Document Management plus de vison d entreprise, moins de perte d énergie

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1 Document Management plus de vison d entreprise, moins de perte d énergie Stéphanie Philippoz Getronics 3 novembre 2011

2 Sommaire Tour d horizon du Document management Quelques solutions proposées dans Sharepoint Exposé de cas et prestations 2

3 PORTRAIT DE GETRONICS En Suisse Nbre d employés: 240 Siège: Wallisellen (ZH) Agences: Niederwangen (BE) Lonay (VD) Quelques clients: Ammann, V-Zug, Metalor, Migros, McDonald s, The VIA MAT Group, SBB-CFF-FFS, Givaudan, SwissRE, Etat du Valais, CSL Behring, Helsana Principaux partenaires technologiques: Présence mondiale Présence de Getronics dans plus de 18 pays Présence de Getronics Workspace Alliance dans plus de 35 pays 3

4 GETRONICS, ORCHESTRATEUR DE SOLUTIONS WORKSPACE CONNECTIVITY DATACENTERS CUSTOM Personnalisation, intégration dans l entreprise accès aux applications Processus collaboratif Workspace device spécifique Support adapté Integrated business connectivity Accès aux contenus d entreprise Haute sécurité MODULES Pré-intégration de modules standard et optionnel Productivité d entreprise Workspace device étendu On-site et VIP support Communication intégrée, LAN/WAN management Application management Sécurité étendue CORE Infrastructure sécurisée et indistrialisée, intégration des outils standards Productivité personnel Workspace device standard Remote support Infrastructure de communication à la place de travail Storage et backup, Sécurité de base CONTROLLED CHANGE Design, migration et transition ONGOING SUPPORT Managed Services CONTINUOUS IMPROVEMENT Blueprint Development 4

5 Sommaire Tour d horizon du Document management Quelques solutions proposées dans Sharepoint Exposé de cas et prestations 5

6 QUELQUES CONSIDÉRATIONS sur les documents en entreprise Les entreprises dépensent environ 20 $ pour classer un document, 120 $ pour trouver un document mal classé et 220 $ pour reproduire un document perdu Les professionnels dépensent de 5 à 15 % de leur temps à lire de l information et jusqu à 50 % pour la trouver Un document est photocopié en moyenne 19 fois Il y a plus de milliards documents en format papier aux États-Unis seulement et leur nombre grimpe de 22 % par année (Price Waterhouse Coopers) En 2007, un employé recevait environ 18 Mo d par jour. En 2011, on estime qu il en reçoit au-delà de 28 Mo par jour (Radicati Group) sur le coût environnemental du papier 1 arbre = 8330 feuilles de papier Une entreprise, c est environ pages par an Une entreprise, c est environ 240 arbres par an

7 PRÉOCCUPATIONS EN DOCUMENT MANAGEMENT Gestion du cycle de vie ex: contrats, offres, procédures, etc. Workflow: Processus de validation, approbation, publication Stockage du contenu, méthode d archivage Classement des informations d entreprise, contenu métier Accès à l information, anywhere, anytime selon le mode de fonctionnement de l entreprise (ex: New way of working) Version et unicité du document, groupement de documents Sécurité d accès, espaces collaboratifs, espaces dédiés, canal de distribution Recherche ciblée, indexation Economie et réduction des coûts (ex: espace des locaux, mobiliers, infrastructure technique) 7

8 PRÉOCCUPATIONS EN DOCUMENT MANAGEMENT Gestion du cycle de vie Workflow Stockage, archivage Classement Accès Version et unicité, groupement Sécurité, espaces collaboratifs, espaces dédiés, distribution Recherche Economie Ressources humaines Ressources financières Processus Méthode de travail Respect de normes Outils Technologie Infrastructure 8

9 PRÉOCCUPATIONS EN DOCUMENT MANAGEMENT Gestion du cycle de vie Workflow Stockage, archivage Document Sets Document ID Recherche In Place record management Classement selon des règles (drop off) Classement Accès Versions Record center Règles de rétention, de conformité Version et unicité, groupement Sécurité, espaces collaboratifs, espaces dédiés, distribution Recherche Economie Document policy, règles de conservation Term store Métadonnées gérées Navigation par métadonnée Synchronisation offline Rating, tag, note Ressources humaines Ressources financières Processus Méthode de travail Respect de normes 9

