Charte de contrôle interne de Fongépar Gestion Financière

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1 Charte de contrôle interne de Fongépar Gestion Financière Sommaire : 1 Avant propos Objet de la Charte Le cadre règlementaire Organisation du dispositif de contrôle interne Les acteurs du contrôle permanent : les contrôles de 1 er et 2 ème niveau Les contrôles de 1 er niveau : Nomination d un Responsable de la Conformité et du Contrôle Interne : les contrôles de 2 ème niveau : Suivi du contrôle interne Existence de comité de contrôle interne : Existence d une base incidents opérationnels : Dispositif de réaction aux anomalies : Le rapport annuel de contrôle : Outils du contrôle interne Outils de la société de gestion : Outils du contrôle interne : Fonction d Audit : le contrôle de 3 ème niveau ou contrôle périodique Organisation des contrôles de deuxième niveau Déontologie et application des règles de bonne conduite Déontologie : Règles de bonne conduite : Gestion financière des portefeuilles Valorisation des portefeuilles Organisation de l activité : Le contrôle opérationnel : Organisation, risque juridique et sécurité Organisation : Risque juridique : Sécurité :... 9 Page 1 sur 9 V2-01/06/2010

2 1 Avant propos 1.1 Objet de la Charte FGF a établi une charte du contrôle interne. Ce document décrit l organisation du contrôle interne ainsi que les missions du RCCI (Responsable de la Conformité et du contrôle Interne) au sein de la société de gestion. Celle-ci doit disposer en permanence : - d un nombre suffisant de collaborateurs dont les compétences sont adaptées à ses activités, - ainsi que de moyens matériels, techniques et financiers suffisants et adaptés à la gestion proposée et aux instruments utilisés, - de même que de dispositifs de contrôle et de sécurité, en particulier dans le domaine informatique. 1.2 Le cadre règlementaire Cette organisation ainsi que la nature des contrôles exercés et des politiques de gestion des risques sont décrits par le règlement général de l AMF (RGAMF), article à , ainsi que par les articles 31 à 36 de l Instruction n du 8 février 2008 relative aux procédures et modalités d'agrément et au programme d'activité des sociétés de gestion de portefeuille et des prestataires de services d'investissement exerçant le service de gestion de portefeuille pour le compte de tiers, expliqués ci-après : Articles 31 Présentation des moyens, de l organisation et des procédures de contrôle et de suivi Des procédures de suivi et de contrôle de la gestion en adéquation avec les activités exercées doivent être mises en place. Conformément aux articles 311-1, et du RGAMF, la société de gestion de portefeuille doit décrire, dans son programme d activité : 1 Les moyens dont elle dispose pour son contrôle ; 2 L organisation générale de ce contrôle ; 3 Les procédures de contrôle et de suivi qu elle entend mettre en place. Les éléments concernés sont notamment : les systèmes et procédures permettant de sauvegarder la sécurité, l intégrité et la confidentialité des informations, le suivi des portefeuilles des OPCVM et des mandats, et, de la société de gestion de portefeuilles elle-même, la constitution des recueils de procédures, l établissement et la mise en œuvre des mécanismes de contrôle interne appropriés et l organisation de la conformité, du contrôle permanent hors conformité et du contrôle périodique. Article 32 Les missions assumées par la fonction de conformité et de contrôle interne conformément aux articles 313-2, et du RGAMF La fonction de conformité et de contrôle interne se décompose comme suit : 1 Le contrôle permanent qui recouvre le contrôle de conformité, le contrôle interne et le contrôle de la mise en œuvre des politiques et procédures de gestion des risques (s effectuant sous forme de contrôle premier niveau par des personnes exerçant des activités opérationnelles et sous forme de deuxième niveau visant à s assurer de la bonne exécution des contrôles de premier niveau); 2 Le contrôle périodique qui vise à examiner et à évaluer l adéquation et l efficacité des systèmes, mécanismes de contrôle interne et dispositifs de la Page 2 sur 9 V2-01/06/2010

