L Administration de la Gestion de Contenu

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1 L Administration de la Gestion de Contenu Support Pédagogique Module : Gestion de Contenu Administrateur 118 V

2 Objectifs Rappel de la solution OpenPortal Découvrir et comprendre l Administration de la Gestion de Contenu Mettre en place la Gestion de Contenu 2

3 Sommaire 1- Rappel de La Solution OpenPortal 2- Présentation globale de la Gestion de Contenu 3- Le rôle de l Administrateur 4- Le rôle de l Utilisateur 5- L Editeur de Portail 3

4 Sommaire 1- Rappel de La Solution OpenPortal 2- Présentation globale de la Gestion de Contenu 3- Le rôle de l Administrateur 4- Le rôle de l Utilisateur 5- L Editeur de Portail 4

5 La Solution OpenPortal 1/2 Information centralisée et sécurisée Personnalisation des données via un vocabulaire adapté Une architecture centralisée : une seule Base de données pour l ajout, la modification, la suppression de vos données. Une solution 100% Web qui ne nécessite aucune installation sur les postes clients. Une personnalisation des données via un vocabulaire métier adapté, en fonction des besoins des Utilisateurs. 5

6 La Solution OpenPortal 2/2 OpenPortal offre un découpage des rôles pour une utilisation du produit Objectif : Gérer la sécurité d accès aux informations 6

7 Authentification de l Utilisateur L Architecture OpenPortal Espace(s) de travail Menu sur la gauche contenant des Rubriques et des Liens (Accès aux Applications, Page Web) Portail Intranet OpenPortal permet le travail collaboratif de groupes indépendants, mais aussi de gérer les échanges d'informations entre ces groupes. Il est un gestionnaire de portails : il offre simultanément des espaces de travail pour tous les groupes de l'organisation. Pour chaque utilisateur souhaitant entrer sur OpenPortal, une authentification est obligatoire. Elle permet d ouvrir de façon dynamique une session personnalisée. Des services sont distribués de façon dynamique à l utilisateur. Chaque application interne est accessible selon les habilitations et les droits définis par l Administrateur. 7

8 Sommaire 1- Rappel de La Solution OpenPortal 2- Présentation globale de la Gestion de Contenu 3- Le rôle de l Administrateur 4- Le rôle de l Utilisateur 5- L Editeur de Portail 8

9 Présentation globale 1/5 Il s'agit d'une véritable bibliothèque composée de Thèmes au sein desquels sont publiées les informations La Gestion de Contenu ou bases d'informations correspond à un environnement applicatif permettant de gérer l'ensemble des informations consultables ou utilisables A ce service, est associée une série d'outils permettant à l'utilisateur, selon le degré d'habilitation, de consulter toutes ou une partie des archives et de classer une information L'application Gestion de Contenu (N 118) permet de publier, classer, stocker, modifier et visualiser toutes vos informations, selon les droits accordés par l'administrateur de l'application Gestion de Contenu. 9

10 Présentation globale 2/5 En fonction du rôle et des besoins des utilisateurs, les visibilités sur les thèmes et sur les informations seront par conséquent différente Ils sont : Webmestre, Formateur, Stagiaire, Assistant commercial, Assistant marketing, Assistant ressources humaines, Responsable ressources humaines, Comptable, Directeur de site, Chef de projet... Ont-ils besoin d'administrer ou d'utiliser les différents thèmes concernant le Service RH, le Service Marketing... Ont-ils besoin par exemple de publier, de consulter des informations : au sein d'un même service? au sein de services différents? au sein de sites géographiques différents...? 10

11 Présentation globale 3/5 Vous pouvez créer vos propres modèles de formulaires en fonction des besoins "Métier" : RH, Comptabilité, Marketing Comme par exemple : RH : Formulaire d'embauche, Demande de Congés, Entretien annuel, Demande de Congés, Entretien annuel, Demande de Formation... Production : Formulaire de mission... Comptabilité : Note de frais... 11

