Réunions des délégués

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1 Réunions ds délégués Rapport d activité 2012 Prspctivs 2013 Saint Jan d'angly, Saujon, La Rochll, Montliu la Gard,Saint Gnis d Saintong, Saints Novmbr - Décmbr 2012 Programm 1. Rapport d activité 2012 Rtour sur un an d migration Assistanc, formation, commands, dématérialisation Communication Nouvaux srvics Organisation intrn 2. Prspctivs 2013 Administration élctroniqu SIG Contrats d srvic t modèl économiqu 3. Discussion 4. Vrr d l amitié 1

2 1. Rapport d activité 2012 Nos activités quotidinns Préambul : un anné d migration 1. Assistanc 2. Formation 3. Dvis t commands 4. Dématérialisation 2

3 Migration vrs Cosoluc Aujourd hui mi 2012 : la migration Un systèm d information rnouvlé autour d logicils d gstion t d communication Migration vrs Cosoluc Automn 2010 été 2012 : 552 déplacmnts n collctivités 99,7% ds adhérnts migrés 93 jours d préparation d formation 1060 jours d rpriss t d contrôl d donnés 332 jours d logistiqu km parcourus Budgt rspcté : nviron

4 L assistanc Appls rçus au cntr d assistanc n Nov.2011-Oct.2012 Réunions ds délégués Rapport d activité 2012 Modalités d traitmnt ds appls REPARTITION DES APPELS PAR SECTEUR SUR 3 ANNEES CENTRE D'ASSISTANCE LOGICIELS TECHNIQUES APPELS DE NOVEMBRE 2009 A OCTOBRE 2010 APPELS DE NOVEMBRE 2010 A OCTOBRE 2011 APPELS DE NOVEMBRE 2011 A OCTOBRE 2012 Réunions ds délégués Rapport d activité

5 La réactivité d l assistanc 100% 90% % % 60% SUPERIEUR A 16H 50% 40% ENTRE 8H ET 16H ENTRE 1H ET 8H INFERIEUR A 1H 30% 20% % 0% NOV2009 A OCT2010 NOV2010 A OCT2011 NOV2011 A OCT2012 Réunions ds délégués Rapport d activité 2012 La formation 5

6 Bilan d l nquêt «élctions» Enquêt pndant l été 2012 auprès ds mairis pour connaîtr lur rtour d xpérinc suit à lur prmièr utilisation du nouvau logicil d élctions (Elctra d Cosoluc). Répondants : 289 communs sur 472 = 61% Dont 90% ont utilisé Elctra (t 10% l ancin logicil) 89,5% ds répondants n ont pas u d problèm Ls problèms rmontés sont avant tout liés à ds qustions d pris n main ds nouvaux logicils, ou d rspct ds étaps d la procédur. L bilan st donc positif. Indicaturs - Commands (hyp.) Nombr d dvis Nombr d commands Montant ds commands (n k ) Taux d réalisation (commands/dvis) 51% 45% 52% 47% 6

7 Administration élctroniqu Programm «ACTES» Fin 2012, 359 collctivités adhérnts télé-transmttnt lurs délibérations t acts au contrôl d légalité n Préfctur (hyp.) Nb collctivités télétransmission % Réunions ds délégués 2012 Administration élctroniqu Dématérialisation ds marchés publics En 2012, 110 collctivités adhérnts ont dématérialisé lurs marchés publics (hyp.) 2012/11 Appls d'offrs % Rtraits d DCE % réponss élctroniqus % Réunions ds délégués

8 Opérations communication 2012 Réunions avc ls délégués + nquêt Débat d Orintations Budgétairs Comité Syndical Carrfour ds Communs Infolttr élctroniqu, -mailings Intrvntions xtériurs (Group d Travail TIC d l AMF ) L organisation du Syndicat L Comité Syndical L Burau Syndical L équip du Syndicat 8

9 9

10 2. Prspctivs 2013 Réunions ds délégués Rapport d activité 2012 Administration élctroniqu 2013 Objctif : Engagr n 2013 ls projts rtardés par la migration Préfctur DGFiP INSEE BSN DDTM Acts budgétairs PES V2 Mairi / EPCI Acts d état-civil? Citoyns / Entrpriss Nouvautés

11 Administration élctroniqu 2013 Travail collaboratif Gstion Elctroniqu d Documnts & Organisation Numériqu Portail intrant Agnda élctroniqu Gstion documntair (classmnt, partag, préarchivag) Gstion ds contacts Gstion ds tâchs Mssagri Full wb ; accès par smartphons t tabltts Réunions ds délégués

12 12

13 13

14 SIG - GéoPlatform 17 Réunions ds délégués Rapport d activité 2011 SIG GéoPlatform 17 Après un anné 2012 marqué par : La structuration d un gouvrnanc partagé ntr organisms impliqués dans ls SIG L animation d Group d travail tchniqus pilotés par ls géomaticins La diffusion d nouvlls donnés géographiqus pour alimntr ls SIG ds élus La construction d un modèl économiqu pérnn 2013 dvrait êtr consacré à La définition d un nouvll ambition SIG collctiv L nrichissmnt du SIG ds élus 14

