Carte VISA Affaires de la Banque Scotia

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1 Carte VISA Affaires de la Banque Scotia Visa Information Management Guide d utilisation pour les coordonnateurs 1

2 TABLE DES MATIÈRES 1.0 INTRODUCTION AVANT-PROPOS DÉROULEMENT HABITUEL VISA INFORMATION MANAGEMENT EXIGENCES TECHNIQUES ACCÉDER À VISA INFORMATION MANAGEMENT (VIM) POUR LA PREMIÈRE FOIS RÉINITIALISATION DE VOTRE MOT DE PASSE VIM MODIFICATION CARTE SCOTIA DEMANDE DE NOUVELLES CARTES MODIFICATION DES RENSEIGNEMENTS SUR LE TITULAIRE DE CARTE ANNULATION/FERMETURE D UN COMPTE CARTE RAPPORTS PRODUIRE UN RELEVÉ PAR TITULAIRE DE CARTE PROGRAMMATION DE RAPPORTS EXTRACTIONS DE FICHIERS SOUTIEN TECHNIQUE... 9 Marque déposée de La Banque de Nouvelle-Écosse. La Banque de Nouvelle-Écosse, Tous les autres noms de produits et services sont des marques de commerce ou des marques déposées appartenant à leurs titulaires respectifs. Dans le présent document, la mention des marques de commerce n implique pas qu une licence a été octroyée. Windows est une marque de commerce de Microsoft Corporation. Aucune partie de ce document ne peut être reproduite ni transmise à quelque fin, sous quelque forme ou par quelque moyen que ce soit, électronique ou mécanique, y compris par la photocopie et l enregistrement, sans la permission écrite expresse de La Banque de Nouvelle-Écosse. 2

3 1.0 INTRODUCTION Voici le Guide d utilisation pour les coordonnateurs de la Carte VISA Affaires de la Banque Scotia. Comme les entreprises sont de plus en plus nombreuses à utiliser les cartes de crédit et les cartes de paiement pour le règlement de leurs déplacements et de leurs petits achats, il devient nécessaire de trouver une façon plus économique et pratique de rapprocher les dépenses. La Banque Scotia et VISA Canada offrent désormais à la clientèle des petites entreprises et à la clientèle commerciale un outil en ligne de programmation de rapports Visa Information Management (VIM). 2.0 AVANT-PROPOS 2.1 DÉROULEMENT HABITUEL Ce guide vous fournira l information de base dont vous avez besoin pour commencer à utiliser votre programme carte Visa Affaires de la Banque Scotia, y compris les étapes à franchir pour que nous puissions émettre votre carte. Il est important de prendre en note et de conserver le code d identification de votre contrat de service qui a été fourni par la Banque Scotia au coordonnateur du programme dans le courriel de bienvenue. Vous devrez également vous assurer que vos coordonnateurs connaissent le mot de passe qui a été fourni à la Banque Scotia par votre entreprise sur le formulaire de désignation du coordonnateur. Cette information sera exigée à des fins de vérification lorsque le coordonnateur principal ou un coordinateur secondaire contacte le Centre de service carte VISA Affaires de la Banque Scotia pour obtenir de l aide. Pour que nous puissions émettre vos cartes, un de vos coordonnateurs du programme devra ouvrir une session sur le site Web de Visa Information Management (VIM) pour fournir vos renseignements de titulaire de carte et les soumettre. Les cartes seront envoyées à l attention du coordonnateur principal dans un délai de 7 à 10 jours ouvrables. Les demandes de cartes ainsi que les modifications se feront au moyen du module Card Management de VISA Information Management. Le cycle de facturation va du 16 du mois courant au 15 du mois suivant. Toutes les opérations des titulaires de carte se retrouvent dans le compte de l entreprise à la fin du cycle de facturation et les soldes individuels sont ramenés à zéro. Une somme sera automatiquement débitée de votre compte d entreprise 21 jours après la fin du cycle, le 5 de chaque mois ou vers cette date, pour les opérations du cycle de facturation précédent. Toute l information est disponible sur le Web et aucun document n est produit sur support papier. Un relevé électronique (format PDF) est envoyé au coordonnateur de l'entreprise et aux titulaires de carte le 18 de chaque mois. Ce relevé est transmis à l'adresse électronique en dossier pour chaque coordonnateur et chaque titulaire. L'expéditeur de ce courriel est Banque Scotia et l'adresse <Scotiabank@procard.com>. Les opérations des titulaires peuvent être consultées en ligne sur le site de Visa Information Management. Pour savoir comment produire les relevés et rapports, consultez la section 5.1, Produire un relevé par titulaire de carte. 3