3 société de gestion de portefeuille conformément à l article du RGAMF ; 3 Les missions de conseil et d assistance à l ensemble des personnes concernées afin qu elles se conforment aux obligations professionnelles. Article 33 Modalités de la prise en charge de la conformité et du contrôle interne Sont définies, ici, les fonctions de contrôle interne, de conformité et de déontologie au sein des sociétés de gestion de portefeuille. L article du RGAMF permet à la société de gestion de portefeuille de regrouper ces fonctions sous la responsabilité du Responsable de la Conformité et du Contrôle Interne, titulaire de la carte professionnelle de responsable de la conformité et du contrôle interne. Sont donc prises en charge par le responsable unique les «fonctions de conformité, de contrôle permanent hors conformité et de contrôle périodique». Article 34 Les politiques et procédures de gestion des risques L article du RGAMF prévoit la mise en place, par la société de gestion de portefeuille, des dispositifs, processus et mécanismes permettant l identification et la gestion des risques liés aux activités, processus et systèmes (les risques de marché, de crédit, de liquidité et les risques opérationnels). Est également précisé qu un rapport de contrôle des risques sera fourni aux dirigeants, au moins une fois par an, par la ou les personnes en charge de la fonction gestion des risques. Article 36 - Mesures déontologiques L article du RGAMF mentionne les conditions pour lesquelles les transactions effectuées par les personnes affectées à l activité de gestion de portefeuille pour compte de tiers sont considérées comme des «transactions personnelles». Est précisé qu il revient à la société de gestion de portefeuille de déterminer les personnes concernées et les activités susceptibles de donner lieu à un conflit d intérêts ou ayant accès à des informations privilégiées ou à d autres informations confidentielles relatives aux clients ou aux transactions conclues avec ou pour le compte de clients. Les articles et du RGAMF prévoient l application, par la société de gestion de portefeuille, de «dispositions opérationnelles et appropriées» en vue de contrôler ces opérations, notamment en s assurant que : 1 Toutes les personnes concernées ont connaissance des restrictions portant sur les transactions personnelles ; 2 le prestataire de services d investissement est informé sans délai de toute transaction personnelle réalisée par une personne concernée mentionnée au premier alinéa de l article ; 3 Un enregistrement de la transaction personnelle qui a été notifiée au prestataire de services d investissement ou que celui-ci a identifié est conservé. Conformément à l article du RGAMF, dans le cas de délégation de la gestion d OPCVM, la société de gestion de portefeuille demeure responsable des activités déléguées et doit donc dans ce sens continuer à contrôler ces activités. Page 3 sur 9 V2-01/06/2010

4 2 Organisation du dispositif de contrôle interne L organisation du contrôle interne de FGF s appuie sur l ensemble des acteurs de la société. Chaque salarié de l entreprise doit être un contributeur actif du contrôle interne. Le dispositif de contrôle interne de FGF repose sur 3 niveaux de contrôle : - le contrôle de 1 er niveau opéré par les collaborateurs opérationnels, l encadrement des équipes et l encadrement supérieur de FGF, - le contrôle de 2 ème niveau opéré par le service de contrôle interne, - le contrôle de 3 ème niveau : le contrôle périodique. 2.1 Les acteurs du contrôle permanent : les contrôles de 1 er et 2 ème niveau Les contrôles de 1 er niveau : Les acteurs en charge des contrôles de 1 er niveau sont les responsables opérationnels. Ils assurent la mise en place de systèmes de mesure, de surveillance et de maîtrise des risques relevant de leur domaine de compétence. Dans ce cadre, ils ont la responsabilité de mettre en place une surveillance permanente de la régularité, de la sécurité et de la validité des opérations qu ils effectuent au titre de leurs activités. Le contrôle 1 er niveau implique donc les collaborateurs assumant une fonction opérationnelle, nécessairement distincts de ceux affectés à des tâches opérationnelles Nomination d un Responsable de la Conformité et du Contrôle Interne : les contrôles de 2 ème niveau : Société de gestion de portefeuille, Fongépar Gestion Financière a mis en place un dispositif de contrôle interne et de sécurité conformément aux dispositions du RGAMF. L existence de systèmes de contrôles internes fiables et efficaces est une préoccupation majeure de la Direction de FGF. L efficacité du contrôle interne dépend de l adhésion de tous les collaborateurs aux procédures mises en place ainsi qu à l indépendance et aux moyens accordés au contrôleur interne. La fonction de contrôle interne de 2 ème niveau est assurée par le RCCI, salarié à temps plein de FGF et titulaire d une carte professionnelle délivrée par l AMF. Il est responsable des contrôles permanents ainsi que de la conformité, et est en charge, à ce titre, de la déontologie. Il dispose de l autonomie, des moyens humains et techniques nécessaires à la réussite de ses missions. Le RCCI a pour objectif principal de s assurer du respect des procédures mises en place dans le cadre du contrôle permanent (contrôle 1 er niveau pris en charge par des collaborateurs opérationnels et contrôle 2 ème niveau du RCCI). Le contrôle de 2 ème niveau a principalement pour objectif de s assurer de la bonne exécution des contrôles de 1 er niveau. Il est généralement assuré a posteriori. Le contrôle de l application des règles de déontologie par le contrôleur interne est un contrôle de 1 er niveau réalisé a posteriori. Le RCCI est rattaché hiérarchiquement au Directeur Général de FGF, et fonctionnellement au Responsable de la Conformité des Services Page 4 sur 9 V2-01/06/2010

