles pour cette déduction Pour les tables d imposition de la période voir l aide en ligne (F1) pour les tables d imposition pour la période ou téléphone la service à la clientèle

18 MODUEL DE PAIE SMS 18 Onglet Vacances L'onglet Vacances vous permet de spécifier le mois qui sert de début pour la période de vacances et vous permet de spécifier dans quelle année seront payées les vacances courantes de l'employé Mois de début de la période de vacances Inscrivez le mois selon son classement dans le calendrier. Normalement les vacances couvrent une période allant du 1 er mai au 30 avril. Dans cette éventualité, le mois de début de vacances sera 5. Fin de la période de vacances Vous n avez rien à entrer dans ce champ, le calcul se fait automatiquement à partir du mois de début de la période. Année de vacances courante Lorsqu on inscrit les soldes de l employé, deux champs peuvent être complétés. Le montant cumulatif de vacances qui représente le montant total à remettre à l employé en date du dernier calcul de paie. Le montant de vacances courantes représente une partie du montant cumulatif qui doit être payée dans l année courante. Ce champ vous permet d enregistrer l année des vacances courantes qui pourra différer de l année civile si vous avez déjà payé les vacances de l année en cours. Une fois configurés, les informations de cette fenêtre ne seront plus accessibles et se mettront à jour à chaque fin de période de vacance. Onglet variable Montant personnel de base Fédéral Crédit d impôts personnel Montant personnel de base Provincial Crédit d impôts personnel LCP Crédit provincial relatif à un fonds de travailleurs LCF Crédit fédéral relatif à un fonds de travailleurs Crédits d'impôt personnels Voir la documentation pour tout changement au niveau des montants de crédit d impôt personnel. Un calculateur en ligne, de retenu sur la paie (CDRP), est à votre disposition pour l impôt fédéral: et pour l impôt provincial (WinRas) ******************************

19 MODUEL DE PAIE SMS 19 Émission des paies Ce module vous permet d enregistrer les payes de vos employés et d imprimer les chèques ou les transferts bancaires. Avant de pouvoir enregistrer vos payes, vous devez au préalable créer différents revenus de payes, les déductions de paye supplémentaires et naturellement les informations de base dans le fichier des employés. Pour enregistrer les paies il faut d abord compléter les informations de base. Payer à partir de sélectionner la banque à partir de laquelle les chèques seront émis. Pour la période se terminant le Inscrivez la date de fin de période de la paie. Numéro de chèque de départ le numéro de chèque s inscrit automatiquement selon la banque sélectionnée. Si vous désirez modifier le numéro indiquez le nouveau numéro pas dessus celui déjà inscrit. Le nouveau numéro doit être supérieur au numéro déjà inscrit. Si vous payez vos employés par dépôt direct, cette information ne se sera pas utilisée. o À la droite du champ du numéro de chèque de départ, l index permet de visualiser la liste des paies déjà enregistrées. o Pour détruire la dernière paie que vous avez faite pour un employé, positionnez le curseur sur la ligne de la paie et cliquez sur l icône destruction, le X rouge. Date du cheque - Inscrivez la date du paiement de la paie L'écran d'émission des paies se sépare en deux, La partie gauche affiche le nom de tous les employés actifs. La partie droite présente trois onglets où on enregistre les données de la paie.

20 Émission et impression des paies MODUEL DE PAIE SMS 20 Lorsque toutes les informations de base sont inscrites pour la paie en cour, on passe au tableau des employés; l'enregistrement des informations pour chaque employé. Pour ramener les informations de base contenues dans la fiche de l'employé, double cliquez sur le nom de l'employé. Les heures et taux de base enregistrés dans le fichier de l'employé y seront transférés. Si vous désirez ajouter ou modifier les heures et taux affichés sélectionnez les heures, le taux horaire ou le montant à corriger et inscrivez la nouvelle donnée par dessus celle affiché à défaut. Si vous désirez ajouter un nouveau revenu pour un employé, positionnez le curseur sur la première ligne accessible des revenus et cliquez sur la liste déroulante. Revenus pour la période Une liste déroulante affichera la possibilité des différents revenus. Pour qu'un revenu s'affiche dans cet écran il faut qu'il soit préalablement créé à partir du menu Revenus. Sélectionnez le type de revenu attribuable à l'employé. Utilisez une ligne différente pour chaque revenu à attribuer à l'employé. Inscrivez les heures pour les revenus à taux horaire ou la quantité (généralement 1) pour les salaires fixes. Retenues supplémentaires Si vous ne déduisez aucune retenue supplémentaire, passez à l'onglet suivant. Positionnez le curseur sur la première ligne des retenues supplémentaires. Une liste déroulante affichera la possibilité des différentes retenues. Sélectionnez la retenue attribuable à l'employé. Utilisez une ligne différente pour chaque retenue supplémentaire. Pour qu'une retenue supplémentaire s'affiche dans cet écran il faut qu'elle soit préalablement créée à partir du menu Retenues. Déductions de la paie Cet onglet affiche toutes les informations de la paie. Chacune des déductions est affichée. Vous pouvez ainsi vérifier chacun des montants nets avant d'enregistrer les payes. Enregistrement et impression des paies Pour émettre les paies par dépôt direct, il faut configurer l'onglet «Dépôt Direct» du fichier de l'employé et avoir complété les informations dans l'onglet «Divers» de la configuration de la paie. Pour tous les employés configurés selon les dépôts directs, un document non négociable sera affiché à l'écran. Pour les autres employés un chèque sera affiché à l'écran.

21 MODUEL DE PAIE SMS 21 Pour imprimer le chèque ou le document, cliquez sur l'icône d impression. Pour enregistrer la paie sans imprimer le chèque ou le document, cliquez sur l'icône sans impression. Qu'il soit imprimés ou non tous les chèques émis à partir du module de paie peuvent s'imprimer ou se réimprimer à partir du module d impression de chèque dans la section «Fournisseur». Par contre, les documents de dépôt direct, ne se réimpriment pas. Si vous avez enregistrés des paies par dépôt direct, vous recevrez un message qui vous informera que le fichier de transfert des dépôts directs est créé. Ce fichier sera transféré dans le fichier de transfert. Il ne vous reste qu'à transmettre ce fichier à votre institution bancaire. Le fichier se situe à l'emplacement suivant: N:\Net3F\SMS_CL\TROUT Liste des salaires par employés Permet d'imprimer plusieurs documents à partir des informations des émissions de paies. Lorsque vous cliquez sur l'icône d'impression, un écran de sélection s'affiche. Selon la sélection effectuée dans la partie «Impression», certains champs seront grisés. ******************************

22 MODUEL DE PAIE SMS 22 Journal salaires Le journal salaires vous permets vous permet d imprimer les informations pour reporter sur T4 et Relevé 1. Cochez les employés pour lesquels vous désirez imprimer le rapport et inscrivez l année des transactions. Rapport des paies Le rapport des paies vous permet d imprimer les informations pour reporter sur T4 et Relevé 1. Cochez les employés pour lesquels vous désirez imprimer le rapport et inscrivez l année des transactions. Rapport D.A.S. Le rapport des déductions à la source imprime toutes les informations pour compléter les rapports à remettre aux gouvernements. Sélectionner le type de rapport ainsi que le mois ou la période et cliquer sur le bouton imprimer. ******************************