4 3.0 VISA INFORMATION MANAGEMENT 3.1 EXIGENCES TECHNIQUES Les éléments ci-dessous sont nécessaires pour utiliser Visa Information Management (VIM) : Navigateurs Les versions suivantes donnent le meilleur rendement : o Microsoft Internet Explorer 6.0 avec mise à jour SP1 o Mozilla Firefox, version minimale ou, préférablement, version De nombreux autres navigateurs sont connus pour bien fonctionner avec le site VIM. Toutefois, si certains éléments du site posent problème, nous vous recommandons d'opter pour l'un des navigateurs ci-dessus. Systèmes d exploitation Visa Information Management est compatible avec le système d exploitation Windows. Les systèmes recommandés sont Microsoft Windows 2000 ou Windows XP. Logiciel Pour visionner les rapports reçus par courriel en format.pdf, les destinataires doivent avoir le logiciel Adobe Acrobat Reader. Un utilitaire de décompression peut aussi être nécessaire pour récupérer les fichiers.zip. Connectivité Le minimum requis pour établir la connexion au site Visa Information Management est un modem à composition automatique d au moins 56,6 KB/Sec. Pour de meilleurs résultats, les options de connexion DSL, par câble, T1 ou de réseau local/de l entreprise sont recommandées. 3.2 ACCÉDER À VISA INFORMATION MANAGEMENT (VIM) POUR LA PREMIÈRE FOIS Ouvrez une session VIM à l adresse vim.visa.com. Vous devrez entrer vos ID utilisateur et mot de passe Votre ID utilisateur est SCO + les 4 premières lettres de votre nom de famille + les 3 premières lettres de votre prénom + les 6 derniers chiffres de votre ID de contrat de service (que la Banque Scotia vous a fourni dans l avis de bienvenue envoyé par courriel). Par exemple, l ID d un dénommé John Smith serait SCOSMITJOH Votre mot de passe temporaire est welcome1. On vous demandera de remplacer votre mot de passe temporaire dès votre premier accès au site. Visa Information Management a défini les règles suivantes pour les mots de passe : 8 à 14 caractères Distinction entre les minuscules et les majuscules Doit contenir à la fois des lettres et des chiffres Les mots de passe doivent être changés tous les 35 jours Les mots de passe des 12 derniers mois ne peuvent être réutilisés Une fois que vous avez choisi votre mot de passe, vous recevrez une confirmation. Cliquez sur Continuer pour passer à l étape suivante. Vous avez maintenant accès au site Visa Information Management, outil de gestion de cartes et d affichage de relevés. Vous recevrez alors un Contrat de licence utilisateur final. Veuillez lire le contrat et cliquer sur le bouton J accepte afin de continuer. Le Contrat de licence utilisateur final ne s affichera que la première fois que vous accéderez à Visa Information Management. La page rappel de mot de passe s affichera. Sélectionnez une question de rappel de mot de passe à partir du menu déroulant et tapez la réponse dans la zone prévue à cet effet. Cliquez sur le bouton Soumettre pour 4