10 Sommaire Tour d horizon du Document management Quelques solutions proposées dans Sharepoint Exposé de cas et prestations 10

11 SOLUTION SHAREPOINT : METADONNÉES GÉRÉES Collection de termes d entreprise hiérarchisés Eléments publiés, à usage de l ensemble d une entité homogène Utilisable dans différentes langues Cas d utilisation Métadonnées individuelles sur les documents Navigation contextuelle sur les listes/bibliothèques Permet de respecter la structuration de l information Bénéfices Classification immédiate de l information Respect des standard d entreprise Facile et rapide à mettre en œuvre, facile à comprendre, peu coûteux Supprime les barrières entre les «espaces de stockage» et diminue leur nombre (bibliothèque, répertoire, etc) Rapidité de recherche d information

12 SOLUTION SHAREPOINT : DOCUMENT SET, DOC ID, VERSIONS Cas d utilisation Regroupement de documents sous un même chapeau, pour des présentations, séances, assemblées, missions Gestion des métadonnées au sein du document set Page d accueil personnalisable pour ajouter des informations propres au document set ID et adresse unique des documents peut importe leur emplacement et leur déplacement Versionning des documents et documents set Centralisation des informations homogènes Espace documentaire personnalisable Un document = une adresse Bénéfices Simplification des références aux documents, préfix paramétrable Mobilités des documents dans le repository Conserver les versions de travail et publier les version approuvées

13 SOLUTION SHAREPOINT : IN PLACE RECORD MANAGEMENT Cas d utilisation Enregistrer un document comme record au sein d une bibliothèque d équipe, de projet, etc Adapter aux bibliothèque sous la responsabilité du Business, sensibles mais pas stratégiques Niveau d autorisation pour déclarer en tant que Record Bénéfices Déclarer des documents comme des «superdocuments» Enregistrement des Records au sein même des bibliothèques habituelles de travail Déléguer la gestion des records aux responsables métiers directement Assurer l intégrité des documents au quotidien

14 SOLUTION SHAREPOINT : RECORD CENTER Définition d une stratégie globale du cycle de vie des documents Adapté pour les documents sensibles et stratégiques, nécessitant une gestion globale de leur vie Règles de routage basées sur les content types ou les métadonnées Capacité jusqu à 4 Tb Cas d utilisation Bénéfices Possibilité de déclarer des documents en tant que record, sorte de «super-document» Respect de plan de classement, règles de rétention, règles de routage au sein d une plateforme commune Assurer l intégrité des documents appropriés Centralisation des Records, single point of access Attention: analyse globale pour appliquer des règles cohérentes et respectueuses des processus

15 SOLUTION SHAREPOINT : DOCUMENT POLICY Cas d utilisation Rétention des documents jusqu à une date limite et scénarios lors de l expiration de la date limite Logs des accès, édition, changement de permission sur un élément, éditable sous forme de rapport d audit Génération automatique de pdf Génération d étiquettes automatiques dans le document (confidentiel, restreint, métadonnées associées ) Génération de code barre Bénéfices Avantageux comme aide à la conformité pour les documents à caractère très sensible Avantageux comme politique d archivage Automatismes pour certains types de documents spécifiques: Confidentiel, Copie, Offre

16 SOLUTION SHAREPOINT : EVALUATION (RATING), BALISE (TAG) ET NOTE Cas d utilisation Evaluation de documents, de pages de site Création de balises personnelles pour retrouver l information rapidement Suivi des éléments accrochés à une balise, signalé par l utilisateur ou par ses collègues Un endroit pour retrouver notes et balises: le My Site! Valeur ajoutée apportée par la visibilité, le partage d information intergroupe, l appartenance à des groupes d information informels Fonctionne dans le cas Bénéfices d une culture d entreprise participative d une organisation fortement collaborative de l implantation du Social collaboration

