découvrir le contenu comme atout pour accélérer productivité et collaboration Gestion de Contenu d Entreprise

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1 Gestion de Contenu d Entreprise découvrir le contenu comme atout pour accélérer productivité et collaboration Your business technologists. Powering progress

2 La collaboration soutient la productivité Toutes les entreprises génèrent et stockent des quantités de données énormes, mais rares sont celles qui appréhendent la valeur de ces données. Pour cela, il faut penser à de nouvelles méthodes de collaboration efficaces permettant à l entreprise d opérer globalement avec ses collaborateurs, ses clients et ses fournisseurs. C est exactement ce que font les solutions de gestion de contenu d entreprise (Enterprise Content Management ECM) d Atos, qui transforment les données non structurées et difficiles à interpréter ou à partager en informations exploitables au moyen d un système ouvert et flexible pouvant fonctionner en toute sécurité, même en mode Cloud. Il en résulte une entreprise plus productive, efficace et flexible, et prête à exploiter les opportunités qu offre la nouvelle économie mondiale. Les solutions ECM sont connues depuis des années, mais en les combinant à de nouveaux outils de communication et en les exploitant en mode «Cloud», on obtient pour la première fois une collaboration ouverte, sûre et efficace, à l échelle mondiale. Une approche personnelle Si elles sont délivrées correctement, les prestations de services ECM génèrent un environnement dans lequel les collaborateurs communiquent et collaborent sur le lieu de travail de la même manière que dans leur vie quotidienne. Cette nouvelle méthode de collaboration favorise l innovation à tous les niveaux de l entreprise et améliore une collaboration essentielle au sein de l entreprise ainsi qu avec les tiers. En prenant en compte les changements sociaux et technologiques, ainsi que ceux inhérents à l entreprise et dans sa manière de communiquer, Atos cherche à adopter l ECM comme une stratégie qui assure une approche cohérente dans la gestion des informations, réduit les coûts et soutient la croissance de l entreprise. L ECM améliore l efficacité, favorise l innovation et assure la croissance. Le fait de combiner les outils de collaboration d entreprise traditionnels, l ECM et les réseaux sociaux crée une nouvelle génération de processus métier des processus métier puissants qui modifient le fonctionnement des entreprises en faisant de celles-ci des entreprises connectées et globales. Numériser les tâches administratives liées au papier permet de réduire les coûts de 30 %, tandis que l automatisation des processus peut améliorer la productivité de plus de 80 %. 2 Découvrir le contenu comme atout

3 «La collaboration nous ouvre des opportunités plus vastes et permet de prendre de meilleures décisions plus rapidement et basées sur des informations pertinentes et de qualité.» Gartner Research Découvrir le contenu comme atout 3

