Notice d utilisation de la plateforme Projets exemplaires en Bourgogne

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1 Notice d utilisation de la plateforme Projets exemplaires en Bourgogne Au sommaire 1. Présentation Modules Droits d accès Déposer un document Ecrire un message/texte Modifier son profil Questions diverses... 8

2 1. Présentation La plateforme Projets Bourgogne Bâtiment Durable (BBD) est un système de partage d informations et de travail collaboratif pour les projets QEB et/ou BBC, en particulier ceux retenus dans le cadre des appels à projets bâtiments basse consommation énergétique, lancés par le Conseil régional de Bourgogne et l ADEME Bourgogne en 2006, 2007 et Cette plateforme est une aide pratique et un outil fonctionnel pour les porteurs de projets exemplaires sur la performance énergétique et la qualité environnementale des bâtiments en Bourgogne. Cette plateforme est gérée à partir d un logiciel libre, Agora-Project (http://www.agora-project.net), permettant de mettre en place des espaces de partage et de travail collaboratif. Chaque utilisateur y accède après identification par login et mot de passe, à l'instar d'un Extranet. Agora-Project est une application Web : par conséquent, la plateforme Projets BBD est accessible partout et à tout moment. L accès s effectue à partir de l adresse suivante : La plateforme fonctionne théoriquement avec différents navigateurs Internet mais, pour son parfait fonctionnement, il est fortement recommandé d utiliser le navigateur Mozilla Firefox. (Logiciel libre : Cette plateforme est composée d un espace d accueil général, accessible à tous les utilisateurs. Elle est ensuite subdivisée en plusieurs espaces projets. Toutes les opérations lauréates des appels à projets bâtiments basse consommation énergétique 2006, 2007 et 2008, du Conseil Régional de Bourgogne et de l ADEME Bourgogne, disposent d un espace spécifique. Les acteurs d un projet ou de plusieurs projets n ont accès qu à leur(s) espace(s) projet(s). Les partenaires des appels à projets bâtiments basse consommation énergétique ont accès à tous les espaces des projets lauréats. Les partenaires du Centre de ressources régional QEB ont accès à tous les espaces. Cette plateforme de travail collaboratif a pour objectif de capitaliser et de mutualiser les informations sur les opérations expérimentales, retenues notamment dans les appels à projets bâtiments basse consommation énergétique de la Région Bourgogne et de l ADEME Bourgogne. Elle permet un partage des informations dans un objectif de mutualisation des connaissances à partir de retours d expériences. Néanmoins, il convient évidemment de respecter les règles de propriété intellectuelle et de courtoisie. Toute utilisation ou reproduction des documents sans l accord de leur propriétaire est illicite. Page Bourgogne Bâtiment Durable Mise à jour le 8 janvier 2012

3 Page d accueil : Menu principal Menu utilisateur Menus déroulants pour accéder aux espaces projets et aux raccourcis Modules (fonctionnalités) Tableau de bord Module actualité Lien vers : Un espace par projet : Chaque projet est dénommé de la façon suivante. Année projet Département Type de bâtiment Nom du projet 21 Bâtiment agri-viticole Bâtiment industriel Hébergement 20xx 58 Logement collectif 71 Maison individuelle xxyyzz 89 Petit tertiaire privé Tertiaire privé Tertiaire public Exemples : Tertiaire public - Latitude Logement collectif - DOMANYS Auxerre Tertiaire privé - CAUE 71 Pour accéder à vos espaces projets, pointez votre souris sur le champ « Accueil général». Puis, recherchez et cliquez sur vos projets, dans le menu déroulant. Page Bourgogne Bâtiment Durable Mise à jour le 8 janvier 2012

