Fiche pratique n 8 Association Les organes de gouvernance et de direction

Transcription

1 Fiche pratique n 8 Association Les organes de gouvernance et de direction Une assemblée générale informée et active Il n est pas nécessaire qu une association ait beaucoup de membres pour être bien gouvernée.le quorum est fixé pour toutes les assemblées par les statuts. Le cumul des procurations est limité. L association sollicite activement la participation de ses membres à l assemblée générale et les convoque suffisamment longtemps à l avance pour que le quorum soit habituellement atteint à la première convocation.les documents relatifs à l ordre du jour (comptes annuels et rapports, texte des résolutions, liste des candidats connus) doivent être adressés ou mis à disposition des membres dans le délai prévu par les statuts,ou à défaut, dans un délai raisonnable avant l assemblée. L association peut en apporter la preuve.dans les associations de plus de 50 membres, le vote à distance par correspondance ou Internet est organisé pour permettre l expression de tous. Les nominations d administrateur font l objet d une information préalable avec profession de foi des candidats. Un scrutin séparé par candidat est organisé. Il n y a pas de vote de liste bloquée, mais le président ou le conseil peut exprimer un soutien. Le secrétariat des assemblées est assuré formellement le proçès-verbal retrace les débats. Il est signé par le bureau, reporté sur les registres, et les formalités éventuelles à la préfecture sont effectuées dans les délais légaux. Pour un conseil d administration efficace Le conseil veille à un certain renouvellement de ses membres qui sont élus par l assemblée selon les principes suivants Le nombre de mandats successifs est limité Une limite d âge est instaurée pour tout ou partie du conseil d administration Certains administrateurs sont missionnés pour favoriser, solliciter, apprécier des candidatures Les candidats sont sollicités pour leurs compétences diversifiées, leur disponibilité et leur adhésion aux valeurs Le conseil d administration se réunit suffisamment souvent pour assurer ses missions. Les administrateurs doivent être assidus et effectuer les tâches prévues entre les réunions. Idéalement, les travaux du conseil devraient comprendre chaque année L examen de la stratégie, Le contrôle et la recherche de l efficacité et de la transparence, L examen des comptes et de l emploi des fonds, L analyse du compte-rendu de mission des différents comités. Les réunions du conseil d administration doivent être précédées, pour une bonn& information, de l envoi plusieurs jours à l avance d un dossier de référence sur les questions à l ordre du jour. Le conseil d administration nomme et organise des comités spécialisés chargés de préparer en groupe des décisions importantes ou sensibles. Ces petits groupes d administrateurs, comités d administrateurs ou comités spécialisés, préparent et éclairent les décisions du conseil ou du président. II peut s agir de commissions spécialisées (scientifique, stratégique, financière) qui peuvent être composées d administrateurs et de personnalités qualifiées