17 SOLUTIONS SHAREPOINT PAR THÉMATIQUE Gestion du cycle de vie Workflow Stockage, archivage Classement Version et unicité, groupement In place record management Règles de rétention, Règles de conformité (Hold et ediscovery) Workflow, Document policy et règle de conservation Document policy et règles de conservation, bibliothèques Term store, métadonnées gérées, classement selon les règles (Drop off), Record center Tag, rating, notes Versions, Document ID, Document sets Accès Sécurité, espaces collaboratifs, espaces dédiés, distribution Recherche Economie Accès sur mobile, bibliothèques collaboratives, synchronisation offline Gestion des autorisations, In Place Record Management Recherche, navigation et filtre par métadonnées Documents électroniques Règles de conformité (Hold et ediscovery) Ressources humaines Ressources financières Processus Méthode de travail Normes 17

18 Sommaire Tour d horizon du Document management Quelques solutions proposées dans Sharepoint Exposé de cas et prestations 18

19 WORKFLOW COMPLEXE D APPROBATION DE DOCUMENTS Demandes d investissement passent par un mécanisme d approbation complexe En fonction de leur attachement dans l organisation et de leur montant Approbateurs pouvant se trouver au 4 coins de la planète Problème: temps moyen d approbation de plus d un mois! Situation du client Mise en place de Sharepoint, développement de workflow complexe Reconnaissance de l organisation pour aiguiller l approbation vers les bonnes personnes Centralisation de toutes les demandes vers un affichage commun Utilisation au maximum des mécanisme natif SP Bénéfice: temps moyen d approbation de 5 jours Solution

20 WORKFLOW COMPLEXE D APPROBATION DE DOCUMENTS Liaison avec des documents et des annexes à la demande Historique des workflow Liste centralisée des demandes de diverses natures

21 «WAY OF MANAGING DOCUMENT» Comment choisir le système de Document management le mieux adapté à son organisation? Way of Managing your Document: une grille d aide à la décision sur le système de Document management le mieux adapté aux différentes problématiques d une organisation Une grille de questions portant sur l identification Des différents type de documents à inclure dans la démarche Des besoins et caractéristiques de types de documents Du cycles de vie des documents et des processus liés Une grille de résultat donnant l identification Des ensembles de comportements homogènes sur les documents Du positionnement des entités par rapport à leur risque, leur utilisation et leur cycle de vie D une cartographie des solutions et des impacts

22 «WAY OF MANAGING DOCUMENT»: RÉSULTAT EN TERME DE RISQUES Cartographie des risques liés au documents Faible Volume de documents élevé Solution spécifique Description de projets Documents relatifs aux AG Solution procédurale Comptabilité Documents RH Solution stratégique Documents contractuels Documents juridiques Recettes Solution conformité faible Niveau de sensibilité (conservation) fort 22

23 «WAY OF MANAGING DOCUMENT»: RÉSULTAT EN TERME D UTILISATION Cartographie de l utilisation des documents faible Volume de documents élevé Solution de recherche Factures Release Notes Solution de base Documents de travail Fiches clients, offres Document marketing Processus Solution stratégique Documents de réalisation des prestations Documents méthodologique Solution adéquate aux métiers base Fréquence d utilisation haute 23

24 «WAY OF MANAGING DOCUMENT»: CARTOGRAPHIE DE SOLUTIONS Gestion du cycle de vie Workflow Processus Recettes Documents juridiques Stockage, archivage Classement Version et unicité, groupement Fiches clients, offres Description de projets Accès Sécurité, espaces collaboratifs, espaces dédiés, distribution Recherche Processus Factures Documents méthodologique 24

25 S IL NE DEVAIT EN RESTER QU UNE 2. Choisir sa solution de Document management commence par une analyse des entités documentaires et de leurs caractéristiques 2. Analyse des entités documentaires 1. Définir ses objectifs stratégiques 3. Solutions SharePoint 3. Getronics propose des solutions SharePoint «out of the box» ou des développements spécifiques 1. Les nombreuses solutions de Document management apportent des bénéfices divers. A chaque organisation de définir ses objectifs stratégiques de gestion de l information

26 «Plus les moyens de diffusion se font merveilleux, plus barbare, atterrant et choquant est leur contenu» Arthur C. Clarke L Odyssée de l espace Merci de votre confiance Contact: Getronics (Suisse) SA Stéphanie Philippoz Consultante +41 (0) stephanie.philippoz@getronics.com