15 15 Vrs un nouvau cap L projt Coprtic Coprtic t i o n d s p r o g i c i l s n t r a t d s r v i c s o d è l é c o n o m i q u C o m m u n i c a t i o n S o c l t c h n i q u t i o n d s p r o g i c i l s (n continu)

16 Rappl du Comité Syndical d mars 2012 : Coprtic : Démarch 2012 Calndrir r smstr : analys stratégiqu, AMO Été : établissmnt d un Schéma Dirctur Stratégiqu (positionnmnt, périmètr, moyns) nd smstr : formalisation ds contrats d srvic t du modèl économiqu 2013 ; mis à nivau ds moyns Prmièrs décisions ds élus : Débats n Burau, approfondis par un Group d travail dédié d élus du Burau (tous ls 2 mois) Prmirs axs idntifiés par ls élus : Qualité Innovation La réflxion va continur, t associra ls adhérnts t ls équips Ls orintations stratégiqus du SI17 sur Dévloppr l offr, répondr aux bsoins ds adhérnts, xploitr ls tchnologis 1. Elargir l offr d solutions d gstion d collctivité : social, nfanc, tchniqu 2. Dévloppr l offr d communication t d -srvics aux citoyns : portails wb 3. Construir un offr d systèm d information transvrsal : collaboratif, archivag 4. Intégrr ls télécoms t l (très) haut débit dans nos offrs (datacntr hébrgé) 5. Innovr t xpérimntr (nouvaux usags, mobilité, tabltts) S adaptr à nos typs d adhérnts t aux réforms trritorials 1. Dévloppr ls actions dstinés aux élus 2. Fidélisr ls grands sits 3. Ciblr ls intrcommunalités 4. Etr plus proch ds adhérnts (communautés métir, actions par sctur ) 5. Conquérir ls collctivités non adhérnts Dynamisr t profssionnalisr nos pratiqus Dévloppr la proactivité: commrcial, tchniqu t d assistanc Proposr ds prstations à valur ajouté : consil, méthod, accompagnmnt GPEC Approchs Procssus t Projts Procssus support projts transvrsaux Contrats d srvic d qualité Burau Syndical 15 novmbr 2012 Systèm d information Modèl économiqu Pilotag t communication du SDS 16

17 Vrs d nouvaux contrats d srvic La migration a été géré rigourusmnt avc ds outils d pilotag dédiés Ls logicils ont été installés : l offr st rnouvlé t put êtr «rfondu» n plusiurs contrats d srvic. Propositions à discutr Un offr plus soupl dès 2013 Rfondr l offr d logicils n différnts «packs» Initial : ls outils basiqus pour gérr a minima Innovation : ls logicils actuls Intégral : Innovation avc ds «srvics +» à la cart Complémnt par ds forfaits spécifiqus AFR/ASA, EPCI, CCAS Accnt mis sur ls logicils t srvics jusqu ici non abordés (communication, pilotag, gstion d la rlation citoyns, tc.), n dévloppant ds sssions d formation pour ls élus. 17

18 Hypothèss Logicils 3 packs distincts Initial Innovation Intégral Compta Compta Compta Budgt Budgt Budgt Elctions Elctions Elctions Facturation Facturation Facturation Emprunts Emprunts Emprunts Pai Pai Pai Invntair Invntair Etat-civil Etat-civil Population Population Rcnsmnt militair Rcnsmnt militair Formulairs administratifs Formulairs administratifs Gstion ds contacts Gstion ds contacts Suivi ds affairs n cours Suivi ds affairs n cours Planning Planning Tablaux d bord ds élus Tablaux d bord ds élus Communication wb Communication wb Portail d'accès Portail d'accès Srvics + Consil Formation t Assistanc 3 "Srvics +" à la cart bilan annul d'assistanc chart informatiqu t CNIL illimité sur logicils du forfait illimité sur logicils du forfait illimité sur logicils du forfait burautiqu burautiqu Assuranc indisponibilité Assuranc indisponibilité 1 sssion annull sur sit plan d formation prsonnalisé Sécurité inclus inclus inclus Dématérialisation inclus inclus inclus Gstion Catégori Exmpls d "srvics +" à la cart Typ d srvic Srvic n lign d gstion d dtt Prospctiv financièr Optimisation fiscal Gstion d l'nfanc (ptit nfanc, périscolair, cantin, ) Gstion du social (CCAS, prsonns âgés, ) Gstion d cimtièrs Urbanism, aménagmnt du trritoir Gstion tchniqu (gstion salls, GTC, ) Autrs (polic municipal, pannaux luminux, tc.) Communication t organisation nvoi d SMS aux administrés création d'un sit wb d collctivité fournitur d'un nom d domain prsonnalisé Audit d'accssibilité (handicap) d'un sit wb xistant Agnda élctroniqu Archivag élctroniqu Gstion élctroniqu d documnts (GED) Infrastructur prstations Rnouvllmnt automatiqu du matéril informatiqu tous ls 5 ans Fournitur d solutions d téléphoni (fix ou mobil) à coûts mutualisés Fournitur d'accès ADSL ou SDSL à coût mutualisé Hébrgmnt d sit wb à coût mutualisé Télésauvrgard systématiqu ds donnés d gstion Maintnanc informatiqu ds parcs scolairs (écols) Suprvision prévntiv d srvur journé d'xprtis dédié (consultants hors SI17) Mis à disposition d tchnicin n régi formation sur-msur (plan d formation) consil à l'organisation numériqu préparation à l'archivag élctroniqu Mis n plac d solutions collaborativs (intrant, agnda) mis n plac d'un chart informatiqu mis n conformité avc la CNIL (CIL mutualisé) participation à ds rncontrs nationals mis n plac d "plan numériqu trritorial" rmplacnt d'agnt n cas d'indisponibilité majur prformanc ds outils burautiqus pour ls cadrs optimisation d l'utilisation courant d la burautiqu 18

