APPUI À LA CONSTITUTION DES GHT

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1 APPUI À LA CONSTITUTION DES GHT

2 La mise en œuvre des GHT constitue, pour les établissements de santé un mouvement sans précédent, à réaliser dans un calendrier restreint et intensément rythmé par les jalons règlementaires : remaniement de l offre de santé publique à l échelle du territoire, mutualisation des plateaux techniques, regroupement de fonctions administratives, techniques et logistiques, mise en place d une nouvelle gouvernance, intensification des coopérations à distance Depuis juillet 2016, les GHT sont constitués et entrent dans la phase de mise en œuvre. L UGAP et Eurogroup Consulting, titulaire du marché Conseil en organisation ont défini une offre d appui à la mise en œuvre des GHT modulaire et adaptable afin de permettre aux GHT de disposer d un accompagnement sur mesure adapté à leur contexte spécifique. Cette offre est évolutive et se décompose à ce stade des volets suivants : Mise en programme et appui à la mise en œuvre des GHT Appui à la définition et à l organisation des filières de soins dans le cadre du projet médical partagé Définition de la cible de mutualisation des fonctions supports : administratives, techniques et logistiques (Achats, RH, SI, DIM ) Accompagnement RH de la mise en place des GHT Accompagnement des équipes de direction dans la mise en œuvre de la gouvernance des GHT

3 1 MISE EN PROGRAMME ET APPUI À LA MISE EN ŒUVRE DES GHT La diversité des chantiers à engager, le calendrier réglementaire serré et le périmètre des GHT imposent aux établissements de construire une vision claire et partagée des objectifs du GHT, d orchestrer les priorités, et d installer de nouveaux modes de travail et de coopération dans une logique projet. Ce sont là les objectifs de l offre Mise en programme et appui au pilotage de la mise en œuvre des GHT. 1 er Juillet 2016 Définition des orientations stratégiques et transmission à l ARS Liste des GHT arrêtée par les DG ARS 1 er Janvier 2017 Filières de soins identifiées, en vue de définir une organisation graduée de l offre de soins Plans d action achats communs élaborés Opérations relatives aux fonctions/activités gérés par l établissement support intégrées annexe de l EPRD 1 er Janvier 2018 Schémas directeurs du SI communs élaborés pour les GHT 2 ème semestre 2016 Conventions constitutives approuvées par le DG ARS, après échanges et modifications éventuelles 1 er Juillet 2017 Projets médicaux partagés finalisés, avec proposition d une organisation graduée de l offre de soins Projets de soins partagés finalisés 1 er Janvier 2020 Comptes qualité uniques par GHT, en vue de la certification conjointe

4 1 MISE EN PROGRAMME ET APPUI À LA MISE EN ŒUVRE DES GHT LES OBJECTIFS DE L OFFRE Mise en programme : Structurer une vision convergente des apports du GHT entre les établissements et des principes d actions pour la mise en œuvre : Mise en programme Construction de la feuille de route : Etablir les priorités d actions et caler le rythme de mise en œuvre dans le cadre des échéances réglementaires définies Soutien et animation de la mise en œuvre : Soutenir les instances du GHT ( Bureau de GHT, Commission médicale..) dans le suivi et l animation de cette feuille de route COMMENT VOUS AIDER? Mise en programme Construction de la feuille de route Soutien et animation de la mise en œuvre Durée : 4 à 6 semaines Livrables clés : Organisation projet caractérisée avec identification des chantiers à engager, mandats des équipes projets, une fiche vision par chantier de mise en œuvre avec objectifs visés, principes d organisation Durée : 3 à 6 semaines Livrables clés : caractérisations des chantiers de mise en œuvre, feuille de route globale du GHT avec jalons clés Durée : 3 à 18 mois en fonction du contexte du GHT Livrables clés : préparation, animation et compte rendu des instances POURQUOI NOUS FAIRE CONFIANCE? Une expérience étendue de l appui à la transformation des établissements de santé acquise au cours de près de vingt temps d intervention auprès d eux Une connaissance fine de la réforme de mise en œuvre des GHT Une expertise du pilotage de transformation complexe CONTACT Pii@ugap.fr pcu@eurogroupconsulting.fr

