Plan de classification

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1 Plan de classification Gestion administrative Ressources humaines Ressources financières Législation et affaires juridiques Ressources matérielles et immobilières Ressources informationnelles Communications, promotion et relations publiques Exploitation des installations

2 Gestion administrative Structure organisationnelle Documents constitutifs Loi sur la Régie des installations olympiques Sceau Raison sociale Histoire de l organisme Organisation interne Organigrammes Politiques administratives Guides Registre de signatures autorisées Vérification interne (optimisation des ressources) Restructuration administrative Plans des effectifs Planification et développement Plans stratégiques Plan d actions Comités et réunions administratives Conseil d administration Composition Réunions du conseil d administration Réunions administratives Comité de gestion Comités de direction Comité sur l accès à l information, la protection des renseignements personnels et la sécurité Comité de gouvernance et d éthique Comité des ressources humaines Comité de vérification Comité des immobilisations Comités ad hoc et autres comités Rapports et statistiques Rapports d activités Rapports périodiques d activités Rapports annuels des activités Statistiques Statistiques / Fréquentation des sites Statistiques / Ventes de la boutique Statistiques / Services touristiques Statistiques / Location des salles Autres statistiques

3 Ressources humaines Dossiers de l employé Dossier administratif de l employé Dossier de la paie de l employé Dossier gestion du temps de travail de l employé Dossier santé et sécurité/médical de l employé Dossier d évaluation de l employé Dotation des ressources humaines Offres de services Recrutement et concours Accueil des nouveaux employés Évaluation du rendement Formation et perfectionnement Activités de formation et de perfectionnement internes et externes Stages Programmes Programmes d aides aux employés (PAE) Programmes de départ volontaire à la retraite Programmes d accès à l égalité Conditions de travail Gestion du temps de travail Statistiques d absentéisme Horaires de travail Rémunération Description de tâches et évaluation du poste Autres documents relatifs à la rémunération Avantages sociaux Assurances collectives Facturation des primes d assurances collectives Régime de retraite Congés et vacances annuelles Santé et sécurité au travail Qualité de vie au travail Registre CSST Coût des accidents de travail Conditions de travail des non-syndiqués Relations de travail Négociations des conditions de travail Propositions des parties (négociations) Comptes-rendus des séances de négociation Relations avec les syndicats Convention collective Termes ou interprétations des conventions collectives Liste d ancienneté Autres documents Griefs, arbitrage et sentences arbitrales Cadre et contremaître responsable Contremaître Professionnel non syndiqué Bureau technique non syndiqué

4 Professionnel syndiqué Bureau et Technique (STTRIO) Métiers et Services (STTRIO) Mécaniciens de machines fixes Piscines Tourisme Occasionnel non syndiqué Employés de métier de la construction Stagiaire Stationnement (STTRIO) Funiculaire (STTRIO) Billetterie (STTRIO) Salariés (STTRIO) Comités de relations de travail Équité salariale Activités sociales

5 Ressources financières Financement Placements Emprunts Subventions et aides financières gouvernementales Fonds spécial Olympique Gestion du budget Prévisions budgétaires Études et défenses des crédits Budgets Budget d exploitation Budget d immobilisations Compressions budgétaires Contrôle budgétaire Contrôle budgétaire - Fonds de construction Contrôle budgétaire - Exploitation Contrôle budgétaire - Transfert de fonds Contrôle budgétaire - Budget de caisse Gestion des actifs Disposition d actifs Équipement de contrôle Souvenirs et nouveautés Programme / Plan triennal d entretien des immeubles Politique de capitalisation Inventaire Comptabilité Comptabilité de gestion Chartes des comptes Registres comptables et financiers Grand livre, livre auxiliaire, journaux généraux État des recettes et déboursés Liste des engagements financiers Autres journaux comptables Rapport de vente, rapport quotidien du gérant ou de caisse Contribution de l employeur et journal de paie Registre des gains (salaires) Relevés d impôts et remises gouvernementales Revenus d exploitation Comptes à recevoir Location ou prêt de biens et services Commandites Droits et redevances Contrats d exploitation Ventes au comptant Remboursements ou remises faites par des tiers Politiques tarifaires pour les biens et services Charges d exploitation Comptes fournisseurs Frais de voyage

6 Petite caisse Fonds de roulement Contrats de services et honoraires professionnels Dossiers de construction Assurances et taxes Remboursements à des tiers Mauvaises créances Exploitation Radiation des créances Vérification de crédit Enquêtes de crédit Débiteurs Calcul des intérêts sur solde en souffrance Réclamations d assurances Programme de paiement électronique Opérations bancaires Institutions financières Paiement pré-autorisé Carte d achat Cartes de crédit RÉER collectif Comptes bancaires Dépôts Marge de crédit Conciliations bancaires Chèques Transferts bancaires Impôts et taxes Impôts et taxes fédérales Impôts et taxes provinciales Taxes municipales et scolaires États financiers Vérification financière interne Dossiers d événements Souches de billets et contrôle d affluence Contrôle interne Vérification financière externe États financiers États financiers périodiques États financiers annuels Répartition des coûts Évolution des coûts