19 Propositions à discutr Sélctionnr ls «srvics +» Enquêt élctroniqu sur ls attnts ds adhérnts Synthès financièr t hypothèss tarifairs L nquêt va prmttr d idntifir ls «srvics +» : Soit à intégrr dans l pack Intégral Soit à traitr collctivmnt avc ls collctivités concrnés Soit à gérr au cas par cas Propositions à discutr Rfont du forfait «formation-assistanc» Etudir n 2013, anné «normal» (hors migration) : Ls bsoins n formation Ls bsoins n assistanc Enrgistrr l nsmbl ds sollicitations ds adhérnts, par typ, strat, fréqunc, tc. Analysr ls chiffrs fin 2013 t n déduir ls offrs d srvics adaptés à chacun. Proposr n 2014 d nouvaux contrats d srvic d formation t d assistanc qui répondnt aux attnts ds adhérnts. 19

20 Synthès ds propositions Maintnir un ambition collctiv t proposr n 2013 : 1. Un accès prolongé à l nsmbl du pack Cosoluc (Innovation), avc ds formations adaptés (y compris pour ls élus) 2. L maintin d un accès illimité à la formation t à l assistanc 3. La fournitur d «srvics +» à la cart (à précisr) 4. La mis n plac d un suivi précis, fourni à chaqu collctivité n fin d anné, qui srvira d bas objctiv à la définition d contrats d srvics définis n fonction ds bsoins réllmnt constatés. Mobilisr ds moyns importants pour réussir ls réforms d nvrgur (passag au PES avant 2015, archivag élctroniqu, ) Maintnir globalmnt n 2013 ls contributions d 2012, tout n proposant un pack «minimal» pour ls collctivités ls plus ptits. Propositions à discutr Tarification Un rfont progrssiv d la tarification : 2013 : évolution du forfait logicil pour tnir compt ds différnts packs 2014 : rfont global ds tarifs qui inclut aussi ls prstations d assistanc t d formation Proposition pour 2013 : Initial : contributions % du forfait annul d migration Innovation : maintin d la contribution 2012 Intégral : contribution un montant à chiffrr slon l typ d «srvic +» choisi (nquêt à c sujt) 20

21 Tarif d prstation (par dmi-journé) Nbr d jours par collctivité Coût par collctivité Contribution migration par an COMMUNES moins d 200 habitants d 200 à d 300 à d 400 à d 500 à d 1000 à d 1500 à d 2000 à , d 3000 à , d 4000 à d 6000 t plus SIVU ou SIVOM CCAS ou CIAS CDC ou CDA ETABLISSEMENTS PUBLICS moins d habitants plus d habitants 138 6, moins d habitants ntr t habitants 138 6, ntr t habitants 150 6, ntr t habitants 190 6, plus d habitants moins d habitants ntr t habitants 150 6, ntr t habitants 190 6, plus d habitants moins d 10 agnts d 11 à 20 agnts 90 6, d 21 à 70 agnts 190 6, plus d 70 agnts Nos prochains rndz-vous 1. Un qustionnair (élctroniqu) du 26/11 au 14/12 (rcuil ds attnts ds adhérnts) 2. Comité Syndical : 20 décmbr 2012 (vot ds tarifs ds forfaits t packs Initial t Innovation) 3. Débat d Orintations Budgétairs (DOB) t vot du budgt : févrir-mars 2013 (vot du pack Intégral t ds tarifs ds «srvics +» ls plus dmandés, t conditions d passag d un pack à un autr) Et à notr : «Forum TIC» l 27 sptmbr

22 4. Discussion Mrci d votr attntion Bnoît LIENARD - Dirctur 22

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