La Révolution Numérique Au Service De l'hôpital de demain JUIN 2013 Strasbourg, FRANCE

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1 La Révolution Numérique Au Service De l'hôpital de demain JUIN 2013 Strasbourg, FRANCE

2 Valérie Boismartel Directrice du Système d Information Thomas Petit Responsable du Système d Information

3 Intervenants Directrice du Système d Information, des Affaires Médicales et de la Coopération Internationale Issue de la promotion de l Ecole des Hautes Etudes en Santé Publique, Valérie Boismartel a occupé le poste de Directrice des Finances au Centre Hospitalier de Saumur pendant sept ans. Entourée d une équipe de 35 personnes, elle y avait plus particulièrement en charge le contrôle de gestion, le système d information, les admissions, la facturation, l accueil et le standard notamment. Responsable du Système d Information Ingénieur depuis 20 ans, Thomas Petit a travaillé comme Directeur de Projets puis comme DSI dans des grands groupes comme Saverglass dans l Oise, Demos Formation ou BNP Paribas. Avant de rejoindre le CHU, il a également exercé en tant que consultant et formateur pour diverses sociétés.

4 De l'admission du patient à l'analyse des contenus numériques : Optimiser le parcours de soins du patient à l'heure du bigdata

5 Présentation du CHU d Amiens Le CHU d Amiens, d une capacité de lits, est l établissement de référence de la région Picardie. L offre de soins se répartit actuellement sur quatre sites dispersés dans l agglomération amiénoise qui ne seront plus que deux à partir de 2014, suite à l ouverture d un nouveau bâtiment. Sans attendre le «Nouveau CHU», la direction de l hôpital a décidé de mettre en œuvre une application de dématérialisation du dossier administratif du patient. Le CHU d Amiens a choisi la solution de dématérialisation du bureau des entrées intégrée à la solution de gestion administrative des malades (GAM) Pastel, et basée sur la plateforme de gestion de contenu FileNet P8 d IBM.

6 L ECM et Le Système d Information : L ECM devient une composante du Système d Information SIH Etablissement GAP GEF GRH DPI. EAI, SSO, Portail, Gestion de contenu (ECM)

7 Dématérialisation du dossier administratif du patient Facturation et identito-vigilance Le projet répond à deux problématiques du CHU : D une part, limiter le contentieux lié au recouvrement des créances. La multiplicité des situations des patients vis-à-vis des organismes sociaux ou des mutuelles, entre autres, engendrait beaucoup de manipulation de documents papier pour résoudre efficacement les litiges. D autre part, le besoin de renforcer l identito-vigilance pour certifier l identité des patients tout au long du parcours de soins. Le projet a démarré le 18 mars Les agents chargés de créer les dossiers administratifs des patients, en l occurrence des «chargés de clientèle», numérisent les documents administratifs (pièces d identité, attestations de sécurité sociale et mutuelle, ) et les enregistrent dans le logiciel FileNet d IBM. Au CHU d Amiens, la prise en charge quotidienne des patients venant à l hôpital est structurée autour d un circuit de préadmissions et pré-consultations (hors urgences). FileNet et Pastel viennent sécuriser ce circuit. Les données du patient faciles à retrouver Grâce à la centralisation des dossiers administratifs et à des algorithmes de recherche multicritères performants ou encore au suivi précis des mouvements des patients, il est très aisé de retrouver les informations relatives à chaque patient. Les patients sont identifiés par un code IPP valable pour toutes les hospitalisations ou consultations. Plus de 400 documents sont numérisés par jour au fil des entrées et intégrés à la GAM. La solution est plutôt simple d utilisation par les agents.

8 Dématérialisation du dossier administratif du patient Vigilance accrue avec l informatique hospitalière L association de la solution de dématérialisation basée sur la plateforme de gestion de contenu IBM FileNet P8 et de la solution de gestion administrative du malade développée par le MiPih, répond aux impératifs des établissements de santé qui doivent combiner qualité des soins et qualité de gestion. Une obligation incontournable pour le CHU d Amiens qui est entré début avril 2013 dans le projet FIDES A.C.E. Le taux de rejet est à 3.5%, pour un objectif national de 8%. C est bien l objectif que poursuit le CHU en investissant dans l informatique hospitalière : vigilance au niveau de la facturation pour réduire les anomalies et les rejets par les caisses d assurance maladie, vigilance au niveau de l identification des patients (homonymies, usurpation d identité ) pour éviter les risques médicaux, financiers ou sociaux. Le dossier numérique du patient permet un traitement plus rapide des litiges, supprimera à terme les classeurs papier ce qui constitue une économie réelle pour l hôpital, fait gagner du temps au personnel, améliore la qualité de l accueil des patients. Un bilan très positif.