5 d Investissements (RCSI) de Fongépar S.A., actionnaire de FGF. Ce double rattachement étant destiné à lui assurer l autonomie et l indépendance nécessaire à sa fonction. Le RCCI est l interlocuteur, au sein de la société, du contrôle externe effectué par le dépositaire et les commissaires aux comptes ainsi que des différents organes de contrôle des prestataires et de délégataires de FGF, notamment l AMF. Il assume également un rôle de conseil des collaborateurs pour la rédaction et l application des procédures de contrôle de 1 er niveau ainsi que des règles de déontologie et de bonne conduite. Il doit être consulté préalablement au lancement de nouveaux produits ou de nouvelles activités. Tout collaborateur de FGF doit pouvoir transmettre au RCCI des informations relatives à d éventuels dysfonctionnements portant atteinte à la bonne application des règles de fonctionnement de l activité résultant de la réglementation ou des instructions de la Direction de la société. 2.2 Suivi du contrôle interne Existence de comité de contrôle interne : Un comité de contrôle interne commun à Fongépar et FGF se réunit trimestriellement. Il est animé par le RCCI et le RCSI qui fixent son ordre du jour et en font le compte rendu. Il comprend : le Directeur Général de Fongépar, également Président de FGF, le Directeur Général de FGF, le Secrétaire Général de FONGEPAR et les Responsables du Contrôle Interne. Ce comité passe en revue les résultats des contrôles effectués au cours du trimestre précédent en fonction du plan de contrôle interne, les recommandations du contrôle interne ainsi que la résolution des anomalies constatées, suivant le dispositif de réaction aux anomalies ; il suit la mise en œuvre du programme d activité annuel du contrôle interne Existence d une base incidents opérationnels : La base des incidents opérationnels est un outil de maîtrise des risques à destination des responsables de services et des Directions. Cette base permet d enregistrer les incidents, de connaître les actions menées et d établir un reporting par catégorie d incidents. Une fois enregistré, l incident est transmis au contrôle interne chargé de déterminer les causes, de proposer et mettre en œuvre des actions correctives et surtout préventives afin d éviter les récidives Dispositif de réaction aux anomalies : FGF a établi un dispositif visant à porter à la connaissance des collaborateurs opérationnels, de la Direction Générale et au RCSI de Fongépar, les anomalies et les dysfonctionnements détectés par le contrôleur interne, ainsi que ses recommandations et le suivi des actions correctrices mises en place. Les opérationnels sous l autorité du Directeur Général sont responsables de la mise en place des mesures correctrices consécutives aux recommandations du contrôleur. Le Contrôle Interne a la responsabilité du suivi des actions correctrices et, le cas échéant, reporte au comité de contrôle interne l absence de telles actions à la suite de ses recommandations. Page 5 sur 9 V2-01/06/2010