5 2 APPUI À LA DÉFINITION ET À L ORGANISATION DES FILIÈRES DE SOINS DANS LE CADRE DU PROJET MÉDICAL PARTAGÉ L objectif premier de la réforme instituant la mise en œuvre des GHT est de permettre une meilleure accessibilité à des soins de qualité, pour tous les patients d un territoire, par le renforcement de l offre publique de santé. La structuration des filières de soins est donc au cœur de la construction des GHT. Lors de la construction des conventions constitutives des GHT, pour l été 2016, les établissements des GHT ont défini des axes de coopération stratégiques en termes de prise en charge. Pour janvier 2017, les filières devront être identifiées. La première version du projet médical partagé est attendue pour juillet La structuration des filières de soins dans le cadre des GHT est un exercice complexe et inédit à cette échelle. Notre offre propose une approche factuelle, basée sur l analyse quantitative, la concertation avec les patients, les établissements partenaires, le monde libéral et la co-constuction avec les professionnels du GHT qui permet d obtenir un projet médical partagé qui puisse être effectivement mis en œuvre. Cette offre est déclinable pour l ensemble des filières de prise en charge.

6 2 APPUI À LA DÉFINITION ET À L ORGANISATION DES FILIÈRES DE SOINS DANS LE CADRE DU PROJET MÉDICAL PARTAGÉ LES OBJECTIFS DE L OFFRE Stratégie de l offre de santé publique pour la filière sur le territoire du GHT : Qualifier et quantifier les enjeux de l offre de santé du GHT sur son territoire pour la filière concernée Organisation des prises en charge sur la filière au sein du GHT et en lien avec la ville : Organiser les parcours patients de la filière de soins en structurant les coopérations en termes de prise en charge entre les établissements du GHT et avec la ville Préparation de la mise en œuvre : Préparer la mise en œuvre de ces nouveaux parcours patients en interne et en externe au GHT COMMENT VOUS AIDER? Stratégie de filière sur le territoire du GHT Organisation des prises en charge sur la filière au sein du GHT et en lien avec la ville Préparation de la mise en œuvre Durée : 4 à 6 semaines Durée : 8 à 10 semaines Durée : 4 semaines Livrables clés : Analyse médicoéconomique de la filière sur le territoire, enjeux et opportunités pour le GHT, ateliers de co construction / conciliation avec les professionnels de santé & les dirigeants du GHT Livrables clés : Modélisation des parcours patients de la filière, qualification des impacts sur le dimensionnement des activités de chaque établissement du GHT, ateliers de co-construction avec les professionnels de santé & les dirigeants du GHT Livrables clés : plan de transformation pour chaque établissement du GHT, plan de communication externe (patients, adresseurs, établissements partenaires POURQUOI NOUS FAIRE CONFIANCE? Expérience reconnue de la transformation de filière de soins (gériatrie, urgences, femme mère enfant, cancérologie, chirurgie, SSR ) dans le cadre de coopérations entre sites (CHU ou CH multi sites) et de CHT Capacité de mobilisation d experts médicaux de renom en support des équipes conseil CONTACT Pii@ugap.fr pcu@eurogroupconsulting.fr

7 3 DÉFINITION DE LA CIBLE DE MUTUALISATION DES FONCTIONS SUPPORTS : ADMINISTRATIVES, TECHNIQUES ET LOGISTIQUES (ACHATS, RH, SI, DIM ) Parallèlement à la définition du projet médical de territoire, les établissements des GHT sont amenés à penser à une autre échelle leurs fonctions administratives, techniques et logistiques : Pour certaines fonctions, le niveau de mutualisation et son avancement sont définis par les textes. C est le cas des fonctions Achats, SI, RH et Information Médicale. Pour d autres fonctions, comme les fonctions logistiques et techniques, la mise en place des GHT est l occasion de partager les compétences quand elles sont rares, d obtenir un niveau de service renforcé à un coût contenu de part les économies d échelle. Quelle que soit la fonction, aucune organisation type n est imposée. C est donc au GHT de repenser son modèle. L offre proposée par l UGAP et Eurogroup Consulting consiste, d une part, à accompagner les équipes de GHT dans l exécution des figures imposées par le décret (ex : plan d action achats commun en 2017) et, d autre part, à qualifier les opportunités de mutualisation de ces fonctions et proposer une organisation pertinente de la gestion mutualisée.