7 Législation et affaires juridiques Législation Législation québécoise Lois québécoises Règlements québécois Décrets du gouvernement du Québec Décisions du Conseil du Trésor Législation canadienne Législation étrangère Législation municipale Réglementation sportive Avis et opinions juridiques Avis de conformité appels d offres Avis et opinions juridiques Poursuites et réclamations Rapports d incident - réclamations Réclamations par l organisme Réclamations contre l organisme Poursuites par l organisme Poursuites contre l organisme Élaboration de contrats Baux emphytéotiques Contrats de concessions Contrats découlant d appels d offres Contrats de services Événements Salons Autres événements Locations Bureaux (ou espaces à bureau) Antennes de télécommunications Autres locations (salles, loges, etc.) Supercross Publicité et commandites Autres types de contrats Assurances Régime d auto-assurance Assurance responsabilité civile Assurance automobile Propriété intellectuelle Dépôt légal Droits d auteur

8 Ressources matérielles et immobilières Gestion des stocks Liste ou inventaire des biens mobiliers et du matériel Inventaire des biens mobiliers y compris les équipements sportifs Inventaire des fournitures y compris les fournitures de bureau Uniformes Chaussures de sécurité Inventaire de la boutique souvenir Inventaire des droits d entrée de stationnement Gestion des biens mobiliers et du matériel Gestion des surplus d actif Déclaration de surplus Appels d offres Contrats de vente Prêt, location et disposition Approvisionnement Rapports statistiques des achats Fichiers fournisseurs potentiels Gestion des dossiers fournisseurs Dossiers fournisseurs Dossiers fournisseurs souvenirs Réquisitions annulées Dossiers d appels d offres AO / Contrats d approvisionnement AO / Contrats de services professionnels AO / Contrats de services de nature technique (services auxiliaires) AO / Contrats de construction AO / Autres contrats Programmes de la Direction générale des achats, Conseil du Trésor Propriétés immobilières et biens immobiliers Déclaration de propriété Certificat d évaluation municipale Vente de propriété Servitude et droits de passage Construction Dossiers de construction Sécurité Bilans et objectifs du service de la Sécurité et du Service à la clientèle Gardiennage Vidéo de sécurité Rondes de poinçons Rapports d incidents Rapport quotidiens Activités quotidiennes - Bennett Activités quotidiennes Bureaux administratifs RIO Activités quotidiennes - CSPO (Centre Sportif)

9 Activités quotidiennes Hall touristique Activités quotidiennes Jardin du président Activités quotidiennes Officier Activités quotidiennes Patrouilleur extérieur Activités quotidiennes Patrouilleur intérieur Spécial Corridor A Activités quotidiennes Patrouilleur intérieur Salle des Communications Activités quotidiennes Viaduc Sherbrooke Assignation du personnel des guérites Contrôle d admission Salle des Communications RLQ et RIO Contrôle d admission des entrées et des sorties des bureaux administratifs Contrôle d émission des clés - Bennett Contrôle d émission des clés Stade Contrôle d émission des clés - CSPO Horaire journalier des agents réservistes Journal quotidien CSPO (Centre Sportif) et Hall Touristique Journal quotidien Évolution des véhicules de patrouille Journal quotidien Stade olympique Vérification des véhicules de la RIO Rapports hebdomadaires Contrôle des véhicules de la Sécurité Contrôle d ouverture et de fermeture - Billetterie Contrôle d ouverture et de fermeture Billetterie Tour Contrôle d ouverture et de fermeture Local électronique niveau «0» Contrôle d ouverture et de fermeture Magasin Central Journal hebdomadaire Communications Stade - TCAI Sommaire hebdomadaire des heures effectuées par les agents réservistes du Parc Olympique Décompte des véhicules au Viaduc Sherbrooke Feuilles de contrôle Accès au PB1 par Bennett Est Accusé de réception Accusé de réception des dépôts Bon de sortie du magasin central Contrôle des véhicules Bennett Contrôle des véhicules Salle des Communications Contrôle des véhicules Viaduc Sherbrooke Levée de conteneur de la Compagnie RCI Sortie de matériel Permis d entrée en espace clos Relevés informatiques Émissions des clés Cadenas Dossiers d accréditation Carte d accréditation pour l externe Carte d accréditation pour l identité des employés