12 Présentation globale 4/5 De plus, les informations ayant leur cycle de vie, il convient de gérer plus efficacement, le suivi de l'information dans leur stockage, afin de normaliser les méthodes d organisation Vous pourrez également organiser de manière visuelle vos informations via des portails intranet/extranet/internet Une information est échangée entre plusieurs personnes à travers des processus "Métier" différents : RH, Finances, Marketing, Production..., au sein de différents types d'informations. Le cycle de vie de l information est décrit par les différents états que va prendre l information au cours de sa vie depuis sa création (publication) jusqu à sa suppression, ainsi que par les règles de passage d un état à l autre. L'application WorkFlow (N 195) est dans un premier t emps intégrée à l'application Gestion de Contenu pour gérer le cycle de vie de l'information. Elle a vocation à être intégrée à l'ensemble des applications OpenPortal susceptibles de gérer des cycles de vie. 12

13 Présentation globale 5/5 L'application se décompose en 3 accès : Administrateur Utilisateur Editeur L'accès Administrateur gère l'arborescence des thèmes... affecte les droits sur ces derniers... gère la personnalisation des formulaires de publication suivant un cycle de vie prédéfini ou non... gère la personnalisation des champs au sein des formulaires de publication... gère les droits sur ces derniers... gère les droits d'accès sur les informations... L'accès Utilisateur visualise, modifie, télécharge, recommande, annote, publie... les informations selon les droits distribués par l'administrateur... valide des informations suivant une règle de WorkFlow prédéfinie... gère ses propres abonnements/désabonnements aux thèmes et aux informations... L'accès Editeur vous permet quant à lui, d'organiser de manière visuelle et de consulter vos informations via des portails intranet/internet/extranet... vous retrouvez ainsi sur le portail les dernières informations publiées au sein de la Gestion de Contenu... 13

14 Sommaire 1- Rappel de La Solution OpenPortal 2- Présentation globale de la Gestion de Contenu 3- Le rôle de l Administrateur 4- Le rôle de l Utilisateur 5- L Editeur de Portail 14

15 Le rôle de l Administrateur 1/4 La Gestion des Thèmes La Gestion des Types d informations La Gestion des Champs A partir de l accès Administrateur 15

16 Le rôle de l Administrateur 2/4 La Gestion des Thèmes Il met en place l'arborescence des thèmes Il définit le ou les Types d informations Il définit les droits d'accès aux thèmes et aux informations Il peut sélectionner une règle de validation pour chacun des thèmes Il peut aussi déléguer une partie de l Administration des thèmes 16

17 Le rôle de l Administrateur 3/4 La Gestion des Types d Informations Il met en forme les différents formulaires Il gère les champs par type Il peut sélectionner une règle de validation pour chacun des types 17

18 Le rôle de l Administrateur 4/4 La Gestion des Champs Il gère de manière dynamique les champs utilisés dans les formulaires 18

19 La Gestion des Thèmes Il s'agit de dossiers qui vont servir à publier les informations, contenues dans la Gestion de Contenu Les thèmes peuvent être contenir des sous-thèmes Au sein d'un même thème, les utilisateurs bénéficient de droits et de fonctionnalités différentes en fonction de leur rôle Les droits des utilisateurs sur les thèmes et sur les informations, se différencieront des droits de leur collègue. Un Utilisateur Assistant(e) Marketing, Responsable Marketing, Responsable RH, Directeur Commercial, Employé en CDI, Employé en CDD aura t-il besoin de : visualiser tous les thèmes RH, Marketing, Qualité, Dirigeants, Facturation, Finances, Services Généraux...? visualiser les informations du thème RH (Service Ressources Humaines)?... publier les informations au sein du thème Qualité (Service Qualité)?... valider le contenu des informations du thème RH?... 19

20 Les Actions sur un Thème 1/3 Créer un thème Créer un sous-thème Renommer Modifier Copier vers Déplacer vers Supprimer A partir de l Onglet Thèmes de l accès Administrateur 20

21 Les Actions sur un Thème 2/3 Créer un thème Créer un sous-thème Créer un thème : Pour créer un thème au sein de votre arborescence de thèmes, au sein de la "racine", au niveau le plus haut, cliquer sur l'icône "Créer un thème" Créer un sous-thème : Pour créer un thème au sein d'un thème existant, vous avez 2 possibilités : Positionnez-vous sur le thème au sein duquel vous souhaitez créer un sousthème, puis : cliquer sur le lien "Créer un sous-thème" situé dans la fenêtre de droite ou bien clic droit à partir du thème sélectionné 21

