Gestion de contenu et gestion documentaire, quelles relations?

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1 Gestion de contenu et gestion documentaire, quelles relations? Dominique Cotte Journée des professionnels de l IST Nancy 21 Juin 2005

2 Quelle attitude vis-à-vis des nouveaux concepts? Avalanche de concepts et termes récents autour de la «gestion de contenu» Content management Content management system Web content management (WCM) Enterprise content management (ECM) But de cette communication : réfléchir aux implications, notamment en regard du positionnement des professionnels de l information plus que faire un exposé technique sur les outils

3 Approche épistémologique et historique D où viennent ces notions? Qui les véhicule? Quelles sont leurs différentes acceptions? Qu est-ce qu elles recouvrent réellement?

4 1 La gestion de contenu, approche historique Deux phénomènes corollaires à prendre en compte : Le développement des différentes générations de langages à balise renforce le phénomène que l on qualifie de «séparation fond/forme» ou «séparation forme/contenu», générant ainsi l idée que l on a des «contenus» indépendants, autonomes, à prendre en compte Le stockage des différents éléments qui composent ces «contenus» dans des bases de données pour une gestion dynamique des sites

5 1 La gestion de contenu, approche historique 1969, (S)GML (Goldfarb, Mosher, Lorie), gestion de la composition du document imprimé 1989, mise au point du langage html au CERN à Genève par Tim Berners-Lee 1998, Xml devient une norme du W3C Le balisage est moins limité que dans Html, on retrouve la notion de DTD contenue dans SGML Xml généralise l idée de la «séparation du contenant et du contenu» en généralisant la notion de feuilles de style (déjà connues avec html), pour varier les formats de présentation C est un format pivot qui permet de transformer des données puisées dans différents systèmes et de les unifier en termes de présentation

6 1 La gestion de contenu, approche historique Sites web de première génération : Infrastructure rigide (arborescences) Difficultés à gérer les plans de site dès qu ils dépassent une certaine taille et une certaine complexité Problèmes de temps passé et de souplesse pour les mises à jour Problèmes pour visualiser la structure (solution provisoire des cadres frames-) Passage à la notion de gestion «dynamique» des sites En s appuyant sur des bases de données (réédition du passage des BD hiérarchiques aux BD relationnelles dans les années 1970) Les éléments sont contenus dans des bases relationnelles pour être stockées Des langages de traduction (asp, php) transforment «à la volée» ces contenus en pages html Par le biais de formulaires, l utilisateur génère lui-même une page après requête (e-commerce, bases de données) Personnalisation des pages à partir du moment où la personne a été reconnue (sites avec identifications, cookies )

7 1 La gestion de contenu, approche historique Les communautés de développeurs web et de webmestres cherchent à rationaliser l activité de gestion des sites, et à augmenter la productivité des systèmes La mise à disposition des technologies Xml Php/mysql, asp/sqlserver permet de s émanciper des anciens outils (éditeurs de type FrontPage, Hotmetal, Dreamweaver 1 génération ) Rôle des communautés autour du logiciel libre Années 2000, apparition des premiers CMS Elargissement de «WCM» en «ECM»

8 2 Architecture CMS, les composantes et les opérations Back-office : saisie dans des formulaires Stockage des «contenus» dans des bases de données Publication des contenus à travers des feuilles de style Feuille de style

9 2 Architecture CMS, les composantes et les opérations, suite Notion de «publication» => workflow de publication et de validation => identification des rôles et des tâches Notion de référentiel, permettant de gérer les méta-données (en fait le module descriptif du contenu des documents)

10 3 - En première approche... Dissocier la gestion des éléments composant un site de l affichage de ces éléments dans un format donné Parallèlement, pouvoir gérer l affichage dans différents formats, voire différents supports (téléphonie mobile, navigateurs ) En offrant à un utilisateur «opérationnel» des outils simples de saisie de l information sans qu il ait à s occuper de mise en forme Tout ceci dans le cadre des technologies web au sens large (inter/intra/extra)

11 4 Le «contenu», définitions «l ensemble des informations et des connaissances proposées au visiteur d un site web» (source : livre blanc onext, «un ensemble de documents, de composants multimédias, ou de données diverses» (idem) les contenus sont de «forme non structurée (documents) ou structurée (sauvegardée en bases de données)» (idem) «Un système de gestion de contenu doit donc permettre à vos collaborateurs non-techniciens de RECHERCHER, CREER, PRE-VISUALISER, VALIDER puis PUBLIER sur différents sites Internet, Extranet ou Intranet des documents et des informations dont ils sont responsables». (www.noheto.com) «La gestion de contenu s'apparente à la gestion électronique de documents (GED), tout en y ajoutant des problématiques spécifiques. (01.net)» «Le module Vignette Content Management (gestion de contenu) vise à simplifier et à automatiser les processus de création, de gestion et de publication de contenus Web, afin de permettre aux entreprises qui les utilisent de mieux les contrôler.» (www.vignette.com)