8 3 DÉFINITION DE LA CIBLE DE MUTUALISATION DES FONCTIONS SUPPORTS : ADMINISTRATIVES, TECHNIQUES ET LOGISTIQUES (ACHATS, RH, SI, DIM ) LES OBJECTIFS DE L OFFRE Schéma d organisation générale de la fonction : Définir la cible de mutualisation pour une fonction donnée Organisation de la gestion mutualisée : Définir sur la base de l organisation générale à chaque niveau, les principaux modes de fonctionnement cible, le dimensionnement nécessaire, les impacts COMMENT VOUS AIDER? Cible de mutualisation Organisation de la gestion mutualisée Durée : 8 à 10 semaines Durée : 12 à 16 semaines organisations des établissements et de leurs attentes / besoin pour la dite fonction, Note d organisation générale de la fonction précisant les attendus en termes de niveau de service apporté aux établissements du GHT par la dite fonction, les principes d organisation (articulation central GHT / local, mode de réalisation des activités : interne / externe ), feuille de route court terme sur la préparation des jalons réglementaires ( ex PAA commun) Livrables clés : Note de description de l organisation de gestion mutualisée (modes de fonctionnement cibles), Analyse d impacts de la mise en place de l organisation détaillée Identification des chantiers et jalons de mise en oeuvre, Plan de conduite du changement POURQUOI NOUS FAIRE CONFIANCE? Une connaissance approfondie de l ensemble des fonctions administratives techniques et logistiques à l hôpital Une capacité démontrée de nos équipes à embarquer les professionnels de santé dans la transformation et à les rendre autonomes, pour action CONTACT Pii@ugap.fr pcu@eurogroupconsulting.fr

9 4 ACCOMPAGNEMENT RH DE LA MISE EN PLACE DES GHT Les GHT, en particulier leurs chantiers de mutualisation, pourront avoir des impacts significatifs au plan RH (sur les organisations de travail, les agents ), qui doivent être anticipés et pour lesquels les modalités optimales d accompagnement au plan individuel et collectif doivent être définies. Par ailleurs, la gestion du dialogue social avec les organisations syndicales, déjà délicate au sein de chaque établissement, devra être coordonnée avec soins afin d accompagner les réorganisations prévues. Il s agit à nos yeux d un volet crucial, pour lequel l intervention doit permettre : D analyser la situation RH des équipes concernées par la mutualisation au sein de chaque établissement et de réaliser des projections démographiques (GPMC) ; D analyser les écarts principaux en termes de pratique RH et d organisation du temps de travail (par exemple : avancement, prime de service, accords locaux, gestion des heures supplémentaires, des remplacement ) De définir, le cas échéant, les modalités d affectation et d accompagnement des agents pouvant être concernés par des mobilités géographiques ou fonctionnelles D aider les directions des établissements à préparer le dialogue social, en particulier lorsqu un processus d information / consultations des CHSCT et CE est requis.