4 2. Modules Cette plateforme contient plusieurs modules (fonctionnalités) intégrées à l espace d accueil général et/ou aux espaces projets. Ces fonctionnalités sont représentées par des icônes sur la barre d icônes en haut à droite. Actualités & Permet de créer un message d actualité, à partir d une nouvelle fenêtre, visible sur la page d accueil de l espace. Les actualités peuvent être affichées à la une, et mises en ligne et/ou archivées par programmation de date.... Tableau de bord Affiche les éléments de l espace, nouveaux ou en cours, pour une période définie par l utilisateur. Utilisateurs Affiche les utilisateurs de l'espace. Un utilisateur est une personne ayant un compte sur le site et possédant au minimum : nom, prénom, , identifiant (login) et mot de passe. Un administrateur d espace est un utilisateur ayant un accès total à un espace. Il peut par exemple modifier/supprimer un dossier affecté à son espace, même s'il n'en est pas le créateur, ou ajouter/désaffecter des utilisateurs sur son espace. Fichiers Stocke des documents électroniques dans une arborescence (identique à l'explorateur de fichiers d'un ordinateur). Les images sont affichées sous forme de vignettes et peuvent être visualisées en mode diaporama. La date de chargement du fichier est enregistrée. Plusieurs versions d'un même fichier peuvent ainsi être stockées. Il est possible de visualiser ou télécharger les fichiers. Les fichiers peuvent également être téléchargés par dossiers dans un format compressé. Page Bourgogne Bâtiment Durable Mise à jour le 8 janvier 2012

5 Agendas Accès aux agendas ressources partagés et créés pour vous tenir informé des événements à venir. Il est possible d'afficher plusieurs agendas en même temps. Envoi d s avec pièces jointes à l adresse des utilisateurs du ou des espaces auxquels vous avez accès. Néanmoins, ce n est pas un logiciel de messagerie traditionnel. Favoris (uniquement sur l espace accueil général) Le gestionnaire de favoris gère des liens Internet (favoris), également stockés dans une arborescence. Les pages Web peuvent être pré-visualisées au moyen de vignettes. Forum (uniquement sur l espace accueil général) Le forum permet de discuter efficacement, plus que ne le ferait une suite d s. Il est composé de sujets dans lesquels sont postés des messages créés à partir d une nouvelle fenêtre. Messagerie instantanée (sur la barre du haut à gauche) La messagerie instantanée affiche les autres utilisateurs connectés en même temps que vous (menu principal, en haut à gauche). Sont visibles uniquement les personnes affectées à votre/vos espaces. La messagerie instantanée, permet de dialoguer en direct avec les personnes connectées en même temps que vous. Les dialogues ne sont vus que par les personnes sélectionnées dans la messagerie instantanée. Moteur de recherche Le moteur de recherche, accessible depuis le menu principal (visible en pointant sur le logo d Agora-Project) permet une recherche sur le titre et la description d éléments de l'espace. Page Bourgogne Bâtiment Durable Mise à jour le 8 janvier 2012

6 3. Droits d accès Quelques notions... Dans chaque espace, il y a des modules : fichiers, forum, agendas, etc. Dans chaque module, il y a des contenants pour lesquels on définit des droits d'accès : les dossiers du gestionnaire de fichiers, sujets du forum, agendas, etc. Dans chaque contenant, il y a des éléments : un fichier, un message du forum, un événement de l agenda, etc. NOTE : Les éléments situés à la racine d'une arborescence (gestionnaire de fichiers, forum) ont leurs propres droits d'accès. Par contre, les éléments (fichiers, messages) situés dans un dossier peuvent hériter des droits d'accès de ce dernier. Droit d'accès : Qui fait quoi? Cette plateforme de travail collaboratif permet un partage des informations, dans un objectif de mutualisations des connaissances à partir de retours d expériences. Néanmoins, il convient évidemment de respecter les règles de propriété intellectuelle et de courtoisie. Toute utilisation ou reproduction des documents sans l accord de leur propriétaire est illicite. Les administrateurs peuvent modifier les droits d écriture/lecture de tous les éléments. Les utilisateurs peuvent modifier les droits d écriture/lecture de leurs éléments (actualités, forum, agendas). Je suis un utilisateur Sur les éléments d actualités : Je peux créer une actualité dans mon espace. Je définis alors les droits d accès des autres utilisateurs sur cette actualité : Lecture = affichage de l'actualité ; Écriture = idem + modification et suppression de l'actualité par d autres utilisateurs. Sur l annuaire des utilisateurs : Je peux consulter le profil des utilisateurs de l espace et ainsi consulter leurs coordonnées. Je peux modifier l affichage et trier les utilisateurs par rapport à leur nom, fonction, organisme, prénom, etc. Les partenaires des appels à projets et du Centre de ressource régional QEB ont une étoile (*) devant leur prénom. Sur le gestionnaire de fichiers : Je peux lire et télécharger les dossiers et documents qu il contient. Je peux déposer et supprimer mes propres dossiers et documents. Sur le ou les agendas : Je peux créer un agenda et proposer des événements pour celui-ci. Je définis alors les droits d accès : Lecture = affichage de l agenda et des événements qu'il contient ; Écriture = idem + création, modification et suppression des événements qu'il contient par d autres utilisateurs. Je peux proposer un événement dans un agenda dont je ne suis pas l auteur. L auteur de l agenda valide ensuite la création de l événement. Je peux supprimer uniquement les agendas que j ai créés. Sur le forum de l espace d accueil : Je peux lire les sujets et les messages associés. Je peux ajouter des messages à un sujet ou créer un sujet. Je définis alors les droits d accès : Lecture : affichage du sujet et des messages associés ; Écriture : idem + ajout de messages. Un message ne peut être supprimé/modifié que par son auteur ou par un administrateur. Page Bourgogne Bâtiment Durable Mise à jour le 8 janvier 2012