22 Les Actions sur un Thème 3/3 Renommer Modifier Supprimer Copier vers Déplacer vers Copier vers un autre thème les informations ne sont pas copiées Seule la structure des thèmes et sous-thèmes avec les paramètres définis (Types, Droits, WorkFlow) sont copiés Déplacer vers Lorsque vous effectuez un déplacement, vous déplacez à la fois l'arborescence et les informations. Vous pouvez déplacer ou copier un thème : comme thème principal à la racine : réalisable par l'administrateur, mais non par l'utilisateur, car ce dernier peut effectuer des actions au sein de thèmes autorisés. comme sous-thème d'un autre thème que vous sélectionnez Supprimer le thème Le thème est définitivement supprimé 22

23 Les Propriétés du Thème 4 Onglets : L Onglet Général L Onglet Types L Onglet Droits L Onglet WorkFlow 23

24 L Onglet Général Vous pouvez à ce niveau renseigner le Titre et la Description du thème sélectionné. Le Titre peut contenir jusqu'à 255 caractères maximum, la Description,

25 L Onglet Types Vous définissez les types d'informations publiables dans le thème : Ces types d'informations sont configurés à partir de l'onglet Types de l'administration Seuls ces types d'informations seront publiables et consultables dans ce thème Pour plus de détails, consulter : La Gestion des Types d informations 25

26 L Onglet Droits 1/9 La gestion des droits sur les thèmes est basée sur une gestion de droits par les Vues Qu'est-ce qu'une Vue? Une vue est composée de personnes. Elles permettent de mettre en place les droits d'accès aux informations des thèmes, quant à eux, accessibles aux différents groupes de votre organisation. Elles sont créées au sein de l'application Annuaire. Vous associez les Vues autorisées au sein des Thèmes à partir de l'onglet Droits Puis, au sein de l'administration OpenPortal, à partir de l'administration des Groupes (Onglet Contexte), vous limitez l'accès à l'information au groupe en sélectionnant une ou plusieurs Vues. De plus, au sein de l'administration des Menus (Appliquer/Ignorer le contexte), vous pouvez autoriser l'utilisateur à accéder aux Thèmes auxquels il a le droit, quelque soit l'espace de travail par lequel il accède à l'application ou non (Par défaut : "Ignorer le Contexte") 26

27 L Onglet Droits 2/9 Pavé "Vues ayant accès au thème" : Défaut : Cette option permet d'enregistrer les droits sur les thèmes et les informations, comme droits par défaut lors de l'ajout de la vue sélectionnée à un nouveau thème. Répercuter sur les sous-thèmes : Les droits de la sélection : Répercussion des droits des vues sélectionnées sur tous les sous-thèmes Ajout éventuel des vues ou remplacement des droits existants pour ces vues Tous les droits : Répercussion des droits de toutes les vues sur tous les sous-thèmes Suppression de tous les droits existants et remplacement par les droits du thème 27

28 L Onglet Droits 3/9 Une gestion des droits sur les Informations et Thèmes est mise en place 28

29 L Onglet Droits 4/9 Sur les Informations Par défaut, les droits cochés sont les droits : Télécharger, Recommander, Visualiser, que vous pouvez modifier. Seront disponibles dans la prochaine version les fonctionnalités suivantes : Uniquement ses informations : Les personnes de la vue sélectionnée ne visualisent que les informations dont elles sont l'auteur, au sein d'un thème "Personnel", par exemple Verrouiller : Cette option empêche de modifier l information Lier à un thème : Cette option vous permet de pouvoir lier une information à plusieurs thèmes En cas de modification de l'information au sein d'un thème, cette modification sera répercutée au sein de tous les thèmes où elle existe Enlever : Désaffecte une information d'un thème Si l'information était liée uniquement à ce thème, elle est supprimée 29

30 L Onglet Droits 5/9 Les Informations Sont aujourd'hui disponibles les fonctionnalités : Télécharger (multiple) : Il s'agit ici de pouvoir effectuer un téléchargement de plusieurs informations en même temps Si le formulaire contient plusieurs fichiers associés, vous pouvez systématiquement les télécharger Recommander : Vous recommandez l'information à une ou plusieurs personnes de votre plateforme OpenPortal Visualiser : Si vous décochez ce droit, tous les autres droits sont également désactivés Publier Modifier : 2 modes d'accès au formulaire sont possibles : Consultation et Modification des champs qui sont autorisés Vous pouvez autoriser à la vue sélectionnée de pouvoir modifier les champs souhaités Déplacer : Déplace l'information du thème du départ au sein d'un thème à sélectionner Supprimer : Il s'agit d'une suppression définitive de l'information, de tous les thèmes où elle existe 30