6 2.2.4 Le rapport annuel de contrôle : Le RCCI rend compte de sa mission dans le rapport annuel de contrôle interne adressé, au Directeur Général de FGF et à l AMF. Celui-ci mentionne l organisation, les contrôles effectués, les remarques formulées, leurs suivis et les mesures correctrices adoptées. 2.3 Outils du contrôle interne Outils de la société de gestion : Le contrôle interne a accès aux systèmes informatique de l ensemble de l entreprise. Il a également accès aux bases de données de marché utilisées par la gestion financière : Fininfo, Europerformance Outils du contrôle interne : En plus des outils bureautiques en usage dans la société et des accès internet : site AMF, site AFG, le CI dispose d une base d incidents lui permettant de retracer les anomalies et dysfonctionnements. 2.4 Fonction d Audit : le contrôle de 3 ème niveau ou contrôle périodique La fonction d audit est assurée par l audit interne de la CNP, et, à la demande de la Direction Générale par un cabinet externe. Des missions d audit sont effectuées chaque année. Elles ont pour mission d examiner et d évaluer la qualité et l efficacité du dispositif et notamment son adéquation à la nature des risques liés aux opérations. Sa fonction indépendante des fonctions de contrôle interne et de conformité permet de contrôler toutes les activités de l entreprise, y compris la conformité. 3 Organisation des contrôles de deuxième niveau FGF a mené un recensement des risques concernant l ensemble de l activité de la société de gestion. Le contrôle interne vérifie la conformité des opérations réalisées par la société de gestion, de son organisation et de ses procédures internes aux dispositions législatives et règlementaires en vigueur ainsi qu aux normes professionnelles et déontologiques, à l ensemble des instructions de l organe exécutif et aux engagements contractuels liés aux activités de gestion pour compte de tiers. En vue de la mise en place de la fonction de contrôle interne dans l entreprise, 5 grands axes ont été déterminés : - Déontologie et application des règles de bonne conduite, - Entrée en relation clientèle, - Gestion financière des portefeuilles, - Valorisation des portefeuilles, - Organisation de la société de gestion, sécurité et risque juridique. Dans chaque domaine contrôlé, les contrôles portent tant sur les activités internes de la société que sur celles de ses délégataires et prestataires. Page 6 sur 9 V2-01/06/2010

7 Les contrôles de 2 ème niveau font l objet d un plan de contrôle établi par le contrôle interne, actualisé annuellement et approuvé par le Président de la société de gestion. 3.1 Déontologie et application des règles de bonne conduite Le contrôle interne est en charge de la déontologie et de l application des règles de bonne conduite Déontologie : En tant que responsable de la conformité, le RCCI est en charge de l application au sein de FGF de l ensemble des règles qui régissent la profession, et, dans ce sens, de la vérification de l existence de règles de déontologie applicables aux collaborateurs de FGF et leur application. Il s assure de l existence d un code de déontologie et de da diffusion à l ensemble du personnel de FGF. Il informe les collaborateurs des règles applicables et de leur évolution, il a également un rôle de conseil pour l application de ses règles. Il vérifie que le personnel concerné, tel que mentionné dans l article du RGAMF, a bien été identifié et que les restrictions apportées aux transactions pour compte propre effectuées par ces personnes concernées sont bien appliquées. Il procède notamment à l organisation et à l écoute de l enregistrement de leurs conversations téléphoniques. Il est en charge de l établissement d une liste de valeurs sous surveillance ainsi que celles faisant éventuellement l objet d une interdiction. Il s assure, en collaboration avec le RCSI de Fongepar et la filière antiblanchiment du groupe CNP, de l existence de procédures destinées à lutter contre le blanchiment d argent provenant d activités criminelles et de leur diffusion au sein de la société Règles de bonne conduite : Les règles de bonne conduite sont applicables à la société de gestion dans ses relations avec les clients ainsi que vis-à-vis des marchés. Les règles de bonne conduite proviennent de la réglementation ainsi que des usages de la profession. Dans ce cadre là, FGF est adhérente de l Association Française de la Gestion Financière (AFG) et applique au sein de la société les préconisations du code de bonne conduite défini par l AFG. Ces règles concernent notamment : - L existence de murailles de Chine, - L égalité de traitement des porteurs de parts, - Le respect de l intégrité du marché, - La rémunération des collaborateurs. Dans la cadre de l égalité de traitement des porteurs, le respect des intérêts des clients lors du traitement et de l exécution des ordres est primordial. Afin de respecter l obligation de Best Execution et de Best Selection (Obtenir le meilleur résultat) mentionnée aux articles à du RGAMF, Pour les ordres d achat ou de vente d actions, FGF a confié au prestataire EXOE le rôle de table de négociation externalisée. Cette table prend en charge la transmission des ordres aux intermédiaires de marché dans le but d une optimisation de la qualité d exécution et organise le reporting des informations permettant une politique de sélection et d évaluation des intermédiaires et des contreparties efficiente. Page 7 sur 9 V2-01/06/2010

