Gestion électronique de documents. CLOOS S.A. choisit la solution Tech IT PSF S.A.

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1 Gestion électronique de documents CLOOS S.A. choisit la solution Tech IT PSF S.A.

2 Un investissement de La société CLOOS S.A., spécialiste des matériaux de construction pour les travaux publics, investit euros pour se doter d un nouveau système de gestion électronique de documents (GED). Elle a choisi le logiciel ELO et les solutions techniques proposées par la société informatique Tech IT PFS S.A.. Tous les jours, la société CLOOS S.A. émet quelque documents, qu il s agisse des bordereaux de pesage des centaines de camions passant quotidiennement par l entreprise, des fiches de contact avec ses clients et ses fournisseurs ou du suivi de la facturation, sans oublier les notes administratives internes. La gestion de ces documents nécessite beaucoup de rigueur pour qu ils puissent être retrouvés facilement. Aujourd hui, la société CLOOS S.A. franchit une nouvelle étape en se dotant d un système de gestion électronique de documents qui se traduira par une dématérialisation de tous les documents papier en circulation. Cette petite révolution lui permet non seulement de ne plus avoir à accroître ses linéaires de stockage de classeurs de plusieurs dizaines de mètres tous les ans, mais aussi de pouvoir accéder quasi instantanément aux informations recherchées, en quelques clics de souris, sans avoir à se déplacer. La société CLOOS S.A. a choisi la solution technique proposée par la société de services informatiques Tech IT PSF S.A., spécialisée dans le stockage et la gestion de données informatiques. La mise en œuvre du nouveau système de gestion électronique de documents représente un investissement de euros.

3 Concrètement, tous les documents en circulation chez CLOOS S.A. seront désormais numérisés, c est-à-dire convertis en fichiers informatiques. Ils seront non seulement scannés, mais aussi traités avec un logiciel de reconnaissance de caractère (OCR) pour que les données contenues dans les documents soient facilement utilisables. Leur indexation permettra de les retrouver facilement sans avoir à quitter son poste de travail. Fiabilité, réactivité, sécurité La nouvelle gestion électronique de documents permet un suivi plus minutieux des dossiers et d «accélérer les processus de décisions», explique Jean Goebel, conseiller de direction de CLOOS S.A.. Exemple : Un contrat avec un client ou un fournisseur peut évoluer dans le temps. Des avenants peuvent être conclus sans forcément que toutes les personnes ayant participé à la rédaction du texte initial en soient averties. Résultat : plusieurs versions peuvent circuler dans l entreprise, sans garantie pour leur possesseur de disposer d un document à jour. Avec la gestion électronique de documents, toutes les personnes autorisées à avoir accès au texte d un contrat pourront voir sa dernière version et savoir s il a été modifié, quand, par qui et pour quels motifs. C est la garantie de disposer de la bonne version d un document et de son historique. La gestion électronique de documents mise en place par Tech IT PSF S.A. chez CLOOS S.A. fiabilise les données en circulation, permettant ainsi une plus grande réactivité de la chaine de décision dans l entreprise. A l ère du papier, chacun a vu des dossiers avec des notes autocollantes, qu il est possible, d enlever, de remplacer par d autres Le traitement des informations numérisées permet de garder une trace de toutes interventions et de toutes les remarques faites. Sa validation est ainsi simplifiée.

4 CLOOS S.A. : un savoir-faire centenaire La société CLOOS S.A. est spécialisée dans le traitement des matériaux de construction pour les routes et les travaux publics. Créée en 1902, elle emploie aujourd hui plus de 100 salariés pour un chiffre d affaires de 30 millions d euros. L activité de la société CLOOS S.A., qui est un grand player au Grand-Duché de Luxembourg pour le recyclage des matériaux pierreux, s organise autour de 4 pôles : - L exploitation de crassiers. L entreprise est partenaire du groupe sidérurgique Arcelor Mittal pour le traitement du laitier de haut-fourneau et des scories de fours électriques. - L exploitation de carrières de pierres naturelles. CLOOS S.A. exploite notamment une carrière de grès à Bridel au Luxembourg. - L exploitation de décharges pour matériaux inertes. Sur ses sites de Mondercange et de Bridel, CLOOS S.A. traite des matériaux inertes en provenance de terrassements et de démolitions. - Le recyclage de matériaux. Pour préserver les ressources naturelles et l environnement, CLOOS S.A. a développé des procédures de recyclage des matériaux de construction. CLOOS S.A. traite annuellement plusieurs millions de tonnes de produits pour l industrie routière. Chaque jour, plusieurs centaines de camions transitent sur ses sites de production. Sa production est soumise à un contrôle de qualité stricte. Outre les mesures internes, des tests et des analyses sont réalisés par des laboratoires externes dont celui de l administration des Ponts et Chaussées, qui certifie les produits des gammes laitiers de haut-fourneau et scories de four électrique.

5 Tech IT PSF S.A. : spécialiste des infrastructures informatiques haut de gamme La société de services informatiques Tech IT PSF S.A. a été créée en Elle emploie 27 salariés. Tech IT PSF S.A. est sur le spécialiste luxembourgeois des infrastructures informatiques haut de gamme notamment dans les domaines du stockage et des réseaux. Au-delà de son métier d intégrateur de systèmes et de réseaux, Tech IT PSF S.A. propose une gamme de prestations allant de la gestion de systèmes à leur supervision complète pour assurer sécurité et performance. Le savoir-faire et la grande expérience en matière d infrastructures informatiques des experts de Tech IT PSF S.A. leur permettent de conseiller, intégrer et gérer au mieux des solutions complexes dans le domaine tout à fait stratégique du stockage et de l archivage de données informatiques. Ils sont ainsi en mesure de maîtriser toute la chaîne d un Data Center et d un DRP (Disaster Recovery Plan). Le très haut niveau de compétence des salariés de Tech IT PSF S.A. est la garantie d une grande réactivité et de réponses technologiques de haut niveau pour mettre en œuvre les projets des clients de la société. Contact presse Agence de relations presse Keep Contact Ludivine Plessy ludivine.plessy@keepcontact.lu T : / GSM :