5 enregistrer la réponse. Si vous oubliez votre mot de passe, on vous demandera de donner la réponse à votre question pour vous identifier. Les trois modules suivants figurent à la page d accueil de Visa Information Management : Card Management sert à apporter des modifications aux renseignements existants sur le titulaire de la carte, à annuler des cartes et/ou à créer de nouvelles cartes. Visa Information Source sert à produire des rapports tels que le relevé de titulaire de carte ou le relevé de facturation de l entreprise. Mailbox sert à stocker et récupérer les rapports produits à l aide du module Visa Information Source. 3.3 RÉINITIALISATION DE VOTRE MOT DE PASSE VIM Si vous oubliez votre mot de passe, vous aurez la possibilité de le réinitialiser en cliquant sur le lien «Vous avez oublié votre mot de passe». Le système vous demandera alors d entrer votre code d utilisateur ainsi que l adresse courriel enregistrée dans votre profil VISA Information Management. Vous aurez ensuite à répondre à une question de rappel. Après avoir fourni la bonne réponse à la question de rappel, vous recevrez de VISA, à l adresse électronique inscrite dans votre profil, un message contenant une adresse URL unique pour le rétablissement de votre mot de passe. On vous demandera de suivre les instructions fournies dans le courriel et de vous rendre à l adresse URL indiquée. La nouvelle adresse URL vous permettra de réinitialiser votre mot de passe. Lorsque vous aurez entré votre nouveau mot de passe, le système vous ramènera à VISA Information Management afin d ouvrir une session à l aide du nouveau mot de passe que vous venez de choisir. 4.0 MODIFICATION CARTE SCOTIA Gestion des cartes (Card Management) est utilisé pour modifier les renseignements sur le titulaire de carte, annuler les cartes existantes et/ou créer de nouvelles cartes. 4.1 DEMANDE DE NOUVELLES CARTES Ouvrez une session VIM, à vim.visa.com. Entrez vos ID utilisateur et mot de passe. Si vous êtes un nouvel utilisateur, reportez-vous à la section 3.2. Cliquez sur le lien Card Management à la page d accueil de Visa Information Management. La page d accueil Gestion des cartes s affichera. Cliquez sur Gestion des cartes dans la barre de navigation. Cliquez sur Créer un compte carte. Une formule de données de compte en blanc s affichera. Les zones suivantes doivent être remplies pour qu une carte puisse être commandée : - Type de carte : sert à indiquer le type de carte (or ou argent) et la langue (anglais ou français). Sélectionnez l option appropriée dans le menu déroulant. - Nombre de cartes demandées : choisissez 1 dans le menu déroulant - Demande de NIP : choisissez Oui pour recevoir le NIP par courriel - Nom du titulaire de carte : entrez les nom de famille et prénom du titulaire tels qu ils doivent apparaître sur la carte. Assurez-vous d insérer un * entre le prénom et le nom, sans aucun espace (par exemple, Jane*Doe) - Nom de l entreprise : entrez le nom de l entreprise tel qu il doit apparaître sur la carte. Assurez-vous d ajouter un * à la fin du nom de l entreprise (par exemple, société ABC*). Si la zone est laissée en blanc, le nom de l entreprise fourni par votre directeur relationnel ou votre directeur de compte sera utilisé. 5

6 - Adresse 1, Ville, Province, Pays, Code postal : entrez l adresse postale du titulaire de carte - Adresse électronique : entrez l adresse de courriel du titulaire. - Téléphone (travail) : entrez le numéro de téléphone au travail du titulaire afin que la Banque Scotia puisse communiquer avec lui en cas de problème concernant sa carte. - Date significative : entrez une date significative dont le titulaire se souviendra facilement. Il peut s agir de n importe quelle date révolue (et non une date se situant dans le futur), par exemple un anniversaire ou la date d entrée en service. La date significative est nécessaire pour que le titulaire puisse activer sa carte. - Limite de crédit : entrez la limite de la carte du titulaire. - Limite d avance de frais : entrez 0 si le titulaire n a pas droit à des avances de fonds. Entrez 100 s il a droit à des avances de fonds. Après avoir rempli toutes les zones ci-dessus, cliquez sur Suivant. Un sommaire de votre demande de carte s affiche. Si les données sont exactes, cliquez sur Confirmer. Sinon, cliquez sur Précédent pour modifier les données. Une fois les données confirmées, vous recevrez un avis confirmant que le compte a été créé avec succès, de même que les 6 derniers caractères numériques du numéro de carte. La carte sera livrée dans les 7 à 10 jours ouvrables qui suivent. 4.2 MODIFICATION DES RENSEIGNEMENTS SUR LE TITULAIRE DE CARTE Ouvrez une session VIM, à vim.visa.com. Entrez vos ID utilisateur et mot de passe. Si vous êtes un nouvel utilisateur, reportez-vous à la section 3.2. Cliquez sur le lien Card Management à la page d accueil de Visa Information Management. La page d accueil Gestion des cartes s affichera. Cliquez sur Gestion des cartes dans la barre de navigation. La page Rechercher un compte carte apparaîtra. Entrez le nom de famille et le prénom du titulaire dans les zones appropriées. Cliquez sur Aller. Ou encore, cliquez sur Aller pour obtenir une liste de tous vos titulaires de carte. Le nom de votre titulaire de carte apparaîtra, de même que les 6 derniers caractères numériques du numéro de carte. Les icônes suivantes apparaîtront à gauche du nom du titulaire sous Options : sert à visualiser (lire seulement) les renseignements sur le titulaire sert à modifier les renseignements sur le titulaire sert à fermer un compte de titulaire sert à commander de nouvelles cartes. Pour modifier les renseignements sur le titulaire, cliquez sur. Cliquez sur la case Informations de compte. Cliquez sur Suivant. Cliquez sur le bouton qui sert à actualiser l information afin de charger les données les plus récentes sur le titulaire de carte, sinon vous ne pourrez pas modifier les données existantes. Modifiez les zones voulues. Cliquez sur Suivant. L écran Mise à jour des commentaires apparaîtra, vous permettant d enregistrer les modifications apportées et les raisons pour lesquelles elles ont été effectuées. Cliquez sur Suivant. Un sommaire des renseignements sur le titulaire apparaîtra. Si vous êtes satisfait de l information qui y figure, cliquez sur Confirmer. Sinon, cliquez sur Précédent afin d apporter d autres modifications aux renseignements sur le titulaire. Une fois que vous aurez cliqué sur Confirmer, une page confirmant que le compte du titulaire de carte a été mis à jour avec succès apparaîtra. Cliquez sur OK. Nota : o Si un changement a été apporté à l une ou l autre des zones suivantes, Nom du titulaire de carte, Nom de l entreprise ou Type de carte, une nouvelle carte sera nécessaire. Cliquez sur pour commander une nouvelle carte. L écran de demande de nouvelles cartes s affiche. Entrez 1 dans la zone Nombre de cartes et sélectionnez Livraison normale dans le menu déroulant de la zone Option de livraison. Cliquez sur Soumettre. Une page de confirmation s affichera. Cliquez sur Confirmer. 6