8 3.2 Gestion financière des portefeuilles La gestion des portefeuilles est placée sous la responsabilité du Directeur Général de la société. Celui-ci met en place les procédures opérationnelles et de contrôle de 1 er niveau, notamment un système adapté de mesure, de surveillance et de maîtrise des risques encourus par les portefeuilles gérés. Il est responsable de la bonne exécution des contrôles de 1 er niveau. Le contrôle interne assiste aux comités d investissement. 3.3 Valorisation des portefeuilles Organisation de l activité : Le responsable de la comptabilité OPCVM est en charge de la mise en place des procédures de valorisation des portefeuilles et des contrôles de 1 er niveau. Il contrôle le respect des règles de valorisation des portefeuilles énoncées dans les règlements des FCPE et dans les prospectus des OPCVM à vocation générale. La comptabilité OPCVM paramètre l outil comptable et produit les ratios règlementaires et statutaires, informe les différents acteurs des anomalies constatées. En plus de la vérification de la bonne exécution des contrôles de 1 er niveau, les contrôles de 2 ème niveau portent sur les paramétrages de l outil comptable. Ainsi 3 niveaux de contrôle sont instaurés : - niveau 1 : le contrôle comptable, - niveau 2 : le contrôle opérationnel, - niveau 3 : le contrôle du RCCI Le contrôle opérationnel : Conscient de la nécessité d organiser et de surveiller les contrôles de 1 er niveau au sein de la Comptabilité OPCVM, FGF a tenu à mettre en place une fonction de contrôle opérationnel au sein même du service. Ce contrôle opérationnel de 2 ème niveau a pour objectif de s assurer de la bonne execution des contrôles de 1 er niveau effectués par les comptables. La mise en application de cette procédure est assurée par une personne dédiée aux différents contrôles définis qui permettent de vérifier l exhaustivité et la régularité des opérations traitées. Le contrôleur opérationnel est fonctionnellement rattaché au RCCI. Il organise également le reporting des contrôles effectués et des anomalies constatées et traitées. Page 8 sur 9 V2-01/06/2010

9 La procédure citée ci-dessus définit les différents types de contrôles à effectuer. Ces contrôles portent notamment sur : - Les différents rapprochements effectués par le comptable : bancaires, titres, parts et revenus, - Les valeurs liquidatives : cours, les intérêts courus sur obligations et TCN, les frais de gestion, - Les ratios règlementaires et statutaires. 3.4 Organisation, risque juridique et sécurité Organisation : Le contrôle interne vérifie que l organisation de la société est conforme aux lois, règlements et normes professionnelles existantes. Ce contrôle porte notamment sur l existence de murailles de Chine, le respect du programme d activité et des obligations d information règlementaire de l autorité de tutelle. Il s assure également de l existence de procédures comptables et de suivi du résultat, et que le montant des fonds propres de la société est conforme aux exigences règlementaires Risque juridique : Le suivi juridique des activités de gestion est confié au service Règlementation et Etudes de Fongépar. Le contrôle interne s assure de l existence de conventions rendues obligatoires par la réglementation, notamment en cas de délégation de gestion financière, administrative ou comptable, et de conservation. Il suit également la mise à jour régulière des notices et des prospectus et s assure que l information des porteurs est bien prise en compte, notamment au travers de la convocation régulière des conseils de surveillance des FCPE Sécurité : Le contrôle interne vérifie la qualité et le niveau de sécurité des systèmes d information et de communication (notamment les enregistrements de conversations téléphoniques) et l existence de procédures de secours informatiques ainsi que de plans de continuité de l activité adaptés. Page 9 sur 9 V2-01/06/2010

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