Cahier des charges Projet CRM Po le Fibres/ Energivie

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1 Cahier des charges Projet CRM Po le Fibres/ Energivie Philippe Jacglin Pôle Fibres/Energivie 03 mars 2015 Version V3

2 1. Présentation du pôle Fibres/Energivie Le Pôle de compétitivité Fibres-Energivie est issu de la fusion des Pôles Alsace Energivie et Fibres. Il est le seul pôle de compétitivité dédié aux matériaux et aux bâtiments durables. Son objectif est d accélérer la mise au point et la commercialisation de produits et services innovants en facilitant et en accompagnant des projets collaboratifs de recherche et développement mais aussi en appuyant les entreprises à tous les stades de l innovation depuis l idée jusqu à la mise en marché des nouveaux produits. Réseau BtoB, il regroupe près de 400 organismes adhérents, issus des mondes de l industrie, de la recherche et de la formation. Il rassemble les acteurs de l ensemble de la chaîne de valeur du bâtiment : industrie des matériaux, de la chimie, conception des bâtiments, industrie des systèmes constructifs, industrie des équipements énergétiques, métiers de la construction, maintenance des bâtiments, promotion immobilière. La réunion de tous ces acteurs, couvrant de la ressource au marché, permet de faire jouer à plein l effet de synergie au service de la performance des filières. Ainsi, le bâtiment durable est clairement identifié comme une locomotive pour le développement d autres marchés. Du fait de sa taille et de l étendue de ses domaines de compétences, le Pôle Fibres-Energivie est un acteur de premier plan sur le marché du bâtiment durable aussi bien en France, qu à l international. 2. Objectif du projet Réaliser la fusion des 2 bases eudonet dans une base unique. Base eudonet Fibres : Environ 6000 organismes et 6000 contacts Base Eudonet Energivie : Environ 1300 organismes et 2700 contacts Cette nouvelle base devra permettre de faire dans un premier temps : La gestion des organismes, La gestion des contacts, La gestion et le suivi des projets L organisation et le suivi d évènements L organisation et le suivi de groupes de travail La gestion des services L ing

3 La base devra faciliter : Le suivi des entreprises membres du pôle Le suivi des cotisations L établissement de rapports de suivi notamment sur les projets L établissement d un certain nombre d indicateurs Personne contractante Pôle Fibres/Energivie représenté par Jean-Luc Sadorge, Directeur Général 3. Présentation des interlocuteurs du projet L interlocuteur du pôle Fibres / Energivie sur ce projet sera Philippe Jacglin Courriel : / Tel : Il aura pour rôle de : Définir et rédiger les besoins Définir le planning et s assurer de son respect Faire l interface entre l équipe opérationnelle du pôle et le prestataire D autres interlocuteurs pourront être mis à contribution : Pour la gestion des projets, des indicateurs liés aux projets, les rapports de synthèse projets Philippe Jordan Responsable des projets Courriel : / Tel : Pour la gestion des organismes, contacts, organisation d évènements, et gestion des services Hélène Meyer Responsable Marketing et Communication Courriel : / Tel : Pour le suivi des membres et des cotisations Virginie Rollot - Assistante de Direction Courriel : / Tel :

4 4. Les usages de la base CRM Le logiciel devra être accessible de partout via un navigateur (quel que soit le navigateur) et une connexion à internet- y compris depuis les téléphones portable de l équipe du pôle. Accès par identifiant mot de passe et par utilisateur La base devra être synchronisée (organismes et contacts) avec Outlook Il est prévu cinq types d usages différents pour la base CRM : Profil direction Profil marketing et communication Profil chargé d animation Profil chargé de projets Profil Assistante de direction Profil direction La direction du pôle s intéressera particulièrement aux indicateurs de suivi d activité. Profil marketing et communication La responsable marketing et communication va particulièrement suivre les évènements du pôle organisation, suivi des présents, pertinence des évènements, etc... Cet outil doit lui permettre également de suivre les services proposés par le pôle. Profil chargé de développement Le chargé d animation a besoin des informations présentes sur la base afin de renforcer les liens avec les entreprises dont il a la responsabilité. Cet outil doit lui permettre également de prospecter des entreprises, et de lancer des actions de développement d activités du pôle dont les propositions de services. Profil chef de projets Le chef de projets devra pouvoir faire un suivi d étapes et bilan de l ensemble des projets sous sa responsabilité.