10 Rapport de validation de cartes avec trésorerie Fiche pour le départ des employés (es) - RIO Laissez-passer de circulation et stationnement Demandes de circulation sans vignette Demandes de circulation avec vignette Avertissements-stationnement Mesures d urgence Plans, procédures en cas d urgence Correspondance avec d autres organismes au niveau des normes de sécurité Autres documents relatifs à la sécurité et aux mesures d urgence Gestion des véhicules Acquisition des véhicules Inventaire des véhicules Utilisation des véhicules Immatriculation des véhicules Consommation d essence Liste des conducteurs autorisés Entretien des véhicules Disposition des véhicules Signalisation

11 Ressources informationnelles Création des documents administratifs Linguistique Gestion des formulaires Dossiers des formulaires Communication externe et interne Mémos et notes de service Messagerie électronique Courrier conventionnel Société canadienne des postes Services privés de messagerie Liste d adresses Télécopieur Reproduction des documents Reprographie Numérisation Autres moyens de reproduction Gestion des documents administratifs Inventaire des documents administratifs Calendrier de conservation Plan de classification Gestion des documents actifs Classement des documents actifs Circulation des documents actifs Gestion des documents essentiels Gestion des documents semi-actifs Déclassement et transfert des documents semi-actifs Circulation des documents semi-actifs Gestion des documents inactifs Versement des documents inactifs Destruction des documents inactifs Accessibilité aux documents administratifs Demandes d accès à l information Protection des renseignements personnels Gestion des bibliothèques Gestion des télécommunications Téléphonie Téléphonie : Généralités Systèmes téléphoniques Demandes de nouvelles installations téléphoniques Entretien des systèmes téléphoniques Répondeur automatique Contrôle des appels interurbains Cartes d appel Radiocommunications Téléphones cellulaires Téléavertisseurs Radios de communication Systèmes d information de gestion Informatique

12 Planification et suivi des ressources informatiques Développement et implantation des systèmes informatiques et des logiciels Évaluations d opportunités Analyses préliminaires Architectures de systèmes Analyses fonctionnelles Implantation de systèmes Suivi et contrôle des systèmes informatiques et des logiciels Gestion des projets Documentation technique et ad hoc Exploitation des systèmes informatiques et des logiciels Gestion de l environnement technologique Gestion Guide opérationnel ou technique Gestion des systèmes opérationnels Projet Bureautique (logiciel) Bureautique (matériel) Windows serveur (logiciel) Windows serveur (matériel) Unix (logiciel) Unix (matériel) Soutien aux utilisateurs des technologies de l information Cahier des procédures de l utilisateur informatique Présentation et formation données aux utilisateurs Politique entourant la DSIG et ses clients Sécurité des systèmes informatiques Copie de sécurité Plan de relève Gestion des mots de passe Gestion des droits de l utilisateur Procédures Politiques

13 Communications, promotion et relations publiques Relations avec le public Diffusion de renseignements Demandes de documentation et d information Site internet Journal interne Intranet Commentaires, suggestions et réactions Civilités Allocutions et discours Congrès, conférences et colloques Cérémonies officielles Inaugurations et lancements Célébrations et réceptions Accueil des visiteurs de marque et des délégations Protocole Liste des visiteurs de marque et des délégations Participation corporative et activités sociales Communication et publicité Plan de communication Activités publicitaires Planification d achat publicitaire Campagnes publicitaires Évaluations et analyses Documentation promotionnelle Exposition et salons Tournée Montréal Relations avec les médias Communiqués de presse Conférences de presse Coupures de presse Relations extérieures Organismes étrangers Organismes gouvernementaux Gouvernement du Canada Gouvernement du Québec Gouvernements provinciaux Organismes municipaux Organismes ayant la même vocation Organismes privés Associations et corporations professionnelles Gestion des publications Productions graphiques et audiovisuelles Identification visuelle Productions iconographiques Films Productions imprimées Vidéos Productions audio

14 Exploitation des installations Gestion des ventes et du marketing Démarchage Commanditaires Exploitation Projets Études de faisabilité Vigie et analyse commerciale Recherches comparatives Sondages Études sur les produits et services offerts Gestion des produits et des services Programmation des tarifs Visites Visites guidées Visites techniques Tour Restauration Observatoire Animation pédagogique Gestion des réservations Réservations refusées ou annulées Suivi des réservations Services de l accueil Services des vestiaires Services de restauration Gestion des activités sportives et des événements Dossiers des abonnés Organisation des activités et des journées sportives Activités et événements Fiches d inscription Programmation des activités Horaire et achalandage des activités Organisation des événements Listes et calendrier des événements Dossiers des événements Dossiers des événements : Dossier administratif Dossiers des événements : Logistique de l accueil Dossiers des événements : Sécurité Dossiers des événements : Opérations Dossiers des événements : Ventes et statistiques quotidiennes Dossiers des événements : Statistiques de l événement Dossiers des événements : Dossier comptable Événements refusés ou annulés Rapports des infirmiers