Document de fond Pratiques exemplaires en matière de sondage sur la réglementation

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1 Document de fond Pratiques exemplaires en matière de sondage sur la réglementation Groupe de travail sur les normes en matière de sondage Avril 2011 Les opinions exprimées dans le présent document ne doivent pas être interprétées comme étant l opinion officielle de tout organisme provincial, territorial ou fédéral.

2 Introduction La mise en œuvre des principes énoncés dans le rapport du Conseil canadien des responsables de la réglementation d assurance (CCRRA), intitulé Approche de réglementation des pratiques de l industrie axée sur le risque, a entraîné une hausse appréciable du nombre des sondages que différents organismes de réglementation d assurance ont menés et communiqués au secteur. Différents organismes ont parfois cherché à obtenir de l information très similaire au moyen de sondages distincts. Des membres du secteur ont fait part au CCRRA de plusieurs de leurs préoccupations concernant l utilisation des sondages, notamment : Le poids que représente pour le secteur le recours plus fréquent aux sondages. Étant donné l absence d une méthode cohérente de consultation préalable auprès du secteur, les questions posées laissent à désirer et les réponses peuvent donc présenter des contradictions. Les divers styles de sondage utilisés (p. ex., sur support papier ou électronique) pourraient ne pas convenir pour un sujet donné. La confusion quant à l obligation des dirigeants d entreprise de se porter garants ou non de l information qu ils fournissent et d apposer leur signature au sondage, et concernant la manière de le faire. En raison d un manque de coordination entre les organismes de réglementation, plusieurs sondages doivent être remplis dans des délais similaires. Le CCRRA a créé le Groupe de travail sur les normes en matière de sondage (GTNMS) afin d orienter les organismes de réglementation quant aux pratiques exemplaires en matière de sondage, y compris leur présentation, la consultation et la communication qui s y rapportent. Pg 1 / 5

3 Ébauche de meilleures pratiques Sondages Bien qu il soit parfois nécessaire de réaliser rapidement un sondage pour répondre aux besoins du gouvernement, nous encourageons les organismes de réglementation à suivre les pratiques exemplaires ci dessous dans la mesure du possible : Élaborer un plan de projet comme première étape o Énoncer clairement le problème que l organisme de réglementation tente d aborder; o Indiquer la portée du sondage et la méthodologie envisagée; o Clarifier l utilisation prévue du sondage. Avant de décider de mener un sondage, un organisme de réglementation devrait prendre en considération ce qui suit : o Y a t il d autres moyens d obtenir l information? o D autres organismes de réglementation ont ils récemment mené un sondage similaire ou auraient ils des données qui pourraient servir ou qui pourraient remplacer les données demandées? o Existe t il de l information pertinente, disponible et suffisamment récente que l on pourrait utiliser plutôt que de recueillir de nouvelles données? o Cette information se trouve t elle déjà dans un format utilisable? Coordination o Un organisme de réglementation qui songe à réaliser un sondage devrait inviter d autres organismes de réglementation à se joindre à lui. o Lorsque l information est recueillie de différents territoires par un organisme de réglementation, celui ci devrait envisager de le faire par l entremise du CCRRA. o Un organisme de réglementation devrait coordonner les demandes de sondage par l'intermédiaire du CCRRA, même si le sondage est mené dans un seul territoire. Pg 2 / 5

4 o Le CCRRA devrait maintenir une base de données sur les sondages réalisés par des membres, qui peuvent aider les autres organismes de réglementation à recueillir et à analyser l information. o Il y aura toujours des demandes spéciales, mais dans la mesure du possible, les organismes de réglementation devraient informer le secteur des sondages qu ils prévoient mener au cours de l année à venir. Présentation du sondage o Lorsqu il songe à mener un sondage, un organisme de réglementation devrait s assurer d être légalement apte à exiger des réponses des intervenants et d inclure à toute demande de sondage les documents législatifs de référence. o Les sondages demandés en vertu d une compétence législative devraient toujours être envoyés au chef de la direction, au siège social, pour les demandes nationales ou à un cadre supérieur de l'autorité législative d où provient la demande. o La portée et l objectif du sondage, l information demandée par un organisme de réglementation ainsi que les moyens pris pour la recueillir devraient déterminer s il y a lieu d exiger une attestation et les moyens de l obtenir. o Un organisme de réglementation devrait toujours songer aux répercussions possibles du sondage, en ce qui concerne la protection des renseignements personnels ou les lois sur l accès autorisé en vigueur dans son territoire, autant lorsqu il prépare le sondage que s il doit répondre à une demande d accès. Un organisme de réglementation devrait permettre aux répondants d'indiquer l information qu ils jugent confidentielle question par question, plutôt que pour l ensemble du questionnaire. o Un organisme de réglementation devrait recourir à divers outils ou méthodes de sondage, mieux adaptés à sa portée et à ses objectifs ainsi qu à l information recherchée; il pourrait le publier : sur support papier; en ligne (à partir d un site Web); par téléphone; en personne ou en groupe; Pg 3 / 5

5 Consultation dans d autres formats? o Dès le début de l élaboration du sondage, un organisme de réglementation devrait consulter les organisations pertinentes du secteur concernant leurs objectifs ou leurs buts; les questions du sondage; les listes des répondants appropriés; le temps d exécution et le délai de réponse; le mode de distribution du sondage, sur support papier ou sur support électronique. o Dès le début de l élaboration du sondage, un organisme de réglementation devrait se montrer disposé à y apporter des changements en fonction des consultations. Communication des résultats Consultation o Les résultats globaux (et non ceux des répondants pris isolément) et toutes les conclusions tirées du sondage devraient être transmises aux membres de la collectivité répondante; il y aurait aussi lieu de solliciter les commentaires de celle ci sur les résultats obtenus. o Dans la mesure du possible et selon le cas, les résultats globaux finaux (sous forme de tableau ou de rapport) devraient être publiés sur le site Web de l organisme de réglementation et sur celui du CCRRA si plusieurs organismes de réglementation ont participé à la réalisation du sondage. Le GTNMS invite les intervenants à fournir leurs commentaires sur les pratiques exemplaires que nous avons énoncées et d en proposer d autres qui, selon eux, pourraient être utiles. S il le juge nécessaire, le GTNMS ajoutera des explications plus détaillées aux pratiques exemplaires afin d aider les organismes de réglementation. Par conséquent, nous invitons aussi les intervenants à nous faire part de tout détail qu ils aimeraient ajouter ou de la manière dont ils interprètent ces pratiques. Pg 4 / 5

6 Une version électronique du présent document peut être consultée en ligne sur le site Web du CCRRA à ccrra.org. Nous recevrons vos propositions avec plaisir jusqu au 30 juin Vous pouvez nous faire parvenir vos propositions, en ligne de préférence, à l adresse Les propositions et questions sur format papier devraient être adressées au Secrétariat du CCRRA 5160, rue Yonge, Case postale 85 Toronto (Ontario) M2N 6L9 Le CCRRA a l intention de publier les propositions reçues. Si vous indiquez que vous ne voulez pas que votre proposition ou certaines de ses sections soient rendues publiques, celle ci, ou les passages désignés, seront traités en toute confidentialité, sous réserve des restrictions à cet égard prévues par la loi. Pg 5 / 5

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