31 L Onglet Droits 6/9 Sur les Thèmes La gestion des droits sur les thèmes vous permet de déléguer certains droits en accès Utilisateur, pour les utilisateurs qui appartiennent aux vues sélectionnées. Créer un sous-thème : Les droits du thème sont hérités sur les n niveaux créés Modifier : Les champs modifiables sont les champs présents au sein de l'onglet Général du thème : le Titre et la Description Copier : Le thème garde ses droits définis En accès Utilisateur, l'action Copier n'est disponible qu'à partir du moment où la vue possède le droit de créer un sous-thème Déplacer :En accès Utilisateur, l'action Déplacer n'est disponible qu'à partir du moment où la vue possède le droit de créer un sous-thème Supprimer : Il s'agit d'une suppression définitive du thème 31

32 L Onglet Droits 7/9 Les Champs Pavé "Droits détaillés sur les champs" : Cette gestion des droits est calquée sur la gestion des droits sur les champs d'une fiche personne / organisme. Quels droits sur les champs des onglets? L'Administrateur peut déterminer, champ par champ, les différents droits d'accès dans les onglets. Selon les droits sélectionnés pour une vue sur les Informations, les droits sur les champs se déterminent ainsi : Droit "Visualiser" coché, par défaut tous les champs : Visualisation : Oui Modification : Non Droit "Publier" coché, par défaut tous les champs : Visualisation : Oui Modification : Utilisateur Droit "Modifier" coché, par défaut tous les champs : Visualisation : Oui Modification : Oui 32

33 L Onglet Droits 8/9 Les Champs En fonction du paramétrage défini et aussi en fonction des droits personnalisables : Colonne : Pour un thème contenant plusieurs types, les champs affichés en colonne ne le seront que si le filtre sur le Type est activé, côté Utilisateur, sinon, s'afficheront en colonne les champs Titre, Auteur et Date Visualisation : Oui : visualisation de ce champ dans le formulaire de publication pour tous les utilisateurs appartenant à la vue Non : visualisation impossible de ce champ dans le formulaire pour tous les utilisateurs appartenant à la vue Utilisateur : les utilisateurs peuvent visualiser ce champ uniquement pour toutes les publications qu'ils ont effectuées Modification : Oui, Non, Utilisateur 33

34 L Onglet Droits 9/9 Les Champs Les droits peuvent être définis de manière globale pour tout le type, ou par onglet, par pavé et enfin par champ. Si le contenu des listes déroulantes s'affiche vide, cela signifie que les droits mis en place sont différents au sein du formulaire d'information utilisé : par exemple, Oui / Non Le bandeau gris foncé représente : le type d'information utilisé Le bandeau gris clair indique le nom de l'onglet Le bandeau jaune indique le nom du pavé Via l'accès Utilisateur, un Utilisateur peut paramétrer selon son besoin, un accès direct en mode Consultation ou en mode Modification (Onglet Préférences) 34

35 L Onglet WorkFlow 1/4 La validation de l'information étant déléguée à un nombre limité de personnes appartenant à des services différents, il est possible de mettre en place un contrôle et un suivi sur le contenu La validation du contenu suit un processus appelé WorkFlow 35

36 L Onglet WorkFlow 2/4 2 possibilités vous sont offertes : Attribuer une règle de validation sur un Thème Attribuer une règle de validation sur un Type (Voir Gestion des Types) Quelles sont les incidences pour l'utilisateur final? La règle du thème est prioritaire sur la règle du type : Si une règle de Workflow existe dans le thème (choix autre que «Validation des types»), c'est celle-ci qui s'applique aux informations publiées ; sinon il s'agit de la règle du type qui s'applique 36

37 L Onglet WorkFlow 3/4 Sélection de la règle de Validation à 1 Niveau (prédéfinie) Vous pouvez sélectionner une des 2 règles de validation qui ont été définies, en standard, à partir de l'application WorkFlow (N 195) : Règle de validation à 1 Niveau Il s'agit d'une validation de l'information en mode "Parallèle" : Validation par la personne A ou bien par la personne B Règle de validation à 2 Niveaux Il s'agit d'une validation de l'information en mode "Séquentiel" : Validation par la personne A, puis par la personne B, puis la personne C Via l'application optionnelle WorkFlow, vous pouvez complètement personnaliser vos règles de WorkFlow comme par exemple : La Publication de document avec validation à plusieurs niveaux, La Gestion des enchainements entre les états pour : La Note de frais, La Demande d'achats... 37