5 Profil assistante de direction L assistante de direction aura un usage quotidien de la base en mettant à jour les informations et en l utilisant pour l envoi ciblé de documents. Elle sera également en charge du suivi des cotisations des membres du pôle. 5. Données techniques de la base Le pôle propose une première approche sur la structuration de la base de données. Ces éléments ne sont pas encore figés à 100%. Le prestataire pourra proposer l approche la plus pertinente sur la réalisation de la base. Il devra prévoir également des champs libres disponibles. Organismes

6 Organisme - Suite Vues associées à l onglet organisme Les sous onglets qui apparaissent en dessous des informations de chaque organisme. Il appartient au prestataire de rajouter les éléments qui seront nécessaires A minima :

7 Contacts Vues associées à l onglet contact A minima : Suivi des organismes et des contacts La base doit faciliter l établissement des rapports suivants - une seule ligne par entreprise

8 Prévoir un message d alerte si aucun interlocuteur principal n est déclaré pour un organisme donné Prévoir un message d alerte pour ne pas déclarer un deuxième interlocuteur principal pour un même organisme Pour organisme - dissocier typologie légale et typologie cotisation une entreprise qui est une PME en France ne paiera peut être que la cotisation d une TPE (car son implantation en Alsace-Lorraine correspond à une TPE) Pour contact -un seul référent par domaine et par organisme - voir comment le garantir Bloquer certaines boites de dialogue ne donner l accès (modification ou ajout de critères dans les boites de dialogue) qu aux personnes agrées ces boites de dialogues seront identifiées par le responsable projets et la responsable marketing et communication. Pour les champs à renseigner sur des pays avoir une proposition du prestataire Formulaire de ré adhésion : En sélectionnant des organismes, la base devra permettre l impression automatique de formulaires de ré adhésion avec les informations pré écrites des organismes données.

9 Evènements La base doit permettre de suivre les organismes et contacts invités ainsi que les organismes et contacts présents. Si un contact participe à un événement - dont la thématique est précisée (thématique DAS ou thématique transverse) avoir la possibilité de remonter et renseigner cette information dans l onglet organisme La base doit faciliter l établissement de rapports - il conviendra au prestataire de valider avec l interlocutrice du service marketing et communication les rapports qui lui sont nécessaires. Quelques exemples

10 Le même tableau que précédemment mais avec la liste des noms des contacts Pour la création de la liste de invités, la base doit prévoir l intégration de fichiers extérieurs type CSV. Pour une liste d invités réalisée à la fois avec des contacts provenant de la base et avec un fichier extérieur : prévoir que les informations soient présentes sur une seule liste Le système doit permettre de sortir en automatique la liste d émargements des personnes invitées Services Cet onglet ne doit pas être intégré dans l onglet évènement. Cet onglet intégrera également les visites d entreprises réalisées par les chargés de développement

11 Client boite de dialogue- idem que pour l onglet évènement et le sous onglet invité La base doit permettre d identifier pour chaque type de service (hors les visites d entreprises) les prospects, les actions en cours et les actions terminées et les actions réglées (et facturées). Faire apparaitre dans l onglet organisme et contact, le sous onglet Services Gestion des projets Prendre comme socle, la gestion des projets de la base Energivie. Les champs additionnels - présents dans la base Fibres - sont spécifiés Pour les retombées : emploi, article scientifiques, conférences, nb de brevets, nb de propriétés intellectuels s inspirer de la base eudonet de Fibres (créer un onglet emploi et un onglet propriété intellectuelle/brevet/conférence/publication) champs Fibres / Energivie Information sur le projet Nom projet Acronyme Etape Date abandon Année bilan Axe stratégique Date de labellisation Etat Portefeuille Programme Type projet Issu de Confidentialité Motif de Co labellisation Commentaire Etat Chargé projet Pôle(s) colabellisateur(s) Pôle chef de file Contact Pôle chef de file Archivé! Timing et Budget TABLE PROJET PROPOSE -POLE FIBRES/ENERGIVIE commentaires Idem Pole Fibres Avoir la possibilité d'archiver des projets Case à cocher - Idem Pôle Fibres