4 Savoir ce dont vous avez besoin, où et quand Aujourd hui, on s attend en particulier la génération «Y» à pouvoir utiliser au travail les mêmes services de communication, les mêmes outils de réseaux sociaux et les mêmes technologies que dans sa vie privée. La plupart des entreprises ont du mal à s adapter à cette idée, bien que certaines aient introduit les wikis et les blogs. La connexion SharePoint La solution Microsoft SharePoint est devenue la plateforme de collaboration et de partage des connaissances de choix pour beaucoup d entreprises. Elle évolue en fonction des besoins d un monde dans lequel l accès au savoir est permanent, nomade et indépendant des dispositifs. Profiter pleinement de SharePoint nécessite une fine analyse. Il vous faut considérer les implications en termes de technologies et de processus, tout comme vous le faites pour une initiative ECM. Plus important encore, vous devez vous assurer que votre investissement correspond à votre culture d entreprise votre personnel doit en devenir le champion. Atos a investi dans l expertise SharePoint. Nous offrons des services de conseil sur SharePoint spécifiques à l industrie et un portefeuille de services SharePoint avancés. Ces services incluent un hébergement intégral et une assistance technique aux utilisateurs finaux. Ils permettent également une réduction des coûts et une efficacité accrue associées éventuellement au «Cloud». C est par nos services Atos que nous nous démarquons vraiment. C est parce que nous avons recours à des modèles, à un reporting pertinents et à des données analytiques judicieuses, que vous pouvez adopter rapidement nos solutions et permettre à votre personnel de s approprier les connaissances et de maîtriser les outils de collaboration. Souvent la collaboration se borne à des applications individuelles, avec peu ou pas d interopérabilité. Toutefois, nous notons une demande accrue pour un accès à des informations riches à tout moment, quel que soit le dispositif et au moyen d outils conviviaux de partage, de transfert et d extraction de contenu. Ceci a un impact significatif sur la capacité et les performances, car le contenu structuré et multimédia devient plus volumineux et plus varié. Le contenu n est un atout que s il est accessible librement et que l on peut y effectuer une recherche efficacement. Et le contenu doit faire l objet d un contrôle. Le simple fait de mettre en œuvre une politique d archivage peut mener à une réduction d au moins 50 % des volumes de données. Mettre en place une collaboration nécessite un accès aux informations n importe où, n importe quand et sur n importe quel dispositif. Dans leur vie quotidienne, les gens sont habitués à communiquer efficacement au moyen d un téléphone portable ou d un notebook, et c est de cette manière qu ils veuillent travailler. «Les entreprises doivent développer une stratégie d ensemble pour leurs investissements dans la collaboration.» «Les entreprises qui adoptent la génération Gen4 gagneront probablement un avantage compétitif.» Gartner Research L entreprise étendue La crise financière a encouragé, voire forcé, les entreprises à collaborer davantage en externe. Comme les cycles de vie des produits raccourcissent, il est moins facile de générer des investissements en recherche & développement. En collaborant avec des partenaires externes, les entreprises peuvent partager les risques, les bénéfices et la charge liée à l investissement. Elles sont mieux positionnées pour innover et apporter plus rapidement de nouveaux services et produits sur le marché. Développer ses activités en période de difficultés économiques est le plus grand défi auquel sont confrontées les entreprises d aujourd hui. La trésorerie et les liquidités sont un facteur critique, mais le financement est restreint et l accent est mis sur la réalisation d économies grâce à l efficacité. Il s est avéré que les innovations telles que la gestion automatisée des documents et les bases de connaissances réduisent radicalement le coût lié à la gestion des interactions avec le client tout en améliorant le service fourni. 4 Découvrir le contenu comme atout

5 Les entreprises doivent se positionner ellesmêmes pour adopter ces changements. Pour cela, elles doivent disposer d une stratégie de collaboration efficace. Gartner décrit la génération Gen4 la quatrième génération de services de collaboration comme suit : «Gen4 reprend essentiellement des services de collaboration existants en y intégrant de nouvelles fonctionnalités. Grâce à un tableau de bord universel, Gen4 permet d utiliser facilement le service de collaboration le plus efficace pour la tâche à effectuer.» Sécurisation du Cloud Intégrer les informations dans le Cloud et y permettre le partage des données pose plusieurs problèmes de sécurité. En raison d une plus grande collaboration externe à travers la chaîne de valeur, l architecture doit aussi prendre en compte le problème lié à la fuite des données et à la propriété de l IP. Chez Atos, nous avons compris ceci et appliquons des processus et des technologies de sécurité qui répondent au besoin d un accès sécurisé à divers niveaux et par différentes parties (collaborateurs, fournisseurs et clients). Ceci assure un accès sécurisé sans affecter les bénéfices liés à la gestion de contenu d entreprise (ECM, Enterprise Content Management). Jeux olympiques : fournir l information à l ensemble de la planète Parce qu aucun projet informatique n est aussi médiatisé que les Jeux olympiques, offrir un flux d actualités sécurisé sur des dizaines de compétions à une audience mondiale via de multiples canaux est la démonstration d ECM la plus visible qui soit. Le défi des Jeux olympiques de 2008 était d offrir une source fiable et sûre d informations complètes et régulièrement mises à jour aux athlètes de la famille olympique, aux fédérations internationales, aux comités olympiques nationaux, aux membres du CIO, aux VIP et bien sûr à la télévision, aux journalistes et au personnel. C est exactement ce qu Atos a réussi à faire, mais c est en comparant ces résultats à ceux d événements antérieurs que l on prend vraiment conscience de l explosion du volume de données et que l on comprend comment la nouvelle méthode de travail collaborative produit l information : 80 % de données supplémentaires sur la compétition pour le compte des sociétés médiatiques et des agences de presse à travers le monde soit un total de 1,5 million de messages. Près de 50 % d articles publiés supplémentaires chaque jour par le service de presse olympique. 40 % de disciplines sportives supplémentaires ajoutées au Système d information des commentateurs. Et 30 % de consultations supplémentaires sur INFO2008, soit une moyenne d environ 1,2 million de consultations par jour. Service public : faire davantage avec moins Dans le secteur public, les agences se trouvent contraintes de faire plus avec moins et, surtout, de développer une culture orientée sur le client. Ironiquement, l utilisation omniprésente de l informatique et d Internet résulte souvent dans des volumes de données ingérables plutôt que dans l amélioration des services. La capacité à rationaliser les processus et à gérer les contenus est aujourd hui un aspect majeur du défi du secteur public consistant à améliorer les services tout en réduisant les frais généraux. L expertise d Atos en matière d ECM est réellement cruciale dans l optique d accroître la productivité et la réactivité : L échange de données électroniques et de documents entre les agences du secteur public et leurs partenaires du secteur privé rationalise et améliore la communication et l exécution des tâches. En réduisant le coût lié au traitement des transactions, non seulement nous optimisons les ressources, mais en plus nous rehaussons l idée que le public se fait des notions de prudence et d efficacité. La gestion du contenu et le flux de travail sont intégrés, ce qui réduit l administration et accroît la productivité. Toutes les exigences liées à la protection et à la sécurité des données sont satisfaites, le suivi requis des documents est maintenu et les obligations d archivage à long terme sont respectées. Découvrir le contenu comme atout 5