38 L Onglet WorkFlow 4/4 Les cas ci-dessous décrivent les cas où une règle de validation s'applique aux thèmes Publier une information Déplacer une information d'un thème dans un autre Lier une information à un autre thème : (Non disponible à ce jour) Lier une information à plusieurs autres thèmes : (Non disponible à ce jour) Modifier une information Modifier une information liée à un ou plusieurs autres thèmes (Non disponible à ce jour) Les cas ci-dessous décrivent les cas où une règle de validation s'applique aux thèmes. Publier une information : Cette action se fait toujours dans un thème donné, c'est donc la règle de ce thème qui s'applique Déplacer une information d'un thème dans un autre : Le cycle de validation du thème de destination s'applique Si l'information était en ligne, elle passe alors dans l'état initial de la règle de validation Lier une information à un autre thème : (Non disponible à ce jour) Lier une information à plusieurs autres thèmes : (Non disponible à ce jour) Modifier une information : L information doit re parcourir le cycle de validation : si l information était en ligne, elle passe alors dans l état initial de la règle de validation Modifier une information liée à un ou plusieurs autres thèmes pour lesquels vous possédez les droits de modification : (Non disponible à ce jour) 38

39 La Gestion des Types d informations 1/3 Il est possible de mettre en forme vos formulaires de manière totalement personnalisable, comme par exemple : Demande de congés, Demande de Formation, Demande d achats, Entretien annuel A partir de l'onglet Types de l'accès Administrateur 39

40 La Gestion des Types d informations 2/3 Avant tout, il faut savoir qu'un formulaire se compose d'onglets, eux-mêmes composés de pavés qui contiennent des champs prédéfinis ou dynamiques Les champs prédéfinis déterminent entre autre, le contenu qui pourra être publié par les utilisateurs habilités : Titre, Description, Auteur, Article, Document, Lien... Pour cela, l'onglet Champs de l'administration vous permet de créer vos champs personnalisés. Pour plus de détails, consulter : La Gestion des champs 40

41 La Gestion des Types d informations 3/3 4 Onglets : L Onglet Général L Onglet Types L Onglet Droits L Onglet WorkFlow 41

42 L Onglet Général Lors de l'ajout d'un nouveau Type, vous pouvez renseigner un titre (255 caractères) et une description (1000 caractères) Vous visualiserez le nombre d'utilisations, qui vous permettra d'optimiser l'organisation de votre Gestion de Contenu 42

43 L Onglet WorkFlow 1/2 Sélection de la règle de Validation à 1 Niveau (prédéfinie) Vous pouvez sélectionner ou non, une règle de validation qui a été définie, en standard, à partir de l'application WorkFlow (N 195) : Soit Validation à 1 niveau Soit Validation à 2 niveaux Le fonctionnement est identique à celui du Thème. Pour plus de détails, consulter La Gestion des Thèmes \L'Onglet WorkFlow. 43

44 L Onglet WorkFlow 2/2 Quelles sont les incidences pour l'utilisateur final Publier une information : L'information suit la règle de validation définit pour ce type Modifier une information : L information doit re parcourir le cycle de validation : si l information était en ligne, elle passe alors dans l état initial de la règle de validation. Déplacer une information 44

45 L Assistant de mise en forme 1/4 La création de nouveaux types d'informations est calquée sur la création d'une fiche annuaire Personne / Organisme : Fiche / Onglet(s) / Pavé (s) / Champ(s) A partir du lien "Mettre en forme", vous avez la possibilité de : Créer et gérer l'ordonnancement des onglets personnalisés au sein de vos formulaires, afin de mieux classer vos informations Modifier le nom d'un onglet ainsi que sa description, Supprimer un onglet 45