10 4 ACCOMPAGNEMENT RH DE LA MISE EN PLACE DES GHT LES OBJECTIFS DE L OFFRE Analyse d impact : Evaluer les impacts RH des mutualisations sur les métiers et compétences et mesurer les écarts principaux en termes de pratique RH Préparation du volet RH des mutualisations : Définir, le cas échéant, les modalités d affectation et d accompagnement des agents pouvant être concernés par des mobilités géographiques ou fonctionnelles Dialogue social : Aider les directions des établissements à préparer le dialogue social, en particulier lorsqu un processus d information / consultations des CHSCT et CE est requis. COMMENT VOUS AIDER? Analyse d impact Préparation du volet RH des mutualisations Dialogue social Durée : 4 à 8 semaines* Livrables clés : rapport d analyse d impact des mutualisations sur les métiers et compétences ainsi que la répartition des postes, synthèses des écarts de pratiques RH et modalités de convergence Durée : 8 semaines Livrables clés : définition des modalités d accompagnement des agents, plan d actions dialogue social Durée : à déterminer en fonction du plan d action dialogue sociale Livrables clés : dossier d information / consultation en préparation des instances * Dépendant de la disponibilité des informations RH au sein des établissements POURQUOI NOUS FAIRE CONFIANCE? Une expertise éprouvée de l accompagnement social des restructurations y compris dans le secteur de la santé (volet RH des projets performance, accompagnement à la constitution des nouvelles ARS ) Equipe d experts dialogue social CONTACT Pii@ugap.fr pcu@eurogroupconsulting.fr

11 5 ACCOMPAGNEMENT DES ÉQUIPES DE DIRECTION DANS LA MISE EN ŒUVRE DE LA GOUVERNANCE DES GHT Le GHT fonctionnera si la gouvernance permet, dès sa constitution, de : Représenter effectivement la diversité des attentes, donc des établissements et acteurs (direction, personnel, patients, élus) Traiter des sujets pertinents / Se poser les bonnes questions Prendre des décisions suivies d effet, de façon efficace Les textes réglementaires et les conventions constitutives donnent un cadre à cette gouvernance (instances, composition, sujets sur lesquels elles sont consultées ). Souvent, ils laissent aussi des marges d interprétation : comment prendre les décisions, comment dénouer des problématiques complexes, comment articuler instances des établissements et du GHT, comment gérer collégialité et leadership? Autant de questions auxquelles il convient de répondre précisément pour une prise de décision efficace, respectueuse des intérêts de chacun et utile à la mise en œuvre des ambitions communes. A la condition que ces ambitions soient clairement définies et partagées, sans a priori : c est le premier défi auquel sont confrontés les GHT et pour lequel nous pouvons vous accompagner. S appuyant sur des solutions innovantes, notre offre vous aide à préciser le fonctionnement de la gouvernance du GHT (et ses liens avec les gouvernances de chaque établissement partie) et à bâtir une vision commune aux équipes de direction de tous les établissements parties.

12 5 ACCOMPAGNEMENT DES ÉQUIPES DE DIRECTION DANS LA MISE EN ŒUVRE DE LA GOUVERNANCE DES GHT LES OBJECTIFS DE L OFFRE Précision de la gouvernance : Affiner le fonctionnement de la gouvernance, préciser le processus de prise de décision, fixer un agenda commun, articuler toutes les instances entre elles (dans le GHT et dans les établissements) Elaboration d une vision partagée : Vous aider à préciser les apports, les principes, les marges de manœuvre, les solidarités attendues et respectées par toutes les parties prenantes au GHT COMMENT VOUS AIDER? Cible de mutualisation Organisation de la gestion mutualisée Durée : 8 semaines (en même temps que le travail sur la vision) Durée : 8 semaines (en même temps que le travail sur la gouvernance) Livrables clés : diagnostic du fonctionnement actuel, recommandations pour son évolution (incluant mode de prise de décision, critères pris en compte ), séminaire des directions d établissements parties Livrables clés : synthèse des visions de chaque établissement, ambitions communes pour le GHT, modalités pour y parvenir, plan de travail pour la première année POURQUOI NOUS FAIRE CONFIANCE? L expérience de projets de rapprochements dans de nombreux environnements, dont celui de la santé (passage des ARS au format «grande région», CHT ) L expertise d un tiers, neutre, s appuyant sur des solutions outillées, innovantes, pour comprendre et animer des collectifs et les aider à décider ensemble CONTACT Pii@ugap.fr pcu@eurogroupconsulting.fr