12 5 La gestion de contenu, variantes A partir de là, la notion de gestion de contenu s applique à tout dispositif permettant de travailler sur des éléments qui vont être publiés sur des sites, inter/intra/extranet, en dehors des éditeurs traditionnels (Frontpage, Hotmetal ) Voire à la gestion des documents mis en ligne dans des espaces de consultation après numérisation ou transformation dans un format stable (Pdf) Et, même, par extension, gestion des connaissances (ex.knowings), gestion du «contenu» de ce qui est contenu dans des «documents»

13 6 - Remarques... Du même coup, qu est ce qu on produit? Des «contenus» (terme vague)? ou un nouveau type de document? Ex. de l alimentation d une rubrique «Actualités» par un veilleur sur un intranet On voit ici que la rédaction TITRE SOUS-TITRE est structurée DATE On peut vouloir garder TEXTE ces contenus, les archiver, donc les décrire, etc. AUTEUR THEME On peut aussi vouloir associer à cette information un «document» réalisé par ailleurs, au format image (ex. tif ou pdf)

14 7 La gestion documentaire Apparemment mieux connue (acception classique) Mais => conséquences de tout ce qui vient d être vu sur la notion même de document Qu est-ce qui change avec le document numérique? Ouverture, plasticité, automatisation, reproductibilité... Qu est-ce qui est document? Des échanges verbaux sont formalisés (ex. mail) des éléments de prise de décision sont consignés (workflow) Où est le document? Sur la page écran? Par bribes dans la base de gestion? En tant qu image associée (Ged)?

15 Exemple extrait de Jalios (JCMS) Back-Office Séparation forme et contenu Edition dynamique des structures de données Héritage Modèles de présentation multiples (modification sous DreamWeaver) Gestion de contenu Création, édition, duplication, prévisualisation, copie de travail, suppression de contenus Meta-données : standard (auteur, dates,..) et par catégorisation Gestion des versions Archivage Gestion du cycle de vie : jusqu'à expiration Catégorisation multidimensionnelle Gestion de documents (JCMS Universal 2.1) Conversion format pdf (280 formats) Indexation textuelle des pièces jointes Portlet Explorateur Support de WebDAV Gestion fine des droits Gestion des utilisateurs et des rôles Authentification autonome ou via annuaire LDAP Organisation du travail Espaces de travail personnalisés, localisés Workflow éditorial Administration déléguée Reporting sur l'usage des contenus

16 7 La gestion documentaire, suite Première acception : Classique : les bases de données documentaires peuvent être des «réservoirs» pour la publication sur le web (inter ou intranet) Deuxième acception : Suite logique de la gestion de contenu, à partir du moment où les systèmes de «back-office» permettent également d aller charger des documents dans des espaces ou des arborescences Troisième acception : Gérer les «nouveaux documents» à partir des méthodes, savoir-faire et techniques connus de la gestion documentaire

17 8 - Exemple d alimentation multiple d un site portail d informations R U B R I Q U E S Zones d information Extractions XML Flux RSS Interface de gestion de contenu (backoffice) Bases de données (logiciel doc)

18 8 - La «gestion de contenu» s inscrit dans un tout Exemple des intranets, des portails Suites logicielles intégrant différentes «briques» : outils collaboratifs gestion de contenu accès à des applications «métiers» gestion des droits A partir de savoir-faire «métier» qui caractérisent des grandes familles d outils

19 PORTAIL Moteurs de recherches FAMILLES CMS outils collaboratifs Logiciels documentaires OUTILS Gestion de contenu Stockage de documents Bases de données TACHES Construire et organiser des pages web Assurer la conservation et l accès à des documents de travail en ligne Gérer des Collections documentaires

20 7- Positionnement des professionnels de l information Fournisseurs de contenus documentaires (gestion et alimentation des bases de données ) Travail sur les référentiels dans la gestion de contenu et le stockage des documents numériques «Urbanisateurs» des systèmes d information (utilisation des savoir-faire classiques dans la description, structuration et gestion de l information et du document)

21 Conclusion Beaucoup de bruit pour rien? Ou de nouveaux enjeux en termes de : création de supports d information et de documents identification, description, normalisation des informations et des documents responsabilité dans la mise à disposition de l information et partage de celle-ci recherche documentaire dans des «fonds» hybrides (documents publics, documents de travail, flux divers )

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