46 L Assistant de mise en forme 2/4 Lors de la création de d'un nouveau type d'information, vous récupérez automatiquement l'ensemble des caractéristiques du type "Modèle", fourni par défaut, modifiable, copiable mais non supprimable. Il possède un Onglet "Information" contenant : 3 pavés Général, Propriétés, Commentaires contenant une liste de champs : Général : Titre, Description, Image, Article, Fichiers, Liens Propriétés : Auteur, Date de publication, Version A partir d'un onglet, vous avez la possibilité de : Ajouter de nouveaux pavés : Vous pouvez les ordonnancer au sein du même onglet via un glisser / déposer Modifier le nom d'un pavé ainsi que sa description, Déplacer un pavé au sein d'un nouvel onglet personnalisé, via le menu "Déplacer" A partir d'un pavé, vous avez la possibilité de : Ajouter des champs prédéfinis ou dynamiques créés à partir de l'administration des Champs : Vous pouvez les ordonnancer au sein du même pavé via un glisser / déposer Sur la fenêtre de gauche, s'affichent les champs utilisés Un clic sur leur Nom vous permet d'accéder à leur propriété Ces nouveaux champs viendront également s'ajouter au sein de l'onglet Champs (Administration des Champs) Pour plus de détails, consulter La Gestion des Champs 46

47 L Assistant de mise en forme 3/4 Les propriétés d un Champ En cliquant sur le Nom, vous accédez aux propriétés du champ, pour éventuellement les modifier. Pour plus de détails, consulter La Gestion des Champs 47

48 L Assistant de mise en forme 4/4 Copier / Supprimer Copier / Supprimer Pour un gain de temps lors de la création de vos types d'information, vous avez la possibilité de "Copier" le type "Modèle" ou bien un autre type afin de récupérer automatiquement l'ensemble de ses caractéristiques. 48

49 La Gestion des Champs 1/5 Vous retrouvez par défaut, les champs créés de manière totalement dynamique, au sein de vos formulaires Si vous souhaitez ajouter un champ dans un formulaire, retournez au sein de l'assistant de mise en forme A partir de l onglet Champs Les champs situés dans cet écran, sont les champs utilisables au sein de votre Organisation (Communauté) OpenPortal 49

50 La Gestion des Champs 2/5 Les Champs prédéfinis Les Champs dynamiques Les Propriétés des Champs 50

51 La Gestion des Champs 3/5 Les Champs prédéfinis Les Champs dynamiques Une liste de champs prédéfinis est disponible : Article : Texte rédigé en ligne via un éditeur HTML, Auteur, Date de mise en ligne, Date de publication, Date de suppression, Description (1000 caractères), Fichiers : Fichiers de type bureautique, image, vidéo..., Image, Liens Internet : Liens vers un site Web, Titre (255 caractères), Version Ces champs sont disponibles pour être ajoutés au sein des différents formulaires. Vous avez la possibilité de créer vos propres champs, ce sont les champs dynamiques. Au moment de la création des champs, vous pouvez choisir d'en ajouter 1, 2 ou 5 champs pour un gain de temps. Vous lui affectez un nom et précisez quel type de données pourra contenir ce champ. Dans le cas d'un type liste de choix, case à cocher et case à sélectionner, vous pouvez renseigner des valeurs par défaut. 51

52 La Gestion des Champs 4/5 Les Propriétés des Champs Un clic sur le Code ou le Libellé de ces champs vous permet d'accéder aux propriétés suivantes : Case à cocher (choix multiple), Case à sélectionner (choix unique), Date, , Fichier, Image, Lien internet, Listes de choix (menu déroulant), Numérique, Organisme / Personne : Au sein de l'application Annuaire, et plus particulièrement au sein d'une fiche Organisme / Personne, l'onglet Informations vous permet d'associer une ou plusieurs informations (CV, Contrat, Compte-rendu, Comité technique, Demande de congé, Demande de Formation ) à la personne ou à l'organisme et de notifier d'autres Utilisateurs du rattachement effectué. Pour que la publication puisse s'effectuer, les types autorisés doivent contenir un champ de type Personne (à partir d'une fiche Personne), un champ de type Organisme (à partir d'une fiche Organisme). Texte (255 caractères), Texte majuscule (casse forcée),texte minuscule (casse forcée),texte multi ligne Unités : Vous avez la possibilité de déclarer une unité spécifique à un champ : m², kg(s), an(s), année(s) d'expérience... Champ obligatoire Possibilité de déclarer la saisie obligatoire de ce champ au sein du formulaire de publication Recherche simple : Pour le moment, elle cherche sur : les champs Titre et Description (dès que l'information est publiée) les articles et le contenu des fichiers (délai d'indexation d'une journée) 52