7 4. Déposer un document Afin de maintenir la cohérence de la plateforme et de ses différents espaces, une arborescence commune et identique à chaque espace a été créée. Le dépôt de documents est réalisé par les administrateurs de la plateforme. Ainsi pour déposer un document relatif à un projet quelconque, merci de l envoyer par à un administrateur (Antonin Madeline : ou Dominique Marie : Pour ne pas surcharger le gestionnaire de fichiers et pour la clarté des espaces, merci de transmettre les versions à priori définitives des documents. Les fichiers seront nommés, sans accents (é, è, ê, ô, â, à, î), ni «ç», ni «/», ni «( )», ni. Ils seront nommés du type [Nom du projet - xxyyzz] Exemple : Latitude 21 - Analyse de site Arborescence du gestionnaire de fichiers pour chaque espace projet : Audits-Diagnostics (si rénovation) Energie Environnement Assistance à maîtrise d ouvrage (si AMO) Programme Plans APS (selon avancement du projet) APD (selon avancement du projet) Pro (selon avancement du projet) Etudes techniques Energie Environnement Autres DCE Marches CCTP Chantier Etanchéité à l air Carnets de détails Rapports d infiltrométrie Photos Avant-projet Chantier Livraison Page Bourgogne Bâtiment Durable Mise à jour le 8 janvier 2012

8 5. Ecrire un message/texte Pour écrire un texte/message dans les modules «actualités», «forum», « » ou «agendas», une nouvelle fenêtre s ouvre. Elle permet une mise en page du texte : gras/souligné/italique, couleur, taille, police, puces et numéros, tableau, animation flash, lien hypertexte, smiley, image, code html, etc. Elle permet également de joindre des fichiers et/ou des images (en bas de la fenêtre). Il faut ensuite définir les droits d accès sur le texte/message (voir paragraphe droits d accès). Groupes d utilisateurs Utilisateurs Il est possible d avertir les utilisateurs des espaces, où l on est inscrit, de la présence de ce message en le notifiant par . Pour choisir les utilisateurs, cliquer sur la croix verte à côté de Page Bourgogne Bâtiment Durable Mise à jour le 8 janvier 2012

9 6. Modifier son profil Pour compléter ou modifier votre profil d utilisateur, pointez la souris sur votre nom dans la barre de menu en haut à gauche. Puis, cliquez sur «modifier mon profil» dans le menu déroulant. Vous pouvez modifier votre identifiant de connexion et votre mot de passe, ainsi que tous les autres champs et ajouter votre photo ou logo. Merci aux utilisateurs des partenaires des appels à projets bâtiments basse consommation énergétique et du Centre de ressources régional QEB, de laisser l étoile * devant leur prénom afin de faciliter l usage de la fonction Questions diverses Pour toute question à laquelle cette notice d utilisation n aurait pas répondu ou si, par exemple, vous avez perdu votre mot de passe, n hésitez pas à contacter le responsable technique de cette plateforme : Antonin MADELINE : Page Bourgogne Bâtiment Durable Mise à jour le 8 janvier 2012

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