12 Durée prévue (mois) Date démarrage Date clôture Date KickOff Date revue 1 Date revue 2 Date revue 3 Date CI réelle Total budget projet Total budget RH Total budget investissement Total budget fonctionnement Total budget autre Total financement propre estimé Total financement propre réel Total finance. sollicités Total finance. accordés Total finance. sollicités S Total finance. accordés S Total finance. sollicités AR Total finance. accordés AR Descriptif et commentaire Descriptif Motif non sélection financeur Retombées Total brevets prévus Total CA prévu Total CA généré NB cumulé de brevets déposés à 3 ans et plus NB cumulé d'autres titres de propriété intellectuelles déposés à 3 ans et plus NB cumulé d'articles scientifiques publiés Succès commercial NB cumulé de produits mis sur le marché NB cumulé de procédés mis sur le marché NB cumulé de services mis sur le marché Total emplois prévus NB cumulé d'emplois crées 3 ans et plus après la fin du projet NB cumulé d'emplois maintenus 3 ans et plus après la fin du projet en ETP Total emplois mobilisés Total emplois disparus NB cumulé de créations d'entreprise suite au projet NB Conférences

13 Un certain nombre de rapports sont édités sur les projets, il conviendra au prestataire de recueillir les données auprès du chef de projets afin de mettre en place les moyens qui facilitent l établissement de ces rapports. Comités/ groupes de travail Garder le principe de la base Eudonet Energivie Le système doit permettre de sortir en automatique la liste d émargements des personnes invitées Indicateurs La base doit faciliter l établissement des indicateurs suivants liste non exhaustive : Liste des membres par typologie Nombre de membres par typologie Montant global des cotisations encaissées à l instant T Montant des actions réglées (et facturées) par type de service Par typologie (TPE, PME, laboratoire,...), nombre de visites des adhérents et des prospects par chargé de développement Le nombre de réunions par comité ou groupe de travail Nombre d évènements organisés par le pôle Nombre de participants à chaque événement Option La gestion des plannings et des taches : Cette fonction était utilisée par le pôle Fibres mais pas par le pôle Energivie. Le prestataire doit prévoir une solution qui permette le suivi de l activité journalière de chaque permanent du pôle et qui facilite l établissement des synthèses mensuelles.

14 Exemple de synthèse mensuelle pour un permanent du pôle Les codes et les identifiants sont pré définis 6. Données existantes Il y a actuellement 2 bases eudonet Fibres et Energivie Le prestataire étudiera les moyens à mettre en œuvre pour récupérer les informations des 2 bases et les réinjecter dans la nouvelle base (y compris les projets archivés par le pôle Fibres) Cas des 2 anciennes bases Le prestataire pourra proposer une sauvegarde des données des 2 anciennes bases sur notre serveur ou un autre moyen permettant de conserver et de consulter ces données.

15 7. Mode de transmission : Les éléments devront être remis par courrier électronique à l adresse suivante : et dans les délais suivants : Modalités de la publicité : contact direct avec des candidats potentiels et mise en ligne du présent document dans la rubrique «Actualités» du site web pendant la durée de la consultation. Le critère de sélection des offres portera sur les points suivants : - Offre complète et conforme au cahier des charges. Les critères de classement des offres porteront sur les points suivants : - la pertinence des propositions formulées ; - le prix (sera calculé sur la base des quantités communiquées à titre indicatif) ; - la composition de l équipe impliquée et son expérience dans le domaine de la maquette numérique. 8. Planning prévisionnel du projet Planning projet fusion des bases Fibres/Energivie Actions Rencontre prestataire et interlocuteurs pôle pour finaliser le cahier des charges Remise de l'offre par le prestataire Rencontre prestataire et équipe pole Analyse des offres et sélection du prestataire Analyse fonctionnel - analyse des besoins Livraison de la base Délai 18-mars 13-avr 12-mai S21 S23 S30

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