7 Un écran confirmant que la demande a été soumise avec succès s affichera. La nouvelle carte sera livrée dans les 7 à 10 jours ouvrables qui suivent. o Tous les changements sont effectués en temps réel, sauf pour ce qui est de la Limite d avance de frais. Veuillez prévoir un délai de traitement de 24 heures. 4.3 ANNULATION/FERMETURE D UN COMPTE CARTE Ouvrez une session VIM, à vim.visa.com. Entrez vos ID utilisateur et mot de passe. Si vous êtes un nouvel utilisateur, reportez-vous à la section 3.2. Cliquez sur le lien Card Management à la page d accueil de Visa Information Management. La page d accueil Gestion des cartes s affichera. Cliquez sur Gestion des cartes dans la barre de navigation. La page Rechercher un compte carte s affiche. Entrez les nom de famille et prénom du titulaire dans les zones appropriées. Cliquer sur Aller. Ou encore, cliquez sur Aller pour obtenir une liste de tous vos titulaires de carte. Le nom de votre titulaire de carte apparaîtra, de même que les 6 derniers caractères numériques du numéro de carte. Les icônes suivantes apparaîtront à gauche du nom du titulaire sous Options : sert à visualiser (lire seulement) les renseignements sur le titulaire sert à modifier les renseignements sur le titulaire sert à fermer un compte de titulaire sert à commander de nouvelles cartes Cliquez sur. Un écran vous demandant de confirmer que vous désirez fermer le compte s affichera. Cliquez sur Continuer. Vous recevrez maintenant une confirmation que le compte a été fermé avec succès. Cliquez sur OK. Nota : o Si des prélèvements automatiques sont faits sur le compte de votre titulaire, assurez-vous de communiquer avec le commerçant et de lui demander d annuler les prélèvements automatiques. L annulation/la fermeture du compte n empêchera pas les prélèvements automatiques d être effectués sur le compte du titulaire. o Une fois que le compte du titulaire est annulé/fermé, la carte doit être détruite. 5.0 RAPPORTS Visa Information Source est utilisé pour produire des rapports tels que le relevé par titulaire de carte ou pour extraire des fichiers dans le but de les charger dans votre système de compte fournisseurs. 5.1 PRODUIRE UN RELEVÉ PAR TITULAIRE DE CARTE Ouvrez une session VIM, à vim.visa.com. Entrez vos ID utilisateur et mot de passe. Si vous êtes un nouvel utilisateur, reportez-vous à la section 3.2. Cliquez sur Visa Information Source, à la page d accueil Visa Information Management. La page Visa Information Source s affiche. Dans la barre de navigation, cliquez sur Analyse de données/suivi activité/relevé par titulaire de carte. Pour le Cycle de rapport, sélectionnez la période de relevé au moyen des options Début et Fin de période, dans le menu déroulant. 7