53 La Gestion des Champs 5/5 Liste déroulante des types Suppression d un champ Liste déroulante des types Si vous sélectionnez un type au sein de la liste déroulante des types, vous visualisez rapidement les champs utilisés. Suppression d un Champ Il est possible de supprimer un champ. Par conséquent, le champ supprimé ne sera plus disponible lors de la création d'un formulaire. Cependant, il reste toujours disponible en recliquant sur le lien "Créer". 53

54 Sommaire 1- Rappel de La Solution OpenPortal 2- Présentation globale de la Gestion de Contenu 3- Le rôle de l Administrateur 4- Le rôle de l Utilisateur 5- L Editeur de Portail 54

55 Le rôle de l Utilisateur 1/3 Actions autorisées sur les Informations Actions autorisées sur les Thèmes A partir de l accès Utilisateur 55

56 Le rôle de l Utilisateur 2/3 Il peut effectuer certaines actions sur les informations selon les droits distribués par l'administrateur... Il valide des informations suivant une règle de WorkFlow prédéfinie... Il peut effectuer certaines actions sur les Thèmes Il gère ses propres abonnements/désabonnements aux thèmes et aux informations... Il gère ses préférences d utilisation A partir de l accès Utilisateur 56

57 Le rôle de l Utilisateur 3/3 A partir de l accès Utilisateur 57

58 Actions sur les Informations 1/5 Rechercher une information : Recherche simple et recherche avancée Filtrer les informations Visualiser Modifier S Abonner Recommander Déplacer Supprimer Télécharger Publier ou Publier et Notifier A partir de l Onglet Informations, par défaut, l Utilisateur visualise, toutes les informations qu il a le droit de visualiser tous thèmes et tous types confondus ; le filtre "Thèmes" est activé par défaut. Il visualise les dernières informations, les plus récentes. En fonction des Préférences d'utilisation sélectionnées, il visualise les informations selon différents modes : (l'onglet Préférences) 58

59 Actions sur les Informations 2/5 Rechercher une information : Recherche simple et recherche avancée Filtrer les Types et les Informations La recherche simple cherche pour le moment sur : les champs Titre et Description (dès que l'information est publiée) les articles, le nom et le contenu des fichiers (après un jour de décalage pour l'indexation) Elle sera disponible pour la prochaine version. La recherche avancée cherche sur le Titre et la Description pour le moment. Elle sera disponible pour la prochaine version. 59

60 Actions sur les Informations 3/5 Visualiser Modifier S Abonner Recommander Déplacer Supprimer Télécharger Publier ou Publier et Notifier 60

61 Actions sur les Informations 4/5 61

62 Action sur les Informations 5/5 62

63 Actions sur les Thèmes S Abonner Créer Renommer Modifier Créer un sous-thème Copier vers Déplacer Supprimer A partir de l accès Utilisateur 63

64 Actions de l Utilisateur Ses Informations : en attente de mise en ligne en attente de validation refusées lors de la validation Les autres informations : à valider par lui A partir de l Onglet Mes Actions 64

65 Une intégration à la Suite MS OFFICE (1/2) Addin MS Office : A partir d une application MS OFFICE 2003 (Word, Excel ), un simple «Enregistrer vers OpenPortal» depuis votre document ou bien un simple clic droit sur votre mail permet de publier dans un thème de la Gestion de Contenu autorisé ce dernier L addin MS OFFICE est téléchargeable à partir du Club Utilisateur 65

66 Une intégration à la Suite MS OFFICE (2/2) Outils\ Configuration OpenPortal : Adresse IP du serveur Compte d accès et Mot de passe 66

67 Sommaire 1- Rappel de La Solution OpenPortal 2- Présentation globale de la Gestion de Contenu 3- Le rôle de l Administrateur 4- Le rôle de l Utilisateur 5- L Editeur de Portail 67

68 L Editeur de Portail Il permet quant à lui, d'organiser de manière visuelle et de consulter vos informations via des portails intranet/internet/extranet... Vous retrouvez ainsi sur le portail les dernières informations publiées au sein de la Gestion de Contenu... Se référer au Support Pédagogique L Edition de Portail 68

69 Annexes 69

70 Renseignements Contacts Directrice Intégration et Services Laure Graydon : / Le Support Technique et Fonctionnel Lien Support OpenPortal accessible à partir de votre Menu : Le Site d aide Lien Aide accessible en haut à droite de votre plate-forme OpenPortal Pour toute remarque concernant l aide : Nathalie Le Bail : / ou 70

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