6 ECM : la proposition d Atos L ECM (gestion de contenu d entreprise) englobe un large spectre d activités. Il ne s agit pas simplement de technologie il s agit de la manière dont les collaborateurs travaillent ensemble, efficacement et en toute sécurité. La gestion des changements joue également un rôle clé, car toute initiative ECM majeure aura un impact positif sur la manière de penser et d agir de vos collaborateurs. Quel que soit l engagement, nous examinerons ensemble de nombreux thèmes et approches pratiques, notamment : portails et méthodes d accès ; gestion de contenu et de documents ; collaboration et flux de travail structuré ; capture d images et de données et archivage légal. Notre approche est orientée sur le conseil : l objectif sera toujours de vous aider à transformer des données brutes non structurées en ressources d informations exploitables. Pour atteindre cet objectif, nous analysons la pratique actuelle en fonction des buts de votre entreprise et concevons une feuille de route réaliste vous permettant de déployer un ECM efficace. Nous prenons aussi en compte les choix opérationnels et architecturaux : par exemple, allez-vous exploiter le Cloud public ou privé, ou peut-être opter pour une approche hébergée avec un Datacenter Atos dédié? Le leadership dans l industrie Atos a investi pour bâtir des partenariats stratégiques avec les leaders de l industrie dans le domaine des technologies ECM. Nous disposons d une expertise approfondie dans les solutions et technologies EMC, IBM Filenet, Microsoft et OpenText, Kofax. Nos services d intégration de systèmes et d infogérance disposent des compétences et des ressources requises pour mettre en œuvre puis exploiter la solution. L évolution du travail collaboratif Travail individuel/ Collaboration limitée Communication et stockage sur papier Bien que nous soyons entièrement indépendants de nos fournisseurs, nous disposons d une expertise approfondie spécifique dans Microsoft SharePoint. Nous concevons le produit en fonction des besoins de votre entreprise, de sorte que vos collaborateurs puissent rechercher et exploiter les informations voulues à l aide de portails correspondant à votre culture d entreprise. Communication de un à un 19 ème siècle Téléphone Atos offre un portefeuille complet de services en matière d ECM Gestion et archivage de documents Nous faisons en sorte que vous puissiez en toute sécurité capturer, stocker et gérer des fichiers électroniques de n importe quel format. Parce qu il est vital que les données puissent être extraites facilement, nous donnons priorité aux structures de dossiers et à la gestion des métadonnées. Nous concevons et mettons en œuvre un archivage à long terme correspondant au profil juridique et réglementaire de votre entreprise. Nous couvrons le cycle de vie intégral de la gestion des dossiers et sommes également spécialisés dans l archivage de tous les documents et dossiers SAP et associés. Gestion des dossiers et processus Le contenu n est pas un élément flottant, il est inextricablement lié aux processus. Nous travaillerons à vos côtés pour garantir que votre contenu et votre documentation sous toutes leurs formes sont acheminés efficacement et intelligemment entre les personnes et les processus. Collaboration, portails et réseaux sociaux d entreprise Les outils et les structures que vous mettez en place doivent faire la promotion active d une collaboration productive. Bien que les portails aient atteint la maturité, leur utilisation évolue en permanence alors qu entrent en jeu des scénarios complexes de collaboration impliquant les salariés, les réseaux interservices, les partenaires et les clients. Nous vous aiderons à concevoir et exécuter des portails de contenu et des méthodes de gestion de contenu Web tout en définissant des structures, des modèles et des processus. Les priorités habituelles incluent la gestion des connaissances, le elearning et, de plus en plus, les réseaux sociaux d entreprise. 6 Découvrir le contenu comme atout