8 Pour le Type de rapport, sélectionnez Détail. Cliquez sur le bouton Envoyer. La page Enregistrer le rapport s affiche. Tapez «Relevé de titulaire de carte» dans la zone Nom du rapport. Pour Envoyer vers, sélectionnez Destinataire du message électronique. Sous Sélectionnez les destinataires du rapport, sélectionnez votre adresse courriel figurant dans la boîte gauche et cliquez sur le symbole >. Cliquez sur Enregistrer. Le relevé par titulaire de carte parviendra rapidement à l adresse courriel que vous avez sélectionnée. 5.2 PROGRAMMATION DE RAPPORTS Visa Information Management a la capacité de créer automatiquement des rapports sur une base mensuelle et de les envoyer à votre adresse courriel. Pour programmer un rapport, ouvrez une session VIM, à vim.visa.com. Entrez vos ID utilisateur et mot de passe. Si vous êtes un nouvel utilisateur, reportez-vous à la section 3.2. Cliquez sur Visa Information Source à la page d accueil de Visa Information Management. La page d accueil Visa Information Source s affiche. À partir de la barre de navigation, cliquez sur Analyse de données/suivi activité/relevé par titulaire de carte. Pour le Cycle de rapport, sélectionnez Début et Fin de période dans le menu déroulant. Pour la Fin de période, vous devez sélectionner une date déjà passée (et non future). Si vous choisissez une date ultérieure, il sera impossible de programmer des rapports par la suite. Par exemple, si vous voulez recevoir le relevé du 15 octobre le 18 octobre, vous devez sélectionner dans «Début de période», et dans «Fin de période». Pour le Type de rapport, sélectionnez Détail. Cliquez sur le bouton Programmer. L écran Programmer un rapport s affiche. Entrez «Relevé mensuel de titulaire de carte» dans la zone Nom du rapport. Pour la Fréquence d exécution, sélectionnez «Tous les mois». Sélectionnez 18 dans le menu déroulant. Sous Sélectionnez les destinataires du rapport, sélectionnez votre adresse courriel figurant dans la boîte gauche et cliquez sur le symbole >. Cliquez sur Enregistrer. Le Relevé de titulaire de carte sera envoyé automatiquement à votre adresse courriel le 18 de chaque mois. Vous pouvez corriger ou supprimer des rapports que vous avez programmés et enregistrés en sélectionnant Analyse de données/rapports programmés dans la barre de navigation. On vous indiquera la date du prochain rapport programmé. 5.3 EXTRACTIONS DE FICHIERS Les extractions de fichiers vous permettent d extraire des données sur les opérations et de les intégrer dans le système comptable de votre entreprise. Pour faire une extraction, ouvrez une session VIM, à vim.visa.com. Entrez vos ID utilisateur et mot de passe. Si vous êtes un nouvel utilisateur, reportez-vous à la section 3.2. Cliquez sur Visa Information Source à la page d accueil de Visa Information Management. Cliquez sur Analyse des données/extractions dans la barre de navigation. L écran Définitions et modèles d extraction de fichier apparaît. Cliquez sur Créer une extraction. Sous Type d extraction, si vous choisissez Ad Hoc, une extraction sera générée en fonction des zones que vous choisissez. Le format de sortie peut être n importe lequel parmi les formats suivants : CSV, Excel, HTML, SQL, Séparé par une tabulation, Largeur fixe, ou XML. Si vous sélectionnez Gestion financière, une extraction sera générée pour Quicken ou Quickbooks. Le format de sortie peut être soit QIF (Quicken Interchange Format) pour Quicken, ou IIF (Import/Export Interchange File) pour Quickbooks. 8

9 Sélectionnez les zones devant faire partie de votre modèle. Une fois que vos zones seront choisies, elles seront affichées dans votre modèle personnalisé. Une fois sauvegardé, le modèle que vous avez créé apparaîtra lorsque vous accéderez à l écran Extractions. 6.0 SOUTIEN TECHNIQUE Si vous éprouvez des difficultés techniques, veuillez communiquer avec le Centre de service Carte VISA Affaires de la Banque Scotia en composant le Assurez-vous d avoir en main vos code d identification du contrat de service et mot de passe, car nos analystes techniques ont besoin de ces renseignements aux fins de vérification. Votre code d identification du contrat de service a été fourni par la Banque Scotia lors du processus initial de documentation du programme et d information par courriel. Le mot de passe a été fourni à la Banque Scotia par votre entreprise sur la formule Désignation du coordonnateur. 9