Manuel Contact updates

Transcription

1 Manuel Contact updates CARYA GROUP HQ Fountain Business Center / Building 5 C. Van Kerckhovenstraat Bornem T F contact@caryagroup.eu CARYA GROUP La Grande Arche Paroi Nord La Défense Paris T contact@caryagroup.eu

2 Table des matières 1 Contact Updates dans Bureau CRM Réception dans le Bureau CRM Aligner les données du contact Assigner responsable Transfer vers le responsable 5 Index 0

3 1 Contact Updates dans Bureau CRM Les Contact updates sont journellement envoyées depuis CARMEN dans Navision. Les Contact updates contiennent des modifications de vos prospect/clients existants comme, par exemple, une nouvelle adresse, mais aussi des nouveaux prospects. Ces Contact updates sont réceptionnées via le CRM desktop et sont traités de la façon suivante. 1.1 Réception dans le Bureau CRM Lors du démarrage de Navision, la fenêtre Inbox apparaît afin de mentionner qu une nouvelle contact update a été réceptionnée et nécessite d être traitée. En cliquant sur la ligne Changements de données CRM ouvertes le Bureau CRM est automatiquement ouvert avec les filtres nécessaires activés afin de faire apparaître les lignes en attente de traitement. Inbox Cliquez sur le lien Changements de données CRM ouvertes ou cliquez sur Gestion relation CRM - Bureau CRM. La fenêtre suivante apparaît. Bureau CRM Dan cette fenêtre vous voyez les contact updates. Le Type origine = Mise à jour contact. 1

4 En fonction du degré de similarité, le statut de liaison adopte les statuts suivants: Nouveau: Le système ne trouve aucune fiche prospect similaire dans la base de données. (Sur base du Nom, Prénom, Rue, Nr. et Code postal) Similaire: Le système trouve automatiquement une fiche prospect existante dans la base de données. (Sur base du Carmen-ID ou sur base du Nom, Prénom, Rue, Nr. et Code postal) Vérifiez pour ce statut si aucune autre donnée n'est tranférée comme des numéros de téléphone ou des adresses . Différent: Le système trouve une fiche prospect similiaire. (Prospects dont le Nom, Prénom, Rue, Nr. et Code postal correspond à 98%) Vérifiez pour ce statut si aucune autre donnée n'est tranférée comme des numéros de téléphone ou des adresses . Dans le bas du Bureau CRM vous retrouvez de l'information complémentaire: Nom/prénom Dernier Udate CRM: Grâce à ce champ, vous pouvez savoir quand les données ont été modifiées dans CARMEN. Rue Commentaires 1.2 Aligner les données du contact Sélectionnez Fonctions - Aligner les données du contact pour aligner les données. La fenêtre suivante apparaît. Modifier client CRM L écran de comparaison ci-dessous apparait alors. Celui-ci fait apparaître à gauche de l écran, les données provenant de CARMEN et à droite les données présentes sur la fiche prospect dans Navision. 4 champs ont été ajoutés dans la partie supérieur de la fenêtre de sorte que vous puissiez voir quand et par qui les données ont été modifiées dans CARMEN et dans le DMS. Dans la partie en haut à gauche, vous pouvez voir la date de dernière modification dans CARMEN et la raison de la modification (Dernier Modification CARMEN). Dans la partie en haut à droite, vous pouvez voir la date de dernière modification dans le DMS et la personne qui a faite cette modification (Dernière Modification DMS). 2

5 Le système fait apparaître en rouge et en gras les données qui sont différentes. Il est de la responsabilité de la concession de confirmer à partir de cette fenêtre si les données qui sont reprises dans ces deux fenêtres concernent une seule et même personne. Plusieurs situations sont possibles: Les données qui apparaissent dans les deux tableaux concernent une seule et même personne. Confirmer via [OK]. Le statut de la relation dans le Bureau CRM devient alors Identique. L utilisateur peut éventuellement décider de copier certaines données dans la fiche prospect existante. Les données concernent deux personnes bien distinctes (par ex. un père et fils qui habitent à la même adresse). La suppression du lien se fait via Fonctions - Supprimer la Relation Prospect. L écran de droite devient alors vide. La confirmation se fait également via le bouton [OK]. Le statut de la relation dans le Bureau CRM devient alors Nouveau. Plusieurs fiches prospects contenant des données similaires ont été détectées dans la base de données. Dans pareille situation, la colonne Nombre de clients similaires indique le nombre de fiches semblables. Cette information est également reprise dans l écran de comparaison. Il faut à ce moment détecter si, parmi cette sélection de fiches, l une d entre elles correspond à la personne qui figure sur le tableau de droite. L utilisation des flèches en haut à droite de l écran permet de faire défiler les données qui apparaissent sur les différentes fiches. Deux actions sont alors possibles: Si l une des fiches prospect correspond, la faire apparaitre dans l écran de droite et confirmer le lien via [OK]. Le statut de la relation devient Identique. Si aucune fiche prospect dans la liste ne correspond, supprimer la relation via Fonctions - Supprimer la Relation Prospect. Le statut de la relation devient Nouveau. 3

6 Les données reçues via CARMEN sont facilement transférables dans Navision. Ce transfert ne se fait jamais de manière automatique et il incombe dès lors à l utilisateur du Bureau CRM d identifier les données qui ne sont pas encore présentes dans Navision et de les recopier dans la base de données de la concession. À partir de l écran de comparaison, sélectionner les données à transférer via la colonne Sélectionné dans l écran de gauche. Pour transférer ces données dans la fiche déjà existante dans Navision, aller sur Fonctions Transférer les zones sélectionnées vers le DMS. Modifier client CRM Les valeurs sont alors retranscrites dans l écran de droite, correspondant aux données présentes dans Navision. Valider ensuite en cliquant sur [OK]. Le transfert se fait toujours entre champs correspondants (par ex. Téléphone (Privé) vers Téléphone (Privé)). Si une valeur est déjà présente pour le champ correspondant de la fiche prospect, le transfert va écraser la valeur déjà présente. Pour éviter de perdre cette donnée, il est possible de transférer manuellement les données reçues dans CARMEN dans un autre champ de la fiche prospect. Pour ce faire, sélectionner la valeur dans l écran de gauche et copier la ([Ctrl]+[C]) et coller la ([Ctrl]+[V]) dans le champ désiré dans l écran de droite. 4

7 1.3 Assigner responsable Dès que les données ont été alignées, vous pouvez assigner un responsable au contact update. Cette fonction peut uniquement être suivi pour les contact updates dont le Statut de traitement est En attente et le Statut de liaison est Identique ou Nouveau. Vous sélectionnez la ligne de contact update dans le CRM Desktop et cliquez sur Fonctions Assigner responsable - Sélectionner depuis la liste. Choisissez le responsable dans la liste et cliquez sur [OK]. 1.4 Transfer vers le responsable Dès que le responsable a été assigné, le contact update peut être transféré. Cliquez sur Fonctions - Transfert vers le responsable. Le message suivant apparait. Message 3 actions sont executées : Les données client CRM modifie le statut de traiutement en Traité. Les prospects pour qui le statut de liaison était Nouveau sont créés dans Navision. Les prospects pour qui le statut de liaison était Identique sont modifiés dans Navision (si des modifications ont été faites). 5