7 Communication de un à plusieurs Communication de plusieurs à plusieurs Collaboration Comportement 20 ème siècle 21 ème siècle Technologie Télex Fax Communications Web Médias sociaux Vidéoconférences ECM Internet mobile Web 2.0 Gestion des ressources média Alors que la communication multimédia s impose de plus en plus comme étant la norme, l éventail et le volume d objets de contenu à gérer s accroissent. Outre les documents et données textuelles, il vous faut gérer des modèles interconnectés complexes d ingénierie et d entreprise, des historiques d s, des flux vidéo et des appels téléphoniques IP. La tâche est vaste et devient gigantesque. Atos peut assumer la responsabilité entière du transfert, de l annotation, du catalogage, du stockage, de l extraction et de la distribution de toutes les ressources numériques multimédias comme traditionnelles. Harmonisation et consolidation ECM L ECM est aujourd hui une technologie d entreprise éprouvée bien qu elle évolue en permanence. Atos occupe la position idéale pour vous aider à évaluer les approches ECM actuelles afin de les consolider et de les harmoniser dans toute votre entreprise. Nous sommes particulièrement compétents pour décloisonner les silos de contenu en vue d accroître la valeur ajoutée des informations collaboratives. En harmonisant la pratique ECM actuelle, nous pouvons réduire les frais généraux de stockage et l impact environnemental et, plus important encore, assurer une plus grande agilité de votre entreprise. Dans de nombreux projets de consolidation et d harmonisation, nos clients considèrent volontiers une migration vers Microsoft SharePoint comme essentielle. Interopérabilité ECM et services d intégration Dans les scénarios où la mise en œuvre de l ECM est déjà éprouvée, nous constatons souvent que l interopérabilité peut être adaptée à l entreprise du client de manière avantageuse. Un audit Atos sur la pratique ECM permet d identifier des opportunités d améliorer l intégration. Ces engagements résultent souvent d examens de la conformité d entreprise, en particulier par rapport à la présentation de rapports d archives ou de rapports de réglementation. L interopérabilité entre l ECM et d autres systèmes d entreprise critiques, y compris l ERP et la comptabilité, entre souvent en considération. L efficacité des moteurs de recherche est aussi un point clé à aborder. Découvrir le contenu comme atout 7

8 À propos d Atos Atos, acteur international des services informatiques avec un chiffre d affaires annuel de 8,5 milliards d euros et collaborateurs dans 48 pays, fournit à ses clients du monde entier des services transactionnels de haute technologie, des solutions de conseil et de services technologiques, d intégration de systèmes et d infogérance. Grâce à son expertise technologique et sa connaissance industrielle, il sert ses clients dans les secteurs suivants : Industrie, Distribution & Services, Secteur Public, Santé & Transports, Services Financiers, Télécoms, Médias & Technologie, Energie & Utilities. Atos délivre les technologies qui accélèrent le développement de ses clients et les aident à réaliser leur vision de l entreprise du futur. Atos est le partenaire informatique mondial des Jeux Olympiques et Paralympiques. Le Groupe est coté sur le marché Eurolist de Paris et exerce ses activités sous les noms d Atos, Atos Consulting & Technology Services, Atos Worldline et Atos Worldgrid. Pour plus d informations, contactez : fr.directionmarketing@atos.net atos.net Atos, le logo d Atos, Atos Consulting, Atos Worldline, Atos Sphere, Atos Cloud, Atos Healthcare (au R.-U.) et Atos WorldGrid sont des marques déposées d Atos SA. Toutes les marques déposées sont la propriété de leurs détenteurs respectifs. Avril Atos.