9 Solution implémentée Accueil du Patient Numérisation des documents Saisie des données dans l application Consultation Plate-forme de gestion de contenu

10 Bénéfices du projet Qualité Image, communication Réduction des risques Patient Simplification du processus. Image moderne. 2. Permet la vérification systématique de l identité Patient Productivité classement et consultations 3 3. Accès immédiat lors des consultations Amélioration de la collaboration entre services, confort des agents. Moins de classement Bénéfices Efficacité opérationnelle Productivité recherche de dossiers extérieurs Impressions Recherches extérieures moins nombreuse. Gain de délai et de budget 5. Réduction en volume et budget des photocopies et pochettes Coût archivage 6 6.Elimination du transport et des m² de stockage en archive. Plus besoin du Kardex et de son entretien Gain en Capital Qualité et respect réglementaire 7 8. Traçabilité des documents. Plus de pertes de documents

11 Bénéfices Valorisation des bénéfices Année 1 Année 2 Année 3 Total ( ) Gain de temps sur l identification des patients aux urgences : XX patients sans papier x X% déjà connu x 10mn de temps gagné = XX jh x 150 du jour/homme (30K salaire chargé moyen sur 207 jours travaillés) Non mesuré Non mesuré Non mesuré Gain de trésorerie lié à la réduction du délai de facturation et au montant plus élevé des recouvrements (non valorisé) Gain photocopies : ( dossiers/passages x 2 photocopies) x prix page (0,1 ) = XX Gain espace archivage : 75 m² x 1500 /m² (prix moyen en hôpital) = XX Gain sur recherche de dossiers lors des demandes ou rejets : x 15mn x 3,5% de rejet = 408 jh x 150 du jour/homme (ou temps moyen par personne/jour x nb de personnes x nb de jours) Productivité gestion contentieux : 3,5 % erreurs de saisie représentant dossiers avec 5mn de correction = 136jh x 150 du jh Gain sur Courriers relance documents manquants : Nb Hospitalisations concernées+ autres rejets (mutuelle, CPAM) = dossiers x 1,90 le courrier (frappe, impression, affranchissement) Total des gains calculés ( )

12 CAPTURE CONTENU DOSSIER ANALYTIQUE Plate-forme alignée sur les besoins métiers tels que le SIH, les systèmes communautaires, etc. Capacité d absorber la croissance des interactions inter-hospitalières Minimiser les risques en réutilisant les meilleures pratiques Numériser les documents Contenu et formulaire Gestion de dossiers administratifs Analyse sémantique des contenus 1. Installer la numérisation des documents 2. Ajouter la gestion des contenus et formulaires 4. Intégrer la gestion de dossiers Case Management 3. Inclure l analyse sémantique des données

13 Evolution du volume et de la taille des données collectées Dossiers papier / radios conventionnelles Dossier Patient Informatisé / IRM-Scanner- Virtualisation lames anapath Chirurgie guidée par l image

14 Le Big Data : de la collecte des données à leur exploitation Cas d Urgences Prise de décisions capitales dans un laps de temps extrêmement court Pathologies Complexes Diagnostic et choix de la stratégie thérapeutique Exploitation efficace d un corpus de données cliniques hétérogènes accumulées tout au long du parcours de soin du patient -> Carnet de santé numérique Recherche Clinique Optimisation des meilleurs combinaisons de traitement, en lieu et place de tests grandeur nature longs et couteux

15 Big data et santé : Les statistiques et la science pour une meilleure prise en charge Pour la Haute Autorité de Santé, les systèmes d aide à la décision médicale sont ainsi présentés comme des applications informatiques dont le but est de fournir aux cliniciens en temps et lieux utiles les informations décrivant la situation clinique d un patient ainsi que les connaissances appropriées à cette situation [ ] afin d améliorer la qualité des soins et la santé des patients.